Een prestatierapport schrijven

Pdf downloaden

Pdf downloaden

In dit artikel:

Het prestatierapport opmaken

Betekenisvolle inhoud creëren

Effectieve taal gebruiken

Tips en waarschuwingen

Gerelateerde artikelen

Bronnen

Moet je een prestatierapport schrijven? Voor veel functies is dit nodig, en vaak zijn dit zelfevaluaties waarin je wordt gevraagd om te rapporteren wat je het hele jaar door hebt gedaan. Misschien heb je de opdracht gekregen om in plaats daarvan een verslag te schrijven over een vergadering. Kennis over hoe je zo'n rapport goed kunt schrijven kan een groot verschil maken of je als succesvol wordt ervaren, of niet.

Stappen

Deel 1

Deel 1 van 3:

Het prestatierapport opmaken

Pdf downloaden

1. 
   1
   Begin met een samenvattende alinea. Bovenaan de evaluatie vat je het overzicht samen. Breng de lezers op de hoogte van de algemene prestaties.

   • Misschien schrijft je een prestatierapport voor een non-profit organisatie. Je kunt successen samenvatten, zoals het feit dat je geslaagde evenementen hebt georganiseerd voor belanghebbenden, erkenning in de sector hebben gekregen, en een klantenbestand hebt uitgebreid.
   • Je hoeft de samenvatting niet vol te proppen met details. Hier vat je de belangrijkste punten samen. Je geeft een overzicht. Probeer het rapport niet te lang te maken. Twee pagina's is een goede vuistregel, tenzij de werkgever een specifieke wens heeft. Vraag aan je werkgever om te kijken of er een aanbevolen format is.
2. 
   2
   Geef details om elk punt van de samenvatting te onderbouwen. Nu moet je een onderbouwing geven van de belangrijkste punten in de samenvatting aan het begin, met details verderop in het rapport.

   • Gebruik een tekstschema. Organiseer verschillende gebieden in hun eigen paragrafen en gebruik subpunten onder elke koptekst. Bijvoorbeeld: misschien heet een van je paragrafen 'Georganiseerde evenementen'.
   • Onder zo'n kopregel kun je (met opsommingstekens of letters) een korte samenvatting plaatsen van elk evenement, het doel ervan en hoe het de missie van de groep heeft geholpen. Wees hierbij specifiek.
3. 
   3
   Gebruik een professionele opmaak. Veeg het verslag niet bij elkaar. Je wilt dat het rapport er overzichtelijk uitziet, in een professioneel lettertype en op mooi papier.

   • Maak een titel en centreer deze bovenaan de pagina. Gebruik vetgedrukte subkoppen om informatie te organiseren.
   • Geef de basisinformatie bovenaan het rapport. Presenteer de data waarop de evaluatie betrekking heeft en de naam en titel van de persoon die het heeft opgesteld.
4. 
   4
   Houd een logboek bij gedurende de hele periode in kwestie. Het wordt een stuk eenvoudiger als je de voortgang bijhoudt terwijl die zich voordoet.

   • Houd een dagboek of map bij waarin je de prestaties tijdens de evaluatieperiode bijhoudt. Dit zal je leven een stuk makkelijker maken als het tijd is om het rapport te schrijven.
   • Als je dit niet doet, kan het zijn dat je belangrijke prestaties vergeet die in het begin van de periode hebben plaatsgevonden.
   Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

Betekenisvolle inhoud creëren

Pdf downloaden

1. 
   1
   Herinner mensen aan je prestatiedoelen en -verwachtingen. Je moet mensen eraan herinneren wat de doelen waren aan het begin van de evaluatieperiode. Wat waren de doelstellingen? Wat zijn de verwachtingen van de taak? Als je het niet weet, laat je werkgever dit dan aanleveren.

   • Leg dan uit hoe die zijn behaald, door werkelijke getallen te laten zien. Het punt is om te vergelijken wat je activiteiten of resultaten waren ten opzichte van de oorspronkelijke projecten.
   • Bijvoorbeeld: als je meer geld hebt binnen gehaald dan verwacht, dan zal dit positief overkomen bij investeerders of superieuren. Als je echter geen ijkpunt aanlevert, is het moeilijker te beoordelen of en in welke mate het een succes is geworden.
2. 
   2
   Verstrek beeldmateriaal. Voeg een paar grafieken of diagrammen toe als je denkt dat ze de lezer helpen bij het beoordelen van de gegevens die je presenteert.

