Como se Preparar para uma Entrevista para Assistente Administrativo

Se estiver fazendo entrevistas para ser um assistente administrativo, há certos métodos de preparação que você pode seguir para dar o máximo de si na conversa com o RH e garantir as melhores chances de conseguir o emprego. Não há uma maneira "certa" de se preparar para uma entrevista; existem estratégias que você pode usar para aprimorar suas "habilidades de entrevistado". Siga esses passos para se preparar para uma entrevista de assistente administrativo.

Passos

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Você vai agendar e registrar compromissos, cuidar de sistemas de arquivamento físicos e virtuais, organizar fichas, gerenciar bancos de dados para compilar números e produzir relatórios, conduzir um sistema de telefone multilinha e preparar documentos como cartas, e-mails e memorandos do escritório.
Quando se preparar para entrevistas de qualquer tipo, você deve saber o máximo possível sobre a empresa antes de fazer a entrevista. Isso mostra ao entrevistador que você está motivado e interessado pela empresa – e não apenas desesperado por um emprego.^{[1]XFonte de pesquisa}
Cada empregador procura por uma combinação diferente de habilidades, qualificações e funções em um funcionário. Uma parte importante de se preparar para entrevistas é estudar as especificidades da oportunidade de emprego para a qual está se candidatando. Por exemplo, um empregador pode valorizar pontualidade e regularidade acima de todas as outras qualidades, enquanto outro pode preferir criatividade, mente aberta e flexibilidade.^{[2]XFonte de pesquisa}
Mantendo o trabalho específico em mente, desenvolva explicações breves e concisas para esses pontos principais da entrevista.
Você deve ser capaz de responder perguntas e expandir a informação no seu currículo. Além disso, seu currículo deve estar atualizado e deve refletir as qualificações de um assistente administrativo.
É comum os empregadores administrarem testes de entrada de dados em candidatos a assistente administrativo durante a entrevista. Isso significa que você já deve treinar digitação (letras e teclado numérico), mantendo sincronismo e precisão em mente.
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Formule respostas para perguntas comuns de entrevistas para assistente administrativo.^{[3]XFonte de pesquisa} Prepare-se para demonstrar seu conhecimento nas seguintes áreas:
- Você deve ser capaz de explicar como organiza e conduz uma programação diária, incluindo quais ferramentas usa, como estabelece seus lembretes e como lida com os conflitos de horário.
- O serviço ao cliente é frequentemente uma parte importante do trabalho de um assistente administrativo, pois pode ser que você precise lidar com telefonemas, servir como um intermediário entre seu chefe e outros contatos de trabalho e cumprimentar clientes.
- Como assistente administrativo, pode ser que peçam para você lidar com informações confidenciais. Esteja pronto para explicar durante uma entrevista como você trata informações delicadas e quais passos segue para guardá-las em segurança.
- Fazer várias coisas ao mesmo tempo é uma parte importante de ser um assistente administrativo, então prepare exemplos de como você lida com uma infinidade de responsabilidades de uma vez só. Concentre-se em gerenciamento de tempo, organização e delegação de tarefas (quando aplicável).
- Você precisará usar uma variedade de softwares e equipamentos de escritório como um assistente administrativo. Como parte de sua preparação para a entrevista, crie uma lista completa de suas proficiências nessas áreas.
^{[4]XFonte de pesquisa} Você não precisa memorizar as respostas palavra por palavra, mas deve estar confortável com a fluência de suas respostas antes de ir a uma entrevista para assistente administrativo.
Quase todo tipo de negócio, em todo tipo de ambiente, requer os serviços de um assistente administrativo; sendo assim, é importante que você se vista de uma maneira que seja apropriada para o negócio para o qual fará a entrevista.^{[5]XFonte de pesquisa} Ligue para a recepcionista e pergunte qual o código de vestimenta. Escolha uma roupa que seja um grau mais formal que o dito. Por exemplo, se o código de vestimenta for casual de negócios, então um grau maior que o típico camisa-e-calça-cáqui seria adicionar um blazer ao visual.
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Dicas

Quando se sentir seguro com sua preparação, peça para um amigo agir como o entrevistador para simular a entrevista e colocar sua preparação à prova. Se não conseguir ajuda de alguém, pratique na frente de um espelho.
Faça questão de começar a se preparar para as entrevistas bem antes dos dias marcados para que você esteja pronto para dar o melhor de si quando a hora chegar.
Envie um bilhete de agradecimento para cada entrevistador dentro de 48 horas após a entrevista. Use isso como uma oportunidade de expressar seu interesse pela vaga, além de lembrar ao entrevistador de algumas de suas melhores qualificações. Você pode fazer isso ao escrever algo parecido com “Obrigado por arranjar um tempo para me entrevistar. Estou realmente interessado por essa oportunidade e tenho certeza de que minhas habilidades organizacionais e minha experiência em gerenciamento de escritório fariam de mim uma ótima adição à sua equipe”.