Как организовать мероприятие

Организация мероприятия — это интересный новый опыт, и не имеет значения, что именно вас ждет: вечеринка, корпоративное мероприятие, встреча для друзей и семьи, свадьба или какое-либо официальное мероприятие. Грамотная организация — важная часть любого мероприятия, и вы можете быть уверены, что ваши усилия не останутся незамеченными. Из этой статьи вы узнаете, как организовать мероприятие, как разрешать конфликты и находить выход из сложных ситуаций, а также как избегать проблем с помощью четкого планирования.

Метод 1

Метод 1 из 5:

Основные задачи

Загрузить PDF

1
Определите свои цели и задачи. До начала планирования важно выяснить, каким по размеру должно быть место, каким будет бюджет, что будет происходить, сколько будет гостей и что это будут за люди, а также решить, какая стратегия планирования вам подойдет. Каким вы хотите видеть мероприятие? Что вы хотите сделать?
- Когда вы определите, чему будет посвящено мероприятие (празднованию события, сбору денег, образованию, продажам, внесению предложений), вам нужно будет подумать, зачем вы занимаетесь этим. Понимание причин поможет вам сосредоточиться и заняться делом.
- Вам также нужно будет продумать, какими будут ваши цели. Невозможно достичь цели, если не знать, в чем она заключается. Цель позволит вам сохранять мотивацию до самого конца.
2
Выберите дату и время. Это один из ключевых моментов планирования. Если выбрать дату и время, которые никому не будут подходить, все ваши усилия будут напрасными. Если же выбрать день, который наступит еще не скоро или наоборот слишком скоро, есть риск, что люди или забудут о мероприятии, или уже спланируют свое время иначе. Крайне важно выбрать такую дату, которая будет удобна большинству.
- Лучше всего сообщить гостям о мероприятии за две недели. Скорее всего, у них еще не будет других планов. Потом вы сможете напомнить о мероприятии один или два раза ближе к выбранной дате. Выбирайте день, до которого у вас будет в запасе 2–3 недели, но только при условии, что вы успеете все сделать вовремя.
3
Выберите место. Теперь вы знаете, что вы будете делать и когда, поэтому нужно решить, какое место вам подойдет, и выяснить в нескольких заведениях, свободна ли там интересующая вас дата. Какое помещение вам нужно? Как будет использоваться помещение? Гости будут сидеть на стульях в ряд, на скамейках, за столами или на пледах на траве? Нужно ли вам место для танцев, сцена или трибуна? Убедитесь, что выбранное место подходит вам по размеру.
- Посетите место заранее и набросайте план помещения. Вы сможете использовать этот план для расстановки столов, организации питания, продумывания безбарьерного доступа для инвалидов и пути выхода из помещения, а также для размещения оборудования. Отметьте место, где находится источник электропитаиня (если потребуется), а также места внешнего оборудования (холодильников, машины со льдом, барбекю, плиты и так далее). Нанесите на план все розетки и места, где будут проходить кабели (их можно будет скрыть ковром), и любые предметы, требующие особого внимания с точки зрения безопасности.
- Нужно ли вам специальное разрешение? Иногда бывает нужно специальное разрешение на продажу алкоголя, а также для проведения шумных мероприятий, организации подъезда транспорта, парковки, установки крупных конструкций (к примеру, павильонов).
4
Решите, сколько людей вы будете приглашать. На какое количество людей рассчитан ваш бюджет? Вход на мероприятие может осуществляться только по билетам или пригласительным, и это упрощает планирование, однако всегда возможны опоздания, а также дополнительные участники (к примеру, дети, супруги, друзья). Помните, что чем больше людей, тем больше персонала вам потребуется.
- Поскольку количество людей может стать серьезной проблемой, важно предусмотреть достаточно места для всех гостей.
- Решите, какое максимальное количество людей сможет посетить ваше мероприятие.
5
Установите бюджет. Объединитесь с парой проверенных людей и решите, сколько денег вам потребуется на проведение мероприятия. Будете ли вы нанимать персонал? Потребуется ли вам брать в аренду оборудование и оплачивать аренду помещения? Сколько денег нужно на еду и напитки? А на мелкую полиграфию? Решите, какая сумма будет у вас в распоряжении, и стройте планы, исходя из бюджета. Не стоить тратить личные деньги на то, на что вы не обязаны их тратить.
- Возможно, вам удастся привлечь средства спонсоров или добровольные пожертвования, но так бывает не всегда. Если поступления дополнительных средств не предвидится, важно не закладывать в бюджет лишние деньги. Если услуги кейтеринговой службы стоят больших денег, предложите всем принести свою еду и напитки. Услуги персонала вам не потребуются, но вам нужно будет найти стол, бенмари и холодильники. Чтобы не тратить деньги на фотографа, фотографируйте друг друга сами. Проявите изобретательность!
6
Соберите команду. Распределите задачи между участниками команды. Если вы организуете неофициальное мероприятие, участниками команды могут быть друзья, родственники и другие желающие. Организация мероприятия подразумевает распределение зон ответственности между людьми. Убедитесь, что все знают, что нужно делать.
- Распределите обязанности одновременно с наймом персонала и подготовкой пригласительных. Назначьте ответственных как можно раньше и предложите им возможность выбора задач, если это возможно. Вам также стоит иметь нескольких людей про запас, потому что возможность накладок не исключена.
7
Продумайте последовательность событий. Невозможно строить планы, не зная порядка действий на мероприятии. Когда выступающие будут произносить речи? Будут ли на мероприятии игры, презентации, развлечения? Сколько времени будет на то, чтобы гости смогли поесть? Продумайте подробный план, учитывающий все события.
- Оставляйте немного времени в запасе, поскольку возможны отклонения от графика. Люди могут опаздывать, речи могут быть длиннее, чем запланировано, и очередь за едой может растянуться. Конечно, стоит продумать график, однако важно понимать, что не всегда все идет четко по плану.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 5:

Начало подготовки

Загрузить PDF

1
Разошлите приглашения. Без приглашения никто не будет знать о вашем мероприятии. Ваш пригласительный — это лицо мероприятия, поэтому к оформлению нужно отнестись ответственно. Первое впечатление о мероприятии сформируется именно благодаря пригласительному. Постарайтесь сделать все на достойном уровне.
- Рассмотрите классические варианты: открытки, флаеры и прочую мелкую полиграфию. Помните, что приглашения также можно разослать в цифровом виде: по электронной почте, в виде электронной рассылки, через социальные сети или сайты, созданные для оформления пригласительных. Кроме того, можно просто отметить событие в календаре.
  - Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие посетило максимально возможное количество людей, рассылайте приглашения через социальные сети. Если мероприятие будет только для избранных, откажитесь от социальных сетей.
Вам нужно будет точно знать, сколько людей придет. Скорее всего, количество гостей на мероприятии все равно будет отличаться от количества людей, подтвердивших участие, однако вы должны хотя бы примерно представлять, чего вам ждать. Существуют специальные сайты, которые позволяют вести учет, но можно использовать инструменты социальных сетей (к примеру, Facebook) или фиксировать людей в Excel.
3
Учтите всех людей. Нужно ли вам будет найти и нанять фотографов, строителей, дизайнеров, декораторов, выступающих, спонсоров, ведущих, музыкантов, священнослужителей, танцоров, других артистов либо перепоручить их обязанности кому-то еще? Учтите всех этих людей при планировании, чтобы всем хватило мест и еды, если это предусмотрено договоренностями.
- Будут ли на мероприятии еда и напитки? Если будут, знайте, кто будет отвечать за приготовление еды, подачу на стол и уборку. Какая еда будет подаваться? Будут ли на мероприятии гости с аллергией, вегетарианцы или веганы, диабетики, люди с ограничением по питанию по религиозным причинам и так далее? Будут ли там младенцы, дети, пожилые люди или инвалиды, которые не смогут есть твердую пищу?
- Подумайте, будут ли на мероприятии развлечения и что нужно для их организации. Возможно, вам нужно будет заказать музыкальное оборудование, павильоны или палатки, украшения, свет, микрофон, усилители, источники питания, проекторы или экраны для слайдшоу, дымовые машины, сценические зеркала, растяжки, плакаты с названием компании и так далее.
  - Если вы нанимаете фирму, которая будет отвечать за развлечения, выясните, смогут ли они предоставить свое собственное оборудование, а также какое оборудование будет в выбранном месте. Договоритесь о графике. Так вы будете знать, какая помощь будет нужна от вас.
- Кейтеринговые фирмы, флористы, ведущие и прочие специалисты дорожат своим временем, поэтому с ними следует договариваться как можно раньше (чем позже вы это сделаете, тем дороже могут быть их услуги). Если сделать это заранее, у вас будет время найти замену, если они откажутся.
4
