Een e‐mail schrijven aan de afdeling human resources van een bedrijf

Bedrijven hebben human resourcesprofessionals in dienst voor het afhandelen van allerhande zaken, van payroll en beleidskwesties tot juridische kwesties. Heb je een juridische of beleidsvraag, of een ernstig probleem met een van je collega's, dan moet je wellicht contact opnemen met de afdeling human resources (HR). Human resources is wellicht ook de eerste afdeling waarmee je contact opneemt binnen een bepaald bedrijf. Het is een goed idee om dit gesprek beginnen met een eenvoudige, formele e-mail, waarin je de ontvanger je specifieke kwestie voorlegt.

Methode 1

Methode 1 van 3:

De e-mail schrijven en versturen

Pdf downloaden

1
Adresseer je e-mail naar de juiste persoon. Controleer de lijst van HR en ga na of er een persoon verantwoordelijk is voor het afhandelen van je specifieke kwestie. Ook is er wellicht een contactpunt aangewezen voor de afdeling in het bedrijf waar je werkt. Als je bezorgd bent over hoe serieus je probleem wordt genomen, dan kun je ook rechtstreeks contact opnemen met het hoofd van de afdeling HR.
- Controleer dubbel dat alleen de persoon waar je contact mee wilt opnemen in de e-mail wordt aangegeven. Vooral als dit een persoonlijke of gevoelige kwestie is, wil je het niet per ongeluk naar de verkeerde persoon sturen. Zorg er vooral voor dat je alle lijsten die de e-mail naar een vaste groep werknemers zou verzenden, verwijdert.
2
Geef een specifiek onderwerp aan waarin je duidelijk maakt welke actie nodig is. Een duidelijke onderwerpsregel brengt zowel je probleem als de mate van urgentie die je eraan toekent over, en zal HR helpen om je probleem te prioriteren. Als je deze regel leeg of onduidelijk laat, kan je correspondentie ondergesneeuwd raken in iemands inbox.^[1]XBron
- Gebruik tekst als: 'Juridisch probleem - actie vereist', 'Persoonlijke omstandigheden wijzigen - onmiddellijke aandacht nodig', 'Dringende beleidsvraag', of 'Recent interview - dank je wel'.
3
Gebruik een formele aanhef aan het begin en eind van je e-mail. Je wilt vroeg in dit gesprek een formele en professionele toon zetten. Dit zal HR laten weten dat je de behandeling van de kwestie serieus neemt. Zelfs als je de HR-medewerker niet persoonlijk kent, mag je niet vergeten dat dit een zakelijke en geen vriendschappelijke discussie is.^[2]XBron
- Begin met 'Geachte [volledige naam van de medewerker]' en eindig met 'Hoogachtend' of 'Bedankt voor uw tijd, [je volledige naam]'.
Houd je zinnen kort en to-the-point. Geef niet meer informatie dan noodzakelijk, omdat je niet wilt dat de lezer veel tijd kwijt is aan je e-mail. Gebruik geen details die HR wat betreft je probleem zou kunnen verwarren. Je kunt ingewikkeld zaken in persona behandelen.^[3]XBron
5
Beschrijf het exacte probleem. Leg de precieze aard uit van je probleem. Geef een tijdlijn over wanneer de kwestie is begonnen, of zal beginnen. Verduidelijk of je denkt dat dit een juridisch probleem is, of een probleem dat door het bedrijf zelf kan worden behandeld.^[4]XBron
- Als je contact opneemt met HR om te vragen naar vacatures, dan heb je het niet over een probleem. Dan kun je beter jezelf introduceren, en je laatste contact met het bedrijf duidelijk maken. Wees duidelijk over welke acties je verwacht, of wilt dat de HR-medewerker onderneemt.
6
Merk op of je documentatie hebt van je kwestie. HR wil meteen weten hoe ze moeten inspelen op juridische of beleidsproblemen. Je documentatie kan gevolgen hebben voor hun reactie, aangezien het zal helpen verduidelijken wat de ernst van het probleem is en met welke juridische gevolgen een bepaalde werknemer kan worden geconfronteerd. Maak alle 'bewijs' dat je in je bezit hebt duidelijk aan de HR-medewerker, en bied aan om het bij een vergadering mee te nemen.
- Indien mogelijk dien je bewijs van juridische problemen voor te leggen aan HR. Helaas zullen de meeste HR-afdelingen proberen om het bedrijf waar mogelijk te beschermen.^[5]XBron
- Als je met intimidatie of discriminatie te maken hebt, houd dan gegevens bij van de datums van de incidenten, en sla alle schriftelijke correspondentie op waarin belastende taal staat.
- Behoud zowel de papieren als elektronische kopieën van de documentatie die je aan HR verstrekt. Je moet zelf het origineel houden en kopieën leveren aan HR.
7
Leg uit wat je hebt gedaan om het probleem op te lossen. Je hebt misschien al geprobeerd om het probleem op te lossen voordat je HR inschakelde. Misschien heb je een gesprek gehad met je baas of een collega, of hen zelfs gemeld dat je contact zou gaan opnemen met HR. De HR-medewerker zal deze informatie waarderen, aangezien het hen zal helpen bij het begrijpen wie zich reeds bewust is van het probleem.^[6]XBron
- Voor kwesties van veranderende persoonlijke omstandigheden, kan de communicatie wat minder formeel zijn. Als je met ouderschapsverlof gaat, bijvoorbeeld, dan heb je waarschijnlijk je baas al op de hoogte gebracht van je status en rond je dit gewoon af via de afdeling HR.
Een gesprek waarbij jij en de HR-medewerker face-to-face zitten, helpt je om het probleem in detail te bespreken. Dit zal de vertegenwoordiger voorzien in de mogelijkheid om vervolgvragen te stellen of vragen ter verduidelijking. Je e-mail is de perfecte plek om te beginnen met het plannen van die belangrijke vergadering. Spreek met elkaar een geschikte tijd af.^[7]XBron
Human resources wil misschien telefonisch contact met je opnemen, dus bied verschillende contactgegevens onderaan je e-mail. Deze informatie kan direct onder je naam staan na de afsluiting. Controleer de juistheid van de telefoonnummers en e-mails die je verstrekt.^[8]XBron
De meeste e-maildiensten hebben een spellingcontrole. Vervolgens lees je je e-mail nogmaals door om ontbrekende woorden en grammaticale fouten, evenals onduidelijkheden, te corrigeren.^[9]XBron
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 3:

Een vervolgmail sturen

Pdf downloaden

Bedank ten eerste de medewerker voor het nemen van de tijd om je geval te bekijken, omdat dit onmiddellijk een hoffelijke toon stelt in je gesprek. Zorg ervoor dat je elke reactie van HR snel beantwoordt. Dit zal aangeven dat je nog steeds bezorgd bent over het probleem, en dat je het liever eerder dan later wilt afhandelen.
Bereid je voor op de vergadering door een speciaal bestandsmap samen te stellen met alle documenten die je wilt meenemen. Als je een beleidsvraag hebt, neem dan het werknemershandboek mee met een bladwijzer in het desbetreffende beleid. Hierdoor zal het gesprek vanaf het begin soepel verlopen.^[10]XBron
3
Overweeg het inhuren van een juridisch adviseur als je juridische kwesties wilt aanvoeren. Als je je zorgen maakt over acties die het bedrijf tegen je zou kunnen ondernemen, praat dan eerst met een advocaat. Zij kunnen je voorzien van informatie over je rechten, en je kunt besluiten om die mee te nemen ze bij elk persoonlijke gesprek. Het is wellicht verstandig om HR op de hoogte te stellen van je plannen om een advocaat in de arm te nemen, als je ervoor kiest om deze weg te gaan.^[11]XBron
- Zorg ervoor dat je je bewust bent van de kosten van een advocaat. De meeste zullen duur zijn, dus je zult deze budgettaire kwesties moeten afwegen tegen je behoefte aan rechtsbescherming.
Een week wordt algemeen beschouwd als een passende tijd voordat je een vervolgmail kunt sturen. Als je te maken hebt met een bijzonder dringend probleem, dan kun je een follow-up sturen na 24 uur. In plaats van je ongerust te maken dat je als een zeur overkomt, moet je onthouden dat ze veel verantwoordelijkheden hebben. Ze hebben wellicht een herinnering nodig dat je één van die verantwoordelijkheden bent.^[12]XBron
Advertentie

Methode 3

Methode 3 van 3:

