Cara Mengelola Acara

Manajemen acara adalah pengalaman yang baik, terlepas apakah acara tersebut merupakan pesta pribadi, acara perusahaan, untuk keluarga dan teman, atau pernikahan serta bentuk-bentuk formal lainnya. Pekerjaan ini sangat sulit dilakukan, tetapi juga sangat memuaskan. Anda bisa benar-benar membuat perbedaan bagi orang-orang yang terlibat, yang akan menghargai keramahan serta usaha keras Anda untuk mengatur pesta ulang tahun, pesta peringatan pernikahan, pernikahan itu sendiri, atau perayaan lainnya. Langkah-langkah di bawah ini akan mengajarkan kepada Anda cara menjadi manajer acara yang baik, memberikan saran-saran mengatasi masalah, dan menghindari semua problem melalui perencanaan yang matang.

Bagian 1

Bagian 1 dari 5:

Menguasai Dasar-dasarnya

Unduh PDF

1
Tentukan tujuan serta target yang Anda ingin capai. Semua ini kelihatannya terlalu logis, tetapi Anda memang harus menuliskannya untuk mengetahui ukuran tempat yang paling sesuai, anggaran yang tepat, tujuan acara, jumlah (atau tipe) tamu-tamunya, dan strategi apa saja yang harus dijalankan untuk acara spesifik Anda. Apa hasil akhirnya yang ideal? Apa yang Anda ingin raih?
- Setelah menentukan acara apa yang akan Anda jalankan (perayaan, penggalangan dana, pendidikan, penjualan, lamaran, dll.), pikirkan mengapa Anda melakukannya. Mengetahui motivasi bisa membantu Anda untuk berfokus dan bersemangat.
- Menentukan beberapa target juga bisa membantu Anda untuk mengarah ke tujuan yang tepat. Anda tidak bisa terus mencoba mencapai target yang belum ditentukan! Saat Anda hanya punya Rp40.000.000,00 dan ingin mencapai Rp50.000.000,00, target jumlah tersebut dan Anda akan terbantu mencapai garis akhir.
2
Pilih tanggal serta waktu. Kedua hal ini adalah faktor terpenting dalam perencanaan acara. Jangan pilih tanggal dan waktu yang membuat banyak orang tidak bisa hadir atau semua usaha perencanaan acara Anda akan sia-sia. Selain itu, hindari juga menentukan kedua elemen ini dalam jarak yang terlalu jauh dari masa kini – atau malah terlalu dekat – atau tamu-tamu akan melupakan acara Anda dan sudah membuat rencana lain. Jangan terkena serangan Goldilocks syndrome saat mengelola acara!
- Idealnya, beritahukan kepada para tamu dalam jangka waktu dua minggu sebelumnya. Dengan begini, mereka punya waktu menentukan rencana dan Anda bisa mengingatkan mereka satu atau dua kali lagi sebelum saatnya tiba. Sebar undangan acara beberapa minggu sebelumnya jika memungkinkan.
3
Pilih tempat. Setelah menentukan jenis dan waktu pelaksanaan acara, pikirkan tempatnya. Dekati lokasi-lokasi potensial dengan mempersiapkan tanggal serta hal-hal yang akan Anda perlukan. Jenis bangunan seperti apa yang Anda ingin gunakan dan bagaimana ruangannya akan diatur? Apa para tamu akan duduk dalam bangku di barisan, bangku biasa, diberikan meja makan, atau karpet piknik di luar ruangan? Apa keadaan cuaca akan berpengaruh? Apa akan ada ruang untuk menari, podium pembicara, atau panggung? Jika ya, susunlah rencana untuk memastikan tempat acara yang Anda inginkan cukup besar.
- Kunjungi selalu calon tempat sebelumnya dan gambarkan petanya. Peta ini bisa digunakan sebagai "rencana perang" dan memampukan Anda untuk menggambarkan sketsa serta mengalokasikan ruang meja, rute layanan untuk makanan, akses bagi penyandang disabilitas (bila diperlukan) dan rute keluar bangunan, selain bagaimana Anda akan memasukkan berbagai perlengkapan yang diperlukan. Anda juga harus menandai lokasi generator listrik, perlengkapan eksternal seperti kulkas, mesin pembuat es, alat panggang daging atau kompor, dll. Selain itu, pelajari juga lokasi titik stop kontak serta kabel (Anda bisa menutupi kabel ini di bawah karpet) dan hal-hal lain yang mungkin bisa menimbulkan bahaya keamanan.
