Come Scrivere una Lettera d'Accompagnamento alle Risorse Umane

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Prepararsi a Scrivere la Lettera

Scrivere la Lettera di Accompagnamento

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Quando il personale delle risorse umane raccoglie i curriculum per una posizione vacante, di solito si attende anche le lettere di accompagnamento. Questo documento dà a te (il candidato) l'opportunità di presentarti e spiegare brevemente perché ritieni che il tuo profilo sia adatto all'impiego disponibile. Dato che inserirai le tue esperienze e i tuoi titoli accademici nel curriculum, puoi utilizzare la lettera di accompagnamento per spiegare perché desideri lavorare per una società particolare e che cosa ti distingue dagli altri candidati. Scrivi una lettera personale, rilevante, professionale e priva di errori grammaticali o ortografici.

Passaggi

Parte 1

Parte 1 di 2:

Prepararsi a Scrivere la Lettera

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   Determina lo scopo della lettera. Prima di metterti al lavoro pensa a che cosa speri di ottenere. Una lettera di accompagnamento per le risorse umane sarà spesso allegata al tuo curriculum quando ti candidi per un lavoro. Ci sono casi in cui scrivi a una società per esprimere il tuo interesse a lavorare lì, anche se non ti stai candidando per un impiego specifico. Chiarisci le tue motivazioni.

   • Se ti stai candidando per una posizione particolare, la tua lettera deve essere molto specifica e spiegare i motivi per cui sei adatto a quell'impiego.
   • Se stai scrivendo una lettera di presentazione generale, dovresti mettere in risalto le tue capacità e suggerire come la società possa sfruttarle al meglio.
   • In entrambi i casi, dovresti sempre cercare di spiegare che cosa puoi fare per la società e non cosa può fare l'azienda per te; dovresti anche essere conciso e diretto.
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   Pensa a chi stai scrivendo. Quando prepari la lettera, pensa a chi è rivolta esattamente. Se ti stai candidando per un impiego, i dipendenti delle risorse umane saranno i primi a leggerla, prima che sia inoltrata al manager che cerca di assumere qualcuno. Chi lavora in questi settori di solito ha molta esperienza con le lettere di accompagnamento, quindi è importante fare buona impressione da subito.

   • Se non hai una persona di riferimento a cui indirizzare la lettera, cerca su internet il nome del direttore delle risorse umane.
   • I piccoli gesti come indirizzare la lettera a una persona specifica possono aiutarti a fare buona impressione.
   • Se non riesci a trovare un nome, puoi persino chiamare l'ufficio e chiedere a chi indirizzare la lettera.
   • Se non è chiaro dal nome se devi rivolgerti a un uomo o a una donna, utilizza il nome completo quando scrivi la lettera, ad esempio "Andrea Rossi".
   • Anche i nomi come Sam o Alex possono essere usati per le ragazze, quindi fai delle ricerche sul sito web della società per cercare di capire il sesso della persona ed evitare gaffe imbarazzanti.
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   Esamina la descrizione dell'impiego e l'annuncio. Se stai scrivendo una lettera d'accompagnamento per una posizione specifica, è molto importante comporre un testo pertinente. Leggi attentamente la descrizione dell'impiego, l'annuncio e sottolinea tutte le parole chiave, le mansioni e le responsabilità. Dovresti usare la lettera per spiegare in modo dettagliato che soddisfi i requisiti della società e quali capacità ed esperienze proponi.

   • Scrivi appunti sui requisiti descritti nell'annuncio dell'impiego e assegna loro una priorità in base a quelli che sono essenziali, desiderabili e aggiuntivi.
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   Decidi come impostare la lettera. Una volta identificati gli argomenti che devi trattare nella lettera, pensa a come farlo. Cerca di creare brevi bozze per ciascun punto fondamentale da coprire. Ricorda che è importante essere chiaro e conciso. Prova a suddividere la lettera in una serie di paragrafi. Puoi strutturarla nel modo seguente:

   • Introduzione: spiega brevemente perché scrivi. Ad esempio: "Sto scrivendo per candidarmi per la posizione di..."
   • Secondo paragrafo: spiega perché sei adatto al lavoro, facendo riferimento alle tue qualifiche accademiche e professionali, oltre alle capacità elencate nella descrizione dell'impiego.
   • Terzo paragrafo: descrivi quale valore aggiunto porteresti alla società e quali sono gli obiettivi per la tua carriera.
   • Quarto paragrafo: ripeti perché vuoi il lavoro e riassumi perché pensi di essere adatto. Afferma brevemente che ti piacerebbe sostenere un colloquio.
   • Concludi con nome e firma.
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Parte 2

Parte 2 di 2:

Scrivere la Lettera di Accompagnamento

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   Usa il formato appropriato. È importante presentarti in modo professionale e per riuscirci devi utilizzare il formato corretto per la tua lettera. Dovresti includere data, nome, indirizzo per te e il destinatario. Utilizza gli esempi per assicurarti che la tua lettera rientri negli standard di formattazione.

