Comment rédiger une proposition de conseil

Une proposition de conseil est un document qu'envoie un consultant à un client potentiel qui décrit un service qu'il veut effectuer et les conditions dans lesquelles le travail sera exécuté. Les propositions de conseils sont d'habitude établies après que le consultant et le client potentiel aient discuté de long en large du service. Le fait de savoir rédiger une proposition explicite et efficace peut vous aider à obtenir une nouvelle clientèle pour vous exercer. Cette aptitude est donc essentielle pour tous les consultants indépendants.

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Avant de rédiger la proposition

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Informez-vous autant que possible sur la tâche en question. Une proposition de conseil n'est pas similaire à un CV et pour cela gardez-vous d'envoyer la vôtre à autant de destinataires que possible afin de booster votre affaire. Chaque proposition devrait être spécifiquement adaptée au type de client que vous avez. Plus vous êtes bien informé sur le client et ses besoins, mieux vous rédigerez votre proposition. La première chose à faire serait donc d'être toujours informé. Il y a plusieurs moyens pour y arriver.
- Le meilleur et le plus direct moyen serait de simplement rencontrer le client et de discuter du service avec lui. Prenez soigneusement note et posez autant de questions spécifiques afin de bien comprendre les implications de la tâche.
- Après cela, vous pouvez procéder à un suivi par appels téléphoniques ou par courriel pour clarifier toutes autres questions persistantes.
- Pendant que vous rédigez la proposition, il est préférable d'effectuer quelques recherches personnelles. Par exemple, si vous essayez de prouver de quelles manières vos services pourront aider le client à atteindre ses objectifs, trouver des enquêtes de conjoncture pour appuyer votre argumentation serait une belle idée.
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Entendez-vous sur ce que sera exactement votre rôle. Vous ne devrez pas vous engager dans un travail en tant que consultant seulement pour subir les pressions de votre client pour faire un travail que vous ne voulez pas faire. Il importe d'avoir une image claire de ce que le client attend de vous, ainsi vous pourrez libeller votre proposition pour que le travail soit seulement limité à ce qui a été décidé avec le client. Les choses à noter impliquent :
- vos véritables responsabilités ainsi que le résultat que le client espère obtenir,
- l'échéance pour finir votre travail,
- les objectifs importants à atteindre dans certains délais,
- vous devrez parfois en parler à plusieurs personnes. Par exemple, si vous envisagez de donner des conseils sur une dispute entre un chef d'entreprise et ses employés, il serait judicieux de vous adresser aux représentants des deux parties et au client qui vous a embauché.
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Cherchez à connaitre l'engagement financier du client. Il peut s'agir de l'information la plus importante de tous les renseignements. Si le client ne compte pas payer le prix auquel le travail revient, ne vous gênez même pas à rédiger la proposition. Entendez-vous avec le client sur le prix, aussi bien que sur les modalités de paiement avant de commencer la rédaction. Vous pouvez ainsi faire recours au tarif convenu dans votre proposition, que le client devra signer avant de vous recruter.
- En plus des frais de vos services, vous devrez aussi bien vous entendre sur les frais supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin au cours de votre travail (par exemple, les frais de carburant, d'alimentation, de transport, etc.). C'est dans votre intérêt d'amener le client à vous payer pour toutes ces choses.
- Ne rédigez pas une proposition si le client semble être incertain du montant à payer ou du délai de paiement.
Plusieurs consultants vous diront une phrase du genre Il est plus facile de rédiger une confirmation de services qu'une proposition de service ^{[1]XSource de recherche}. Retenez qu'une proposition de conseil n'est qu'une proposition qui ne vous garantit aucun travail. Il est bien possible qu'un client sollicite des propositions de la part de plusieurs consultants à la fois pour enfin en choisir une seule. Si vous en avez donc la possibilité, essayez d'amener le client à vous embaucher même avant de rédiger la proposition. Ainsi, si vous envoyez votre demande, le client se contentera de vous confirmer qu'il faut commencer le travail plutôt que de douter si vous pouvez le faire ou non.
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Partie 2