- Apa Anda akan memerlukan izin pemerintah lokal secara hukum? Di kebanyakan kasus, izin ini diperlukan untuk membuka bar, tetapi terkadang juga untuk kebisingan, akses kendaraan dan parkir, pembangunan besar seperti paviliun, keramaian, serta keperluan lainnya.
4
Tentukan jumlah orang yang akan diundang. Berapa orang yang bisa Anda undang berdasarkan anggaran dan tempat? Beberapa acara dibatasi secara ketat dengan memperbolehkan hanya undangan untuk hadir, sehingga perencanaannya lebih mudah, tetapi banyak lainnya mungkin mengizinkan tambahan orang, misalnya anak-anak, pasangan, atau teman. Ketahuilah juga bahwa semakin banyak tamu maka akan semakin banyak anggota kru yang Anda perlukan.
- Untuk menghindari masalah logistik, pastikan selalu ada cukup ruang bagi orang-orang untuk bergerak di tempat undangan.
- Di tempat-tempat yang lebih tua, mereka biasanya mengistilahkan jumlah tamu dengan sebutan "pax", jadi bila Anda melihat tulisan "150 Pax" di sebuah gedung serba guna, ini berarti kapasitasnya adalah 150 orang tamu.
5
Tentukan anggaran. Idealnya Anda punya beberapa orang yang bisa diandalkan untuk menghitung berapa banyak uang yang akan Anda perlukan untuk acara ini. Apa Anda akan membayar staf? Menyewa perlengkapan dan tempat pertemuan? Menyuplai makanan serta minuman? Mencetak pamflet atau akrtu pos? Tentukan jumlah yang masuk akal dan sesuaikan rencana berdasarkan jumlah tersebut. Jangan sampai Anda melebihi anggaran jika tidak terpaksa.
- Anda mungkin berada pada situasi yang memungkinkan untuk mendapat sponsor atau donasi, tetapi kebanyakan dari kita biasanya tidak terlalu beruntung. Bila Anda tidak bisa memperkirakan uang tambahan yang akan datang, berhematlah sebisanya. Alih-alih menyewa jasa katering, bentuk acara pot-luck (para tamu membawa makanannya sendiri). Anda masih bisa menyiapkan sedikit makanan, tetapi umumnya Anda tinggal menyediakan meja makan, alat masak, serta kulkas. Alih-alih mempekerjakan fotografer, potretlah acara Anda sendiri. Berkreasilah ketika diperlukan!
6
Susun sebuah tim. Atur tim layanan (bahkan bila tim ini berisikan teman dan kerabat atau sukarelawan lainnya) untuk menangani bagian-bagian relevan yang berbeda, bahkan jika Anda tidak sedang menjalankan acara secara profesional dan hanya mengatur acara keluarga kecil. Inti dari manajemen acara berskala besar yang baik adalah mengatur orang untuk memimpin area-area tertentu dan memastikan semua anggota tim tahu rencana besarnya.
- Kru Anda harus diberitahukan mengenai hal-hal yang penting sedini mungkin, sama seperti tim-tim lain yang Anda bayar serta tamu-tamu yang Anda undang. Beri tahukan tugas masing-masing anggota kru secepatnya dan berikan pilihan kepada mereka bila memungkinkan. Cobalah juga menyiapkan beberapa orang untuk tetap siaga – karena akan selalu ada beberapa hambatan kecil dalam setiap aspek acara.
7
Buat agenda acara. Tentukan apa yang akan terjadi di acara Anda. Kapan para pembicara akan mulai berpidato? Apa akan ada permainan, aktivitas, atau presentasi yang harus dijadwalkan? Berapa lama waktu yang diperlukan para tamu untuk makan? Tentukan penjadwalan mendetail untuk aktivitas di sepanjang hari.
- Sisakan selalu sedikit ruang untuk kesalahan; tidak akan ada satu acara pun di dunia ini yang bisa berjalan tepat sesuai rencana hingga ke menitnya. Orang-orang akan datang terlambat, pidato akan berlangsung lebih lama, antrian makanan tidak lancar, atau sejuta masalah lainnya mungkin akan menghadang. Jadi, meski Anda perlu tahu apa yang sedang terjadi, pahamilah bahwa hal tersebut hanya untuk membantu pengaturan organisasinya dan tidak ada suatu hal pun yang pasti.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 5:

Menjalankan Acara

Unduh PDF

1
Kirimkan undangan. Jika tidak, bagaimana lagi orang-orang bisa mengetahui bahwa Anda akan mengadakan sebuah acara? Kirimkan undangan! Jangan abaikan hal ini. Undangan adalah wajah utama acara Anda. Kesan pertama akan apa yang bisa diharapkan orang-orang serta membuat mereka menentukan apakah mereka harus datang. Undangan ini harus bagus.
- Pertimbangkan undangan-undangan tipikal – dalam bentuk kartu pos, brosur, dll. Tetapi, usahakan juga Anda tidak menggunakan kertas: kirimkan surel, newsletter, atau manfaatkan situs-situs seperti Facebook, Twitter, serta Eventbrite untuk mengirimkan undangan, hitungan tamu, serta kalender.
  - Koreksi: bila Anda ingin mendatangkan sebanyak mungkin orang, gunakan Facebook dan Twitter. Jika Anda mencoba membatasinya hanya untuk tamu-tamu VIP, hindari kedua layanan ini, atau Anda akan mendapatkan masalah.
Anda perlu menghitung dari jauh-jauh hari untuk mengetahui seberapa banyak dan apa saja yang Anda perlukan, jadi mencatatlah! Mungkin bukan angkanya yang akan muncul, tetapi Anda tetap akan mendapatkan gambaran umum. Situs-situs yang dirancang untuk mengelola acara bisa membantu melakukan hal ini – meski Anda juga bisa menggunakan Facebook serta lembar kerja Excel.
3
Tangani apa yang harus Anda sewa. Apa Anda perlu mencari, menyewa, memesan atau mendelegasikan tugas kepada fotografer, tukang, desainer dan ahli hias ruangan, pembicara tamu, sponsor, tenaga penghibur atau band, pemuka agama atau petugas resmi, penari, atau acara demonstrasi? Masukkan semua aspek ini ke dalam perhitungan tempat duduk serta katering agar Anda bisa menyiapkan hidangan serta meja untuk mereka jika diperlukan.
- Apa Anda akan menyiapkan makanan dan minuman? Jika ya, siapa anggota tim yang akan mengawasi masakan, penyajian, serta kebersihan makanan? Jenis makanan seperti apa yang harus Anda sajikan? Apa kemungkinan ada tamu yang mengalami alergi, memiliki kebutuhan vegetarian, diabetes, harus memenuhi keperluan religius seperti halal atau kosher, bebas gluten, dll.? Apa akan ada bayi, anak kecil, atau kaum lansia/cedera yang tidak bisa mengonsumsi makanan keras?
- Apa aspek hiburan dan logistik sudah tertata? Bagian ini mungkin berbicara tentang perlengkapan musik, paviliun atau tenda, serta efek-efek dekoratif dari manajemen panggung yang Anda perlukan, misalnya mikrofon dan amplifier, pencahayaan, saluran listrik, proyektor dan layar untuk slideshow, mesin asap, atau efek-efek panggung ajaib lainnya, seperti cermin, banner dan tanda perusahaan, dll.
  - Jika Anda mempekerjakan subkontraktor untuk menjalankan hiburan, berkonsultasilah dengan mereka untuk memastikan mereka mampu menyuplai dan menyiapkan peralatannya sendiri, selain lokasi layanan serta panggung dan jadwalnya. Dengan begini, Anda bisa tahu apa yang harus dilakukan untuk membantu mereka.
- Penyedia jasa katering, floris, hiburan, dan orang-orang penting lainnya perlu banyak waktu untuk bersiap. Permintaan mendadak biasanya akan menghabiskan biaya yang lebih banyak. Selain itu, bila mereka tidak bisa menepati janji, Anda masih akan punya waktu untuk mencari alternatifnya.
4
Cari seseorang yang akan menjadi pembawa acara (MC). MC tidak harus selalu mengatur keseluruhan acara, tetapi ia akan menuntunnya. MC biasanya seorang anggota pesta, yang akan menyusun pidato, mengumumkan rangkaian acara seperti sesi makan, dansa, tamu-tamu penting, atau hiburan. Sering-seringlah berkomunikasi dengan orang ini dan beritahukan selalu perkembangan terbaru kepadanya.
- Terkadang Anda mungkin harus menjadi sang MC. Jika demikian, tugas Anda akan menjadi jauh lebih sulit karena harus bekerja hingga keseluruhan acara selesai. Siapkan pemimpin-pemimpin kelompok untuk tim layanan Anda agar sebagian besar tugas-tugas normal bisa didelegasikan kepada mereka.
5
Kumpulkan perlengkapan. Saat menyewa tim, periksa kembali dan pastikan mereka membawa barang-barang yang diperlukan. Dalam beberapa kasus, mereka mungkin hanya mempersiapkan diri atau barang-barang tertentu; Anda mungkin perlu mencari sumber peralatan yang mereka butuhkan secara terpisah. Anda bisa menyewa, membeli, atau bahkan meminjam alat-alat ini dari jejaring sosial Anda. Periksa daftar keperluan, mulai dari serbet hingga sistem pengeras suara dan kabel-kabel sambungan.
- Dekorasi merupakan bagian penting dari acara apa pun. Taplak meja, bunga, hadiah, lilin, balon, umbul-umbul atau latar belakang untuk berfoto, karpet merah, dll. harus selalu direncanakan sebelumnya dengan baik.
6
Penuhi kebutuhan dasar. Salah satu hal yang banyak dilupakan pemula adalah keunggulan fasilitas pada tempat acara. Apa tempat tersebut memiliki cukup banyak fasilitias? Contohnya adalah toilet dan kamar mandi, ruang parkir mobil, akses untuk mempermudah penyandang disabilitas, ruang ganti, ruang penyimpanan dan dapur, tempat pembuangan air, pendingin anggur, akses listrik, dll. Dengan demikian, Anda bisa mengantisipasi halangan-halangan yang mungkin terjadi.
- Berpikirlah juga di luar acara: apa Anda akan memerlukan transpor serta akomodasi untuk tamu-tamu dari luar kota/luar negeri, atau delegasi-delegasi di hotel? Apa Anda harus memesan tempat untuk transportasi mereka dari dan ke acara tersebut?
7
Ketahui siapa saja yang akan Anda temui. Memahami hierarki sosial acara – bahkan bila acara tersebut bukan acara Anda – adalah hal yang penting untuk mengetahui cara menangani situasi apa pun. Karena klien harus yakin pada Anda, cari tahu hal-hal ini:
- Siapa saja tamu kuncinya––ini biasanya mudah dikenali saat acaranya berupa perayaan––misalnya sang pengantin wanita dan pria pada acara pernikahan. Namun, klien tidak selalu menjadi tamu kuncinya meski tetap mungkin tergolong sebagai salah satu pihak dalam kelompok tersebut. Atau, klien Anda bahkan mungkin tidak akan hadir sama sekali.
- Siapa saja tamu-tamu yang bertipe host guest––orang-orang seperti ini adalah yang sering bertindak sebagai tuan rumah di mejanya masing-masing dan cenderung pandai bersosialisasi serta memotivasi tamu lainnya. Mereka berguna untuk mempertahankan atmosfer yang menyenangkan serta bercakap-cakap bila keadaan menjadi tenang, mendorong orang untuk berdansa, atau memperkenalkan orang ke tamu lain untuk menjalin persahabatan baru. Mereka juga biasanya bisa diandalkan dan berguna untuk diberitahukan perkembangan terbaru acara, karena mereka bisa membantu atau bahkan menjadi pembicara tamu/MC dalam keadaan darurat. Orang-orang seperti ini adalah yang membuat sebuah acara berjalan lancar di garis depan.
- Siapa saja tamu-tamu yang bertipe peacemakers. Anda harus mengingat orang-orang ini setiap saat, karena mereka adalah yang akan Anda cari untuk berkonsultasi soal masalah. Anda juga akan melibatkan mereka dalam penanganannya dan perdebatan jika diperlukan. Tamu-tamu dalam kelompok ini biasanya kepala keluarga, wali, atau kepala keamanan.
- Siapa yang menjadi sang pengambil keputusan. Dalam kebanyakan kasus, pengambil keputusan ini adalah diri Anda sendiri sebagai seorang manajer, tetapi ketika Anda harus berkonsultasi dengan tamu tanpa melibatkan kelompok kunci (karena mereka biasanya berfokus untuk menjadi tuan rumah yang baik), cari tahu siapa yang harus Anda temui dalam keadaan darurat. Mudahnya, orang ini tentu yang membayar tagihan atas layanan Anda, atau siapa pun yang Anda panggil sebagai "klien".
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 5:

Mendekati Garis Akhir

Unduh PDF

1
Kenali tempat acara. Sebelum acara dimulai, periksa tempatnya dan tentukan bagaimana Anda akan menyusun semuanya. Anda mungkin perlu menentukan pengaturan tambahan untuk mengakomodasi rencana guna lantai – misalnya dalam hal kabel sambungan, penerangan, dll. Dan bila hal-hal ini sulit Anda temukan, para tamu mungkin juga mengalami hal yang sama, jadi pertimbangkan aspek kepraktisannya!
- Gambarkan rencana penempatan dan pengaturan waktu bila memungkinkan. Jika sesuatu tidak pas, singkirkan. Berbicaralah kepada manajer tempat dan cari tahu apa yang bisa ia lakukan untuk membantu, dan apakah ada aturan-aturan wilayah yang harus Anda patuhi, terutama dalam kasus darurat.
2
Pertimbangkan menyiapkan hadiah untuk tim Anda. Para anggota kru di dalamnya akan bekerja keras. Untuk menunjukkan penghargaan serta menjaga performa, siapkan bingkisan kecil untuk diberikan setelah acara berakhir. Minuman berbotol, granola bar, cokelat, benda-benda kecil lainnya, apa pun yang cocok menurut Anda, akan membantu untuk menjaga moral mereka.
- Pertimbangkan juga memberikan bros atau penanda pesta kecil agar mereka merasa menjadi bagian acara dan bisa mengingatnya. Pastikan juga mereka tetap diberi makan dan minum! Tim adalah sumber daya yang harus bisa terus Anda gunakan di kemudian hari.
3
Periksa semua tim dan pihak luar. Sebelum acara, pastikan semuanya sepakat. Berikan instruksi jelas kepada kru tentang cara mencapai tempat acara dan berikan nomor kontak atau kartu nama Anda agar mereka bisa menghubungi untuk bertanya arah. Simpulkan dengan memastikan semuanya sudah tidak memiliki pertanyaan.
- Pastikan semua orang merasa nyaman akan tugasnya. Beberapa orang mungkin tidak ingin mengucapkan hal ini, jadi cobalah membaca mereka. Apa mereka terlihat yakin dan percaya diri? Jika tidak, yakinkan mereka, bahas kembali tugas-tugasnya, dan ajukan beberapa pertanyaan dasar. Bila Anda ragu, pasangkan orang yang ragu dengan rekan yang lebih mampu.
4
Persiapkan daftar kontak dan berkas lainnya jika diperlukan. Pengaturan pribadi adalah hal yang sama pentingnya dengan pengaturan acara. Jika Anda selalu rapi, meski beberapa hal akan kacau, semuanya akan baik-baik saja. Tetapi, jika tidak, keadaan acara akan benar-benar hancur. Berikut beberapa cara untuk mempersiapkan diri:
- Buat lembaran kontak berisikan nomor telepon dan alamat. Toko kue mengira Anda yang akan datang mengambil pesanan? Tidak masalah. Telepon anggota tim Anda yang tinggal di dekat toko tersebut dan minta ia mengambilnya dalam perjalanan menuju ke lokasi acara.
- Buat daftar centang. Anda akan tahu barang, perlengkapan, serta benda-benda apa yang masih terlewatkan berdasarkan laporan tim.
- Persiapkan bukti bayar dan keperluan penagihan dengan sesuai. Semakin Anda teliti, semakin sedikit masalah yang akan Anda miliki di kemudian hari.
5
Hindari perubahan-perubahan pada menit terakhir. Apa akan ada perubahan artistik yang rutin? Pernikahan biasanya seperti ini, dengan sang klien menginginkan perubahan desain di saat-saat terakhir, jadi pastikan Anda memberitahu kepadanya tentang tanggal final perubahan. Biasanya, tenggat ini sejauh 1 minggu sebelum acara, agar klien tetap diberikan kebebasan, tetapi Anda juga terlindung dari perubahan-perubahan di menit terakhir yang merepotkan dan mahal untuk dilakukan.
- Jika perubahannya simpel, kecil, atau mendasar dan bisa menggunakan dekorasi yang sudah terpasang, sebisa mungkin jangan menolak permintaan klien. Pastikan Anda mengakomodir kebutuhan klien semampunya dalam acara yang mungkin sangat emosional.
Iklan

Bagian 4

Bagian 4 dari 5:

Menangani Acara Sesungguhnya

Unduh PDF

1
Siapkan semuanya. Jadilah yang pertama hadir di tempat untuk mengawasi persiapan. Pastikan semua orang melapor dengan benar dan mulailah menelepon jika tidak. Bantu yang perlu dibantu, arahkan yang perlu diarahkan, dan menyingkirlah bila diperlukan. Jaga agar Anda tidak cedera sampai acara berakhir.
- Anda akan merasa sedikit lebih tenang bila mempunyai daftar centang. Siapkan daftar ini untuk kru, kru luar, bagian dekorasi dan pemasangan, serta perlengkapan. Setelah semuanya dicentang, Anda bisa sedikit bernapas lega.
2
Delegasikan tugas. Jangan takut melakukannya. Faktor utama penyebab stres dalam sebuah acara adalah waktu. Untuk menghematnya, bersiaplah membagi tugas. Jika seseorang tidak bekerja dengan maksimal, berikan tugas lain yang lebih cocok untuknya. Anda bukan sedang menjadi tukang mengatur atau melangkahi batasan; Anda hanya sedang melakukan pekerjaan yang memang merupakan kewajiban Anda.
- Saat mendelegasikan tugas, bersikaplah tegas tetapi sopan. Katakan, "John, aku perlu kamu di sini sekarang untuk membantu katering. Terima kasih". Kru Anda harus bersemangat dalam mengurus acara. Pastikan semuanya berjalan lancar dengan menjadi figur pemimpin yang diperlukan.
3
Bersikaplah fleksibel. Ini berarti Anda harus memastikan bahwa semua hal berlangsung sesuai rencana dan membantu atau menjalankan rencana cadangan bila ada yang gagal -- dan bisa menerimanya. Jika Anda mulai stres, Anda tidak akan bisa berpikir jernih. Ketika pikiran tidak jernih, Anda tidak akan pernah mendapatkan hasil yang baik. Jadi, saat pembicara terlalu lama sepuluh menit dan mengabaikan sinyal atau usaha Anda untuk mengalihkan perhatiannya, rileks. Sesuaikan saja sesi hidangan penutup, tidak akan ada yang sadar. Acara juga akan tetap berjalan lancar.
- Masalah akan selalu terjadi. Anda tidak bisa memprediksikan semuanya, dan semakin cepat Anda bisa menerima hal ini maka akan semakin baik. Seorang manajer acara yang tenang serta stabil bisa sangat berguna untuk semua acara; tetapi bila Anda tegang dan tidak kalem, acara bisa berlangsung dengan buruk. Jadi, rilekslah dan ikuti arus – acara Anda akan segera berakhir!
4
Beritahukan perkembangan terbaru kepada semua orang. Pastikan jumlah dan kebutuhan tamu masih benar di hari acara dan beri tahukan tim layanan akan semua perubahan sedini mungkin. Anda harus menjadi sepasang mata pertama yang sadar jika ada sesuatu yang salah.
- Berkonsultasilah dengan klien untuk melihat perasaannya; ia mungkin senang, gugup, khawatir, bosan, atau kelelahan dan memiliki masalah. Anda bisa membantunya dengan bersikap pengertian, mengatakan kata-kata yang baik, serta membantunya secara praktis. Gunakan waktu untuk membangkitkan antusiasme para tamu dan tim saat diperlukan.
5
Lakukan tugas Anda. Percayalah dan hargai tim layanan untuk menjalankan tugasnya sendiri – bila Anda sudah memberikan petunjuk dasar yang kuat, mereka akan baik-baik saja. Tawarkan bantuan jika diperlukan, tetapi seharusnya anggota tim ini sudah cukup berpengalaman sehingga tidak perlu bantuan sama sekali. Berikut beberapa hal yang harus Anda ingat:
- Bersikaplah sebagai penerima tamu atau resepsionis pada awalnya. Temui dan ucapkan salam (jika diperlukan) pada setiap tamu saat mereka datang. Pindahkan peran ke MC ketika acara dimulai. Di sini, peran Anda sebagai manajer akan lebih aktif dengan memecahkan masalah serta memastikan semua pekerjaan di balik layar, seperti persiapan makanan dan layanan, berlangsung sesuai rencana.
- Perhatikan tamu dan tetaplah menjaga hubungan dengan MC. Lakukan secara rahasia untuk berjaga-jaga jika perlu mengubah rencana.
- Jaga jarak dari tamu-tamu kunci – acara ini tentang mereka – tetapi pastikan Anda tetap mudah dijangkau dengan memeriksa pada momen-momen tertentu. Bertanyalah perasaan mereka tentang acaranya, selain masalah-masalah yang mungkin terjadi, permintaan, atau saran yang mereka miliki.
Pastikan semua tamu mengingat waktu-waktu menyenangkan yang mereka jalani. Anda mungkin bahkan ingin lebih daripada sekadar memori bahagia: seperti kunjungan ke situs web, donasi di masa depan, aspek promosi dari mulut ke mulut, dll. Untuk memastikan acara Anda berhasil sesuai target, bagikan cendera mata. Baik berupa gambar, poster, atau bolpoin, memberikan sesuatu untuk mengingatkan tamu akan acara adalah cara yang baik untuk memastikan Anda tetap diingat oleh mereka.
7
Selamati diri sendiri setelah acara berakhir. Kebanyakan acara bisa berjalan sendiri saat dimulai, tetapi kerja kerasnya adalah pada masa persiapan, yang tidak disadari siapa pun. Jadi, selamati diri sendiri karena Anda berhak bergembira!
- Setelah acara, luangkan waktu untuk bertemu dan berterima kasih kepada klien. Anda disarankan untuk menawarkan hadiah yang pantas serta dari hati untuk mengingat waktu bersama mereka, karena sentuhan-sentuhan kecil seperti ini adalah yang memperkaya pengalaman dan membuat mereka mungkin menyarankan layanan Anda di kemudian hari. Bila Anda memberi hadiah dalam sebuah acara, hadiah setelah acara seperti bunga, foto momen favorit pada acara mereka (misalnya memotong pita, klimaks pertunjukan, upacara penghargaan, ciuman pernikahan, tiupan lilin ulang tahun, dll.), atau hadiah lain mungkin cocok.
8
Bersihkan tempat dan pulanglah! Seperti kata para ibu, "Tinggalkan dalam kondisi yang sama saat kau mendatanginya," begitu pula prinsip yang berlaku untuk tempat acara. Semua hal harus ditinggalkan dalam keadaan yang sama dengan sebelum Anda mendatanginya – bisnis manajemen acara adalah bisnis sensitif yang tidak memiliki ruang besar untuk kesalahan. Jadi, beritahu anggota kru Anda bahwa ini saatnya membersihkan lokasi dan jangan biarkan mereka pulang hingga semuanya beres. Anda juga harus turun tangan!
- Selain merupakan hal yang baik, ini juga mencegah Anda diberikan tagihan yang lebih mahal. Banyak tempat akan mengajukan biaya tambahan untuk kebersihan bila mereka berpeluang melakukannya. Jadi, berusahalah semampu Anda untuk menghindari biaya tersembunyi.
9
Selesaikan urusan kembalian, bayaran, dan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat. Anda mungkin harus mengatur pengembalian peralatan yang disewa atau dipinjam dan berkonsultasi dengan klien mengenai pengalaman yang ia rasakan. Bahkan jika tidak dibayar, luangkan waktu untuk berterima kasih dan katakan bahwa Anda senang menjalankan acara bersama mereka. Bisakah Anda saling bertukar kartu nama?
- Berterima kasihlah juga kepada anggota kru! Pastikan semua pihak dibayar (dan telah membayar), simpan bon-bon tagihan, dan selesaikan semua urusan. Anda harus menjadi salah satu orang terakhir yang meninggalkan tempat acara – pastikan semuanya beres.
Iklan

