Cómo terminar un alto volumen de trabajo

Si bien es bueno que los empleados asuman una gran cantidad de trabajo para demostrar su laboriosidad, fiabilidad y seriedad, esto también implica desarrollar una estrategia para prevenir el desgaste laboral. Aprende a lidiar con tus actividades diarias para completar la mayor cantidad de asignaciones posibles, y toma las medidas necesarias para reducir el estrés. Estas estrategias son parte de un plan que te permitirá completar un gran volumen de trabajo de la mejor forma posible.

Método 1

Método 1 de 3:

Organizar tu trabajo

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Determina cuáles son los compromisos innecesarios. En tu trabajo, posiblemente tengas otras obligaciones y responsabilidades, además de aquellas que conciernen a tu proyecto de gran volumen actual. Tómate un tiempo para evaluar dichos compromisos. ¿Están relacionados específicamente con la descripción de tu puesto? ¿Tienes algún compañero de trabajo que esté más capacitado para completarlos?^{[1]XFuente de investigación}
- Pide permiso para dejar de encargarte de aquellos compromisos que no estén relacionados con tu puesto. Dile a tu jefe cuáles son las tareas (por fuera de tus actividades específicas) que estén afectando tu productividad y consúltale si puede asignárselas a otro empleado.
- Si un compañero te ha pedido que te encargues de completar alguna de sus tareas, dile que ya no podrás ocuparte de ellas, en especial si te han asignado un gran volumen de trabajo relacionado con tu puesto. En el caso de que tengas que completar un proyecto muy extenso, es importante que dejes de asumir las responsabilidades de tus compañeros.
CONSEJO DE ESPECIALISTA
Elizabeth Douglas
Presidenta ejecutiva de How.com.vn
Elizabeth Douglas es la directora ejecutiva de How.com.vn. Elizabeth tiene más de 15 años de experiencia trabajando en la industria tecnológica, incluyendo roles en ingeniería informática, experiencia de usuarios y gestión de productos. Recibió su licenciatura en Informática y su maestría en Administración de Empresas en la Universidad de Stanford.
Elizabeth Douglas
Presidenta ejecutiva de How.com.vn
Con respecto a dejar de encargarse de tareas innecesarias, Elizabeth Douglas, directora general de How.com.vn, recomienda: “Aprende a priorizar las actividades. Luego, sé realista en cuanto a las cosas que puedes terminar e informa cuáles son aquellas que no podrás completar".
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Observa cuánto tiempo le dedicas a cada proyecto. Crea un registro del tiempo que le dedicas a una parte cotidiana de tu carga de trabajo. Una vez que cuentes con esta información, podrás tomar las medidas necesarias para reducir ese tiempo. También puedes utilizar estos tiempos para construir una rutina diaria más efectiva.^{[2]XFuente de investigación}
- Una buena idea es crear una planilla de cálculo para detallar cuánto tiempo toma completar cada proyecto de forma tal que la información se genere automáticamente a través de una imagen visual que te resulte conveniente (un gráfico de línea, un diagrama, etc.).
- Crea filas para escribir el nombre del proyecto, su duración y la hora de inicio y final. También puedes crear una fila para ingresar todas las interrupciones, e incluir su horario de inicio y final.
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Deshazte de las distracciones en el entorno laboral. Una vez que hayas graficado tus actividades laborales diarias, tendrás una guía visual con respecto a cuándo puedes dejar de hacer cosas que afecten el flujo de trabajo. Por ejemplo, puedes desactivar las notificaciones del correo electrónico para no tener que ocuparte de estas tareas a medida que surgen. En cambio, puedes designar un horario específico para encargarte del correo electrónico.
- Puedes aplicar la misma estrategia para las llamadas telefónicas. Silencia el teléfono y colócalo en un lugar donde no puedas ver las alertas o las llamadas perdidas. Desactiva las notificaciones de las redes sociales y otras aplicaciones del celular y la computadora.
- Para evitar que tus compañeros de trabajo se acerquen a tu oficina o sector, coloca una señal de no molestar en aquellos momentos en que necesites concentrarte y evitar las interrupciones.
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Reserva un momento para las interrupciones. Nadie puede evitar las interrupciones en un ambiente laboral muy agitado. En vez de cerrar la puerta y pedirles a todos que no te hablen por el resto del día, reserva un momento en el que estés dispuesto a atender ciertas interrupciones. Por ejemplo, si eres profesor, designa un horario de atención para que los estudiantes puedan interrumpirte cada vez que precisen ayuda.^{[3]XFuente de investigación}
- También puedes usar el registro de actividades que has creado para saber en qué momento del día es más probable que tus compañeros necesiten ayuda. Planifica el horario de “interrupción” según estos momentos.
- Para informarles a tus compañeros cuándo estarás disponible, envíales un correo electrónico o coloca un letrero en tu espacio de trabajo.
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Organiza tu espacio de trabajo. La organización no solo es una buena estrategia para eliminar posibles distracciones, sino también una forma de tener un día de trabajo más productivo. Si los documentos que precisas están mezclados en una pila de papeles, perderás mucho tiempo buscándolos. Por lo tanto, coloca todo lo que necesites en un lugar específico para ahorrar tiempo.^{[4]XFuente de investigación}
- En caso de ser posible, ten un archivador en el escritorio con pestañas o etiquetas de los archivos para organizar rápidamente los papeles de trabajo ni bien te los entreguen.
- Ten un calendario grande en el escritorio para poder anotar rápidamente las reuniones y los plazos de entrega más importantes.
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Prioriza tus tareas según el plazo de entrega. Tómate 30 minutos todos los días para planificar la jornada laboral y haz una lista de las tareas más importantes ordenadas según su plazo de entrega. Realiza los ajustes necesarios a lo largo del día para encargarte continuamente de las actividades más importantes en primer lugar, incluso si te asignan nuevas tareas durante la jornada.^{[5]XFuente de investigación}
- Por ejemplo, si tu trabajo está relacionado con la atención al cliente, es posible que tengas que lidiar con las llamadas y los correos electrónicos de clientes furiosos, por más que tu jefe te haya asignado un proyecto a largo plazo. En este caso, tómate una pausa para encargarte de las preocupaciones de los clientes en primer lugar.
- Actualiza la lista para estar al día con las actividades más importantes.
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Método 2