   • Vergeet niet dat sommige lezers het rapport alleen maar vluchtig zullen doornemen, omdat ze het waarschijnlijk druk hebben. Visuele hulpmiddelen kunnen derhalve je punt vaak wat effectiever overbrengen.
   • Overspoel de lezer echter niet met te veel grafieken. Selecteer een of twee grafieken die de belangrijkste punten benadrukken.
3. 
   3
   Focus op CAR. Deze techniek helpt je om je prestaties te documenteren. Het staat voor Uitdaging (Challenge), Actie en Resultaten. Dit zal je helpen bij het organiseren van je prestaties.

   • Bekijk de uitdaging van de opdracht. Schets vervolgens de actie die je hebt ondernomen om het probleem aan te pakken, en documenteer vervolgens je resultaten. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je manager bent in een restaurant. Je zou kunnen schrijven: Uitdaging -- De rijen werden te lang rond etenstijd 's avonds, waardoor de klachten van klanten met 10 procent toenamen. Actie – Een serveerster een uur eerder ingezet om het aantal medewerkers tijdens drukke uren te verhogen. Resultaat -- Klachten van klanten over lange wachttijden daalden naar twee, een daling van 80 procent.
   • Het belangrijkste punt is om hier specifiek te zijn. Algemene prestaties, zoals 'Ik ben een teamspeler' zijn niet zo zinvol omdat iedereen dat soort dingen kan zeggen. De sleutel is om resultaten te koppelen aan kernproblemen en om succes te laten zien door middel van gegevens en specificaties.
4. 
   4
   Geef je methodologie aan. Als je programma een of andere vorm van gegevensverzameling omvatte, is het een goed idee om kort uit te leggen welke methodologie je daarbij hebt gebruikt.

   • Laat de lezers de reden voor de gekozen onderzoeksmethode kennen. Leg de voordelen en resultaten van de enquête uit. Waarom was dit een geloofwaardige methode? Leg bijvoorbeeld aan de hand van het restaurantscenario uit waarom het zinvol is om klachten als methodologie te gebruiken.
   • Leg uit wat de onderzoeksgegevens betekenen en wat je probeerde te bereiken met het onderzoek.
5. 
   5
   Focus op je prestaties. Om de prestaties die je wilt presenteren te verfijnen, moet je nadenken over dat waar je het meest trots bent in die periode. Misschien was het je kalmerende werking op bezorgde bezoekers. Misschien was het wel het coachen van anderen. Werp de lezers niet te veel details voor de voeten.

   • Een andere methode die je kunt gebruiken om dit te doen is de STAR-methode. Deze methode bestaat uit het kort beschrijven van een situatie en taak, de actie die je hebt ondernomen om deze te bereiken, en de resultaten die je hebt bereikt. Net als bij de CAR-methode is het doel hierbij om problemen te koppelen aan resultaten, en uit te leggen hoe je die hebt bereikt.
   • Focus op zaken zoals moeilijkheidsgraad, uniciteit, eerste keer, hoge zichtbaarheid, het halen van deadlines, innovatie en de omvang en impact van je werk.
   • Een voorbeeld hiervan is om uit te leggen dat toen je als filiaalmanager begon, het jaarlijkse personeelsverloop 35 procent bedroeg. Je hebt een tevredenheidsonderzoek voor medewerkers geïmplementeerd, stelde mentorschap in voor werknemers en bent een wekelijkse personeelsvergadering begonnen. Als gevolg daarvan is het personeelsverloop gedaald tot 15 procent. Zoals dit voorbeeld laat zien, hoeven de prestaties niet al te woordelijk te zijn, zolang ze maar de juiste koppelingen bieden.
6. 
   6
   Leg je waarde uit. Zeg niet alleen wat je resultaten zijn, maar leg ook uit waarom deze prestaties van waarde zijn voor de organisatie.

   • Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je begonnen bent met het houden van personeelsbijeenkomsten. En dan? Welke waarde heeft dat voor de organisatie gecreëerd? Denk er goed over na. Als er geen concrete waarde is, moet je misschien iets anders benadrukken.
   • Als personeelsbijeenkomsten hebben geholpen om het moreel van de werknemer te verhogen, zoals blijkt uit een daling van het aantal ziektedagen (wat de werkgever geld heeft bespaard), dan heb je je waarde aangetoond.
7. 
   7
   Proeflees het rapport voordat je het indient. Je doet het doel van een voltooiingsrapport teniet als je iets onsamenhangends dat onprofessioneel is inlevert.

   • Proeflees het rapport op grammatica, interpunctie en spelfouten. Laat het verslag een nacht liggen en lees het de volgende ochtend opnieuw. Schrijf het verslag niet op het laatste moment.
   • Druk een papieren versie af, en controleer dat op fouten tijdens het proeflezen. Soms raken de ogen van een persoon in die mate vastgegroeid aan het computerscherm, dat duidelijke fouten niet meer worden opgemerkt.
   Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

Effectieve taal gebruiken

Pdf downloaden

1. 
   1
   Benoem negatieve zaken op een positieve manier. Als er iets is waar je niet aan de verwachtingen hebt voldaan, is het beter om het niet te ontwijken. Maak er niet de centrale focus van het rapport van, maar richt je er wel op.

   • Behandel de gebieden waar je het niet zo goed hebt gedaan met positieve taal. Richt je bijvoorbeeld op de concrete stappen die je onderneemt om het probleem aan te pakken, in plaats van je te richten op de schuldvraag of excuses.
   • Geef anderen niet de schuld in een prestatierapport. Blijf gefocust op wat je hebt gedaan. Blijf positief. Focus op de dingen die jij of je groep goed hebben gedaan. Bepaal de gebieden die je kunt benadrukken.
2. 
   2
   Gebruik cijfers en statistieken. Als je heel specifiek kunt zijn, zullen je antwoorden geloofwaardiger lijken. Onderbouw waar mogelijk wat je zegt met iets meetbaars.

   • Algemene superlatieven zoals 'uitmuntend' of 'betrouwbaar' zijn niet erg zinvol. Iemand vertellen dat je 'een uitstekend jaar' had, is iets wat iedereen kan zeggen.
   • Denk aan de volgende zinsnede: Vertel het niet, maar laat het zien. In plaats van mensen te vertellen dat je een uitstekend jaar hebt gehad, laat je ze door middel van details en gegevens zien wat je hebt bereikt. In plaats van te zeggen dat je goed bent in klantrelaties, citeer je de resultaten van klanttevredenheidsonderzoeken, brieven die je hebt ontvangen en een afname van klachten van klanten.
   • Gebruikscijfers. Zeggen dat je een leiding hebt gegeven aan een groot aantal medewerkers, betekent niet veel als niet duidelijk is hoe groot dat aantal was. Gebruik cijfers om de omvang van een budget uit te drukken en de omvang van de taken te schetsen.
3. 
   3
   Vertel altijd de waarheid. Overdrijf niet. Lieg niet. Als je betrapt wordt op een leugen, zou je in grote problemen kunnen komen.

   • Het andere probleem met liegen, zelfs door een voor de hand liggende weglating, is dat je uiteindelijk niet meer zelfverzekerd zult zijn en niet in staat om jezelf te verbeteren.
   • Laat liever een eerlijke beoordeling zien van de evaluatie periode, met zowel zwakke als positieve punten. Pak de zwakke punten aan. Zoek gewoon een positieve manier om dat te doen.
4. 
   4
   Geef anderen de erkenning die ze verdienen. Veel zakelijke en technische schrijfcursussen adviseren om het voornaamwoord 'ik' niet te gebruiken. Je kunt dit in sommige gevallen wel doen in een prestatierapport.

   • Je kunt bijvoorbeeld zeggen: 'Ik heb 100 mensen aangenomen'. Vergeet echter niet de andere mensen die hebben bijgedragen aan de successen. Raadpleeg het team (indien van toepassing).
   • Je krijgt extra punten als je niet arrogant overkomt. Varieer de zinsstructuur, zodat elke zin niet met het woord 'ik' begint.
   Advertentie

Tips

• Neem nooit een boze klank aan in een prestatierapport. Het loont bijna altijd om positief te blijven.
• Gebruik professioneel, formeel taalgebruik.

Advertentie