Eine gute persönliche Assistentin sein

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Vorgehensweise

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Literaturhinweise

Dieser Artikel beschreibt die Fähigkeiten und Eigenschaften, die entwickelt werden müssen, um eine gute persönliche Assistentin zu sein. Nutze diesen Artikel als Checkliste, um Bereiche hervorzuheben, die einer Entwicklung bedürfen. Die besten Positionen für eine persönliche Assistentin bieten ein gutes Gehalt, aber um an die Spitze der persönlichen Assistentinnen zu kommen, ist eine Reihe von Fähigkeiten und Kompetenzen erforderlich. Professionalität und Vertraulichkeit sind die Zeichen einer guten persönlichen Assistentin. Personalagenturen für die besten persönlichen Assistentinnen erwarten, dass die persönliche Assistentin organisiert, effizient, eigenmotiviert und IT-erfahren ist.

Vorgehensweise

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   Entwickle gute zwischenmenschliche Fähigkeiten – eine gute persönliche Assistentin ist unter Druck unerschütterlich. Sie ist ruhig und kann schnell reagieren. Die Fähigkeit, gut mit anderen zusammenzuarbeiten, vor allem mit schwierigen Persönlichkeiten, ist ausschlaggebend, da persönliche Assistentinnen der Spitzenklasse mit CEOs in extrem stressigen Umgebungen zusammenarbeiten.
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   Entwickle gute Kommunikationsfähigkeiten. Sie sind die erste Anlaufstelle für Kunden und Auftraggeber, daher müssen persönliche Assistentinnen auf eine angenehme, jedoch professionelle Art gut verbal kommunizieren können. Die Fähigkeit, andere Leute zu beeinflussen, ist ebenfalls wichtig, da persönliche Assistentinnen mit anderen um Zeit und Ressourcen verhandeln müssen. Gute schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind notwendig, da persönliche Assistentinnen oft im Namen des Chefs auf Korrespondenz antworten und manchmal Berichte und Kurzfassungen schreiben.
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   Entwickle gute IT-Fähigkeiten – von einer guten persönlichen Assistentin wird erwartet, dass sie die folgenden IT-Fähigkeiten hat: Microsoft Word (fortgeschritten), Microsoft Excel (mittel), Microsoft PowerPoint (fortgeschritten) und ein solides Wissen in einem E-Mail-Paket wie Microsoft Outlook, Lotus Notes oder Eudora. Es ist von Vorteil, ein gutes Verständnis einer Datenbank-Software wie Microsoft Access und etwas Wissen in Microsoft Project zu haben.
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   Entwickle gute Internetfähigkeiten – persönlichen Assistentinnen sollten außerdem internetaffin sein, da es sein kann, dass sie Recherche betreiben oder Aufgaben erfüllen müssen, die ein gutes Wissen im Internet erfordern. Ein gutes Verständnis von e-Commerce ist definitiv ein Plus. Ein Verständnis von Internet Marketing und dem Verhalten von Suchmaschinen ermöglicht es persönlichen Assistentinnen, ihrer Rolle mehr Wert zu verleihen und ihrem Chef die best mögliche Unterstützung zu bieten.
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   Entwickle ein Interesse in Bürotechnologie – in der technologisch fortgeschrittenen Gesellschaft ist es heutzutage wichtig, dass persönliche Assistentinnen ein gutes Verständnis neuer Technologien haben. Persönliche Assistentinnen sollten bei den neuesten Büro-Gadgets und der neuesten Bürotechnologie auf dem Laufenden sein, da von ihnen erwartet wird, dass sie wissen, wie man den Kopierer im Büro repariert, und dass sie die Funktionen des Blackberrys ihres Chefs kennen. Eine gute persönliche Assistentin schlägt Veränderungen in der Bürotechnologie vor, um die Effizienz zu steigern. Sie betreibt die notwendige Recherche, um zu verstehen, wie die Implementierung neuer Technologien kosteneffektiv für die Firma ist.
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   Entwickle die notwendigen Fähigkeiten, um: die E-Mails des Chefs zu überwachen und in seinem Namen zu antworten; Arbeit im Namen des Chefs zu delegieren; den elektronischen Kalender des Chefs zu verwalten; ein Diktat aufzunehmen; Unterlagen für Meetings vorzubereiten; Meetings zu buchen, verwalten und Protokolle zu schreiben; Veranstaltungen zu organisieren und verwalten; komplizierte Reisearrangements zu buchen; komplexe Reisepläne vorzubereiten; ein Budget zu verwalten; als Vertretung des Chefs an Veranstaltungen/ Meetings teilzunehmen; Korrespondenz, Berichte, Newsletter und Kurzfassungen zu schreiben; Intranet- und Webseiten zu aktualisieren; ein effektives Ablagesystem zu führen; schnell und genau Dokumente zu tippen; Büroausstattung zu beschaffen; Projekte zu verwalten und Mitarbeiter zu überwachen.
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