कैसे एक्सेल (Excel) में फॉर्मूला कॉपी करें (Copy Formulas in Excel)

एक्सेल (Excel) ने अपने फॉर्मुला को एक पूरे रो (लाइन) या कॉलम में कॉपी करना आसान बना दिया है, लेकिन आपको हमेशा वैसे परिणाम नहीं मिलते, जैसे आप पाना चाहते हैं। यदि आपको अनचाहे परिणाम मिलते हैं या फिर #REF और /DIV0 एरर दिखती हैं, तो ये आपके लिए बेहद फ्रस्ट्रेटिंग हो सकता है। लेकिन आपको अपनी पूरी 5,000 लाइन की स्प्रेडशीट को एक-एक लाइन करके एडिट करने की जरूरत नहीं है। ये विकिहाउ गाइड आपको फॉर्मुला को दूसरे सेल में कॉपी करने के आसान तरीके सिखाएगी।

विधि 1

विधि 1 का 4:

सटीक फ़ार्मुला कॉपी करने के लिए फाइंड और रिप्लेस इस्तेमाल करना (Using Find and Replace to Copy Formulas Exactly)

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कभी-कभी, आपके पास में फॉर्मुला से भरी हुई एक बड़ी स्प्रेडशीट होती है और आप उन्हें जैसे का तैसा कॉपी करना चाहते हैं। हर एक सेल रेफरेंस को सटीक रूप से एक-एक करके बदलना एक बोरिंग या उबाऊ काम होगा, खासतौर से तब, जब अगर आप आगे जाकर उन्हें वापिस बदलने वाले हों। इस मेथड का इस्तेमाल रेफरेंस में कोई बदलाव किए बिना, किसी भी फॉर्मुला को रिलेटिव सेल रेफरेंस के साथ कहीं भी मूव करने के लिए करें।^{[१]Xरिसर्च सोर्स} हमारे उदाहरण में, हम किसी भी चीज में बदलाव किए बिना फॉर्मुला को कॉलम C से कॉलम D में कॉपी करने वाले हैं।

*एक्जाम्पल स्प्रेडशीट*
	Column A	Column B	Column C
रो 1	944	फ्रॉग्स	=A1/2
रो 2	636	टॉड्स	=A2/2
रो 3	712	न्यूट्स	=A3/2
रो 4	690	स्नेक्स	=A4/2

आप अगर केवल एक सिंगल रो में फॉर्मुला कॉपी करने की कोशिश कर रहे हैं, तो इस सेक्शन में दिए आखिरी स्टेप्स को छोड़ दें (वैकल्पिक मेथड्स ट्राई करें")।

ये शॉर्टकट Windows और macOS के लिए समान है।

"=" को पाएँ और किसी दूसरे केरेक्टर से रिप्लेस करें: "Find what" फील्ड में "=" टाइप करें और फिर "Replace with" बॉक्स में एक दूसरा केरेक्टर टाइप करें। सारे फॉर्मुला को (जो हमेशा एक इक्वल साइन के साथ शुरू होते हैं) एक दूसरे केरेक्टर के साथ में शुरू होने वाली टेक्स्ट स्ट्रिंग के साथ में बदलने के लिए Replace All क्लिक करें। हमेशा एक ऐसे केरेक्टर का इस्तेमाल करें, जिसे आपने अपनी स्प्रेडशीट में नहीं इस्तेमाल किया है। जैसे, इसे # या &, से या केरेक्टर के एक लंबे स्ट्रिंग से, जैसे कि ##& से बदल दें।

*एक्जाम्पल स्प्रेडशीट*
	Column A	Column B	Column C
रो 1	944	फ्रॉग्स	##&A1/2
रो 2	636	टॉड्स	##&A2/2
रो 3	712	न्यूट्स	##&A3/2
रो 4	690	स्नेक्स	##&A4/2

केरेक्टर * या ? न इस्तेमाल करें, क्योंकि ये आगे के स्टेप्स को और मुश्किल बना देंगे।

आप जिन सेल को कॉपी करना चाहते हैं, उन्हें हाइलाइट करें और फिर उन्हें कॉपी करने के लिए Ctrl + C (PC) या Cmd + C (Mac) दबाएँ। फिर, उन सेल्स को चुनें, जिनमें आप इन्हें पेस्ट करना चाहते हैं और पेस्ट करने के लिए Ctrl + V (PC) या Cmd + V (Mac) दबाएँ। क्योंकि, इन्हें अब से एक फॉर्मुला की तरह इंटरप्रेट नहीं किया जाएगा, इसलिए ये सटीक रूप से कॉपी हो जाएंगी।

