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Una propuesta de consultoría es un documento que le envía un consultor a un cliente potencial en el que describe un trabajo del que desea hacerse cargo y las condiciones bajo las cuales lo hará. Por lo general, las propuestas de consultoría se escriben solo después de que el consultor y el cliente potencial hayan discutido el trabajo detenidamente. Saber cómo escribir una propuesta efectiva y clara puede ayudarte a conseguir nuevos clientes para tu práctica, por lo que es una habilidad esencial para todos los consultores independientes.
Pasos
Aprende lo más que puedas sobre el trabajo en consideración. Una propuesta de consultoría no es como un currículum, así que no es una buena idea solo enviar el tuyo a tantos destinatarios como sea posible para hacer negocios. Cada propuesta debe adaptarse específicamente al cliente que trates de conseguir. Mientras más informado estés sobre el cliente y sus necesidades, mejor podrás escribir tu propuesta, así que el primer paso siempre debe ser educarte.[1] Existen muchas formas en las que podrías hacerlo:- La forma más adecuada y directa es simplemente reunirte con el cliente y discutir el trabajo propuesto. Toma notas minuciosas y formula muchas preguntas específicas para que comprendas exactamente lo que implica el trabajo.
- Después de esto, puedes seguir con las llamadas telefónicas y los correos electrónicos para esclarecer cualquier pregunta persistente.
- A medida que escribas tu propuesta (mira más abajo), también puede ser útil hacer una pequeña investigación independiente. Por ejemplo, si tratas de probar la razón por la que tus servicios ayudarán a tu cliente a tener éxito, encontrar encuestas empresariales que apoyen tu argumento será una buena idea.
Llega a un acuerdo sobre el rol exacto que tendrás. No firmes para trabajar como un consultor solo para tener a tu cliente presionándote a realizar un trabajo que no acordaste hacer. Es importante tener una idea clara de lo que el cliente espera de ti para que puedas redactar tu propuesta y que tu trabajo se limite solo a lo que hayan acordado. Las cosas que debes recalcar son las siguientes:- Tus deberes concretos y el resultado que el cliente espera lograr
- El plazo de tu trabajo
- Los objetivos específicos que se deben alcanzar en fechas determinadas
- A veces, quizás necesites hablar con muchas personas. Por ejemplo, si esperas ser un consultor sobre una disputa entre la gerencia y los empleados, lo aconsejable sería hablar con los representantes de ambas partes así como con el cliente que contrata.
Determina el compromiso financiero del cliente. Esta quizás sea la información más importante de todas. Si el cliente no está dispuesto a pagarte lo que consideras que vale tu trabajo, ni siquiera tienes que preocuparte por escribir la propuesta. Ten un acuerdo con el cliente sobre cuánto (y con qué frecuencia) te pagará antes de empezar a escribir. De esta forma, podrás hacer referencia al pago acordado en tu propuesta, la cual el cliente tendrá que firmar y acordar para poder contratarte.- Además de los honorarios por tus servicios, también tendrás que llegar a un acuerdo con el cliente sobre los gastos secundarios que puedas tener durante el trabajo (por ejemplo: gasolina, suministros, viaje, etc.). Te conviene mucho lograr que el cliente acepte compensarte por esas cosas.
- No escribas una propuesta de consultoría si el cliente no parece seguro de la cantidad que te pagará (o cuándo lo hará).
