कैसे एक्सेल में पायवट (Pivot) टेबल्स तैयार करें (Create Pivot Tables in Excel)

पायवट (Pivot) टेबल इंटरैक्टिव टेबल हैं, जो यूजर्स को आसान रिपोर्टिंग और एनालिसिस के लिए बड़ी मात्रा के डेटा को छोटे, और टेबुलर फॉर्मेट में तैयार करने की सुविधा देती है। ये डेटा को सॉर्ट, काउंट और टोटल कर सकती है, और इसके साथ ही ये कई तरह के स्प्रेडशीट प्रोग्राम में भी उपलब्ध है। एक्सेल (Excel) आपको आसानी से एक पायवट टेबल तैयार करने और उससे संबन्धित जानकारी को, उचित बॉक्स में ड्रैग और ड्रॉप करने की सुविधा देता है। फिर आप पैटर्न और ट्रैंड को पाने के लिए डेटा को फिल्टर और सॉर्ट कर सकते हैं।

विधि 1

विधि 1 का 3:

पायवट (Pivot) टेबल तैयार करना (Building the Pivot Table)

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आप जिस स्प्रेडशीट से पायवट टेबल तैयार करना चाहते हैं, उसे लोड करें: एक पायवट टेबल आपको आपकी स्प्रेडशीट से विज्युअल डेटा तैयार करने की सुविधा देती है। आप फिर बिना किसी फॉर्मूला को एंटर किए या किसी सेल को कॉपी किए बिना भी कैलकुलेशन परफ़ोर्म कर सकते हैं। पायवट टेबल तैयार करने के लिए आपको अलग-अलग तरह की एंट्री वाली पायवट टेबल की जरूरत पड़ेगी।
- आप एक्सेस (Access) जैसे किसी आउटसाइड डेटा सोर्स का इस्तेमाल करके भी एक पायवट टेबल तैयार कर सकते हैं। आप किसी नयी एक्सेल स्प्रेडशीट में भी पायवट टेबल को इन्सर्ट कर सकते हैं।
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आपके डेटा के द्वारा पायवट टेबल तैयार करने की जरूरतों को पूरा करने की पुष्टि करें: पायवट टेबल हमेशा ही आपके हर सवालों का जवाब नहीं होता। पायवट टेबल के सभी फीचर्स का लाभ उठा सकने के लिए, आपकी स्प्रेडशीट को कुछ बेसिक क्राइटेरिया पूरे करने होंगे:^{[१]Xरिसर्च सोर्स}
- आपकी स्प्रेडशीट में कम से कम एक कॉलम में डुप्लीकेट वैल्यू होना ही चाहिए। इसका सीधा सा मतलब ये है, की कम से कम एक कॉलम में रिपीटिंग (डबल) डेटा जरूर होना चाहिए। अगले भाग में दर्शाये हुए उदाहरण में, "Product Type" कॉलम में दो एंट्रीज़: "Table" या "Chair" हैं।
- इसमें न्यूमेरिकल इन्फॉर्मेशन मौजूद होनी चाहिए। टेबल में इसी के साथ तुलना और टोटल किया जाएगा। अगले भाग में दिये हुए उदाहरण में, "Sales" कॉलम में न्यूमेरिकल डेटा है।
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एक्सेल विंडो में सबसे ऊपर मौजूद "Insert" टैब को क्लिक करें। Insert रिबन के बाँये तरफ मौजूद "PivotTable" बटन को क्लिक करें।
- आप अगर एक्सेल 2003 या इसके बाद के वर्जन का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो Data मेन्यू क्लिक करें और PivotTable and PivotChart Report... चुनें।
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आप जिस डेटा का इस्तेमाल करना चाहते हैं, उसे चुनें: बाय डिफ़ाल्ट एक्सेल आपकी एक्टिव स्प्रेडशीट में मौजूद पूरे डेटा को चुनेगा। आप चाहें तो स्प्रेडशीट के किसी खास भाग को चुनने के लिए क्लिक और ड्रैग कर सकते हैं या फिर आप मैन्युअली सेल रेंज टाइप कर सकते हैं।
- अगर आप आपके डेटा के लिए एक्सटर्नल सोर्स का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो "Use an external data source" ऑप्शन क्लिक करें और Choose Connection... क्लिक करें। अब आपके कंप्यूटर पर सेव, आपके डेटाबेस कनैक्शन के लिए ब्राउज़ करें।
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आपकी पायवट टेबल के लिए एक लोकेशन चुनें: आपकी रेंज चुन लेने के बाद, उसी विंडो से लोकेशन ऑप्शन को चुनें। बाय डिफ़ाल्ट एक्सेल इस टेबल को एक नई वर्कशीट में प्लेस करेगा, विंडो में सबसे नीचे मौजूद टैब्स को क्लिक करके आपको आगे या पीछे स्विच करने की सुविधा भी देगा। आप अगर चाहें तो पायवट टेबल को, आपकी डेटा शीट वाली टेबल में भी प्लेस कर सकते हैं, जिसमें आप उस सेल को चुन सकते हैं, जिसे आप प्लेस करना चाह रहे हैं।^{[२]Xरिसर्च सोर्स}
- आप जब आपकी ओर से संतुष्ट हो जाएँ, फिर OK बटन क्लिक करें। आपकी पायवट टेबल अब प्लेस हो जाएगी और इंटरफ़ेस बदल जाएगा।

