BCP(업무연속성계획) 구축하는 방법

BCP(Business Continuity Plan, 업무연속성계획)란 사업장 화재 등 재난 또는 비상 상황 발생 시 기업과 직원이 서로 연락을 취하고 업무를 지속하기 위한 절차를 말한다. 하지만 별 필요가 없을 것 같다는 이유로 BCP를 마련해놓지 않는 기업들이 많다. 종합적인 BCP가 마련되어 있어야 기업 운영이 중단되는 심각한 상황이 발생하거나 발생한 후에도 평소와 다름없이 업무를 재개할 수 있는 역량을 키울 수 있다.

방법 1

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BCP의 이해

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기업이 직면할 수 있는 위협과 위험 인정하기. 기업 운영이 중단되는 사태는 상상만해도 끔찍하다. 하지만 그런 상황에 대비가 되어 있어야 하며 위험과 위협으로 인해 기업이 큰 타격을 입을 수 있다는 사실을 인정해야 한다. 일단 대비되지 않은 위험과 위협 때문에 기업 운영에 큰 차질이 빚어질 수 있다는 사실을 받아들이고 기업의 자산과 인적자원을 철저히 보호할 수 있도록 계획을 세운다.^{[1]X출처 검색하기}
- 기업이 직면할 수 있는 위험과 그 영향을 적어본다. 예를 들어 기업의 주요 인사가 사망할 경우, 기업이 문을 닫게 되지는 않겠지만 거래처와의 관계와 고객 서비스는 크게 영향을 받을 수 있다.
- 위험을 파악한 후, 그 영향과 발생 확률에 따라 분류하여 BCP 수립 시 우선순위를 정한다.
종종 BCP를 재난복구계획(Disaster Recovery Plan)이라고 부르기도 하는데 이 두 가지는 비슷한 점이 많다. 재난복구계획은 재난 발생 후 사업 복구와 재난으로 인한 부정적인 영향을 완화하는 데 초점을 맞춘다. 반면 BCP는 재난으로 인한 부정적인 영향이 아예 발생하지 않도록 대책을 세우는 데 중점을 둔다. ^{[2]X출처 검색하기}
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기업이 직면할 수 있는 위협 및 위험 고려하기. BIA (Business Impact Analysis, 기업영향분석)란 위협이나 위험에 의해 기업의 기능과 프로세스가 중단되었을 때 기업이 받게 될 영향을 파악하는 것을 말한다. BIA를 통해 BCP에서 다루어야 문제점, 위험 및 위협을 정한다. 기업 운영 중단이 미칠 수 있는 영향은 다음과 같다.^{[3]X출처 검색하기}
- 수익 및 매출의 상실
- 비용 증가
- 고객 이탈 및 고객 불만족
- 서비스 제공 지연
- 과징금
- 향후 사업 계획 수립 지연 및 불가
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방법 2

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주요 복구 자원 파악

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기업 내 핵심인력 파악하기. 정상적인 기업 운영이 중단되는 상황이 발생한 후, 성공적으로 BCP를 시행하려면 핵심인력들을 신속하게 이동시켜야 한다. 기업 내 핵심인력과 그 대체인력, 즉 없으면 기업의 기능이 완전히 정지되는 직무를 맡고 있는 직원들의 목록을 작성한다. 목록은 필요한 만큼 자세하게 작성하되, 가급적이면 정말 필요한 인력만 추린다.^{[4]X출처 검색하기}
- 정상적으로 연락을 취할 수 없는 비상 상황에 대비하여 핵심인력들의 회사 전화, 집 전화, 휴대전화, 호출기, 회사 이메일, 개인 이메일, 기타 연락 수단을 모두 기재한다.
- 일상적인 업무를 지속하기 위해 반드시 필요한 핵심 직무를 파악한다. 휴가 등으로 인한 담당자 부재 시 직무를 대행할 대직자도 정해야 한다.
- 핵심인력에 고위 임원들만 포함시키지 않도록 한다. 예를 들어 매출채권이나 대금 추심에 영향을 미치는 보고서 처리를 담당하는 직원은 직급이 낮더라도 기업이 사용할 수 있는 영업이익의 금액에 크게 영향을 끼친다. 이 직원은 기업이 매출채권 회수와 대금 추심을 통해 얻어진 자금을 사용하도록 돕는 직무를 맡고 있으므로 핵심인력에 포함시켜야 한다
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핵심 장비 기록하기. 보통 사업장 내 업무용 컴퓨터에는 가장 중요한 정보가 담겨있으며 경영진과 직원들이 사업장 밖에서도 접속할 수 있다. 핵심 장비 및 데이터 목록을 만들고 비상 상황 발생 시 안전하게 접근할 수 있는 전략을 세워야 한다. ^{[5]X출처 검색하기} 보통 소프트웨어도 핵심 장비에 해당되므로 잊지 말고 기록해야 한다. 특히 특수 소프트웨어나 대체 불가능한 소프트웨어는 더더욱 그렇다.
- 비밀 번호, 인증 데이터, 주요 파일의 위치도 목록에 기재한다.
- 팩스가 없으면 단 몇 시간도 일을 할 수 없는가? 복사기에 많이 의존하고 있는가? 특수 프린터기가 반드시 필요한가?
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중요 문서 파악하기. 화재 등 사업장 내 중요 문서가 소실되는 재난 상황 발생 시 업무 재개에 필요한 모든 문서를 취합한다. 사본을 만들어 사업장 외의 장소에 물리적으로 보관해두고 기업 정관, 기타 법적 서류, 공과금 영수증, 금융정보, 인사부 주요 자료, 건물 임대 계약서, 세금 신고서 등 중요 문서를 이용할 방법을 마련한다.
- 사업장이 완전히 파괴되었을 경우를 대비해 대책을 마련해야 한다. 언제 법인 차량 할부금을 내는지 알고 있는가? 이메일 서비스 대금은 누구에게 보내는가?
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재택근무가 가능한 직원 파악하기. 주요 사업장에서 기업 운영을 지속할 수 없는 상황에 처했을 때 재택근무는 직원들이 평소처럼 업무를 계속할 수 있는 좋은 방법이다. 직원들이 주요 사업장이 아닌 곳에서 업무를 할 수 있다는 것은 최소한 일상적인 업무 처리가 지연되는 사태는 피할 수 있다는 뜻이다. 직원들 중 일부는 집에서 완벽하게 업무를 처리할 수 있을 것이다.
- 재택근무가 가능한 직원과 인터넷 연결이나 기타 문제로 재택근무가 불가능한 직원을 파악한다. 그리고 직원들에게 재택근무에 필요한 재원을 제공한다.
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방법 3

