Die Vertraulichkeit wahren

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In diesem Artikel:

Vertrauliche Informationen schützen

Datenschutzgesetze einhalten

Elektronische Daten sichern

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Literaturhinweise

Wenn du ein Unternehmer oder Erzieher bist, hat der Schutz sensibler Informationen vorrangige Bedeutung für dich. In manchen Branchen, wie im Gesundheitswesen, gibt es strenge Gesetze und ethische Richtlinien, die den Umgang mit privaten Informationen bestimmen. Da private Daten gewohnheitsmäßig elektronisch gespeichert werden, muss jedes Gespräch über Vertraulichkeit auch Computer- und Netzsicherheit abdecken. Auch wenn Kodizes, Gesetze und Technologie komplexe Themen sind, ist die Grundlage für Vertraulichkeit einfach: Achtsamkeit. Sei dir immer deiner Handlungen bewusst, wisse über die Umgebung Bescheid und informiere dich über deine Verantwortlichkeiten.

Vorgehensweise

Methode 1

Methode 1 von 3:

Vertrauliche Informationen schützen

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   Behandle private Dokumente mit Sorgfalt. Lasse private Dokumente nicht unbeaufsichtigt, wenn du Krankenpfleger, Anwalt oder ein Angestellter eines Unternehmens bist, der mit vertraulichen Materialen arbeitet. Wisse immer darüber Bescheid, wo die Materialien sind und wer Zugang dazu hat. Wenn du vertrauliche Dokumente entsorgst, verwende nicht nur einen einzigen Aktenvernichter, denn das zerrissene Papier kann wieder zusammengesetzt werden. Versuche die Dokumente zu mischen und dann an mehreren Aktenvernichtern Dokumente zu bearbeiten. Wenn du vertrauliche Dokumente in großen Mengen vernichten musst, kontaktiere ein Unternehmen, das auf die Entsorgung vertraulicher Materialien spezialisiert ist.

   • Wenn du zum Beispiel im Gesundheitswesen arbeitest, dann lasse die Krankenakten eines Patienten nicht unbeaufsichtigt auf einem Tisch in der Kantine oder im Empfangsbereich liegen.
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   Verschließe Archive, Aktenschränke und andere Lagerflächen. Darüber hinaus, dass du vertrauliche Materialien sicher aufbewahrst, musst du sicherstellen, dass sie vor Schäden geschützt sind. Unersetzliche, hochwichtige Dokumente sollten zum Beispiel in einem brandsicheren, wasserdichten Safe oder Schrank aufbewahrt werden.

   • Vergewissere dich, wenn du einen sicheren Raum verlässt, dass Schubladen, Schränke und Türen verschlossen sind. Gewöhne dir an, nochmals jeden Griff zu überprüfen, bevor du die Lagereinheit oder den Raum verlässt, um eine unabsichtliche Verschwiegenheitsverletzung zu verhindern.
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   Gehe umsichtig vor, wenn du vertrauliche Informationen besprichst. Sei dir immer deiner Umgebung bewusst, wenn du über private Informationen sprichst. Besprich sensible Daten in einer privaten Umgebung und vergewissere dich, dass nur autorisiertes Personal in Hörweite ist.

   • Wenn du dich mit einem Kollegen über einen Patienten oder Kunden beraten musst, besprich nur die notwendigen Einzelheiten. Je nach Standort oder Branche könnte es rechtlich erforderlich sein, alle identifizierenden Informationen zurückzuhalten oder abzuändern.
   • Wenn dich ein Kunde oder Patient anruft, gehe zum Sprechen an einen privaten Ort. Meide es, außer es ist ein Notfall, vertrauliche Informationen telefonisch zu besprechen. Sprich zum Beispiel am Telefon über Sachverhalte in Bezug auf die Terminplanung, hebe sensible Informationen aber für ein persönliches Gespräch auf.
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   Schütze geistiges Eigentum durch Vertraulichkeitserklärungen. Unabhängig von deiner Stellung oder Branche wirst du wahrscheinlich an irgendeinem Punkt in deiner Karriere eine Vertraulichkeitserklärung unterschreiben. Lies dir den Vertrag immer sorgfältig durch, bevor du den Bedingungen zustimmst.

   • Wenn du Angestellter bist, gehe sicher, dass du die Bedingungen verstehst, wie den Umgang mit dem geistigen Eigentum des Unternehmens innerhalb bestimmter Grenzen oder dass du Tätigkeiten nicht mit Familie und Freunden besprechen darfst. Melde es deinem Vorgesetzten, wenn du Zugang zu vertraulichen Dokumenten brauchst, falls notwendig.
   • Wenn du ein Unternehmen führst, solltest du alle vertraulichen Daten sichern, die du während Transaktionen, Verhandlungen und anderen Gelegenheiten verwenden musst. Wenn du zum Beispiel einem potentiellen Investor eine Erfindung vorstellst, ist es ratsam, von deinem Anwalt eine Vertraulichkeitserklärung aufsetzen zu lassen, um sicherzustellen, dass dein geistiges Eigentum nicht ohne deine Zustimmung verwendet wird.
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Methode 2

Methode 2 von 3:

Datenschutzgesetze einhalten

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   Mache dich mit den konkreten rechtlichen und ethischen Anforderungen vertraut. Ob im Gesundheitswesen oder Bildungssektor, es gibt für jeden Beruf eigene ethische Kodizes zur Verschwiegenheit. Darüber hinaus gibt es Gesetze, die die Verschwiegenheitspflicht regulieren und diese werden je nach Ort und Branche auf unterschiedliche Weise geregelt.