Найдите ведущего. Ведущий нужен для того, чтобы мероприятие проходило по графику. Ведущий произносит речи, приглашает за стол, объявляет начало танцев или других развлечений и представляет почетных гостей. Договоритесь с ведущим о дате и о плане. Если ведущий будет толковым, он существенно поможет вам в проведении мероприятия.
- Возможно, ведущим придется быть вам. Это будет сложнее, поскольку вам нужно будет контролировать процесс до самого конца. Важно назначить ответственных в каждой из групп помощников, чтобы вы могли делегировать им обязанности.
5
Подготовьте оборудование. Нанимая команду, убедитесь, что они возьмут с собой все необходимое. Возможно, все оборудование люди принесут с собой, но есть вероятность, что вам придется искать его отдельно. Оборудование можно взять напрокат, купить или одолжить. Пройдитесь по всему списку, от салфеток до удлинителей.
- Украшения — важная часть любого мероприятия. Скатерти, цветы, подарки, свечи, шарики, плакаты, растяжки, фотозоны, красные ковровые дорожки и все прочее нужно искать заранее.
6
Подумайте, насколько помещение подходит под ваши нужды. Неопытные организаторы часто не придают значения количеству и качеству таких вещей, как уборные, парковка, рампы для колясочников, гардеробы, помещения для хранения вещей, кухни, мусорные баки, ведерки со льдом, розетки и так далее. Продумайте все нюансы заранее.
- Также подумайте, как люди доберутся до места проведения мероприятия. Потребуется ли иностранным гостям жилье и транспорт? Нужно ли вам будет бронировать для них трансфер?
7
Знайте, с кем вы будете работать. Если идея мероприятия принадлежит не вам, важно знать, как вы будете действовать в любой ситуации. Чтобы клиент доверял вам, вам следует выяснить:
- Кто основные гости? Обычно это понятно — к примеру, невеста и жених. Клиент не всегда является основным гостем. Он может присутствовать или не присутствовать на мероприятии.
- Кто инициирует мероприятие. Обычно эти люди сидят за своим столом и помогают гостям знакомиться и общаться. Как правило, эти люди умеют создавать нужную атмосферу и давать новые темы разговоров, приглашать всех танцевать, представлять гостей друг другу. На таких людей обычно можно положиться, поскольку они будут сообщать вам всю важную информацию, могут сами взять слово или выступить в роли ведущих. Как правило, благодаря этим людям мероприятия проходят гладко.
- Кто поможет навести порядок в случае проблем. Знайте, кто сможет помочь вам решать проблемы, если потребуется. Чаще всего в этой роли выступают главы семьи, опекуны, управляющие или охранники.
- Кто принимает решения. В большинстве ситуаций решение будете принимать вы как менеджер, однако возможны ситуации, где вам нужно будет что-то объяснять гостям, и это будет не совсем удобно. Выясните, с кем вы можете поговорить в случае непредвиденных обстоятельств. Скорее всего, вам нужно будет общаться с человеком, который оплачивает мероприятие или ваши услуги и которого вы считаете своим клиентом.
Реклама

