Een antwoordbrief schrijven

Pdf downloaden

Pdf downloaden

In dit artikel:

De originele brief doornemen

Het antwoord formuleren

Een professionele toon hanteren

Gerelateerde artikelen

Bronnen

Een antwoordbrief is een antwoord op een brief waarin een vraag wordt gesteld of om informatie wordt verzocht. Dit zijn vooral bijvoorbeeld zakelijke mededelingen. Om een perfecte antwoordbrief op te stellen, bekijk je eerst zorgvuldig de oorspronkelijke brief en bepaal je wat de briefschrijver van je wil. Zoek vervolgens alle aanvullende informatie die je nodig hebt om op het verzoek te reageren. Schrijf een beleefde, duidelijke brief waarin je ingaat op de vraag of kwestie uit de oorspronkelijke brief. Houd de toon vriendelijk en informatief om ervoor te zorgen dat je ontvanger blij is met je antwoord.

Stappen

Methode 1

Methode 1 van 3:

De originele brief doornemen

Pdf downloaden

1. 
   1
   Bepaal wat er in de oorspronkelijke brief werd gevraagd. Een antwoordbrief moet ingaan op wat de oorspronkelijke brief wilde weten. Lees de originele brief zorgvuldig. Zoek uit wat de schrijver nodig heeft en hoe je de benodigde informatie kunt verstrekken.

   • Soms is het niet zo gemakkelijk om te bepalen wat er in een brief gevraagd wordt, vooral als de brief niet duidelijk geschreven is. Bekijk de brief om uit te vinden wat de oorspronkelijke schrijver van jou nodig heeft.
   • Als het nodig is, maak dan aantekeningen over de brief om te bepalen waar het om gaat. Noteer wat de brief vraagt en hoe je die zou kunnen beantwoorden.
2. 
   2
   Zoek uit om welke informatie in de brief wordt gevraagd als je die nog niet weet. Als de brief die je hebt ontvangen om informatie vraagt, weet je dat misschien niet uit het hoofd. Doe wat je kunt om erachter te komen hoe je de vraag van de schrijver kunt beantwoorden, voordat je op de brief reageert.

   • In de brief kan bijvoorbeeld gevraagd worden naar de status van een sollicitatie. Als je niet betrokken bent bij het wervingsproces, bel dan de wervende manager om de status van de sollicitatie te controleren, voordat je reageert.
3. 
   3
   Stuur de brief door naar iemand anders als je niet gekwalificeerd bent om te antwoorden. Soms, vooral in het bedrijfsleven, sturen mensen brieven naar het algemene adres of de contactpersoon. Als je een brief ontvangt waarvan je weet dat iemand anders hem veel beter kan beantwoorden, stuur hem dan naar diegene door om te antwoorden. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger een zo nauwkeurig mogelijk antwoord krijgt.

   • Als de persoon aan wie je de brief hebt gegeven enige tijd nodig heeft om te antwoorden, is het een goed gebruik om de oorspronkelijke schrijver te antwoorden dat je de brief hebt doorgestuurd naar iemand die meer gekwalificeerd is om de brief te beantwoorden. Dit laat de schrijver weten dat zijn bericht is ontvangen en dat er iemand mee bezig is.
   Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 3:

Het antwoord formuleren

Pdf downloaden

1. 
   1
   Richt de brief aan de persoon die om de informatie gevraagd heeft. Open altijd met een beleefde aanhef zoals 'Geachte', gevolgd door de naam van de persoon. Begroet de persoon direct, in plaats van een algemene aanhef zoals 'Aan de ontvanger'. Dit laatste is onpersoonlijk en lijkt alsof het verzoek door een computer is afgehandeld. In plaats daarvan is het persoonlijker om de persoon bij naam te begroeten en laat je zien dat er zorg is besteed aan het schrijven van dit antwoord.

   • Als je de persoon niet persoonlijk kent, gebruik dan de titels meneer of mevrouw, gevolgd door de achternaam van de persoon. Als de persoon een bepaalde titel heeft, zoals Drs., gebruik die dan.
   • Als je de persoon kent of niet weet wat zijn/haar geslacht is, gebruik dan zijn/haar voornaam.
   • Als een goede regel begin je de brief met dezelfde naam en titel als waarmee de persoon zijn brief heeft ondertekend. Bijvoorbeeld: als de brief is ondertekend met 'Drs. A. Janssen', begin je reactie dan met 'Beste Drs. A. Janssen'.
2. 
   2
   Geef aan dat je reageert op de oorspronkelijke brief. Laat de lezer in je eerste zin weten dat je op zijn of haar brief reageert. Dit vertelt de lezer dat diens brief is ontvangen en verwerkt, en wat het doel van jouw brief is.