Si es posible, consigue el trabajo sin una propuesta. Muchos servicios de consultores ofrecerán asesoramiento en el sentido de "es más fácil escribir una confirmación de los servicios que una propuesta de los mismos".[2] Ten en cuenta que una propuesta de consultoría es solo eso, una propuesta, que no garantiza ningún trabajo. Probablemente un cliente solicite propuestas de muchos consultores y luego escoja solo una, así que si puedes, trata de hacer que el cliente te contrate incluso antes de escribir la propuesta. De esta forma, cuando se la envíes, el cliente solo confirmará que puedes empezar a trabajar y no decidir si puedes hacerlo o no.Anuncio
Empieza tu propuesta al dirigirte al cliente potencial. Empieza tu propuesta como comenzarías una carta: con un párrafo breve donde resumas que quieres hacer el trabajo para el cliente y que eres el mejor candidato para el trabajo (entrarás en detalle después). En este punto, está bien ser algo "cálido" y personal en tu tono, aunque siempre debes mantener la profesionalidad.[3]- Menciona al cliente por su nombre. Si tienes una relación de amistad con el cliente, puedes utilizar su nombre de pila. De lo contrario, usa "Sr." o "Sra.". Trata de mostrarle al cliente que esta propuesta está adaptada específicamente para él.
- Puedes buscar en Internet modelos específicos de propuestas para cada caso.
Describe el trabajo en el primer párrafo. Parte de las discusiones que ya hayas tenido en torno al trabajo para mostrarle a tu cliente, en unas cuantas oraciones, que sabes lo que tienes que hacer. Muestra lo que comprendas del problema que necesitas resolver, las labores que el cliente espera que realices y el alcance de tu trabajo (un trabajo de una sola vez, a largo plazo, etc.).[4]- En este punto, sé específico sobre el trabajo, pero no pongas énfasis en detalles precisos como el dinero, las horas, etc.; llegarás a esto después.
En el segundo párrafo, describe tus cualificaciones. En este punto, tratas de venderte como la mejor persona posible para el trabajo. Destaca las cosas tales como tu capacitación, tu experiencia y los trabajos que hayas realizado anteriormente en los que hayas conseguido comentarios positivos. También puedes referirte a tu actitud y valores, aunque los debes mantener en un segundo plano frente a las cualificaciones más concretas.- Recuerda que quizás compitas con otros consultores. Trata de dar una idea de cómo brindarás un beneficio mensurable en términos de dinero o tiempo ahorrado. De esta forma, puedes darte una ventaja sobre un competidor con cualificaciones mejores o similares que no exprese esto de una manera muy adecuada.
En el siguiente párrafo, describe el trabajo que propongas. Haz una lista, usa terminología estricta y detalles específicos, así como lo que harás para resolver el problema del cliente. Detalla los resultados exactos que el cliente verá en tu consulta. En este punto, sé específico en lo relacionado con tus métodos y con el plazo.- Para evitar problemas posteriores, también es aconsejable describir lo que esperas del cliente durante tu trabajo con respecto al personal, al acceso a los lugares de trabajo y al equipo. Por ejemplo, nombra algunas personas con las que esperas trabajar a tiempo completo, menciona los sectores a los que tendrás acceso, etc.[5]
Describe lo que no harás durante tu consulta. Como un consultor, debes evitar el problema de la "expansión de la misión", es decir, aumentar tus responsabilidades poco a poco sin recibir ninguna compensación adicional.[6] Aísla el problema en el que trabajarás e indica muy claramente que los asuntos relacionados no se incluyen en esta propuesta.- Una buena forma de presentarlo es en una lista con viñetas, lo que hará muy difícil que el cliente olvide la información relevante.
Propón un precio para tu consulta. Esto depende de lo que hagas y de quién sea tu cliente. Recuerda que quizás compitas contra otros consultores, así que trata de mantener tu tarifa en un nivel competitivo para tu industria y situación.- También tendrás que describir cualquier otro gasto adicional, como las comidas, las habitaciones de hotel, el transporte, entre otros, que el cliente potencial tendrá que pagarte. Es buena idea que cuentes con un proceso de aprobación (por ejemplo, puedes especificar que presentarás tus recibos al final de cada mes). Esto hará más difícil que el cliente se niegue a pagarte con el razonamiento de que "nunca acordó pagarte tanto".
