Comment calculer les heures de travail

Les heures de travail constituent un élément important à prendre en compte si vous voulez soumettre avec succès une offre de projet ou facturer un travail effectué. Étant donné que la main-d'œuvre constitue une part importante de n'importe quel contrat de travail, il est crucial de procéder à l'évaluation et au rapport précis des heures effectuées afin de mener une entreprise fructueuse.

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Évaluer les heures de travail pour une soumission de projet

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Divisez le projet en plusieurs parties. Pour calculer les heures de travail d'un projet, vous devrez avant tout diviser ce dernier en de petites parties. Faites ensuite une estimation du nombre d'heures qu'il vous faudra pour achever chacune de ces parties. Celles-ci doivent être réparties selon le type de travail qu'il faudra faire. Si vous êtes par exemple chargé de construire un ensemble d'appartements, vous devrez faire l'excavation, la construction, la plomberie, les installations électriques et autres. Veillez à ce que chaque partie du projet soit incluse dans votre devis.
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Déterminez le type d'ouvrier dont vous avez besoin. Cela dépend largement de la complexité du travail à faire. La présence d'un contremaitre n'est pas nécessaire pour tous les travaux. Certaines tâches plus simples peuvent être effectuées par des apprentis ou assistants. Dans le cas des travaux de plus grande envergure qui nécessitent d'avoir plusieurs types d'ouvriers qui exécuteront diverses tâches, simples comme complexes, il est plus difficile de déterminer le type de personnes dont vous avez besoin ^{[1]XSource de recherche}.
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Faites une estimation du temps nécessaire pour chaque travail. Lorsque vous avez fini de répartir les tâches et de déterminer le type d'ouvriers qu'il faudra pour chacune d'elles, faites une estimation du nombre d'heures de travail qu'il faudra pour que ces ouvriers accomplissent une tâche. N'incluez pas les moments de pause. Vous devez uniquement prendre en compte les heures de travail qu'il faudra pour achever une étape.
- Si une des tâches à effectuer vous est familière, vous pouvez vous inspirer des projets menés par le passé pour faire une estimation du temps. Si vous savez par exemple qu'il a fallu dix heures à un ouvrier pour installer 4 nouvelles fenêtres, soit deux heures et trente minutes pour chacune d'entre elles, il est possible que votre projet actuel soit pareil.
- Si par contre, il y a un travail inclus dans le projet que vous n'aviez jamais eu à gérer auparavant, pensez à effectuer quelques recherches pendant que vous établissez votre devis. En fonction du projet, vous pourriez obtenir de précieuses informations sur Internet ou de la part d'un autre entrepreneur. Vous avez aussi la possibilité d'engager un consultant qui maitrise le travail que vous voulez faire. Il peut vous aider à faire une estimation du nombre d'heures nécessaires pour une tâche donnée.
- Lors de l'établissement de votre devis, prenez en compte des éléments comme la difficulté du travail. Si par exemple, les fenêtres que vous devez placer sont au 7e étage d'un immeuble, alors que votre projet précédent impliquait de travailler seulement au 1er étage, augmentez le nombre d'heures de travail par fenêtre en tenant compte de cette différence.
- Incluez le temps passé à gérer les tâches administratives qui pourraient être nécessaires pour le contrat.
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Incluez les heures des superviseurs. Vous pourriez également inclure les heures d'un gérant ou d'un contremaitre qui dirigera l'équipe d'ouvriers en plus de s'occuper du respect des délais ainsi que des autres détails. Certains projets nécessitent la présence de plusieurs superviseurs ou chefs d'équipe, qui s'occuperont des différentes parties du travail et d'autres, de divers niveaux de contrôle. Il pourrait y avoir un contremaitre qui dirigerait les ouvriers s'occupant des diverses tâches requises et un superviseur auquel tous les contremaitres rendraient des comptes.
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Servez-vous de vos estimations pour établir un calendrier du projet. Le client donnera probablement un délai pour que le projet soit achevé. Il vous demandera peut-être d'indiquer dans votre soumission la date à laquelle vous terminerez le travail. Vous pouvez donc utiliser les différents calculs que vous aviez faits pour établir un calendrier de projet. Déterminez les tâches qui peuvent être exécutées simultanément et celles pouvant être faites successivement (celles où le commencement d'un travail dépend du résultat de la tâche précédente). Si vous connaissez le délai d'achèvement de chaque étape du projet, vous pouvez diviser le nombre d'heures requises pour une tâche par le nombre de jours inclus dans la période de travail (une journée impliquant 8 heures de travail). Vous pourriez ainsi raccourcir ou allonger le calendrier en diminuant ou en augmentant le nombre d'ouvriers. Plus vous avez d'ouvriers, plus vite vous pourrez finir un travail.