Método 2 de 3:

Interactuar con tus compañeros de trabajo

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Dile a tu jefe cuáles son las cosas que necesitas para mantenerte concentrado. Si bien es muy probable que sea tu jefe quien te haya asignado un gran volumen de trabajo en primer lugar, informarle acerca de tus limitaciones con respecto al tiempo le permitirá comprenderte para que no te siga encargando más tareas que puedan distraerte. Sé educado y consúltale acerca de tus tareas para mantener una buena relación.^{[6]XFuente de investigación}
- Sé cortés al explicarle que te gustaría encargarte de su tarea nueva, pero que no puedes hacerlo debido a los plazos de entrega de tus actividades actuales. En cambio, dile que puedes ocuparte de ello en otro momento, o asignárselo a un compañero que sepas que podrá completarla en tiempo y forma.
- Recuerda ser flexible con tu jefe. Si te pide que te encargues de otro proyecto porque el plazo de entrega es previo al tuyo, adopta una postura abierta. Cuenta esta nueva asignación como parte de las interrupciones estipuladas.
No es una buena idea colocar un letrero en tu cubículo que diga que te dejen en paz. En cambio, envíales un correo electrónico o diles personalmente para evitar resentimientos. Explícales que tienes un horario estipulado para encargarte de las interrupciones, y pídeles que respeten tu rutina diaria.
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Recluta a algunos compañeros que puedan ayudarte. Quizás puedas delegarles una parte de tu extenso proyecto a algunos empleados calificados. Tal vez encuentres a un compañero que pueda encargarse de las tareas más complicadas o alguien a quien puedas delegarle las tareas más sencillas.
- Escoge a la persona con cuidado, y asegúrate de que cuente con una ética laboral sólida y no tenga problemas para respetar la rutina diaria que quieres implementar para estar al día con todas las actividades.
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Sé cortés y diplomático en todas tus interacciones laborales. El objetivo es mantener un ambiente laboral agradable, dado que los empleados insatisfechos o descontentos pueden distraerte y generar tensión y estrés. Para ello, asegúrate de ser lo más educado y amable posible en todas tus interacciones.
- Si un compañero no respeta el horario estipulado para las interrupciones y te distrae cuando necesitas estar muy concentrado, resiste la tentación de ser grosero. En cambio, puedes decirle “Sí, entiendo lo que dices, pero estoy concentrado en este proyecto ahora mismo. ¿Podemos hablar durante la pausa del almuerzo?”.
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Método 3