Concluye al resumir tu propuesta. Al igual que en un ensayo académico, el objetivo del párrafo final es ofrecer un resumen preciso y rápido del resto de lo que trata la propuesta. Reitera tu idoneidad para el trabajo, tus preparaciones para la consulta y tu confianza en obtener resultados. En este punto, al igual que en el párrafo inicial, puedes ser un poco más "cálido" y referirte al cliente por su nombre.[7]- Al finalizar la propuesta, firma, coloca la fecha a la propuesta y deja un espacio para la firma del cliente.
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Sé breve y agradable. Mantén tu propuesta lo más breve posible para describirte a ti y a tu trabajo de forma precisa. En este punto, debes optar por la calidad, no por la cantidad. Cualquier excusa que el cliente tenga para dejar de leer tu propuesta y escoger la de otro consultor es algo que debes prevenir, así que dale a tu propuesta una lectura rápida.- Para la mayoría de los trabajos, dos páginas es una buena extensión para la propuesta. Si haces referencia a conjuntos de datos extensos en tu propuesta, adjúntalos en apéndices para limitar la extensión de tu propuesta real.
Mantente concentrado en el cliente. Si bien siempre puedes dedicar un espacio a tus cualificaciones, la persona más importante en la propuesta no eres tú, es tu cliente. Incluso cuando hables sobre ti, formula tu discusión en términos de lo bien que satisfaces las necesidades del cliente (no de lo grandioso que eres).- Evita las discusiones prolongadas sobre tu historial laboral (ni de tu empresa, si no eres un consultor independiente).
Evita las palabras de moda. Muchos clientes (especialmente los clientes empresariales) pasan todo su día escuchando frases sin sentido que las personas repiten como loros para tratar de sonar importantes. Evítales esta pesadez innecesaria. En su lugar, escribe tu propuesta con un lenguaje breve y claro. No trates de hacer que tus promesas suenen más interesantes de lo que son con ayuda de una jerga llamativa. En su lugar, solo haz promesas interesantes.- Algunos ejemplos de palabras de moda incluyen cosas como "mejores prácticas", "sinergia", "disruptivo", "optimizado", etc.; cada industria tiene las suyas. Estas palabras han perdido eficazmente cualquier poder que hayan tenido alguna vez a causa del uso excesivo y de la aplicación imprecisa.
Presta atención a la ortografía y a la gramática. Esto puede parecer insignificante, pero es esencial. Incluso si no eres un consultor para un puesto que requiera algún documento escrito, la comunicación simple y profesional demuestra que te has tomado el tiempo y la energía para presentar tu mejor lado. Los errores no significan que estás menos calificado para el trabajo, pero sí significan que no prestaste la atención suficiente para hacer toda tu propuesta a la perfección. En una competencia reñida entre dos consultores, esto puede ser el factor decisivo.- Después de terminar tu propuesta, asegúrate de repasarla por segunda vez, corregir la gramática y la fluidez. Si tienes tiempo, también deja que un amigo o familiar la corrija; es mucho más probable que ellos vean los errores que hayas omitido ya que realmente no estuvieron involucrados en su redacción.
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Consejos
- Tu propuesta debe ser más una carta de confirmación que un prospecto. En otras palabras, el cliente y tú ya deben haberse conocido, discutido el trabajo largamente y llegado a algún tipo de entendimiento con respecto a los gastos.
- Nunca empieces a elaborar una propuesta de consultoría sin pleno conocimiento del trabajo en cuestión. Es menos probable que consigas un trabajo del cual no sepas tanto y, más seriamente, es probable que te encuentres con gastos excesivos y disputas con el cliente en el caso de que comiences un trabajo con cuyas consideraciones no estés familiarizado.
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Referencias
- ↑ http://www.careerlab.com/art_consulting_proposal.htm
- ↑ http://www.businessknowhow.com/marketing/proposals.htm
- ↑ http://www.careerlab.com/art_consulting_proposal.htm
- ↑ http://www.consultingsuccess.com/consultant-proposals
- ↑ http://www.consultingsuccess.com/consultant-proposals
- ↑ http://www.merriam-webster.com/dictionary/mission%20creep
- ↑ http://www.careerlab.com/art_consulting_proposal.htm
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