*एक्जाम्पल स्प्रेडशीट*
	Column A	Column B	Column C	Column D
रो 1	944	फ्रॉग्स	##&A1/2	##&A1/2
रो 2	636	टॉड्स	##&A2/2	##&A2/2
रो 3	712	न्यूट्स	##&A3/2	##&A3/2
रो 4	690	स्नेक्स	##&A4/2	##&A4/2

बदलावों को वापिस पलटने के लिए फिर से Find & Replace इस्तेमाल करें: अब जैसे कि आपके फॉर्मुला वहीं पर पहुँच चुके हैं, जहां आप इन्हें लाना चाहते थे, तो अपने बदलावों को पलटने के लिए फिर से "Replace All" यूज करें। हमारे उदाहरण में, हम "##&" केरेक्टर स्ट्रिंग की तलाश करेंगे और उसे फिर से "=" से रिप्लेस करेंगे, ताकि सेल्स एक बार फिर से फॉर्मुला बन जाएँ। अब आप अपनी स्प्रेडशीट को हमेशा की तरह एडिट करना शुरू कर सकते हैं:

*एक्जाम्पल स्प्रेडशीट*
	Column A	Column B	Column C	Column D
रो 1	944	फ्रॉग्स	=A1/2	=A1/2
रो 2	636	टॉड्स	=A2/2	=A2/2
रो 3	712	न्यूट्स	=A3/2	=A3/2
रो 4	690	स्नेक्स	=A4/2	=A4/2

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दूसरी मेथड ट्राई करें: अगर ऊपर बताई मेथड किसी वजह से काम नहीं करती है, या अगर आप गलती से "Replace all" विकल्प के साथ अपनी स्प्रेडशीट के सेल कंटेन्ट के बदलने को लेकर घबरा रहे हैं, तो कुछ दूसरी चीजें हैं, जिन्हें आप आजमा सकते हैं:
- रेफरेंस को बदले बिना एक सिंगल सेल के फॉर्मुला को कॉपी करने के लिए, सेल सिलेक्ट करें, फिर विंडो में सबसे ऊपर फॉर्मुला बार में दिखने वाले (सेल में दिए वाले को नहीं) फॉर्मुला को कॉपी करें। फॉर्मुला बार को बंद करने के लिए Esc दबाएँ, फिर फॉर्मुला को आप जहां चाहें, वहाँ पेस्ट करें।
- स्प्रेडशीट को फॉर्मुला व्यू मोड में डालने के लिए Ctrl और ` (आमतौर पर ~ वाली बटन ही) को दबाएँ: फॉर्मुला को कॉपी करें और उन्हें Notepad या TextEdit जैसे टेक्स्ट एडिटर में पेस्ट करें। उन्हें एक बार फिर से कॉपी करें, फिर स्प्रेडशीट में अपनी मनचाही लोकेशन पर वापिस पेस्ट करें। फिर, रेगुलर व्यू मोड में वापिस बदलने के लिए फिर से Ctrl और ` दबाएँ।

विधि 2

विधि 2 का 4:

कॉलम या रो को फॉर्मुला से भरना (Filling a Column or Row with a Formula)

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एक्सेल ने सेल को "फिल" करने के साथ फॉर्मुला को एक कॉलम में या एक रो में डालना आसान बना दिया है। किसी भी दूसरे फॉर्मुला की तरह, एक = साइन के साथ शुरू करें, फिर आप जिस भी फंक्शन या अरिदमेटिक को यूज करना चाहें, उसे यूज करें। हम एक सिम्पल उदाहरण स्प्रेडशीट का इस्तेमाल करेंगे और कॉलम A और कॉलम B को एक-साथ जोड़ेंगे। फॉर्मुला कैलकुलेट करने के लिए Enter या Return दबाएँ।

एक्जाम्पल स्प्रेडशीट
Column A Column B Column C
रो 1 10 9 19
रो 2 20 8
रो 3 30 7
रो 4 40 6
जिस फॉर्मुला को आप कॉपी करना चाहते हैं, उसकी वाली सेल को निचले दाएँ कोने से क्लिक करें: कर्सर एक बोल्ड + साइन में बदल जाएगा।
3
जिस कॉलम या रो पर आप कॉपी कर रहे हैं, उस पर पूरे में कर्सर को क्लिक और ड्रैग करें: आपके द्वारा एंटर किया फॉर्मुला ऑटोमेटिकली आपके द्वारा हाइलाइट किए सेल्स में एंटर हो जाएगा। संबन्धित सेल रेफरेंस समान रहने की बजाय, ऑटोमेटिकली उससे संबन्धित सेल पोजीशन पर ऑटोमेटिकली अपडेट हो जाएंगी। यहाँ हमारा स्प्रेडशीट का एक उदाहरण दिया है, जिसमें इस्तेमाल किए फॉर्मुला दर्शाए हैं और रिजल्ट्स डिस्प्ले किए हैं:

एक्जाम्पल स्प्रेडशीट
Column A Column B Column C
रो 1 10 9 =A1+B1
रो 2 20 8 =A2+B2
रो 3 30 7 =A3+B3
रो 4 40 6 =A4+B4

एक्जाम्पल स्प्रेडशीट
Column A Column B Column C
रो 1 10 9 19
रो 2 20 8 28
रो 3 30 7 37
रो 4 40 6 46
- पूरे कॉलम को भरने के लिए आप ड्रैग करने की बजाय प्लस साइन पर भी डबल क्लिक कर सकते हैं: एक्सेल को अगर कोई खाली सेल मिलेगी, तो ये कॉलम को भरना रोक देगा। अगर रेफरेंस डेटा में एक गैप है, तो आपको गैप के बाद के कॉलम को भरने के लिए इस स्टेप को दोहराना होगा।
- पूरे कॉलम को एक से फॉर्मुला से भरने का एक और तरीका ये है कि आप फॉर्मुला वाली सेल के नीचे वाली सेल को सिलेक्ट करें और फिर Ctrl + D दबाएँ।^{[२]Xरिसर्च सोर्स}

विधि 3

विधि 3 का 4:

पेस्ट करके एक फॉर्मुला को कई सेल्स में कॉपी करना

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किसी भी दूसरे फॉर्मुला की तरह, एक = साइन के साथ शुरू करें, फिर आप जिस भी फंक्शन या अरिदमेटिक को यूज करना चाहें, उसे यूज करें। हम एक सिम्पल उदाहरण स्प्रेडशीट का इस्तेमाल करेंगे और कॉलम A और कॉलम B को एक-साथ जोड़ेंगे। जब आप Enter या Return दबाएँगे, फॉर्मुला कैलकुलेट हो जाएगा।

एक्जाम्पल स्प्रेडशीट
Column A Column B Column C
रो 1 10 9 19
रो 2 20 8
रो 3 30 7
रो 4 40 6
ये फॉर्मुला को आपके क्लिपबोर्ड पर कॉपी कर देता है।
जिस सेल में आप फॉर्मुला कॉपी करना चाहते हैं, उसे चुनें: एक को क्लिक करें और अपने माउस या एरो कीज का इस्तेमाल करके ऊपर या नीचे ड्रैग करें। कॉलम या रो भरने वाली मेथड के विपरीत, आप जिन सेल्स में फॉर्मुला कॉपी कर रहे हैं, उन्हें उन सेल्स के साथ में होने की जरूरत नहीं है, जिनसे आप फॉर्मुला कॉपी कर रहे हैं। आप एक नॉन-एड्जेसेंट सेल और रेंज को कॉपी करने के लिए चुनने के लिए Control की को दबाए रख सकते हैं।
फॉर्मुला अब आपके चुने हुए सेल्स में दिखना शुरू हो जाएंगे।

विधि 4

विधि 4 का 4:

रिलेटिव या एब्सोल्यूट सेल रेफरेंस इस्तेमाल करना

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किसी एक फॉर्मुला में किसी एक रिलेटिव सेल रेफरेंस का इस्तेमाल करें: एक एक्सेल फॉर्मुला में, एक "सेल रेफरेंस (cell reference)" किसी सेल को एड्रेस करता है। आप इन्हें मैन्युअली लिख सकते हैं, या फिर आप जिस भी सेल का इस्तेमाल करना चाहते हैं, फॉर्मुला एंटर करते समय उसे क्लिक कर सकते हैं। उदाहरण के लिए इस स्प्रेडशीट में एक ऐसा फॉर्मुला है, जो सेल A2 को रेफरेंस करता है:

रिलेटिव रेफरेंस (Relative References)
Column A Column B Column C
रो 2 50 7 =A2*2
रो 3 100
रो 4 200
रो 5 400
2
इन्हें रिलेटिव रेफरेंस क्यों कहा जाता है, समझें: एक्सेल फॉर्मुला में एक रिलेटिव रेफरेंस किसी सेल एड्रेस की रिलेटिव पोजीशन की तरह इस्तेमाल किया जाता है। हमारे उदाहरण में, C2 में फॉर्मुला “=A2” है, जो बाएँ तरफ की दो सेल्स की वैल्यू का रिलेटिव रेफरेंस है। अगर आप फॉर्मुला को C4 में कॉपी करते हैं, तो भी ये बाएँ तरफ की दो स्पेस को रेफर करेगा, अब ये “=A4” दिखाएगा।

