Draaitabellen maken in Excel

Draaitabellen zijn interactieve tabellen die gebruikers de mogelijkheid bieden om grote hoeveelheden gegevens te groeperen en samen te vatten in overzichtstabellen, voor eenvoudige rapportage en analyse. Hiermee is het mogelijk om te sorteren, te tellen en gegevenstotalen weer te geven en ze zijn beschikbaar in diverse spreadsheetprogramma's. In Excel kun je eenvoudig draaitabellen aanmaken door relevante informatie in de juiste vakjes te slepen. Vervolgens kun je je gegevens filteren en sorteren om patronen en trends te ontdekken.

Deel 1

Deel 1 van 3:

De draaitabel aanmaken

Pdf downloaden

1
Open de spreadsheet waarvan je de draaitabel wilt maken. Door middel van een draaitabel kun je de gegevens in een spreadsheet visualiseren. Je kunt berekeningen uitvoeren zonder formules in te voeren of cellen te kopiëren. Je hebt een spreadsheet met meerdere ingevulde cellen nodig om een draaitabel aan te kunnen maken.
- Je kunt ook een draaitabel aanmaken in Excel met een externe bron, zoals Acces. Je kunt de draaitabel invoegen in een nieuw Excel-spreadsheet.
2
Zorg dat je gegevens voldoen aan de criteria om een draaitabel aan te kunnen maken. Een draaitabel is niet altijd de beste oplossing. Om voordeel te halen uit de eigenschappen van een draaitabel moet je spreadsheet voldoen aan een aantal basisvoorwaarden:^[1]XBron
- De spreadsheet moet minstens een kolom bevatten met gelijke waarden. Het komt erop neer dat minstens een kolom gegevens moet bevatten die steeds hetzelfde zijn. In het voorbeeld dat hieronder wordt gebruikt heeft de kolom "Producttype" twee waardes: "Tafel" of "Stoel".
- Het moet numerieke informatie bevatten. Dit is wat zal worden vergeleken en opgeteld in de tabel. In het voorbeeld in de volgende sectie bevat de kolom "Verkopen" numerieke gegevens.
3
Start de wizard "Draaitabel". Klik op het tabblad "Invoegen" bovenaan het Excel-venster. Klik op de knop "Draaitabel" aan de linkerkant van het lint.
- Als je gebruik maakt van Excel 2003 of ouder klik je op het menu Data en selecteer je Draaitabel- en draaigrafiekrapport....
4
Selecteer de gegevens die je wilt gebruiken. Standaard zal Excel alle gegevens op het actieve werkblad selecteren. Je kunt met klikken en slepen een specifiek gedeelte van het werkblad selecteren, of je kunt het celbereik handmatig intypen.
- Als je een externe bron gebruikt voor de gegevens klik je op "Een externe gegevensbron gebruiken", dan klik je op Verbinding kiezen.... Kies nu de locatie van de verbinding met de database.
5
Geef een locatie op voor je draaitabel. Nadat je het bereik hebt geselecteerd kies je in hetzelfde venster voor de optie "Locatie". Excel zal automatisch de tabel op een nieuw werkblad plaatsen, zodat je makkelijk heen en weer kunt schakelen door te klikken op de tabbladen onderaan het venster. Maar je kunt de draaitabel ook op hetzelfde blad plaatsen als je gegevens, op die manier kun je zelf kiezen in welke cel het wordt geplaatst.^[2]XBron
- Als je tevreden bent over je keuzes klik je op OK. Je draaitabel wordt nu geplaatst en het uiterlijk van je spreadsheet zal veranderen.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