   • Een eenvoudige opening als, 'Ik schrijf in antwoord op uw brief van 13 juni' is perfect voor een antwoordbrief.
   • Als je niet de oorspronkelijke persoon bent aan wie de ontvanger de brief schreef, vermeld dan van wie je de brief hebt gekregen. Schrijf bijvoorbeeld: 'Onze medewerkster van de klantendienst, Michelle Harris, heeft uw brief aan mij doorgestuurd.'
3. 
   3
   Beantwoord de vraag van de persoon zo direct als je kunt. Kom na de opening tot de kern van de brief. Behandel elke vraag of zorg uit de oorspronkelijke brief van de persoon zo volledig als je kunt. Zorg ervoor dat je elk punt hebt geraakt, zodat de persoon tevreden is met je antwoord.

   • Geef aan waar de oorspronkelijke brief naar informeerde en beantwoord dan de vraag. Bijvoorbeeld: 'In uw brief vroeg u wie de contactpersoon is voor vragen van de media. Die persoon is Janet Walters. Haar emailadres en telefoonnummer zijn als volgt.'
   • Voor langere vragen gebruik je een genummerde lijst om elke vraag te beantwoorden. Dit is makkelijker te lezen en laat zien dat elke vraag is behandeld.
   • Wees doortastend, maar houd het kort. Een paar zinnen per vraag zouden genoeg moeten zijn om de oorspronkelijke vraag van de persoon te beantwoorden.
4. 
   4
   Geef het duidelijk aan als je niet aan het verzoek van de persoon kunt voldoen. Soms kun je niet voldoen aan het verzoek van een persoon. Wees hier direct over. Gebruik geen langdradig antwoord om de klap te verzachten. De ontvanger zal een duidelijk, direct antwoord op zijn vraag op prijs stellen. Vergeet niet om altijd beleefd te zijn en je te verontschuldigen terwijl je dit doet, zodat je de ontvanger niet voor het hoofd stoot.

   • Gebruik altijd een begripvolle toon als je een verzoek afwijst, maar geef ook een ferm antwoord. Zeg bijvoorbeeld: 'Helaas kan ik niet aan dit verzoek voldoen. We hebben niet de informatie die u nodig heeft, en ik kan niet zeggen wanneer we die misschien wel hebben.'
   • Als je de vraag misschien kunt beantwoorden met meer informatie, vraag de persoon dan om een reactie. Zeg iets als: 'Ik wil uw vraag graag beantwoorden, maar ik moet eerst meer over uw situatie weten. Als het u uitkomt, reageer dan met de datum van uw aanvraag en de naam van de persoon met wie u contact heeft opgenomen, dan zal ik zo spoedig mogelijk antwoorden.'
5. 
   5
   Bedank de persoon voor het schrijven. Of je nu wel of niet op het verzoek van de persoon hebt kunnen antwoorden, wees altijd hoffelijk en bedank de persoon voor zijn brief. Dit laat zien dat je hun aandacht waardeert en blijf een positieve relatie met de briefschrijver onderhouden.

   • Sommige mensen openen hun brief liever met een bedankje. De precieze plaatsing is niet zo belangrijk, zolang je de persoon maar op een bepaald moment bedankt.
6. 
   6
   Onderteken de brief met je naam en titel. Sluit de brief af met een formele afsluiting zoals, 'Hoogachtend', gevolgd door je naam. Als je voor een bedrijf werkt, schrijf dan je functie onder je naam.

   • Als je de brief met de hand schrijft of afdrukt, laat dan ruimte voor je handtekening na het afdrukken van je naam. Als je een e-mail stuurt, dan is het vermelden van alleen je naam voldoende.
7. 
   7
   Bekijk de brief om er zeker van te zijn dat je de vraag van de persoon hebt beantwoord. Je ontvanger zal gefrustreerd zijn als hij een antwoord krijgt dat zijn vragen niet beantwoordt. Als je de persoon niet tevreden stelt, kan dat een klant ongelukkig maken, of meer werk voor je creëren, omdat je later op nog een vraag moet reageren. Zorg ervoor dat de ontvanger tevreden is door zijn vraag zo volledig mogelijk te beantwoorden. Controleer je brief nogmaals en zorg ervoor dat alles uit de oorspronkelijke brief aan de orde komt. Als er iets ontbreekt, voeg het dan toe voordat je de brief verstuurt.