Método 3 de 3:

Evitar el desgaste

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Ten en cuenta que es posible que estés estresado. Lidiar con un gran volumen de trabajo generalmente implica estar bajo mucha presión. Quizás te sientas agobiado por la gran cantidad de tareas que tienes que completar. A la larga, el estrés hará que quieras rendirte y experimentes un gran desgaste. Para evitar este problema, es importante que tomes las medidas necesarias para reducir el estrés.^{[7]XFuente de investigación}
- El estrés se manifiesta en el cuerpo, la mente, las emociones y el comportamiento. Sus síntomas incluyen a la falta de memoria, la frecuencia cardíaca acelerada, los cambios en los hábitos alimenticios, la irritabilidad, la sensación de soledad, etc.^{[8]XFuente confiableHelpGuideIr a la fuente}
Para evitar el desgaste laboral, tómate pequeñas pausas a lo largo del día. Puede ser un descanso de la tecnología, como alejarte del escritorio para que nadie pueda contactarte por unos minutos, encargarte de una actividad distinta por un rato, etc. ¡Las pausas son positivas! Considera tomarte una por hora.
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Encuentra la forma de recompensarte. Prometerte que te tomarás una pausa en cierta etapa del proyecto puede ayudarte a conservar la motivación necesaria para completar el trabajo. De todas formas, también puedes pensar en algo más grande que ciertas gratificaciones diarias. Planifica unas vacaciones o un viaje de fin de semana para tener algo que esperar con ansias.
- Otra forma de recompensa puede ser hacer algo creativo al final de la jornada laboral, o planear una actividad semanal, como ir al gimnasio o salir con tus amigos.^{[9]XFuente confiableHelpGuideIr a la fuente}
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Deja de pensar en el trabajo cuando estés en tu casa. Procura dejar el trabajo atrás cuando llegues a casa. Establece límites con tu jefe y compañeros de trabajo para que no te contacten durante tu tiempo libre. Una buena idea es tener un teléfono para el trabajo, y apagarlo cuando llegues a tu casa.
- Practica técnicas de relajación de camino a casa para estar más tranquilo al cruzar la puerta.
- Practica técnicas de respiración para ralentizar la frecuencia cardíaca, o recurre a la aromaterapia en el coche, en el caso de que conduzcas.
- Si utilizas el transporte público o compartes el coche con alguien, prueba leer o escuchar un libro o revista para olvidarte del trabajo.
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Toma las precauciones de seguridad necesarias. Puede ser muy estresante tener que pensar en tu seguridad física y la de tus compañeros mientras tienes que lidiar con un gran volumen de trabajo, en el caso de que tus tareas incluyan a las labores físicas. Establece precauciones de seguridad para eliminar este factor estresante del ambiente laboral.
- Respeta todas las normas de seguridad de la empresa, y capacita y habla con tus compañeros de manera regular para asegurarte de que también las sigan.
- En el caso de que la empresa sea descuidada con respecto a las medidas de seguridad, instaura algunas por cuenta propia.
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Consejos

Si tu trabajo requiere un gran esfuerzo físico, asegúrate de mantenerte hidratado.
Habla con alguien de confianza si comienzas a experimentar los síntomas del desgaste laboral. Conversa con un amigo, un familiar, un terapeuta o incluso tu jefe. Quizás estén dispuestos a quitarte algunas de tus tareas.

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Advertencias

El desgaste ataca cuando las personas bajan la guardia. Después de este agotamiento, aparecen los problemas físicos y mentales sin previo aviso. Por lo tanto, es muy importante tomar las medidas de autocuidado necesarias antes de experimentar el desgaste laboral.

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