Een conceptdocument schrijven

Als je een goed idee hebt voor een nieuw product, programma, of dienst, is het schrijven van een conceptdocument een manier om er financiering voor te zoeken. Conceptdocumenten beschrijven het doel en de verwachte resultaten van het project en worden geleverd aan de potentiële sponsoren. Om hiermee succesvol te zijn moet je taal gebruiken die helder en gepassioneerd is en die uitdrukt waarom je project er toe doet, en wie ervan zal profiteren. Bovenal moet je de sponsor laten zien dat je doelen van je project aansluiten bij de soorten initiatieven die ze willen ondersteunen.

Deel 1

Deel 1 van 3:

Het doel vaststellen

Pdf downloaden

1
Trek de aandacht van de lezer. Conceptdocumenten zijn bedoeld om sponsoren over te halen, om ze te overtuigen jouw idee te financieren of over te nemen. Dat betekent dat het cruciaal is om ze meteen in het begin te ‘vangen’.^[1]XBron
- Je kunt bijvoorbeeld je document laten beginnen met een statistisch feit dat de aandacht trekt en dat gerelateerd is aan je project: “Ieder jaar kan meer dan 5 miljoen kilo aan voedsel worden weggegooid dankzij één veelvoorkomende plaag: ratten.”
- Je conceptdocument een beschrijvende titel geven, zoals “Lock the rat box: humane, handenvrije knaagdierenbestrijding”, is een andere goede manier om de aandacht te trekken.
2
Leg uit waarom je deze sponsor benadert. Nadat je de aandacht van je lezer getrokken hebt, moet de inleiding van je conceptdocument beschrijven hoe jouw doelen en de missie van de sponsor samenkomen. Dit laat de sponsor zien dat je je huiswerk gedaan hebt en dat je serieuze bedoelingen hebt.^[2]XBron
- Probeer iets als: “De Savcostichting is reeds lang betrokken bij het financieren van projecten die gezonde gemeenschappen bevorderen. Wij hebben de Lock the rat box ontwikkeld als een makkelijke, rendabele manier om ziektecijfers en kosten van sanitaire voorzieningen in gemeentes te verlagen en wij zoeken uw steun voor dit project.”
Het volgende deel van een conceptdocument zal een paar zinnen of korte alinea’s wijden aan het specifieke doel van je project. Beschrijf het probleem dat je wil oplossen en illustreer hoe je weet dat het bestaat.^[3]XBron
4
Geef de context van het probleem om uit te leggen waarom het belangrijk is. Laat zien hoe je project zich verhoudt tot actuele zaken, vragen of problemen. Statistieken en andere numerieke data kunnen helpen om te overtuigen waarom je probleem er toe doet. Sommige lezers kunnen ook geraakt worden door vertellingen of persoonlijke verhalen, dus overweeg om die ook te gebruiken.
- Je conceptdocument kan bijvoorbeeld een stelling bevatten als: “Ratten zijn een plaag, maar ook een serieuze drijfkracht achter ziektes als hondsdolheid en builenpest. Gemeentes in de Verenigde Staten geven per jaar meer dan twintig miljoen dollar uit om deze problemen te bestrijden.”
- Neem referenties op om gegevens die je noemt te verifiëren.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