   • Het is ook verstandig de brief door een vriend of collega te laten lezen. Die kan zich proberen te verplaatsen in de ontvanger en aangeven of die tevreden zou zijn met het antwoord.
   Advertentie

Methode 3

Methode 3 van 3:

Een professionele toon hanteren

Pdf downloaden

1. 
   1
   Gebruik het typische format van een zakelijke brief. Beschouw alle antwoordbrieven als formele zakelijke communicatie. Schrijf professioneel en volgens een normale, zakelijke brief, om de juiste toon te zetten.

   • Linksboven schrijf je je naam, titel, bedrijf (indien van toepassing) en adres. Daaronder schrijf je de datum. Tenslotte schrijf je de volledige naam en het adres van de persoon aan wie je antwoordt.
   • Bij getypte brieven hanteer je marges van 2,5 cm rond de rand. Houd een enkele regelafstand aan in de tekst en twee regelafstanden tussen de alinea's.
   • Als je de brief typt, gebruik dan een 12-punts lettertype en een standaard tekstinstelling. Als je de brief met de hand schrijft, zorg er dan voor dat je leesbaar schrijft.
2. 
   2
   Geef de ontvanger het gevoel dat je blij bent met hun verzoek. Dit is vooral belangrijk als je een bedrijf of dienst runt. Mensen moeten altijd het gevoel hebben dat je hun tijd en gedachten waardeert. Bedank ze voor hun aanvraag en gebruik altijd een warme, hartelijke toon wanneer je schrijft.

   • Een simpele 'Hartelijk dank voor je schrijven, we stellen het op prijs van je te horen', kan een groot verschil maken in de toon van je brief. Maak van zinnen als deze een gewoonte in je brieven.
   • Geef nooit het idee dat je geïrriteerd bent door de persoon die je schrijft. Het is beter om te overdrijven met vriendelijkheid dan iemand te laten denken dat je boos of geïrriteerd bent.
3. 
   3
   Houd de brief kort zodat je ontvanger hem snel kan lezen. Respecteer de tijd van je ontvanger. Verwacht niet dat ze een brief van drie pagina's gaan lezen als één alinea de vraag prima kan beantwoorden. Ga zo goed mogelijk in op het punt van zorg in de oorspronkelijke brief en verstuur de brief dan. Voeg geen extra passages toe die niet in de brief hoeven te staan.

   • Dit is vooral belangrijk als je een bedrijf runt of een vraag van de klantenservice beantwoordt. Je klant kan gefrustreerd raken als hij tijd moet besteden aan het lezen van een lange brief die half zo lang had kunnen zijn.
   • Wees natuurlijk niet zo kort dat je de vraag van de persoon niet hebt beantwoord. Als iets veel uitleg vergt, geef die dan. Maar wees niet lang van stof en geef niet meer informatie dan nodig is.
4. 
   4
   Schrijf duidelijk zodat de ontvanger je antwoord begrijpt. Gebruik geen langdradige zinnen of ingewikkelde termen. Schrijf in gewone, directe taal die je lezer niet in verwarring brengt. Kortere zinnen zijn het beste voor dit doel.

   • Een goede vuistregel is om je voor te stellen dat je lezer de brief snel doorneemt. Zal die dan in staat zijn om alle belangrijke punten die je maakte te zien? Zo niet, verbeter je taalgebruik dan en maak het duidelijker.
5. 
   5
   Vermijd jargon en technische termen die de lezer misschien niet begrijpt. Dit heeft te maken met duidelijk schrijven. Tenzij je zeker weet dat de persoon aan wie je schrijft een professional is die technische termen zal begrijpen, laat je ze weg uit je brief. Vervang technische termen door alternatieve woorden die een niet-specialist kan begrijpen.

   • Redigeer je brief door jezelf af te vragen: 'Zou iemand die mijn werk niet doet, weten waar ik het over heb?' Zo niet, verander dan je taalgebruik zodat doorsnee mensen het kunnen begrijpen. Dit is een goede manier om jargon uit je schrijven te verwijderen.
6. 
   6
   Proeflees je brief. Typefouten en andere fouten laten je schrijven onprofessioneel overkomen. Lees je brief altijd door en corrigeer eventuele problemen met spelling, grammatica, opbouw en tekstverloop. Een paar minuten extra werk kunnen ervoor zorgen dat je brief er veel professioneler uitziet.

   • Vertrouw niet alleen op spellingscontrole om je fouten op te sporen. Deze programma's vangen meestal geen grammaticafouten op. Lees de brief woord-voor-woord om je fouten te vinden.
   • Als dit een belangrijke brief is, bijvoorbeeld gericht aan een zakenpartner, laat hem dan ook door iemand anders lezen. Een frisse blik kan wellicht fouten opmerken die jij over het hoofd hebt gezien.
   Advertentie