Bagian 5

Bagian 5 dari 5:

Penyelesaian Masalah

Unduh PDF

1
Ketahui cara menangani tamu yang datang terlambat serta memiliki masalah lainnya. Hal ini adalah isu umum, jadi lebih baik Anda mempersiapkan diri. Keterlambatan adalah hal yang sulit dihindari (misalnya karena masalah lalu lintas yang tidak terduga) dan biasanya bisa ditoleransi oleh para tamu lain yang datang tepat waktu. Maka dari itu, ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk mencegahnya:
- Pastikan waktu acara tertulis jelas di undangan. Jika Anda menjalankan sistem RSVP, pastikan juga waktunya terkonfirmasi. Berkomunikasilah dengan (via lembaran kontak Anda) MC, tamu-tamu yang relevan (biasanya pemimpin anggota pesta), tenaga penghibur, dan staf dapur begitu Anda menemui hambatan yang tidak bisa diselesaikan dengan mudah. Jika tamu-tamu yang tertunda kehadirannya adalah fokus acara (misalnya pengantin pria dan wanita), biasanya:
- Anda harus menghubungi tamu yang tertunda secara langsung untuk memeriksa perkiraan waktu kedatangan. Segera kontak pihak dapur mengenai perkembangan terbaru agar mereka bisa menyesuaikan kecepatan memasak untuk mencocokkan waktunya.
- Hindari mengumumkan bahwa acara ditunda karena tamu tertentu (karena pesta akan menyadarinya sendiri), tetapi beritahukan kepada tamu-tamu utama bahwa Anda sudah menyadari situasinya. Beritahu mereka apa yang Anda rencanakan, tetapi biarkan mereka juga memberikan saran karena biasanya mereka mengenal tamu tersebut dan mengetahui apa yang harus dilakukan dalam konteks tersebut.
- Perhatikan waktu pidato. Bila tamu-tamu kunci datang terlambat, sajikan hidangan pembuka tambahan dan/atau minuman dini untuk mencegah tamu lain yang datang tepat waktu menjadi bosan dan memastikan mereka tetap sibuk.
- Jika tamu akan sangat terlambat (misalnya ketika menyajikan makanan yang tidak bisa ditunda lagi, seperti souffle), mulailah acara sesuai rencana. Ketika mereka datang, sajikan porsi berikutnya (bahkan bila porsi ini berupa hidangan penutup).
- Siapkan tarian, permainan, komedi, atau sejenis hiburan lainnya (terutama musik) dan pastikan ada pengalihan perhatian ekstra, seperti foto kelompok. Strategi cadangan ini harus sudah mulai dipikirkan sehari sebelumnya.
- Bagi para tamu yang sengaja datang terlambat, jangan anggap hal tersebut sebagai kesalahan Anda sebagai manajer. Jadi, tugas Anda adalah untuk mengutamakan tamu-tamu lain yang sudah hadir dan memastikan kebutuhan mereka terpenuhi. Intinya, bertindaklah seolah-olah tidak ada masalah dan lanjutkan acara.
2
Ketahui cara menangani masalah makanan. Masalah dalam bidang ini jarang terjadi, terutama bila Anda sudah mengatur rencananya dengan berhati-hati, tetapi kecelakaan tetap saja terkadang ada (seperti tamu atau anak kecil yang mengacaukan meja makan, atau ada insiden di dapur). Anda harus terlebih dulu menyadari tipe-tipe tamu yang akan hadir, sehingga Anda bisa mempertimbangkan kapan dan di mana makanan akan ditampilkan (misalnya untuk hidangan tipe buffet) serta posisi duduk tamu.
- Semua tumpahan harus segera dibersihkan atas alasan keamanan, bahkan bila berarti Anda harus menyingkirkan karpet merah atau hiasan serta perabot apik untuk melakukannya. Menyembunyikan noda tanpa memengaruhi penampilan atau integritas sebuah benda (seperti perabot antik) adalah hal yang mustahil, jadi singkirkan terlebih dulu. Jika Anda punya cadangannya, gunakan; bila tidak, pindahkan benda tersebut secara diam-diam agar para tamu tidak sadar.
- Anda disarankan menggunakan tali, gorden, atau layar untuk menyembunyikan area makanan (misalnya meja yang berantakan, atau saat Anda menyiapkan hidangan berikutnya), karena beberapa tamu mungkin menganggap makanan yang terlihat sebagai sesuatu yang bisa dikonsumsi dengan bebas setiap saat – sementara hal ini belum tentu sesuai dengan maksud Anda.
- Campurkan menu. Jika sebuah hidangan tidak bisa disajikan (misalnya karena gosong), singkirkan semuanya, atau cari alternative baru. Kurangi porsinya untuk menghemat makanan, tetapi tingkatkan porsi makanan lain agar tetap seimbang. Beritahukan kepada para tamu sesuai keperluan.
- Orang-orang vegetarian, pemilih, penderita alergi, atau penganut pola diet/religious khusus harus diperhatikan kebutuhannya – seharusnya Anda bisa melakukan hal ini dengan perencanaan yang baik. Namun, terkadang, tamu akan membawa anggota keluarga, pasangan, atau teman dekat tanpa memberitahu Anda, terutama jika undangannya bersifat bebas. Bila ini terjadi, solusinya mudah. Hitung tamu yang baru datang bersama dan saat mereka tiba di pintu, bertanyalah mengenai kebutuhan makanan khusus dan segera beri tahukan kepada staf layanan serta dapur.
- Untuk kelompok-kelompok besar yang tidak menghadiri acara sebagai tamu gelap, kirimkan anggota tim ke dapur dan minta ia menghitung stok. Jika diperlukan, belilah suplai makanan tambahan. Bagian dapur biasanya melebihkan porsi untuk berjaga-jaga, sehingga pembatalan lebih sering terjadi daripada kekurangan makanan. Porsi yang terbatas juga bisa dihemat bila Anda menyediakan makanan pengganjal tambahan, seperti roti, salad, atau hidangan sayuran, yaitu bahan-bahan yang bisa dengan mudah didapatkan dari supermarket lokal.
3