विधि 2

विधि 2 का 3:

पायवट टेबल कॉन्फ़िगर करना (Configuring the Pivot Table)

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एक रो (row) फील्ड एड करें: आप जब पायवट टेबल तैयार करेंगे, तब आप आपके डेटा को रो और कॉलम के अनुसार शॉर्ट कर रहे होंगे। आप कहाँ पर क्या एड करते हैं, वो आपकी टेबल के स्ट्रक्चर को तय करता है। इन्फॉर्मेशन एड करने के लिए, Field List से एक फील्ड ड्रैग करके, पायवट टेबल के Row Fields सेक्शन के दाँये तरफ ले जाएँ।
- उदाहरण के लिए, मान लीजिये आपकी कंपनी दो तरह के प्रॉडक्ट: टेबल्स (tables) और चेयर (chairs) को बेचती है। आपके पास में एक स्प्रेडशीट है, जिसमें आपके पाँच स्टोर्स (Store) में बिकने वाले हर एक प्रॉडक्ट (Product Type) की संख्या (Sales) मौजूद है। अब आप हर एक स्टोर में बिके हुए हर एक प्रॉडक्ट के बारे में जानकारी पाना चाहते हैं।
- अब फील्ड लिस्ट से Store फील्ड को ड्रैग करते हुए पायवट टेबल के Row Fields सेक्शन में ले आएँ। आपके स्टोर की लिस्ट, हर एक अपनी खुद की रो के साथ में नजर आएगी।
रो की तरह ही, कॉलम भी आपको डेटा सॉर्ट और डिस्प्ले करने की सुविधा देते हैं। ऊपर दिये हुए उदाहरण में, Store field जाकर Row Fields सेक्शन में एड हुई है। अब हर एक प्रकार के प्रॉडक्ट की विक्री की संख्या को जानने के लिए, Product Type फील्ड को ड्रैग करके Column Fields सेक्शन में ले जाएँ।
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एक वैल्यू फील्ड एड करें: अब जैसे कि आपने सारी चीजों को एक कर लिया है, फिर आप टेबल ,में डिस्प्ले होने के लिए डेटा एड कर सकते हैं। Sales field को क्लिक करें और पायवट टेबल के Value Fields सेक्शन में ड्रैग करके ले जाएँ। अब आप देखेंगे कि आपकी टेबल में आपके दोनों ही प्रॉडक्ट की, हर एक स्टोर में हुई विक्री की जानकारी नजर आने लगेगी, वो भी दाँये तरफ टोटल कॉलम के साथ।^{[३]Xरिसर्च सोर्स}
- ऊपर दिये हुए सारे स्टेप्स से, आप किसी भी फील्ड को उनसे संबंधित बॉक्स में, उन्हें टेबल में ड्रैग करके लाने की जगह सीधे विंडो के दाँये तरफ मौजूद Fields list के नीचे ड्रैग करके ला सकते हैं।
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सेक्शन में मल्टीपल फील्ड एड करें: पायवट टेबल आपको हर एक सेक्शन में मल्टीपल फील्ड एड करने की सुविधा देती है, जिसमें आप डेटा के प्रदर्शन को भी कंट्रोल कर सकते हैं। ऊपर के उदाहरण का इस्तेमाल करते हुए, मान लीजिये आप अलग-अलग तरह की टेबल्स और चेयर्स तैयार करते हैं। आपकी स्प्रेडशीट इस बात का रिकॉर्ड होगी, कि वो आइटम टेबल है या फिर एक चेयर (Product Type), बल्कि ये भी बताएगी कि आइटम (टेबल या चेयर) के किस मॉडल (Model) की विक्री हो चुकी है।
- Model फील्ड को ड्रैग करके Column Fields सेक्शन तक ले जाएँ: अब कॉलम हर एक मॉडल की सेल्स और पूरे टाइप के अनुसार ब्रेकडाउन दर्शाएगा। आप चाहें तो इन लेबल्स के दिखाई देने के ऑर्डर को बदल सकते हैं, इसके लिए विंडो के निचले-दाँये कोने में, फील्ड के सामने बॉक्स में मौजूद एरो को क्लिक करें। ऑर्डर को बदलने के लिए "Move Up" या "Move Down" चुनें।
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डेटा के नजर आने के तरीके को बदलें: आप Values बॉक्स में, वैल्यू के सामने मौजूद एरो आइकॉन को क्लिक करके, वैल्यू के प्रदर्शन के तरीके को बादल सकते हैं। वैल्यू के कैलकुलेट होने के तरीके को बदलने के लिए "Value Field Settings" चुनें। जैसे कि, आप किसी वैल्यू को टोटल की बजाय परसेंट के हिसाब से दर्शा सकते हैं या फिर वैल्यू को जोड़ने की बजाय, उनके एवरेज को दर्शा सकते हैं।
- आप चाहें तो इसका लाभ उठाने के लिए, बार-बार एक ही फील्ड को वैल्यू बॉक्स में एड कर सकते हैं। ऊपर दिये हुए उदाहरण में, हर एक स्टोर की टोटल सेल को दर्शाया गया है। Sales फील्ड को एक बार फिर से एड (जोड़ने) करके आप दूसरी Sales में टोटल सेल्स के परसेंटको दिखाने के लिए सेटिंग्स को बदल सकते हैं।
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वैल्यूस में बदलाव करने के कुछ तरीकों को सीख लें: वैल्यू के कैलकुलेट होने के तरीके को बदलते वक़्त, आपके सामने आपकी जरूरत के हिसाब से चुनने लायक अलग-अलग ऑप्शन मिलेंगे।
- Sum - ये वैल्यू (value) फील्ड की डिफ़ाल्ट वैल्यू है। एक्सेल आपके द्वारा चुनी हुई फील्ड्स में सारी वैल्यूस को टोटल करके दिखाएगा।
- Count - ये आपके द्वारा चुने हुए फील्ड में मौजूद उन सेल्स की संख्या दर्शाएगा, जिनमें डेटा मौजूद है।
- Average - ये आपके द्वारा चुने हुए फील्ड में मौजूद सारी वैल्यूस का एवरेज दर्शाएगा।
"Report filter" एरिया में वो फील्ड मौजूद होते हैं, जो आपको कुछ डेटा सेट को फिल्टर करके, पायवट टेबल में मौजूद डेटा दर्शाते हैं। ये रिपोर्ट के लिए एक फिल्टर की तरह काम करते हैं। उदाहरण के लिए, आपके Store फील्ड को एक Row Label की बजाय, एक फिल्टर की तरह सेट करने से आपको अलग-अलग सेल्स का टोटल देखने के लिए हर एक स्टोर को चुनने या फिर एक ही बार में अलग-अलग स्टोर को देख सकने की सुविधा मिलेगी।