रिलेटिव रेफरेंस
Column A Column B Column C
रो 2 50 7 =A2*2
रो 3 100
रो 4 200 =A4*2
रो 5 400
- ये एक ही रो और कॉलम के बाहर की सेल्स के लिए भी काम करेगा: अगर आपने इसी फॉर्मुला को सेल C1 से सेल D6 (not shown) में कॉपी किया है, एक्सेल अब सेल को रेफरेंस सेल के एक रो के दाँये तरफ (C→D) और 5 रो नीचे (2→7), या "B7" पर रख देगा।
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एक एब्सोल्यूट रेफरेंस का इस्तेमाल करें: जैसे कि मान लेते हैं, कि आप एक्सेल को आपके फॉर्मुला को ऑटोमेटिकली नहीं बदलने देना चाहते। रिलेटिव सेल रेफरेंस का इस्तेमाल करने की बजाय, आप जिस भी कॉलम या रो की वैल्यू को बदलना नहीं चाहते, उसके सामने एक $ सिंबल रखकर इसे absolute बना सकते हैं, फिर चाहे आप फॉर्मुला को कहीं पर भी कॉपी करें।^{[३]Xरिसर्च सोर्स} यहाँ पर कुछ कुछ स्प्रेडशीट के उदाहरण दिए हैं, जिनमें ओरिजिनल फॉर्मुला को और इसे किसी अलग सेल्स में कॉपी पेस्ट करने के बाद आने वाले रिजल्ट को बड़े, बोल्ड टेक्स्ट में दिखाया हुआ है:
- Relative Column, Absolute Row (B$3): फॉर्मुला में रो 3 पर एक एब्सोल्यूट रेफरेंस है, तो ये हमेशा रो 3 को रेफ़र करेगा:
  
  Column A Column B Column C
  रो 1 50 7 =B$3
  रो 2 100 =A$3 =B$3
  रो 3 200 =A$3 =B$3
  रो 4 400 =A$3 =B$3
- Absolute Column, Relative Row ($B1): फॉर्मुला में कॉलम B पर एक एब्सोल्यूट रेफरेंस है, तो ये हमेशा कॉलम B को रेफ़र करेगा।
  
  Column A Column B Column C
  रो 1 50 7 =$B1
  रो 2 100 =$B2 =$B2
  रो 3 200 =$B3 =$B3
  रो 4 400 =$B4 =$B4
- Absolute Column & Row ($B$1): फॉर्मुला में रो 1 के कॉलम B पर एक एब्सोल्यूट रेफरेंस है, तो ये हमेशा रो 1 के कॉलम B को रेफ़र करेगा:
  
  Column A Column B Column C
  रो 1 50 7 =$B$1
  रो 2 100 =$B$1 =$B$1
  रो 3 200 =$B$1 =$B$1
  रो 4 400 =$B$1 =$B$1
एब्सोल्यूट और रिलेटिव के बीच में बदलने के लिए F4 की यूज करें: फॉर्मुला में सेल रेफरेंस को क्लिक करके उसे हाइलाइट करें और $ सिंबल को ऑटोमेटिकली एड करने या हटाने के लिए F4 दबाएँ। जब तक आपके द्वारा चाहा हुआ एब्सोल्यूट या रिलेटिव रेफरेंस चुन नहीं लिया जाता, तब तक F4 दबाएँ, फिर Enter या Return दबाएँ।

सलाह

अगर किसी फॉर्मुला को नयी सेल में कॉपी करते हैं और आपको एक ग्रीन ट्राएंगल दिखता है, तो इसका मतलब कि एक्सेल ने एक संभावित एरर डिटेक्ट की है। संभावित रूप से हुई किसी गलती को ढूँढने के लिए, उस फॉर्मुला को बहुत सावधानी के साथ जांच लें।^{[४]Xरिसर्च सोर्स}
अगर आपने गलती से "फॉर्मुला को वैसा ही कॉपी करने वाले" तरीके में = केरेक्टर को गलती से ? या * के साथ बदल दिया है, तो "?" या "*" के लिए सर्च करने से आपको आपके उम्मीद के अनुसार परिणाम नहीं मिलेंगे। इसकी बजाय "~?" या "~*" के लिए सर्च करके इसे सुधारें।^{[५]Xरिसर्च सोर्स}
किसी भी सेल को उसके ऊपर दिये हुए फॉर्मुला से भरने के लिए, एक सेल चुनें और Ctrl' एपोस्ट्रोफी) दबाएँ।