Cómo prepararse para una entrevista de asistente administrativa

Si estás pasando por una entrevista para desempeñarte como asistente administrativa, existen algunos métodos de preparación para entrevistas que debes seguir para sacar el mayor provecho posible de tu entrevista y asegurar mejores oportunidades de conseguir un empleo. No existe una manera “correcta” de prepararse para una entrevista; existen estrategias que puedes emplear para mejorar tus habilidades en las entrevistas. Sigue estos pasos que te prepararán para una entrevista de asistente administrativa.

Pasos

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Estas incluyen programar y registrar citas, encargarse del mantenimiento de sistemas de archivos físicos y virtuales, organizar registros, usar programas de base de datos y crear reportes de datos, operar un sistema telefónico multilínea y elaborar documentos como memorandos internos, cartas y correos electrónicos.
Al prepararte para una entrevista de cualquier índole, debes saber todo lo que puedas sobre la compañía antes de ir a la entrevista. De esta forma estás demostrando a tu empleador que estás motivada e interesada en trabajar en la compañía � y no solo desesperada por un trabajo.
Cada empleador requiere que un empleado posea diferentes habilidades, cualificaciones y lleve a cabo distintas funciones. Una parte importante de la preparación para una entrevista es analizar los requisitos de la oportunidad laboral a la que estés postulando. Por ejemplo, un empleador puede evaluar la puntualidad y frecuencia por encima de otras cualidades, mientras que otro puede poner énfasis en la creatividad, pensamiento innovador y flexibilidad.
Teniendo en mente el puesto vacante específico, desarrolla fundamentaciones breves y concisas para estos puntos principales de la entrevista.
Debes ser capaz de responder todas las preguntas y explayarte en la información de tu currículo. Asimismo, asegúrate de que tu currículo esté actualizado y refleje las cualificaciones de una asistente administrativa.
Es una práctica común que en una entrevista los empleadores lleven a cabo pruebas de ingreso manual de datos para candidatas del puesto de asistente administrativa. Esto significa que parte de tu preparación para la entrevista debería incluir darle un repaso a tus habilidades de mecanografía y uso del teclado numérico, tomando en consideración el tiempo y la precisión.
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Formula respuestas para las preguntas comunes que pueden surgir en una entrevista de asistente administrativa. Prepárate para demostrar tu conocimiento en las siguientes áreas:
- Debes ser capaz de explicar cómo organizas y gestionas tu agenda diaria, incluyendo las herramientas que utilizas, cómo estableces recordatorios y manejas conflictos respecto a la organización de agendas.
- El área de servicio al cliente es a menudo una parte importante en un trabajo de asistente administrativa ya que se te puede pedir que te encargues de las llamadas telefónicas, sirvas de intermediaria entre tu jefe y otros contactos comerciales y recibas a los clientes.
- Como asistente administrativa se te puede pedir que manejes información confidencial. Prepárate para explicar durante una entrevista cómo tratas la información confidencial y qué medidas tomas para mantenerla protegida.
- La realización de múltiples tareas es una parte integral del trabajo de una asistente administrativa así que desarrolla ejemplos de cómo manejas varias responsabilidades a la vez. Céntrate en la administración del tiempo, organización y delegación de tareas (si corresponde).
- Como asistente administrativa tendrás que usar una variedad de programas informáticos y equipos de oficina. Crea una lista detallada de tus habilidades en estas áreas como parte de tu preparación para la entrevista.
No tendrás que memorizar tus respuestas palabra por palabra, pero sí deberás sentirte segura por la fluidez de tus respuestas antes de empezar la entrevista.
Casi todas las clases de empresas, en todos los tipos de ambiente, requieren los servicios de una asistente administrativa, por eso es importante que te vistas de manera adecuada para la empresa donde se llevará a cabo la entrevista. Llama a la recepcionista y pregúntale por el código de vestimenta de la empresa, luego elige un conjunto que sea un poco mejor de lo habitual. Por ejemplo, si el código de vestimenta de la empresa es corporativo casual, agregar un blazer al conjunto sería un plus al típico atuendo casual caqui con botones para la oficina.
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Consejos

Una vez que te sientas segura con la preparación para la entrevista, pídele a un amigo que actúe como el empleador para simular una entrevista, en la cual pondrás tu preparación a prueba. Si no puedes encontrar ayuda externa, práctica frente a un espejo.
Asegúrate de empezar a prepararte bien para la entrevista antes de la fecha programada, de modo que estés lista para causar una buena impresión cuando llegue el gran día.
Envía una nota de agradecimiento a cada entrevistador dentro de las 48 horas de la entrevista. Usa esto como una oportunidad para expresar tu interés en el puesto, así como para hacer recordar al entrevistador de algunas de tus cualificaciones más convincentes. Puedes hacer esto escribiendo algo parecido como: “Gracias por dedicar su tiempo a entrevistarme. Estoy realmente interesada en esta oportunidad. Estoy segura de que gracias a mis habilidades organizacionales y mi experiencia previa en la administración de una oficina seré una persona valiosa para su equipo.”

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