Метод 3

Метод 3 из 5:

Подготовка накануне мероприятия

Загрузить PDF

1
Изучите место проведения мероприятия. До мероприятия посетите место проведения и подумайте, как все будет организовано. Возможно, вам потребуется дополнительное оборудование — удлинители, свет и так далее. Если вы не сможете их сразу найти, то вашим гостям найти их будет еще сложнее. Учитывайте это.
- Если это возможно, решите, где и что будет стоять. Если для всего нет места, от чего-то придется отказаться. Поговорите с управляющим заведением о том, сможет ли он вам помочь, и спросите, нужно ли вам учитывать какие-то особые обстоятельства или требования.
2
Подготовьте подарочные наборы для членов своей команды. Всем придется потрудиться. Чтобы поблагодарить людей за работу и выразить свою признательность, подготовьте подарки. В набор можно включить бутылки с водой, батончики из гранолы, шоколад, небольшие сувениры и все, что посчитаете нужным. Это позволит укрепить командный дух.
- Подготовьте значки или мелкие сувениры, которые останутся на память о мероприятии. Следите за тем, чтобы все могли вовремя есть и пить. Старайтесь видеть в своих сотрудниках ресурс, которым вы сможете воспользоваться в будущем.
3
Свяжитесь со всеми участниками команды накануне мероприятия. Важно убедиться, что все знают, что надо делать, и готовы работать. Дайте всем четкие инструкции относительно времени прибытия и вручите всем свои контактные данные. Если ни у кого нет вопросов, можно приступать.
- Проверьте, все ли готовы к работе. Не все смогут сказать правду, поэтому постарайтесь сделать выводы самостоятельно. Выглядят ли люди уверенными в себе и готовыми работать? Если нет, успокойте их, еще раз проговорите все их обязанности и задайте пару вопросов. Если сомневаетесь, что кто-то справится со своими задачами, поставьте ему в пару более опытного сотрудника.
4
Подготовьте список контактов и другие бумаги, если нужно. Ваша самоорганизация также важна. Если вы подготовлены, вы сможете спасти любую ситуацию, но если нет, все выйдет из-под контроля. Вот несколько способов подготовиться:
- Составьте список всех нужных вам телефонов и адресов. Кондитер думал, что вы сами заберете торт? Не беда — позвоните Маше, которая живет недалеко, и попросите ее забрать торт по дороге на мероприятие.
- Составьте список всего. Пройдитесь по спискам и проверьте, каких вещей, оборудования и людей не хватает.
- Подготовьте все счета и договоры. Чем лучше вы подготовитесь, тем меньше проблем у вас будет потом.
5
Старайтесь ничего не менять в последний момент. Вам кажется, что клиент будет пытаться вносить поправки до самого последнего момента? При организации свадеб клиенты часто просят изменить что-то в оформлении в последний момент. Обозначьте крайний срок внесения поправок. Как правило, максимальный срок — это неделя до мероприятия. До этого срока еще можно внести изменения без существенного ущерба для бюджета или организации.
- Если изменения незначительные и не подразумевают дополнительных затрат, не отказывайтесь внести эти поправки. Старайтесь с пониманием относиться к клиенту, поскольку его ждет очень важное для него мероприятие.
Реклама

Метод 4

Метод 4 из 5:

Действия во время мероприятия

Загрузить PDF

1
Подготовьте все. Приезжайте на место проведения мероприятия раньше всех. Убедитесь, что все прибыли вовремя и позвоните тем, кто опаздывает. Помогайте людям, которым нужна помощь, и давайте указания там, где это необходимо. Не мешайте, если ваше присутствие где-то не нужно. Следите за тем, чтобы никто не был травмирован.
- Вам будет спокойнее, если вы составите список дел и пройдетесь по нему. Выдайте список каждой команде: тем, кого вы наняли; тем, кто отвечает за украшения и расстановку мебели; тем, кто отвечает за оборудование. Убедитесь, что все на месте.
2
Делегируйте работу. Не бойтесь делегировать обязанности. Невозможно успеть все, поэтому нужно распределять обязанности. Если кто-то плохо справляется со своей работой, поручите ему другую. Ваша задача — грамотно распределить работу. Вы не командуете и не нарушаете личные границы — вас наняли, чтобы вы делали именно это.
- Будьте вежливы, но говорите твердо и уверенно. Например, так: "Максим, мне нужно твоя помощь с кейтерингом. Спасибо". Ваша команда должна работать сплочено. Чтобы всем было легче, возьмите на себя роль руководителя, которым вы и должны являться.
3
Умейте адаптироваться. Старайтесь укладываться в график и находить выход, если уложиться в график не получается, но самое главное — не переживайте из-за этого. Если вы начнете нервничать, вы перестанете себя контролировать, и из этого ничего хорошего не выйдет. Если какая-то речь затянулась на 10 минут и говорящий игнорирует ваши знаки, расслабьтесь. Вы просто подадите напитки чуть позже, и никто не заметит. Ничего страшного не случилось.
- Возможны любые накладки. Предусмотреть все невозможно, и чем раньше вы научитесь принимать это, тем лучше. Спокойный управляющий мероприятием может решить любую проблему, а взвинченный — нет. Поэтому не нервничайте и позвольте всему идти своим чередом. Скоро мероприятие завершится!
4
Держите всех в курсе происходящего. В день мероприятия проверьте количество гостей и все прочие нюансы. Если нужно что-то изменить, сообщите об этом ответственным людям как можно скорее. Вы должны быть первым(-ой), кто заметит какие-либо проблемы.
- Спрашивайте клиентов, как они себя чувствуют. Они могут нервничать, волноваться, скучать, радоваться или переживать из-за чего-либо, и разговор с вами может помочь им успокоиться и мотивировать сделать что-то. Подбадривайте гостей и членов своей команды, если это необходимо.
5
Занимайтесь своим делом. Считайте, что каждый член команды способен справиться со своей задачей: если вы им поручили что-то, значит, они справятся. Предлагайте помощь, если потребуется, однако все члены вашей команды должны быть достаточно опытными для того, чтобы в этой помощи не нуждаться. Помните о следующем:
- Встречайте всех гостей на входе. Когда мероприятие начнется, позвольте ведущему занимать гостей. Ваша задача будет заключаться в решении проблем и контроле всех процессов, которых гости не видят (приготовление еды и прочие задачи).
- Наблюдайте за гостями и время от времени разговаривайте с ведущим на тот случай, если какие-то планы изменятся.
- Держитесь на расстоянии от главных гостей вечера. Это их праздник. Но будьте готовы уточнять у них в подходящие моменты, всем ли они довольны и нет ли у них просьб или пожеланий.
Если мероприятие проводится с целью продвижения, подготовьте сувениры. Гости должны запомнить этот вечер, но, скорее всего, вам нужно не только это. Вероятно, вы хотите, чтобы гости зашли на сайт, сделали пожертвование или рассказали о компании другим. Чтобы мероприятие запомнилось, подготовьте сувенирную продукцию. Это может быть картинка, флаер, ручка — что-то, что будет напоминать гостям о вас и о вашем мероприятии.
7
После мероприятия поздравьте себя. Кажется, что мероприятие проходит само собой и никто не видит подготовку. Похвалите себя — вы это заслужили! Но пока рано расслабляться — работа еще не завершена.
- После мероприятия найдите время, чтобы встретиться с клиентом и поблагодарить его. Вручите клиенту небольшой подарок в честь этого мероприятия — такие мелочи всегда делают встречи более приятными. Кроме того, так клиент охотнее будет рекомендовать вас. Подарите цветы или какую-нибудь фотографию этого вечера в рамке (например, момент разрезания ленты, самый яркий момент выступления, церемония награждения, поцелуй жениха и невесты, задувание свечей на торте) или любой другой подарок, который будет уместен в этих условиях.
8
Наведите порядок и отправляйтесь домой. Старайтесь оставить место в таком же виде, каким оно было до вас. Скажите своей команде, что пришло время навести порядок, и не уходите, пока уборка не завершится. Помните, что вы тоже должны принимать участие.
- Это не только вежливо, но и позволит вам избежать лишних расходов. Во многих местах уборку после мероприятия включают в счет. Старайтесь избегать скрытых расходов.
9
Организуйте возврат и оплату всего оборудования и поблагодарите всех, с кем вы работали. Возможно, сделать это придется позже. Спросите клиента, понравилось ли ему мероприятие. Даже если вам заплатят позже, поблагодарите клиента за возможность поработать с ним и попросите его визитную карточку.
- Поблагодарите членов своей команды. Проследите, чтобы всем заплатили. Соберите чеки и позаботьтесь обо всех. Вы должны быть последним, кто выйдет из помещения.
Реклама