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BCP 구축

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대체 장비 파악하기. 정상적인 기업 운영이 중단되는 경우에 사용할 수 있는 장비를 확보한다.
- 재해 때문에 평소 업무용으로 사용하던 차량이 망가지거나 부서졌을 경우, 어디에서 트럭을 대여할 것인가? 컴퓨터는 어디에서 대여할 것인가? 복사업체에서 복사, 팩스, 출력 등 중요 업무를 처리할 수 있는가?
- 특수한 장비이거나 사전에 계약을 한 것이 아니라면(이런 경우는 매우 드물다) 대체 장비를 공급할 업체를 특별히 지정할 필요는 없다.
- 대체 인력이 제공할 수 있는 서비스, 장비, 재원을 파악하는 것이 더 중요하다. 대체 인력 관리를 담당하고 있는 직원에게 관련 사안에 대한 결정권을 준다.
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대체사업장 지정하기. 주요 사업장을 사용하지 못 하는 동안 업무를 지속할 장소를 확보한다.
- 호텔을 대체사업장으로 이용할 수 있다. 대개 호텔에는 비즈니스 관련 시설이 잘 갖춰져 있다. 하청업체의 사무실이나 변호사의 사무실도 대체사업장으로 활용할 수 있다.
- 주요 사업장 근처에 있는 창고 임대 시설도 비상시 제품을 옮겨다 놓고 보관하기 좋은 장소이다.
- 직원들 모두 재택근무를 하는 것도 좋은 대안이 될 수 있다.
- 대체사업장을 정했다면 BCP 책자에 대체사업장 지도를 포함시킨다. 대체사업장으로 어디로 정하건 담당자 이름을 포함해 관련 연락처를 모두 기재한다.
BCP 시행 방법에 대한 단계별 지시사항을 포함시키고 해야 할 일, 담당자, 하는 방법을 기재한다. 해야 할 일을 각각 적고 담당자를 정한다. 혹은 반대로 직원 각자에게 해야 할 일을 정해준다. 보험사 연락 담담자가 누구인지 알고 싶으면 “보험” 항목을 펼치면 된다. 그리고 어떤 직원이 맡고 있는 일을 알고 싶으면 그 직원의 이름을 찾으면 된다.
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외부 주요 관계자 연락처 작성하기. 중요한 거래처나 하청업체가 있다면 특별 연락처를 작성하고 해당 법인이나 개인에 대한 설명과 주요 관계자의 연락처 등 기타 중요한 정보를 기재한다.^{[6]X출처 검색하기}
- 변호사, 은행원, IT 컨설턴트 등 여러 업무상 문제에 관한 도움을 받기 위해 필요한 사람들의 연락처를 기재한다.
- 공공 서비스, 관공서 및 공공시설(경찰서, 소방서, 수도, 병원 등), 우체국 연락처도 잊지 말고 기재한다.
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정보 취합하기. 정보가 여기저기 흩어져 있으면 BCP는 무용지물이다. BCP는 참고 문서이므로 모든 정보를 취합해 커다란 바인더에 철해두어야 한다.
- BCP 책자를 여러 권 만들어서 핵심인력들에게 배포한다.
- 사업장 외 장소, 집, 대여금고에 여분의 BCP 책자를 몇 권 보관한다.
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방법 4

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BCP 시행

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재해 및 위기 상황 발생 시 영향을 받는 모든 직원은 BCP를 읽고 이해하고 있어야 한다. 시간을 내서 BCP 시행 및 실행 시 해야 할 일을 직원들에게 숙지시킨다.
운에 맡기지 말자! 핵심인력들에게 BCP 시행 시 해야 할 일을 숙지시켰더라도 다른 모든 직원들에게 건물에서 대피하는 요령과 대체사업장을 반드시 알려주어야 한다. 이런 방법으로 핵심인력들이 예상치 못한 이유로 자리에 없을 때 다른 직원들이 업무 중단에 어떻게 대응해야 하는지 모르고 우왕좌왕하는 것을 방지한다.
BCP가 아무리 훌륭해도 BCP에 없는 재난 상황이 발생할 수 있다. 추가 정보와 변화된 상황을 고려하여 BCP를 수정하고 업데이트한다. 변경 사항이 생길 때마다 모든 BCP 책자를 업데이트하고 뒤떨어진 정보가 없도록 한다.
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팁

내화 금고에 전산 자료를 보관하지 않는다. 내화 금고는 서류를 보관하기 위해 만들어진 것이다. 내화 금고에 CD, DVD, 플로피 디스크, 자기 테이프를 넣으면 녹아버린다. 이런 자료들은 데이터 금고에 보관해야 한다. 사업장 밖 클라우드 플렛폼에 저장해두면 더욱 좋다.