Beslissen of je wel of geen contact opneemt met HR

Pdf downloaden

1
Los het probleem zelf op als je dat kunt. Heb je een eenvoudig en niet-juridische kwestie die niet gerelateerd is aan het bedrijfsbeleid, dan is het mogelijk om het zelf op te lossen. Bespreek het probleem indien mogelijk met je baas of collega's, om het probleem samen met hen op te lossen. Human resources zal het waarderen welke stappen je hebt ondernomen om een oplossing te vinden, voor je naar hen toe stapte.^[13]XBron
- Als je bijvoorbeeld het gevoel hebt dat je baas te veel weekends heeft ingeroosterd, praat dan eerst met je baas. Je wilt HR ook niet lastig vallen met een niet-urgente klacht zoals 'Ik vind mijn werkplek niet leuk.'
2
Neem je werknemershandboek door om te controleren wat het bedrijfsbeleid is. Misschien heb je het gevoel dat er een schending is van het bedrijfsbeleid. Voordat je contact opneemt met HR, herlees je de specifieke beleidsmaatregelen die te maken hebben met je probleem. Je zult deze voorbeelden moeten kunnen geven in gesprekken die je hebt met personeelszaken.^[14]XBron
- Bijvoorbeeld: als je het gevoel hebt dat je niet genoeg pauzes krijgt tijdens werkuren, controleer dan eerst de regels rond pauzes. Het is mogelijk dat je bedrijf slechts een informeel, in plaats van gecodificeerd, pauzebeleid heeft, wat betekent dat HR niet veel kan doen om je te helpen in een officiële hoedanigheid.
3
Neem onmiddellijk contact op met de afdeling HR als je lastig gevallen wordt op het werk. Aarzel niet om het te melden als je enige vorm van verbale, fysieke of seksuele intimidatie ervaart uit welke bron op het werk dan ook. Je bent wettelijk beschermd tegen dit soort gedrag, en HR is verplicht om je te helpen en beschermen.^[15]XBron
- Verwacht niet dat HR informele gesprekken kan hebben over deze kwesties. Zodra je het rapporteert, zijn ze verplicht om te handelen.
HR kan je helpen bij het plannen van aankomende wijzigingen in je werksituatie – bijvoorbeeld, als je ouderschapsverlof krijgt. Zij kunnen ervoor zorgen dat je al je voordelen en verzekeringen ontvangt. Zij kunnen je ook in contact brengen met mensen in het bedrijf die bewust moeten worden gemaakt van je veranderende omstandigheden.^[16]XBron
5
Neem contact op met HR als je bescherming nodig hebt van de overheid. Bepaalde situaties kunnen zich voordoen op het werk die recht geven op bescherming of compensatie door de overheid. Als je bijvoorbeeld gewond bent geraakt op het werk, dan kan personeelszaken je helpen bij het regelen van de dekking van je medische kosten.^[17]XBron
- Dit zal waarschijnlijk vereisen dat je papierwerk moet invullen samen met de afdeling HR, dus houd rekening met deze procedure.
Er zijn wellicht opleidingen of mentorschapsprogramma's beschikbaar die je kunnen helpen om carrière te maken binnen je bedrijf. HR kan je voorzien van alle nodige informatie over deze opties en eventueel helpen bij de aanmelding voor deze programma's. Dit zou een geweldige kans zijn om je carrière naar een volgend niveau te tillen.^[18]XBron
7
Vraag het personeel om hulp bij vereiste accommodaties. Human resources kan je ook helpen bij eventuele individuele behoeften die nodig kunt hebben op het werk. Je werkomgeving dient je dezelfde mogelijkheden te bieden om te slagen, als elke andere werknemer.^[19]XBron
- Als je het gevoel hebt dat er bijvoorbeeld geen passende middelen zijn voor gehandicapten, dan kan HR dit probleem oppakken. De afdeling kan ook zorgen voor een aangewezen plek voor moeders die borstvoeding geven.
8
Neem contact op met HR als je op zoek bent naar een baan. Soms kan contact met een HR-medewerker van een bepaald je informatie opleveren over nieuwe vacatures of kansen op informele, 'informerende' gesprekken met werknemers. Je kunt ook contact opnemen met HR om te bedanken voor een recent gesprek dat je hebt gehad met hun bedrijf.^[20]XBron
- Als je na een week geen antwoord hebt ontvangen, dan kun je één vervolgmail sturen. Daarna kun je het bedrijf beter loslaten.^[21]XBron
Bedenk daarbij dat HR in de eerste plaats voor het bedrijf werkt, zodat ze niet de mensen zijn om naartoe te gaan als je gewoon even je hart wilt luchten. Terwijl je absoluut niet moet nalaten om melding te maken van situaties die je een ongemakkelijk of gediscrimineerd gevoelen geven, moet je voorzichtig zijn met het onderscheid tussen kwesties die gewoon vervelend of onbetekenend zijn, of ernstiger, juridische problemen.^[22]XBron
Advertentie

Tips

Blijf zo kalm als je kunt bij elke e-mail en bij persoonlijk contact dat je hebt met HR. Dit zal helpen om de gesprekken hoffelijk en professioneel te laten verlopen.

Advertentie