- Il est possible que certains projets nécessitent plus de 40 heures par semaine ou 8 heures par jour pour être menés à terme dans les temps. Vous aurez donc besoin de faire des heures supplémentaires qui seront facturées.
- Si vous avez par exemple un mois pour poser la fondation d'une maison et que vous savez que le travail nécessitera 1 000 heures, divisez ce chiffre par le nombre de jours ouvrés (une journée impliquant 8 heures de travail) disponibles dans le mois afin de déterminer le nombre d'ouvriers qu'il faudra embaucher pour finir dans les temps (1 000 heures requises pour le projet divisé par 20 jours de travail dans le mois donnent 50 heures par jour et ces dernières divisées par 8 heures par ouvrier donnent un résultat d'environ 6,25 ouvriers nécessaires ^{[2]XSource de recherche}). Arrondissez, en plus ou en moins, le nombre de travailleurs et ajustez en fonction du nombre de jours de travail requis.
- Soyez réaliste quant au nombre d'ouvriers que vous avez la possibilité d'embaucher en un temps donné. S'il vous faut 7 électriciens pour faire toutes les installations électriques en une semaine, cela peut être irréaliste, en fonction de la disponibilité des électriciens dans votre région. Il vous faudra probablement étendre votre calendrier afin de régler le problème de disponibilité de la main-d'œuvre pour votre projet.
- Si vous envisagez d'effectuer plusieurs tâches à la fois, il vous faudra beaucoup d'ouvriers travaillant séparément pour accomplir chaque besogne.
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Préparez votre offre et soumettez-la. Incluez les heures requises pour chaque type d'ouvrier afin d'avoir un total. S'il vous faut juste un type particulier d'ouvriers, vous pouvez combiner toutes les heures de projet en un seul chiffre. Si vous avez par contre besoin de plusieurs types de travailleurs, votre soumission doit spécifier le nombre d'heures au total pour chaque catégorie. Vous devriez aussi inclure tous les couts relatifs aux employés, les bénéfices et les taxes y compris. Il y a des contrats fédéraux qui exigent un salaire minimum pour chaque catégorie de travailleurs. Incluez également toutes les majorations que vous envisagez de facturer.
- Imaginez par exemple que vous ayez été embauché pour installer une nouvelle cuisine dans une maison de taille moyenne. Vous avez réparti le projet en plusieurs étapes, à savoir les installations électriques, la plomberie et les travaux de construction générale. Votre soumission doit prendre en compte le nombre d'heures de travail pour chacune de ces étapes, ainsi que le salaire requis dans chaque cas.
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Ajustez le nombre d'heures à mesure que le travail évolue. Étant donné que les estimations de temps ne sont que des conjectures, vous devrez les actualiser à mesure que le projet évolue. Vous facturerez probablement votre client en fonction du nombre d'heures pendant lesquelles votre équipe travaille. Vous devriez alors lui faire une estimation actualisée du nombre d'heures effectuées à mesure que le temps passe. Cela aide à éviter les mauvaises surprises lorsque vient le moment de payer la facture.
- Incluez un facteur de flottement qui se définit par une augmentation du temps estimé à cause des éléments inconnus. Ce facteur dépend de la complexité du travail, de la dépendance par rapport aux agents extérieurs, de la disponibilité de la main-d'œuvre et de la relation entre un processus et un autre.
- La plupart des entrepreneurs stipulent clairement que leur soumission n'est qu'une estimation, mais qu'en fait les heures changeront et que le client sera obligé de payer les heures réelles à mesure que le travail évolue. Il est cependant possible que le client veuille vous payer une somme forfaitaire en fonction de votre devis et non selon le nombre d'heures réelles de travail. Prêtez une grande attention à n'importe quel contrat qui stipulerait ce genre d'arrangement, car cela requiert que l'entrepreneur fasse son estimation avec soin.
- Si votre client choisit de vous payer en fonction du nombre d'heures que vous aurez effectuées, gardez en tête que votre soumission était une estimation et que vous ne devriez pas facturer un bien plus grand nombre d'heures que prévu, à moins que vous n'ayez de très bonnes raisons. Si vous rencontrez des difficultés et que vous savez qu'il vous faudra aller au-delà du temps estimé, veillez à tenir le client informé afin d'éviter tout malentendu.