Метод 5

Метод 5 из 5:

Решение проблем

Загрузить PDF

1
Знайте, что делать в случае опозданий гостей и как решать другие проблемы. Люди часто опаздывают, и вы должны быть готовы к этому. Как правило, задержек сложно избежать (к примеру, из-за непредсказуемости пробок на дорогах), но гости, пришедшие вовремя, спокойно относятся к ним. Чтобы избежать лишних трудностей:
- Убедитесь, что в приглашении четко указано время. Если вы просите гостей подтвердить участие, попросите их также подтвердить время. Свяжитесь с ведущим, гостями (чаще всего самыми главными), артистами и персоналом кухни, если вам стало известно о проблеме, которую сложно решить быстро. Если опаздывают главные гости (к примеру, жених и невеста), можно сделать следующее:
- Свяжитесь с опаздывающими сами и попросите уточнить приблизительное время прибытия. Сообщите на кухню о новом времени, чтобы персонал мог замедлить или ускорить работу.
- Не сообщайте всем гостям, что начало откладывается из-за опоздания гостей (это все поймут и сами). Скажите главным гостям, что вам об этом известно. Объясните, что вы намерены делать, однако дайте людям возможность самим решать, поскольку они лучше знают друг друга и могут принимать решения, которые подойдут всем.
- Следите за временем, поскольку все должны успеть произнести речи. Если главные гости опаздывают, предложите людям закуски или напитки — это не даст им заскучать.
- Если гости сильно опаздывают и вы не можете их ждать (к примеру, из-за того, что некоторые блюда нельзя подать позже), начните мероприятие вовремя, а когда опаздывающие гости прибудут, подайте им ту еду, которую подают всем, даже если это будет десерт.
- Предложите всем еще потанцевать, поиграть, произнести речь или устройте любое другое развлечение, особенно если оно будет связано с музыкой. Попросите фотографов поработать с гостями, пока не прибудут опаздывающие. Продумайте запасной план за день до мероприятия.
- Если гости специально хотят прийти позже, относитесь к этому как к выбору гостей, а не как к вашему провалу. Ваша задача — заниматься теми гостями, которые уже пришли. Ведите себя так, словно никакой проблемы нет.
2
Знайте, как решать проблемы с едой. Эти проблемы случаются редко, если все было продумано заранее, но иногда возможны сюрпризы: ребенок может рассыпать еду или на кухне может случиться какая-то накладка. Заранее узнайте, какие гости будут на мероприятии, чтобы вы могли продумать расположение столов с едой и мест гостей.
- Если где-то была разлита жидкость, ее нужно убрать как можно скорее по соображениям безопасности, даже если вам придется подвинуть ковер, любые декоративные элементы или мебель. Если пятно невозможно замаскировать (к примеру, если это антикварный предмет), лучше унести предмет с пятном. Если у вас есть запасная мебель, используйте ее. Если нет, расставьте остальные предметы мебели так, чтобы отсутствие одного предмета не бросалось в глаза.
- Зону с едой можно отгородить веревочным заграждением, шторкой или ширмой. Это бывает полезно в том случае, если тарелки с закусками едва помещаются на фуршетном столе или если вы планируете показывать, что будет подаваться позже. Некоторые гости могут решить, что еда подается в неограниченных количествах и ее можно брать самостоятельно, но это не всегда так.
- Измените меню. Если какую-то часть блюда невозможно подать (к примеру, гарнир подгорел), исключите его, замените другим или сократите порцию, чтобы оставшегося гарнира хватило на всех. При этом нужно увеличить порции других продуктов. Сообщите о решении ответственным.
- Неожиданных вегетарианцев, трезвенников и гостей с аллергией не должно быть, если вы все продумали заранее, но нередко люди приводят с собой родственников или близких друзей, не предупреждая об этом заранее, особенно если мероприятие не предусматривает наличие строгого количества пригласительных. Как правило, решать такие проблемы легко. Встречайте гостей у входа и спрашивайте, есть ли у них предпочтения в еде. Сообщайте о любых предпочтениях на кухню, как только будете узнавать о них.
- Если гостей пришло больше, чем вы рассчитывали, распорядитесь приготовить больше еды или купить еще продуктов, если потребуется. Как правило, на кухне есть запас продуктов с учетом возможной порчи, и чаще всего еды оказывается больше, чем нужно, а не меньше. Можно уменьшить порции и подать больше хлеба, салата или овощей, то есть продуктов, которые можно быстро купить в супермаркете.
3