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Rédiger la proposition

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Commencez votre proposition en vous adressant au client potentiel. Appliquez à votre demande le même modèle que celui qui est utilisé pour une lettre académique : avec un court paragraphe qui résume votre volonté à faire le travail et qui explique que vous êtes le meilleur candidat (vous parlerez des détails plus tard). À cette étape, bien que vous deviez faire preuve de professionnalisme, il est préférable de faire usage d'un ton cordial et personnel.
- Citez le nom de votre client. Si vous avez une relation amicale, utilisez ses prénoms. Dans le cas contraire, utilisez Mme ou M. Vous essayez ainsi de lui montrer que cette proposition lui est spécialement destinée.
- Vous pouvez faire quelques recherches sur Internet pour voir des modèles de propositions et avoir une idée claire du contenu de chaque partie du document.
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Décrivez la tâche dans le premier paragraphe. Inspirez-vous de la discussion que vous aviez déjà eue concernant le travail pour prouver au client que vous savez ce que vous devez faire. Prouvez-lui que vous connaissez le véritable problème à résoudre, les devoirs qu'il espère vous voir accomplir et l'ampleur de votre travail (d'un seul coup, à long terme, etc. ^{[2]XSource de recherche}).
- À ce niveau, soyez précis sur le travail, mais ne vous attardez pas trop sur les détails spécifiques tels que l'argent, les horaires, ainsi de suite. Vous parlerez de tout cela plus tard.
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Dans le deuxième paragraphe, exposez vos compétences. À cette étape, vous devez vous vendre comme étant le meilleur candidat pour ce travail. Assurez-vous d'attirer l'attention de votre client sur des aspects concernant votre formation, vos expériences professionnelles et les services rendus avec succès par le passé. Vous pouvez également parler de vos qualités personnelles et à vos valeurs bien que ces dernières ne soient concrètement pas prioritaires dans vos qualifications.
- Souvenez-vous qu'il se peut que vous vous retrouviez en concurrence avec d'autres experts conseillers. Essayez d'avoir une idée de la façon dont vous offrirez des avantages mesurables au client en ce qui concerne le tarif ou le délai. Vous aurez ainsi un avantage sur un quelconque concurrent ayant les mêmes ou de meilleures compétences, mais qui ne sait bien les utiliser.
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Dans le paragraphe suivant, décrivez le service proposé. Faites-en une liste en utilisant des terminologies strictes et des détails spécifiques comme ce que vous ferez pour résoudre le problème du client. Indiquez clairement les résultats exacts que le client obtiendra de votre conseil. Soyez également précis sur vos méthodes ainsi que sur votre échéance.
- Afin d'éviter plus tard des problèmes, il serait également judicieux de décrire ce à quoi vous vous attendrez de la part du client au cours de l'exécution de votre travail en ce qui concerne le personnel, l'accès aux sites de travail et aux équipements. Par exemple, citez les personnes avec qui vous aimerez travailler à plein temps et les secteurs auxquels vous voudrez avoir accès et plus encore ^{[3]XSource de recherche}.
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Décrivez ce que vous ne ferez pas lors de votre consultation. En tant que consultant, vous devriez éviter le problème de dérapage de mission. Assumez progressivement vos responsabilités sans recevoir aucune compensation supplémentaire ^{[4]XSource de recherche}. Identifiez les problèmes que vous aborderez et précisez clairement que les situations connexes ne sont pas incluses dans cette proposition.
- Une meilleure façon de présenter ceci est de le faire en liste à puce afin de pouvoir permettre au client de trouver facilement les informations nécessaires.
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Proposez un prix pour votre consultation. Cela dépend de la qualité de votre travail et du type de client que vous avez. Souvenez-vous que vous pourrez avoir affaire à des consultants concurrents, essayez donc de rendre votre tarif concurrentiel pour votre situation et pour la diligence.
- Vous devrez également mentionner tous les frais supplémentaires comme ceux de chambre d'hôtel, de transport, de repas, etc. que le client potentiel aura à vous payer. Avoir un processus d'approbation serait une meilleure idée (par exemple, vous pouvez préciser que vous présenterez vos factures à la fin de chaque mois). Ainsi, il sera difficile au client de refuser de vous payer sous prétexte qu'il n'avait jamais consenti à payer une somme aussi exorbitante.
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Finissez en résumant votre proposition. Tout comme dans une rédaction académique, l'objectif du dernier paragraphe est d'offrir un résumé succinct du reste de ce dont il s'agissait dans la proposition. Affirmez à nouveau votre aptitude à faire le travail, votre préparation pour la consultation et votre assurance à obtenir les résultats prévus. À cette étape, comme dans le paragraphe de départ, vous pouvez être aussi un peu cordial en appelant le client par son nom.
- Après avoir fini, signez et mentionnez la date de la proposition et réservez un espace pour que le client puisse aussi poser sa signature.
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Partie 3