Uitleggen hoe je concept werkt

Pdf downloaden

1
Deel de grondbeginselen van je methode. Zelfs als je lezers ervan overtuigd zijn dat je een belangrijk probleem hebt opgespoord, willen ze nog steeds weten dat je een idee hebt hoe het op te lossen of te onderzoeken. Besteed in het document wat tijd aan het beschrijven van de methoden die je zult gebruiken.^[4]XBron
- Je project kan bijvoorbeeld het bouwen van een prototype apparaat om op humane wijze ratten te vangen inhouden.
- Je methoden kunnen ook activiteiten omvatten. Je kunt bijvoorbeeld reclameprogramma’s voorstellen om gemeenschappen voor te lichten over rattenproblemen, of onderzoekers op pad te sturen om de omvang van het probleem in diverse gemeenschappen te bestuderen.
2
Benadruk wat je methoden uniek maakt. Onthoud dat sponsors misschien naar verschillende aanvragen voor financiering moeten kijken. Om er zeker van te zijn dat die van jou succes heeft, moet je uitleggen wat jouw project bijzonder maakt. Stel jezelf de vraag: “Wat doet mijn project dat nog nooit eerder gedaan is?”
- Probeer stellingen te gebruikten als: “Hoewel vorige regeringsdiensten rattenplagen hebben uitgelegd via posters, radio- en televisiecampagnes, hebben ze sociale media nog niet benut als middel om aan te sluiten bij leden van de gemeenschap. Ons project springt in dat gat.”
3
Zet er een tijdlijn bij. Je kunt niet verwachten dat een donor of stichting een project met een onbepaalde tijdsduur wil gaan financieren. Deel van je conceptdocument zou de voorgestelde tijdslijn van het uitvoeren van je project moeten uitleggen.^[5]XBron
- Bijvoorbeeld: “Februari 2018: teken een huurcontract voor een werkruimte. Eind februari 2018: koop materialen voor prototype ‘Lock the rat box’. Maart 2018: voer verkennende testen van het prototype uit.”
4
Geef concrete voorbeelden van hoe je je project zult evalueren. Sponsors willen projecten financieren die waarschijnlijk succesvol gaan zijn, en deel van je taak in het conceptdocument is uit te leggen hoe de resultaten van je project gemeten worden. Als je een product ontwikkelt bijvoorbeeld, kan dat succes gemeten worden in geproduceerde en/of verkochte eenheden.^[6]XBron
- Andere evaluatie-instrumenten kunnen dingen zijn als onderzoeken om klanttevredenheid te meten, betrokkenheid van de gemeenschap, of andere cijfers.
5
Bepaal een voorlopig budget. Sponsors zullen geïnteresseerd zijn in een algemeen overzicht van hoeveel je project verwacht wordt te gaan kosten. Dit verklaart de behoefte aan financiering en helpt de sponsor vast te stellen of de omvang van het project geschikt is. Een conceptdocument is een voorlopig voorstel, dus niet ieder detail hoeft vastgesteld te worden, maar geef wel informatie over de basiskosten die dingen kunnen omvatten als:^[7]XBron
- Personeel, waaronder assistenten
- Materiaal en voorraden
- Reizen
- Consultants die je nodig kunt hebben
- Ruimte (huur bijvoorbeeld)
Sluit dingen af met een korte alinea aan het eind van je document, waarin je het doel van je project herhaalt, je basisplan en wat je nodig hebt. Richt je op de essentiële punten waarvan je wil dat de sponsor ze onthoudt.^[8]XBron
Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

Het ontwerp herzien

Pdf downloaden

1
Houd het kort en verzorgd. Conceptdocumenten zijn meestal korte documenten van 3-5 bladzijden met dubbele regelafstand. Sponsors hebben misschien veel aanvragen om te lezen en een conceptdocument dat te langdradig en is slecht geformatteerd kan misschien wel meteen afgewezen worden.^[9]XBron
- Als de aanvraag een bepaald formaat vereist, volg dan de aanwijzingen precies op.
- In andere gevallen moet je je document typen in een standaard lettertype op een leesbare grootte (12-punts is goed), je bladzijden nummeren en redelijke marges gebruiken (1,5 centimeter rondom is prima).
2
Controleer of de taal in je conceptdocument gericht is op actie. Sponsors zoeken naar projecten die goed doordacht zijn en haalbaar zijn. Dek je niet in of doe iets anders dat laat blijken dat je geen absoluut vertrouwen hebt in je project.^[10]XBron
- Vermijd bijvoorbeeld stellingen als “Wij geloven dat ons product, Lock the rat box, potentieel kan helpen om gemeentes rattenplagen tenminste te beheersen.”
- Een sterkere stelling zou zijn: “Lock the rat box zal rattenplagen beperken en in veel gevallen compleet uitroeien.”
3
Gebruik woorden die je lezer zal begrijpen. Als je bijvoorbeeld naar een wetenschappelijke stichting voor financiering schrijft, kan het passend zijn om technische terminologie te gebruiken. Als je echter naar een algemene gemeenschapsorganisatie schrijft om hetzelfde project te financieren, moet je waarschijnlijk het wetenschappelijk jargon wat beperken en belangrijke concepten uitleggen zodat de gemiddelde lezer ze zal begrijpen.^[11]XBron
- Als je schrijft voor een algemeen, niet-deskundig publiek, vraag iemand die niets te maken heeft met je project om je conceptdocument door te lezen en je te vertellen of er stukken zijn die hij niet begrijpt.
Zorg ervoor dat de sponsor weet je hoe per post, e-mail en telefoon te bereiken bent. Zelfs als je deze informatie ergens anders in je projectaanvraag hebt gezet, is het een goed idee om het in je conceptdocument te zetten zodat de sponsor er niet naar hoeft te zoeken.^[12]XBron
5
Lees je definitieve ontwerp goed door. Een conceptdocument dat anders sterk zou zijn maar dat vol zit met fouten, typfouten en fouten in de opmaak zal een slecht licht werpen op je project. Laat de sponsors zien dat je voorzichtig, bedachtzaam en dankbaar bent door je definitieve ontwerp goed bij te schaven voor je het inlevert.^[13]XBron
- Laat iemand die je concept nog nooit gelezen heeft je definitieve ontwerp bekijken voor je het inlevert. Die heeft meer kans op het vinden van foutjes.
Advertentie