Знайте, как решать проблемы с детьми. Не совершайте ошибку многих менеджеров — помните, что у детей те же потребности, что и у взрослых: они хотят хорошо провести время и чтобы им не было скучно. Родители часто обижаются, если на мероприятии не предусмотрено развлечений для детей. Лучше всего попросить всех гостей, которые планируют взять с собой детей, предупредить вас об этом, отправляя ответ на ваше приглашение.
- Маленьким детям (до 10 лет) лучше всего предложить еду или закуски пораньше, поскольку чаще всего ужин начинается не раньше восьми вечера, а это гораздо позже, чем дети обычно едят. Еда должна быть интересной для детей и полезной, но еще и такой же продуманной, как и еда для взрослых — родители это оценят. Полноценная еда для детей упростит работу родителям, благодаря чему они смогут спокойно провести этот вечер.
- Детям старше 10 лет, как правило, можно подавать еду для взрослых и порции такого же размера, как взрослым, хотя дети чаще всего не съедают всю порцию. С согласия родителей предложите детям детское меню, если еда для взрослых им не нравится. Подростки часто выбирают ту же еду, что и дети, поскольку она более простая. По этой причине некоторые заведения переименовывают детские меню в альтернативные меню. Заранее обсудите с главными гостями меню для детей и варианты развлечений для детей и пожилых людей.
- Выделите уединенное место для женщин с младенцами, где они могли бы их покормить и переодеть, а также место для маленьких детей, где они могли бы поспать, если устанут.
4
Знайте, как вести себя с буйными и нетрезвыми гостями, а также с людьми, которые пытаются попасть на мероприятие без пригласительного. В идеале этого удается избежать, но не всегда — на корпоративных и семейных мероприятиях возможны проблемы. Нередко всплывают нюансы, о которых вы не знали и не могли знать, поэтому будьте готовы ко всему.
- Спросите клиента и главных гостей о возможных сценариях поведения в таких случаях. Если с ними это обсуждать неуместно, поговорите с другими ответственными, чтобы избежать проблем с рассадкой. Назначьте ответственных за эти ситуации, следите за обстановкой и будьте готовы вмешаться, если потребуется. Строго говоря, ваша обязанность заключается в проведении мероприятия, но вы не отвечаете за личные вопросы гостей. По этой причине вам следует узнать, к кому вам стоит обращаться, если возникнет неприятная ситуация.
- Поскольку отказать в алкоголе гостю, который уже выпил лишнего, может быть сложно, как и взаимодействовать с гостем, который ведет себя агрессивно, лучше всего позволить одному из гостей разрешить конфликт. Вызывайте полицию только в том случае, если это одобрят главные гости. Даже на небольших мероприятиях часто бывает много алкоголя, поэтому важно всегда быть начеку.
- Ситуации с людьми, которые пытаются попасть на мероприятие без приглашения, всегда довольно сложные. В этом случае лучше всего спокойно попросить их покинуть мероприятие, но сначала уточните у главных гостей, действительно ли этих людей нет в списке приглашенных. Если люди ведут себя агрессивно, ваш долг заключается в защите гостей в той степени, в которой это возможно. Вызовите полицию или охрану, если незваные гости не уходят, несмотря на ваши просьбы.
- Гости часто пренебрегают схемой рассадки и садятся туда, где им хочется, или рядом с теми, с кем хотят сидеть. Спросите главных гостей, допустимо ли это. Лучше всего обговорить все с клиентами заранее. Если люди обязательно должны сидеть в соответствии с рассадкой, не впускайте никого в обеденный зал до начала ужина. Часто до ужина гости находятся в лобби, в фойе или в баре. Если какие-то люди не должны пересекаться из-за семейных разногласий, можно разделить людей на группы и проводить их к соответствующим столикам отдельно.
5
Знайте, что делать, если вам помешала погода. Внезапный дождь или снег возможен в некоторых регионах, как и сильная жара или холод. Как правило, погода не имеет большого значения, если мероприятие проводится в закрытом помещении, но в случае с мероприятиями на открытом воздухе все сложнее. Если ожидается плохая погода, перенесите мероприятие в другое место. Если это невозможно, возьмите в аренду большой павильон или шатер (хотя этот вариант может быть дорогим, если заказывать все в последнюю минуту). Следите за погодой при подготовке к мероприятию. В случае с непогодой исправить ситуацию крайне сложно, поэтому сделайте все, что от вас зависит, чтобы не допустить проблем.
- В некоторых странах есть страховки на случай плохой погоды и других проблем. Если в вашем регионе погода бывает непредсказуемой, продумайте план действий на случай плохой погоды. Узнайте стоимость страховки и переноса мероприятия в другое место, поскольку это поможет вам подготовить клиента к возможным дополнительным расходам.
Реклама

