कैसे वर्क ईमेल को घर से एक्सेस (access) करें

आजकल ऐसा कम ही होता है, कि आपके ऑफिस छोड़ने के बाद काम बंद हो जाये, और अनेक लोगों को ऐसा ज़रूरी लगने लगा है कि वे वर्क ईमेल को घर पर या रास्ते में चेक करें। अगर आपकी कंपनी अनुमति देती हो, तब शायद आप, आउटलुक वेब ऐप (जिसे पहले आउटलुक वेब एक्सेस कहते थे) की मदद से, अपने वर्क ईमेल सर्वर से कनेक्ट हो सकते हैं। आप पारंपरिक आउटलुक (Outlook) क्लायंट, या अपने स्मार्टफ़ोन का इस्तेमाल भी कर सकते हैं। सफलतापूर्वक कनेक्ट करने के लिए साधारणतया आपको अपने आईटी विभाग से संपर्क करने की आवश्यकता होगी।

विधि 1

विधि 1 का 5:

आउटलुक वेब ऐप

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अपने घर से अपने वर्क ईमेल को एक्सेस करने से पहले, अपनी कंपनी के आईटी विभाग से संपर्क करके यह सुनिश्चित कर लीजिये कि आपको इसकी अनुमति है। अनेक बड़ी कंपनियाँ सुरक्षा कारणों से मना करती हैं, कि वर्क ईमेल को घर से एक्सेस नहीं मिलनी चाहिए। आपका आईटी विभाग आपको वह सही दिशा भी दिखा सकता है जिससे अपने ईमेल को एक्सेस कर सकें।
पता लगाइए कि क्या आपका बिज़नेस, ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस (Office 365 for Business) या किसी ऐसे ऐसे एक्सचेंज सर्वर का इस्तेमाल करता है जो आउटलुक वेब ऐप (एक्सेस) को सपोर्ट करता हो: आपका बिज़नेस किस माइक्रोसॉफ्ट प्रोडक्ट का इस्तेमाल करता है, उस पर यह निर्भर होगा कि आप किसी वेब ब्राउज़र से अपने ईमेल को किस तरह एक्सेस कर सकते हैं। अगर आपकी कंपनी ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस का इस्तेमाल करती है या उसके पास एक्सचेंज सर्वर है जो वेब एक्सेस के लिए कन्फ़िगर किया गया है, तब आप आउटलुक वेब ऐप (जिसे पहले आउटलुक वेब एक्सेस कहते थे) का इस्तेमाल, अपने वर्क ईमेल को देखने के लिए कर सकते हैं।
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अपनी कंपनी की ईमेल सर्विस के लॉगइन पेज पर जाइए: अगर आपकी कंपनी के पास आउटलुक वेब ऐप है, तब आप लॉगइन पेज को एक्सेस कर सकते हैं, जो इस पर निर्भर करेगा कि आपकी कंपनी की ईमेल सर्विस किस तरह से कन्फ़िगर की गई है:
- ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस – portal.office.com विज़िट करिए।
- एक्सचेंज सर्वर: अपने एक्सचेंज सर्वर के लॉगइन पेज पर विज़िट करिए। उदाहरण के लिए, अगर आपकी कंपनी का नाम हो "Interslice," तब mail.interslice.com आपका लॉगइन पेज हो सकता है।
अपने पूरे ईमेल एड्रेस तथा पासवर्ड के साथ लॉगइन करिए: अपने ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस या एक्सचेंज ईमेल एड्रेस तथा पासवर्ड को एंटर करिए। अगर आपको ये नहीं मालूम हैं, तब अपने आईटी विभाग से संपर्क करिए।
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अपना मेल बॉक्स खोलिए: लॉगइन करने के बाद आप अपने अकाउंट का इनबॉक्स खोल सकेंगे। आप ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस या एक्सचेंज सर्वर में से किसको इस्तेमाल कर रहे होंगे, उसके आधार पर प्रोसेस (process) कुछ कुछ फ़र्क हो सकता है:
- ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस – ऐप लॉंचर बटन को क्लिक करिए (यह ग्रिड के आकार का होता है) और "Mail" चुनिये।
- एक्सचेंज सर्वर – नेवीगेशन बार में "Mail" ऑप्शन पर क्लिक करिए।
जब एक बार आप अपना इनबॉक्स खोल लेंगे, तब आप उसी तरह से अपने मेल को देख सकेंगे, जवाब दे सकेंगे, और नए मेसेजेज़ बना सकेंगे, जैसे कि आप किसी भी दूसरे मेल क्लायंट्स और वेबसाइट्स में कर सकते हैं। आपके फ़ोल्डर्स स्क्रीन के बाईं ओर डिस्प्ले होंगे, और आपके मेसेजेज़ बीच में आएंगे। किसी मेसेज को चुनने पर वह दायें फ्रेम में दिखाई पड़ेगा।^{[१]Xरिसर्च सोर्स}

विधि 2

विधि 2 का 5:

आउटलुक क्लायंट

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काम के अलावा ईमेल एक्सेस करने के संबंध में अलग-अलग बिज़नेसेज़ की, अलग-अलग कंपनी नीतियाँ होती हैं। जब आप अपने ईमेल अकाउंट को अपने कनेक्शन पर कन्फ़िगर करवा रहे होंगे, तब संभव है कि आपके आईटी विभाग के कुछ विशेष निर्देश हों जिनका पालन करना आवश्यक हो।
अगर आपका बिज़नेस एक्सचेंज या ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस का इस्तेमाल कर रहा हो, तब आप अपने विंडोज़ या मैक पर अपने अकाउंट को आउटलुक में शामिल कर सकते हैं।
इससे आपके वर्तमान अकाउंट्स के लिए अकाउंट जानकारी डिस्प्ले होगी।
इससे आप अपने आउटलुक पर नए अकाउंट को शामिल कर सकेंगे।
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अपने वर्क ईमेल एड्रेस और पासवर्ड को एंटर करिए: आउटलुक ऑटोमेटिकली यह पहचान लेगा कि आप किस तरह के सर्वर से कनेक्ट हो रहे हैं। संभव है कि सेटअप प्रोसेस के दौरान एक बार फिर से आपको अपने पासवर्ड के लिए प्रॉम्प्ट किया जाये।
- नोट कर लीजिये कि आउटलुक 2016 केवल ऑटोमेटेड सिस्टम इस्तेमाल करने वाले एक्सचेंज अकाउंट्स को सपोर्ट करता है, और आपके एक्सचेंज एडमिनिस्ट्रेटर को आपके सर्वर को इसकी अनुमति देने के लिए कन्फ़िगर करना पड़ेगा। आउटलुक 2016, एक्सचेंज 2007 सर्वर्स को भी सपोर्ट नहीं करता है।^{[२]Xरिसर्च सोर्स}
अपने अकाउंट में लॉगइन करने के बाद, आप इस आउटलुक क्लायंट का इस्तेमाल करते हुये अपने वर्क ईमेल को प्राप्त कर सकेंगे, और उनको भेज भी सकेंगे। बस बाएँ नेविगेशन मेन्यू से अपने वर्क इनबॉक्स को चुन लीजिये।

विधि 3

विधि 3 का 5:

आईफ़ोन एक्सचेंज ईमेल

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अनेक कंपनीज़ सुरक्षा कारणों से अपने कर्मचारियों को अपने काम की जगह से बाहर से अपने ईमेल को एक्सेस करने की अनुमति नहीं देती हैं। अपने आईटी विभाग से पूछ लीजिये, कि क्या आप अपने वर्क ईमेल को एक्सेस कर भी सकते हैं। अक्सर, वे ही आपको कनेक्ट होने संबंध में सबसे अच्छे निर्देश भी उपलब्ध करा सकते हैं।
अगर आपके पास ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस या एक्सचेंज आधारित ईमेल हैं, तब आप उन्हें अपने आईफ़ोन के मेल ऐप पर शामिल कर सकते हैं, बशर्ते कि आपके आईटी विभाग ने बाहरी कनेक्शन्स की अनुमति दी हो।
चुनिये: इससे आपके सभी कनेक्ट किए हुये ईमेल अकाउंट्स की सेटिंग्स खुल जाएंगी।
इससे आप एक्सचेंज तथा ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस ईमेल अकाउंट्स को जोड़ सकेंगे।
अपने ईमेल एड्रेस के अंत में डोमेन का नाम शामिल करना सुनिश्चित करिएगा। (जैसे कि, "[email protected]")।
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सुनिश्चित करिए कि "Mail" को टॉगल किया गया हो और "Save" पर टैप करिए: इससे आपके मेल ऐप पर एक्सचेंज या ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस अकाउंट शामिल हो जाएगा।
- अगर आप अपने एक्सचेंज या ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस सर्वर से कनेक्ट नहीं हो पा रहे हों, तब अपने आईटी विभाग से संपर्क करिए, क्योंकि हो सकता है कि वे मोबाइल डिवाइसेज़ से कनेक्शन्स की अनुमति ही न देते हों।
अगर आपको प्रॉम्प्ट किया जाये तब एक पासकोड बनाइये: कुछ एक्सचेंज सर्वर्स में अपना अकाउंट जोड़ते समय, हो सकता है कि आपको पासकोड बनाने की आवश्यकता होती हो। जब आप अपना वर्क ईमेल चेक कर रहे होंगे तब आपको इस पासकोड के लिए प्रॉम्प्ट किया जाएगा।

विधि 4

विधि 4 का 5:

एंडरोइड एक्सचेंज ईमेल

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आपकी कंपनी नीति पर यह निर्भर करेगा कि ऑफिस के बाहर आप अपना वर्क ईमेल एक्सेस कर सकेंगे या नहीं। यह जानने के लिए अपने आईटी विभाग से संपर्क करिए कि क्या आप अपनी एंडरोइड डिवाइस से अपने एक्सचेंज सर्वर से कनेक्ट हो सकते हैं, और क्या आपके नेटवर्क के लिए कोई विशेष निर्देश भी हैं।
अगर आपका आईटी विभाग आपको आगे बढ़ाने की अनुमति दे देता है, तब आप अपनी एंडरोइड सेटिंग्स ऐप का इस्तेमाल करके अपने एक्सचेंज या ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस अकाउंट को जोड़ सकते हैं।
इससे आपकी एंडरोइड डिवाइस में वर्तमान में जुड़े हुये सभी अकाउंट डिस्प्ले हो जाएँगे।
इससे आप अपने एंडरोइड पर एक्सचेंज या ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस अकाउंट जोड़ सकेंगे।
आप अपने वर्क एक्सचेंज सर्वर के लिए जिस ईमेल एड्रेस का इस्तेमाल करते हैं उसे एंटर करिए और उसके बाद "Next" टैप करिए।
आप अपनी वर्क ईमेल को एक्सेस करने के लिए जिस पासवर्ड का इस्तेमाल करते हैं, उसे एंटर करिए। अगर आप अपना पासवर्ड नहीं जानते हों, तब अपने आईटी विभाग से संपर्क करिए।
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अकाउंट और सर्वर जानकारी को रिव्यू करिए: आपको अपना ईमेल एड्रेस तथा पासवर्ड, तथा साथ ही सर्वर, पोर्ट, और सिक्यूरिटी टाइप दिखाये जाएँगे। आप सामान्यतः इनको डिफ़ौल्ट पर ही छोड़ सकते हैं, मगर अपने आईटी विभाग के निर्देशों पर हो सकता है कि आपको इन्हें बदलने की ज़रूरत हो।
- अगर आप अपने एक्सचेंज सर्वर से कनेक्ट नहीं कर पा रहे हों, तब यह सुनिश्चित करने के लिए अपने आईटी विभाग से संपर्क करिए, कि आपको ऑफिस के बाहर कॉर्पोरेट ईमेल को एक्सेस करने की अनुमति है। संभव है कि वे आपको अपने मेल को एक्सेस करने के लिए कोई विशेष निर्देश दें।
अपने अकाउंट से कनेक्ट करने के बाद, आप यह चुन सकेंगे कि कौन सा डेटा आप अपने एंडरोइड से सिंक (sync) करना चाहेंगे। अपने वर्क ईमेल को अपने एंडरोइड पर प्राप्त करने के लिए सुनिश्चित करिए कि आपने "Sync Email" को चुना हुआ है।
अपना अकाउंट जोड़ने के बाद, आप अपने वर्क ईमेल को अपने एंडरोइड ईमेल या ईमेल ऐप से एक्सेस कर सकेंगे।

विधि 5

विधि 5 का 5:

ब्लैकबेरी

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अपने आईटी विभाग से संपर्क करिए: आवश्यक नहीं कि हर कंपनी अपने कर्मचारियों को ऑफिस के बाहर अपने वर्क ईमेल चेक करने दे, और मेल सर्वर एक्सेस करने के संदर्भ में अनेक कंपनीज़ की कुछ विशिष्ट शर्तें भी होती हैं। यह पता लगाने के लिए अपने आईटी विभाग से संपर्क करिए कि क्या आपके ब्लैकबेरी से मेल को एक्सेस करने दिया जा सकता है और यह भी कि क्या इसके लिए कोई विशेष निर्देश हैं।
- अगर आपकी कंपनी ब्लैकबेरी एंटरप्राइज़ क्लाउड सर्विसेज़ (BlackBerry Enterprise Cloud Services) का इस्तेमाल करती होगी, तब आपके आईटी विभाग को डिवाइस एक्टिवेशन तथा अकाउंट ऑथोराइज़ेशन को देखना होगा।^{[३]Xरिसर्च सोर्स}
आपको यह अपने होम स्क्रीन पर ही मिल सकता है।
"System Settings" सेक्शन को चुनिये और उसके बाद "Accounts" पर टैप करिए: इससे वे सभी अकाउंट लिस्ट हो जाएँगे जो वर्तमान में आपके ब्लैकबेरी से कनेक्ट किए हुये होंगे।
इससे आप अपने ब्लैकबेरी पर नया अकाउंट जोड़ सकेंगे।
अकाउंट टाइप्स की लिस्ट में से "Email, Calendar, and Contacts" चुनिये: आप इसका इस्तेमाल एक्सचेंज सर्वर्स या ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस अकाउंट्स के लिए कर सकते हैं।
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अपना ईमेल एड्रेस और पासवर्ड एंटर करिए: आपका ब्लैकबेरी ऑटोमेटिकली आपके एक्सचेंज सर्वर या ऑफिस 365 फॉर बिज़नेस अकाउंट से कनेक्ट करने का प्रयास करेगा।
- अगर आपका ब्लैकबेरी आपको वर्क ईमेल अकाउंट से कनेक्ट नहीं करा पाता है, तब आपको अपने आईटी विभाग से संपर्क करने की ज़रूरत होगी और यह चेक करना होगा कि क्या आपको किन्हीं विशिष्ट निर्देशों की ज़रूरत है।