विधि 3

विधि 3 का 3:

पायवट टेबल इस्तेमाल करना (Using the Pivot Table)

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किसी भी रिजल्ट को सॉर्ट करना और एक डायनामिक रिपोर्ट देख पाना, पायवट टेबल के खास फीचर्स में से एक है। लेबल हैडर के सामने मौजूद डाउन एरो बटन को क्लिक करके, हर एक लेबल को सॉर्ट किया जा सकता है। फिर आप इस लिस्ट को सॉर्ट कर सकते हैं या फिर किसी एक या और ज्यादा खास एंट्री को देखने के लिए इसे फिल्टर कर सकते हैं।^{[४]Xरिसर्च सोर्स}
आप जब बेस (आधार) स्प्रेडशीट को अपडेट करेंगे, तब ये पायवट टेबल भी ऑटोमेटिकली अपडेट हो जाएगी। ये आपकी स्प्रेडशीट को मॉनिटर करने और बदलाव को ट्रेक करने के लिए काफी मददगार हो सकता है. .
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आपकी पायवट टेबल में बदलाव करें: पायवट टेबल लोकेशन को बदल पाना और फील्ड्स के ऑर्डर को बदल पाना काफी आसान बना देती है। आपकी सोच या इच्छानुसार पायवट टेबल पाने के लिए, अलग-अलग फील्ड्स को अलग-अलग लोकेशन पर ड्रैग करके देखें।
- यही वो जगह है, जहाँ पायवट टेबल अपने नाम के अनुसार काम करती है। क्योंकि आप किसी डेटा के नजर आने की डायरेक्शन में बदलाव कर रहे होते हैं, इसलिए किसी भी डेटा को किसी अलग लोकेशन पर मूव करना "पायवटिंग (pivoting)" कहलाता है।
आप डायनामिक विज्युयल रिपोर्ट दर्शाने के लिए पायवट चार्ट का इस्तेमाल कर सकते हैं। आपके पायवट चार्ट को, इस चार्ट निर्माण प्रक्रिया को और आसान बनाने के लिए, सीधे आपके द्वारा तैयार की हुई एक पूरी पायवट टेबल से तैयार किया जा सकता है।

सलाह

आप अगर Data मेन्यू से Import Data कमांड इस्तेमाल करते हैं, तब आपको ऑफिस डेटाबेस (Office Database) कनैक्शन से, एक्सेल (Excel) फ़ाइल्स से, टेक्स्ट फ़ाइल्स से, ओडीबीसी डीएसएन (ODBC DSN) के वेब पेज से, OLAP और XML/XSL की रेंज से डेटा इम्पोर्ट करने के और भी ज्यादा ऑप्शन नजर आएंगे। आप इस डेटा को भी बिलकुल एक्सेल लिस्ट की तरह ही इस्तेमाल कर सकते हैं।
आप अगर एक ऑटोफिल्टर (AutoFilter) ("Data", "Filter" के अंतर्गत) इस्तेमाल कर रहे हैं, तो पायवट टेबल तैयार करते वक़्त इसे डिसेबल कर दें। पायवट टेबल तैयार हो जाने के बाद इन्हें वापस एनेबल करने में कोई परेशानी नहीं।