Советы

Держите в одном удобном месте предметы первой необходимости: салфетки, огнетушитель, аптечку и другие вещи. Если все пройдет хорошо, они вам не потребуются, но в случае крупных мероприятий лучше иметь их под рукой на всякий случай.
Если кто-то из гостей или выступающих устал или вынужден привыкать к смене часовых поясов, уточните у них или их ассистентов, не нужен ли им сеанс в спа, массаж или что-то еще, что позволит им почувствовать себя лучше. Если они давно не ели, можно послать им обед, а если плохо себя чувствуют — таблетки (например, в случае головной боли из-за стресса или боли в животе из-за перелета). Уставшие гости или ораторы способы испортить любое мероприятие, как бы вы ни старались.
Убедитесь, что всем видно сцену и слышно музыку или выступления.
Помните, что заниматься организацией чужого мероприятия — это большая честь, даже если сам процесс оказывается очень нервным. Ваша работа может сделать многих людей счастливыми и подарить им незабываемые впечатления. Вам этот опыт также будет полезен, поскольку вы обретете много новых навыков.
Вы сами можете произнести речь или даже потанцевать с кем-нибудь, если это сделает мероприятие интереснее. Важно уметь делегировать свои обязанности на тот случай, если вам нужно участвовать в танцах или произносить речь. Важно, чтобы ни за одним столом не было тишины.