Ketahui cara berurusan dengan anak kecil. Ingatlah bahwa banyak manajer sering lupa atau meremehkan kepintaran serta kebutuhan dan keinginan anak-anak dalam sebuah acara. Mereka sama dengan orang dewasa – ingin bersenang-senang dan tidak bosan. Ingat, orangtua juga akan tersinggung bila sebuah acara tidak bisa memenuhi kebutuhan anak-anaknya. Baiknya, mintalah konfirmasi kehadiran (RSVP) untuk setiap anak yang mungkin ikut datang.
- Anak-anak yang lebih kecil (di bawah usia 10 tahun) lebih baik diberikan makanan atau kudapan terlebih dulu, karena hidangan makan malam mungkin baru disajikan pukul 20.00. Waktu penyajian ini biasanya terlambat bagi waktu makan kebanyakan anak. Makanan yang Anda berikan kepada anak-anak juga harus menyenangkan dan sehat, tetapi tetap spesial dengan sentuhan khusus bagi mereka – ini berguna agar para orangtua terbantu dan bisa menikmati acara sebagai tamu.
- Anak-anak di atas usia 10 tahun biasanya bisa diberikan makanan serta porsi orang dewasa, bahkan jika mereka tidak menghabiskannya, tetapi tawarkan juga menu anak-anak bagi mereka (tentunya dengan seizin orangtua) bila kelihatannya mereka tidak suka. Biasanya, anak-anak remaja berusia 13-18 sering meminta makanan yang sama dengan anak-anak yang lebih kecil, seperti hamburger dan kentang goreng, alih-alih makanan restoran yang lebih formal. Makanan untuk anak-anak ini biasanya dituliskan dengan istilah "Alternative Menu". Bermainlah aman dan berdiskusilah dengan tamu-tamu kunci tentang rencana Anda untuk tetap berhasil memuaskan kaum tua dan muda dari jauh-jauh hari sebelumnya.
- Sediakan area untuk para ibu dengan anak kecil. Penuhi kebutuhan mereka, misalnya jeda di ruang toilet, keperluan menyusui, dll., dan siapkan tempat beristirahat untuk anak-anak yang masih sangat kecil agar mereka bisa tidur jika kelelahan.
4
Ketahui cara mengatasi tamu yang mabuk atau kasar, penyusup, serta lainnya. Tamu-tamu ini terkadang menimbulkan masalah, baik di acara-acara keluarga maupun perusahaan. Mereka membawa urusan politik serta drama, dan, sebagai orang luar, Anda mungkin tidak menyadarinya. Jadi, bersiagalah selalu.
- Bertanyalah kepada klien atau tamu-tamu kunci sebelum acara untuk mempelajari kemungkinan terjadinya masalah seperti ini, atau dengan beberapa tamu pilihan jika tamu-tamu kunci tidak boleh diganggu. Dengan begini, Anda bisa memastikan orang-orang sudah duduk di tempat yang benar dan tidak akan menyebabkan masalah. Siapkan staf bagian layanan atau tamu kunci untuk bertindak sebagai pengawas tidak resmi, bersikap waspada, dan membantu ketika diperlukan. Tugas Anda adalah memastikan acara berlangsung dengan lancar dan menjauhi hal-hal pribadi, kecuali benar-benar terpaksa. Jadi, pastikan Anda tahu siapa saja di dalam acara yang tergolong sebagai tamu tipe "peacemakers" (mereka yang bisa membantu menjaga kelancaran acara).
- Karena menolak memberikan alkohol kepada tamu yang mabuk atau mengurusi tamu yang marah dan kasar bisa menjadi hal yang sulit, lebih baik libatkan tamu peacemaker. Hubungi tenaga hukum hanya jika diperlukan dan setelah Anda berkonsultasi dengan para tamu kunci. Anda tetap harus waspada, bahkan saat menjalankan acara-acara kecil atau di pekarangan belakang rumah.
- Tamu-tamu yang tidak diundang adalah urusan yang sulit. Jika mereka datang dan membuat kerusuhan, usir bila diperlukan – berkonsultasilah dengan para tamu kunci untuk memverifikasi bahwa orang-orang ini memang tidak diinginkan untuk datang. Jika ada banyak perusuh yang kasar, tugas Anda adalah melindungi tamu-tamu lain dan menghubungi keamanan atau polisi bila para perusuh ini tidak mau meninggalkan tempat setelah diminta oleh Anda sebagai manajer dan/atau para tamu kunci.
- Tamu biasanya senang memindahkan kartu-kartu nama di meja, sehingga mereka bisa duduk di sebelah orang yang mereka inginkan, atau di meja yang mereka mau. Berkonsultasilah dengan para tamu kunci tentang seberapa diizinkannya hal ini. Biasanya, Anda harus mengatur rencana meja sebelumnya dan telah menerima persetujuan para tamu kunci. Jika posisi meja ini seharusnya sudah tepat, lebih baik Anda menjauhkan tamu dari area makan sebelum waktunya tiba. Biasanya, area bar, lobi, atau ruang tunggu bisa dipakai untuk menampung tamu. Jika pengelompokan tertentu sangat penting karena urusan keluarga, satukan orang-orang dan pandu mereka per kelompok ke arah meja-meja yang terpisah dan dudukkan dalam urutan yang tepat.
5
Ketahui cara menangani cuaca yang tidak bersahabat. Di seluruh dunia, terkadang akan ada cuaca buruk yang tidak diduga, misalnya hujan atau salju. Angin dingin atau udara panas juga bisa menyebabkan masalah. Meski cuaca biasanya tidak terlalu berpengaruh saat acara diadakan di dalam ruangan, Anda harus siap menjumpai tantangan bila di luar ruangan. Jika Anda bisa memperkirakan cuaca yang buruk, pertimbangkan mengganti lokasi acara. Bila tidak bisa, sewa tenda atau paviliun besar (harganya mungkin mahal, terutama jika dilakukan secara mendadak). Mengawasi perkembangan cuaca adalah hal yang penting; bila acara sudah terlanjur kacau karenanya, Anda hampir tidak mungkin memperbaiki acara, jadi manfaatkan sebaik mungkin apa yang sudah Anda ketahui dan miliki.
- Banyak bagian dunia sekarang memiliki kebijakan asuransi untuk cuaca buruk atau masalah lain. Bila Anda berada di area yang dikenal karena perubahan cuaca secara mendadak, carilah konfirmasi apakah acara bisa dijadwalkan ulang, sehingga klien setidaknya bisa menghemat biaya menyewa perlengkapan, tempat, serta staf layanan.
Iklan