   • Metti il tuo nome e l'indirizzo all'inizio della pagina, sul lato sinistro.
   • Salta due righe, poi scrivi la data. Scrivi il mese per esteso, l'anno e il giorno in numeri.
   • Salta altre due righe e scrivi il nome della persona delle risorse umane a cui indirizzi la lettera. Se non hai una persona di riferimento, usa un titolo generale o il nome del dipartimento, come "Risorse umane" o "Direttore delle assunzioni". Scrivi l'indirizzo sotto il nome.
   • Salta due righe, poi scrivi il saluto. Ad esempio, "Caro Sig. Rossi". Salta una riga dopo il saluto e inizia il corpo della lettera.
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   Scrivi una buona frase di apertura. È importante iniziare in modo chiaro e preciso. Devi comunicare subito al lettore lo scopo della lettera. Fai riferimento alla posizione specifica per cui vuoi essere preso in considerazione nelle prime frasi. Puoi iniziare con "Sto scrivendo per candidarmi alla posizione di Assistente alle vendite".

   • Se possibile, nomina la persona che ti ha raccomandato. Utilizza un nome che il dipartimento delle risorse umane riconoscerà.
   • Ad esempio: "Maria Verdi del reparto acquisti mi ha suggerito di candidarmi per una posizione di contabile per la vostra società".
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   Segui il tuo piano. Quando scrivi il corpo della lettera cerca di rispettare da vicino il piano che hai realizzato in precedenza e impegnati a spiegarti in modo conciso. Spiega come le tue capacità, le tue qualifiche e le tue esperienze ti rendono perfetto per l'impiego che vuoi ricoprire e assicurati di inserire le parole chiave e i requisiti inclusi nell'annuncio. Cerca di spiegare i tuoi punti di forza e di fornire un breve riassunto della tua carriera.

   • Ad esempio, se sull'annuncio è specificato che la società sta cercando una persona con buone capacità di comunicazione, puoi scrivere: "Ho sviluppato eccellenti capacità di comunicazione grazie alla mia esperienza di lavoro come assistente nel servizio clienti", prima di fornire brevi esempi di situazioni in cui hai dimostrato quelle qualità.
   • Se decidi di utilizzare la struttura a quattro paragrafi devi necessariamente scrivere una lettera d'accompagnamento concisa che il personale delle risorse umane leggerà dall'inizio alla fine.
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   Cita risultati professionali specifici e rilevanti. ll dipendente delle risorse umane che leggerà la tua lettera lo farà rapidamente, quindi è importante fornire esempi evidenti di risultati e obiettivi rilevanti per la tua posizione. Questo può aiutarti a distinguerti dagli altri candidati e fare colpo sul responsabile delle assunzioni. Considera di usare degli elenchi puntati per dare un formato ordinato alla lettera.

   • Una lista breve rende la lettera più facile da leggere, ma se scrivi con una prosa precisa e diretta dimostrerai buone capacità di scrittura e comunicazione.
   • Scrivi per primo il tuo risultato più importante, in modo da fare un'ottima prima impressione.
   • Trova il giusto equilibrio tra entusiasmo, professionalità e sicurezza.
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   Finisci la lettera con un'espressione di apprezzamento. È importante terminare con una nota positiva, ringraziando la società per aver letto la comunicazione o per averti considerato per l'impiego. Ad esempio, l'ultima frase può essere "La ringrazio per aver considerato la mia candidatura. Spero di risentirla al più presto". Aggiungi come puoi essere contattato, facendo riferimento all'indirizzo inserito all'inizio della lettera o alle informazioni contenute nel curriculum.

   • Firma la lettera con il nome completo. Concludi con "Cordialmente" o "Distinti saluti" prima del tuo nome.
   • Assicurati di scrivere il nome completo sotto la firma apposta a mano.
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   Scegli un formato semplice. Ricorda che si tratta di una lettera formale e di conseguenza dovresti rifletterlo nel formato e nel linguaggio che utilizzerai. Adotta un formato semplice con margini di 2,5 cm, un carattere formale e leggibile in bianco e nero, come Times New Roman o Arial. Assicurati di stampare su carta bianca in perfette condizioni.

   • Se spedisci la lettera per e-mail, mantieni una certa formalità scegliendo un "Oggetto" professionale per la lettera e rivolgendoti al destinatario come faresti per posta ordinaria.
   • Se invii un'e-mail formale, assicurati di avere una casella di posta elettronica appropriata. Manda la comunicazione da un account con un indirizzo semplice, con il tuo nome o le iniziali e certamente non simile a [email protected].
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   Elimina gli errori. È fondamentale trovare il tempo di rileggere bene la lettera prima di inviarla. Se spedirai una comunicazione con errori di ortografia e grammatica, di battitura o altri farai subito una cattiva impressione e sembrerai poco professionale. La lettera fa parte della tua candidatura ed è una dimostrazione delle tue capacità di comunicazione e dell'attenzione per i dettagli.

   • Non affidarti unicamente al correttore automatico.
   • Leggi la lettera ad alta voce. Le orecchie possono notare errori che sfuggono agli occhi.
   • Rileggi la lettera dopo averla lasciata da parte per un po' di tempo.
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Consigli

• Se possibile non superare una pagina di lunghezza. Il dipendente delle risorse umane apprezzerà una lettera breve e professionale.

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Avvertenze

• Nell'era digitale, molte persone inviano i loro curriculum e le lettere d'accompagnamento in via elettronica. Rispetta comunque gli standard delle lettere commerciali.
• Scrivi in modo professionale anche se invii la lettera per e-mail.

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