De draaitabel configureren

Pdf downloaden

1
Voeg een rijveld toe. Het aanmaken van een draaitabel bestaat eigenlijk uit het sorteren van gegevens en kolommen. Wat je toevoegt bepaalt de structuur van de tabel. Sleep een Lijst met velden (rechts) naar de sectie Rijvelden van de draaitabel om informatie in te voegen.
- Stel dat je bedrijf twee producten verkoopt: tafels en stoelen. Je hebt een spreadsheet met het aantal (Verkopen) verkochte producten (Producttype) die verkocht zijn in de vijf winkels (Winkel). Je wilt zien hoeveel van elk product is verkocht in elke winkel.
- Sleep het veld Winkel van de lijst met velden naar de sectie Rijvelden in de de draaitabel. De lijst met winkels verschijnt nu, elke winkel heeft zijn eigen rij.
Net als bij rijen kun je kolommen gebruiken om gegevens te sorteren en weer te geven. In bovenstaand voorbeeld werd het veld Winkel toegevoegd aan de sectie Rijvelden. Om te zien hoeveel van elk type product is verkocht sleep je het veld Producttype naar de sectie kolomvelden.
3
Voeg een waardeveld toe. Nu de organisatie klaar is kun je de gegevens toevoegen die worden getoond in de tabel. Selecteer en sleep het veld Verkopen naar de sectie waardevelden van de draaitabel. Je zult zien dat de tabel de verkoopinformatie van beide producten laat zien in alle winkels, met een kolom Totaal aan de rechterkant.^[3]XBron
- In plaats van naar de tabel slepen kun je voor bovenstaande stappen ook de velden slepen naar de corresponderende cellen onder de lijst met velden aan de rechterkant van het venster.
4
Voeg meerdere velden toe aan een sectie. Met een draaitabel kun je meerdere velden aan elke sectie toevoegen, waardoor je een nauwkeurige controle kunt krijgen over hoe de gegevens worden weergegeven. We blijven even bij bovenstaand voorbeeld, stel nu dat je je verschillende types tafels en stoelen maakt. Je spreadsheet geeft aan of het item een tafel of een stoel is (Producttype), maar ook het exacte model van elke verkochte tafel of stoel (Model).
- Sleep het veld Model naar de sectie met kolomvelden. De kolommen geven nu per model en type weer hoeveel er verkocht is. Je kunt de volgorde veranderen waarin deze labels worden getoond door te klikken op de knop met het pijltje naast het veld in de rechteronderhoek van het venster.
5
Verander de manier waarop de gegevens worden getoond. Je kunt de manier waarop de waarden worden weergegeven veranderen door te klikken op het pijltje naast een waarde in "Waarden". Selecteer "Waardeveldinstellingen" om de manier te veranderen waarop de waardes worden berekend. Je kunt bijvoorbeeld de waarde weergeven in een percentage in plaats van het totaal, of je kunt het gemiddelde weergeven in plaats van de som.
- Je kunt hetzelfde veld meerdere keren toevoegen. In bovenstaand voorbeeld worden de verkopen van elke winkel weergegeven. Door het veld "Verkopen" nogmaals toe te voegen kun je de waardeinstellingen veranderen zodat het tweede veld "Verkopen" wordt weergegeven als percentage van de totale verkopen.
6
Leer wat manieren waarop je de waardes kunt manipuleren. Door de manier te veranderen waarop de waardes worden berekend heb je verschillende opties om uit te kiezen, afhankelijk van je wensen.
- Som - Dit is de standaardinstelling van alle waardevelden. Excel zal alle waardes in het geselecteerde veld optellen.
- Tellen - Hiermee tel je het aantal cellen dat waardes bevat in het geselecteerde veld.
- Gemiddelde - Dit geeft het gemiddelde weer van alle waardes in het geselecteerde veld.
"Rapportfilter" bevat de velden waarmee je door de samenvattingen van de gegevens kunt bladeren, zoals die in de draaitabel worden getoond, door het uitfilteren van gegevensverzamelingen. Ze gedragen zich als filters voor het rapport. Als je bijvoorbeeld het veld Winkel uit je tabel kiest als rapportfilter kun je elke winkel selecteren om de individuele verkooptotalen te zien, of je kunt meerdere winkels tegelijk bekijken.
Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

De draaitabel gebruiken

Pdf downloaden

Een van de belangrijkste kenmerken van een draaitabel is de mogelijkheid om resultaten te sorteren en dynamische rapporten te zien. Elk label kan worden gesorteerd en gefilterd door te klikken op de knop met de pijl naast de labelkop. Je kunt vervolgens de lijst sorteren of filteren om alleen specifieke gegevens te zien.^[4]XBron
Je draaitabel zal automatisch bijgewerkt worden als je aanpassingen maakt aan de basisspreadsheet. Dit kan heel handig zijn om de spreadsheets in de gaten te houden en de veranderingen te zien.
3
Verander je draaitabel. Bij draaitabellen is het heel eenvoudig om de plek en volgorde van velden te veranderen. Probeer om verschillende velden te slepen naar verschillende locaties om een draaitabel te verkrijgen die precies voldoet aan je wensen.
- Dit is waar de naam "draaitabel" vandaan komt. In een draaitabel kun je de richting waarin de gegevens worden weergegeven aanpassen door de gegevens naar verschillende locaties te slepen.
Je kunt een draaigrafiek gebruiken om dynamische visuele rapporten weer te geven. Je kunt een draaigrafiek rechtstreeks vanuit een draaitabel maken.
Advertentie

Tips

Je hebt meer opties om gegevens te importeren als je klikt op Gegevens > Van andere bronnen. Je kunt kiezen voor verbindingen van Office database, Excel-bestanden, Access-databases, tekstbestanden, webpagina's of een OLAP-kubusbestand. Je kunt de gegevens dan gebruiken zoals je gewend bent in een excel-bestand.
Zet "Autofilter" uit als je een draaitabel aanmaakt. Na het aanmaken van de draaitabel kun je het weer activeren.

Advertentie

Waarschuwingen

Als je gegevens gebruikt in een bestaand spreadsheet, zorg dan dat het bereik dat je selecteert een unieke kolomnaam heeft boven elke kolom met gegevens.

Advertentie