Tips

Siapkan ruang kecil berisikan benda-benda seperti serbet ekstra untuk mengelap tumpahan, tabung pemadam api, kotak P3K, dan alat-alat untuk insiden lainnya. Anda tidak akan memerlukannya bila semuanya berlangsung dengan lancar, tetapi lebih baik berjaga-jaga untuk acara yang besar.
Tamu-tamu serta pembicara yang lelah atau mengalami jet lag harus dipastikan kebugarannya. Bila perlu, berkonsultasilah langsung dengan mereka atau para asisten untuk memesan spa dan perawatan pijat atau cara penyegaran tubuh lainnya. Anda juga bisa mengirimkan makanan bila mereka sudah beberapa saat tidak makan, atau obat jika mereka merasa agak tidak enak badan (misalnya sakit kepala karena naik pesawat atau gugup, atau sakit perut). Rujukkan dokter bila diperlukan. Tamu serta pembicara yang lelah bisa mengacaukan acara, meski semua tantangan lainnya mungkin berhasil Anda atasi.
Pastikan semua orang bisa melihat dan mendengar panggung, musik, atau pidato.
Ingatlah juga bahwa menangani acara orang lain adalah sebuah kehormatan. Meski hal ini bisa terlihat sangat membuat stres dan sulit, kontribusi Anda bisa membuat banyak orang senang, sehingga mereka akan selalu mengingat momen acara di sepanjang hidupnya. Selain itu, Anda juga terbiasa memiliki kemampuan-kemampuan yang berguna dalam kehidupan sehari-hari.
Sebagai manajer, Anda mungkin harus bertindak sebagai tuan rumah impromptu (dadakan/spontan), atau bahkan rekan dansa untuk memastikan acara berjalan dengan lancar. Kembangkan keahlian berbicara dan menari, tetapi pada saat yang sama, delegasikan peran manajemen ke anggota tim lain yang bisa menggantikan peran Anda untuk sementara waktu. Targetnya di sini adalah memastikan tidak ada seorang pun yang duduk diam di meja.