- Ayez un accord écrit qui définit les imprévus ainsi que les tâches hors spécification. Incluez le procédé d'identification et d'approbation de ces changements, notamment les autorisations et documents nécessaires.
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Rapporter les heures de travail pour les contrats de travail

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Recueillez des informations sur vos ouvriers. Ayez un dossier précis sur chacun des employés qui travaillent sur votre projet. Cela inclut les fiches de paie ainsi que tous les documents légaux requis. Si vous embauchez des plombiers, des électriciens ou des ingénieurs, vous devrez avoir un dossier qui contient une preuve de leurs qualifications. Cela est nécessaire pour les travaux de construction ou d'ingénierie, qu'il s'agisse de contrats gouvernementaux ou non. Il est de votre devoir de vous assurer que tous ceux qui travaillent pour vous sont clairement certifiés, même les sous-traitants.
- Vous pourriez payer des personnes qui ne sont pas vos employés pour qu'elles travaillent sur votre projet. Ces sous-traitants travaillent pour vous, l'entrepreneur et vous devrez facturer au client leur travail. Même si les sous-traitants ne sont pas vraiment vos employés, vous devriez requérir leurs certifications et les conserver dans un dossier. En tant qu'entrepreneur, il est de votre devoir de vous assurer que tous ceux que vous embauchez sont qualifiés, à moins qu'il n'en soit autrement dans leur contrat.
- Les contrats gouvernementaux nécessitent généralement d'avoir des informations supplémentaires sur les ouvriers et les sous-traitants, conformément à la loi. Cela peut impliquer d'indiquer l'ethnie des employés ainsi que la rémunération, afin de s'assurer qu'il n'y a aucune discrimination. Si vous avez un contrat gouvernemental, lisez-le attentivement et suivez toutes les instructions concernant l'embauche et le report des heures afin d'éviter toute complication au moment de la paie ^{[3]XSource de recherche}.
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Consignez les heures de travail de vos ouvriers. Afin de soumettre des rapports précis au client, vous devez trouver un meilleur moyen pour noter le nombre d'heures pendant lesquelles vos ouvriers travaillent. Vous pouvez utiliser une feuille de présence ou une horloge, mais vous devez veiller à ce que vos notes soient exactes. En fonction du contrat, vous pourriez avoir à subir un audit régulier et être obligé de prouver que les heures enregistrées sont justifiées.
- Pour vous assurer que vos rapports concernant les heures de travail sont précis, affectez un superviseur à chaque ouvrier ou groupe d'ouvriers. Ainsi, lorsqu'un employé soumet sa fiche de pointage à la fin de la semaine, le superviseur peut la passer en revue et la signer, certifiant que tout est en ordre. Cela permettra d'éviter que des ouvriers soumettent des fiches pour des heures qu'ils n'ont pas effectuées.
- Vous pourriez aussi penser à utiliser un système de fiche de pointage électronique pour consigner les heures de travail de vos employés. Assurez-vous que le système est contrôlé afin d'éviter tout abus. Vous devez pouvoir prouver que vos notes sont justes, au cas où elles seraient remises en question.
- Les clients du gouvernement doivent, conformément à la loi, rassembler toutes ces informations avant de payer leurs entrepreneurs, parce que c'est l'argent du contribuable qu'ils utilisent pour financer le travail. Vous pouvez être sûr que le niveau de contrôle sera encore plus élevé au moment de rapporter au gouvernement les heures de travail effectuées. Veillez à suivre attentivement toutes les instructions de rapport qui sont détaillées dans votre contrat.
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Envoyez régulièrement au client les registres de paie. Dans votre contrat, il est important de spécifier à quelle fréquence vous lui enverrez les rapports d'heures de travail afin de recevoir le paiement. Au moment de soumettre ces rapports, vous ajouterez des informations relatives au personnel et à la présence. Le client pourra ainsi comparer le nombre d'heures facturées au nombre d'heures que vous aviez indiquées dans votre soumission. S'il y a une grosse différence entre les deux, vous devrez en expliquer la raison.
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Utilisez vos notes pour établir vos prochains devis estimatifs. À la fin du projet, les informations que vous avez collectées concernant le nombre d'heures effectuées seront très précieuses. Elles vous permettront de savoir clairement combien de temps il a fallu pour exécuter une tâche précise. Vous pouvez vous servir de ces données pour établir des estimations horaires, notamment le temps nécessaire à la pose de carrelage, par heure et par mètre carré ou le temps pendant lequel il faut attendre après avoir coulé une dalle. Utilisez ces détails pour améliorer vos prochaines soumissions afin de continuer à rentabiliser votre entreprise.
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