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Faire une proposition plus efficace

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Soyez bref et gentil. Rendez votre proposition aussi brève que possible pour véritablement décrire vous-même et votre service. Votre objectif ici, c'est la qualité et non la quantité. Vous devez éviter tout ce qui amènera le client à rejeter votre proposition et prendre celle d'un autre consultant. Rendez donc votre proposition brève à lire.
- Pour la plupart des services, une rédaction de deux pages est largement suffisante. Si vous devez vous référer à un long ensemble de données dans votre proposition, mettez ces dernières en annexe afin de réduire la longueur du document ^{[5]XSource de recherche}.
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Focalisez-vous sur le client. Bien que vous ayez l'envie de concéder une place importante à vos compétences, sachez que la personne la plus importante ici n'est pas vous, mais votre client. Même si vous parlez de vous-même, orientez la discussion vers la manière dont vous comblerez l'attente du client plutôt que de parler de la façon dont vous êtes fort ^{[6]XSource de recherche}.
- Évitez de longues discussions concernant vos antécédents professionnels (ou ceux de votre entreprise, si vous n'êtes pas un consultant indépendant).
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Évitez les mots en vogue. La plupart des clients (surtout les sociétés clientes) passent souvent tous leurs temps à écouter des expressions vides et dénudées de sens chantées par des gens qui veulent paraitre importants. Épargnez votre client de ces propos qui manquent d'intérêt. Rédigez plutôt votre proposition dans un langage clair et succinct. N'essayez pas de rendre vos promesses plus excitantes qu'elles en sont dans des jargons exagérés. Faites juste des promesses intéressantes.
- Voici quelques exemples de termes en vogue : pratiques optimales, synergie, perturbateur, optimisé et plus encore. Chaque domaine d'activité dispose de ses propres expressions. Ces termes ont effectivement perdu tout effet qu'ils avaient dû à leur usage abusif et vague.
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Veillez à l'orthographe et à la grammaire. Ceci peut paraitre banal, mais c'est très important. Même si vous n'allez pas offrir vos services de consultation pour un poste qui requiert de la rédaction, une communication explicite et professionnelle montrera que vous aviez dévoué du temps à donner le meilleur de vous-même. Les erreurs ne veulent pas dire que vous êtes moins qualifié pour le service, mais elles indiquent que vous n'aviez pas prêté suffisamment d'attention à la rédaction de votre proposition. Dans une compétition très serrée entre deux consultants, ce facteur peut constituer un critère de sélection.
- Après avoir fini de rédiger votre proposition, essayez de la lire une seconde fois, pour corriger les erreurs de grammaire et de vocabulaire. Si le temps vous le permet, demandez à un ami ou à un membre de famille de la relire. Ces derniers pourront mieux voir les erreurs qui vous ont échappé, étant donné qu'ils n'étaient pas vraiment impliqués dans la rédaction.
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Conseils

Votre proposition doit être aussi bonne qu'une lettre de confirmation plutôt qu'un prospectus. En d'autres termes, vous et le client devriez en premier lieu vous connaitre, avoir déjà longuement discuté du service afin de vous entendre sur certains points concernant le tarif.
Ne rédigez jamais une proposition de conseil sans avoir compris au préalable toutes les implications du travail. Il est moins probable que vous ayez un travail si vous n'en aviez pas suffisamment d'idée et plus sérieusement, vous êtes susceptible de rencontrer des problèmes relatifs au tarif ainsi que des disputes avec le client au cas où vous n'auriez pas pris une parfaite connaissance du travail avant de commencer.