   • Auch wenn ethische und rechtliche Verpflichtungen kompliziert sein können, ist sie nicht zu kennen keine Ausrede dafür, sie unabsichtlich zu brechen. Dein Arbeitgeber oder dein Berufsverband sollten dir Ressourcen zur Einhaltung deiner ethischen und rechtlichen Verpflichtungen zur Verfügung stellen können.
   • Wenn du dir nicht sicher bist in einer Situation, die zu einer ethischen oder rechtlichen Stolperfalle werden könnte, dann tue nichts, ohne Nachforschungen anzustellen. Ziehe einen Ethikkodex für deine Berufsgruppe zurate, schlage die geltenden Kommunal- und Bundesgesetze nach, hole den Rat eines vertrauenswürdigen Kollegen ein (ohne private Informationen preiszugeben) oder kontaktiere deinen Berufsverband.
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   Informiere Klienten und Patienten darüber, wie ihre Daten verwendet werden. Wenn du für einen Klienten oder Patienten mit vertraulichen Informationen arbeitest, bist du wahrscheinlich ethisch oder rechtlich dazu verpflichtet dich zu vergewissern, dass sie ihre Rechte auf Privatsphäre verstehen. Sage ihnen, welche Informationen aufgezeichnet werden, wie und wie lange sie verwahrt werden und wie sie verwendet werden.

   • Frage sie, ob sie Fragen dazu haben, wie ihre Informationen, zum Beispiel Krankenakten oder rechtliche Dokumente, aufbewahrt und verwendet werden.
   • Informiere sie außerdem über die Einschränkungen ihres Rechts auf Privatsphäre. Wenn du zum Beispiel Therapeut bist, dann informiere deinen Patienten darüber, dass es deine Pflicht ist, es zu melden, wenn er droht, sich selber oder andere zu verletzen.
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   Halte dich an das strengere Gesetz, wenn zwei Datenschutzgesetze aufeinander treffen. Wenn zwei Datenschutzgesetze aufeinander prallen, erhält eines Vorrang vor dem anderen. Halte dich allgemein gesagt an das Gesetz, das einen strengeren Schutz der Privatsphäre für den Patienten oder Klienten vorschreibt.

   • Nehmen wir an, du bist Psychologe in einem Staat und eine Behörde eines anderen Staates fordert schriftlich zur Übergabe persönlicher Informationen über einen Patienten auf. Es wird in beiden Staaten Datenschutzgesetze geben, sie könnten aber unterschiedlich dahingehend ausgelegt werden, welche Informationen Behörden erhalten dürfen.
   • Zum Beispiel könnte in einem Staat eine gerichtliche Anordnung oder die Zustimmung des Patienten erforderlich sein, während im anderen eine schriftliche Aufforderung ausreicht. In diesem Fall würdest du das Gesetz brechen, wenn du nur auf eine schriftliche Anfrage hin Informationen über einen Patienten preisgibst.
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   Besprich die Einhaltung der Rechtsvorschriften mit dritten Personen. Vergewissere dich, dass alle anderen Personen, mit denen du Geschäfte machst, die Datenschutzgesetze verstehen, die in eurer Branche gelten. Überprüfe ihre Regelkonformität in der Vergangenheit und halte dich von ihnen fern, wenn du Verletzungen der Privatsphäre findest.

   • Nehmen wir an, du bist ein Arzt oder Berater, der eine private Praxis führt. Stelle Nachforschungen über alle Geschäftspartner an, die du einstellst oder deren Dienste du in Anspruch nimmst, auch über Rechnungsführer, medizinisches Personal, Versicherer, Labore und Internetanbieter. Wenn jemand deiner Mitarbeiter oder Geschäftspartner vertrauliche Informationen falsch behandelt, könntest du deinen guten Ruf aufs Spiel setzen und es könnte rechtliche Konsequenzen für dich haben.
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   Befolge Gesetze zur Meldepflicht. Mitunter wirst du rechtlich dazu verpflichtet sein, Informationen preiszugeben, die anderenfalls vertraulich wären. Wenn du zum Beispiel im Gesundheitswesen arbeitest, bist du dazu verpflichtet, die Behörden zu informieren, wenn ein Patient dir sagt, dass er vorhat, sich selber oder andere zu verletzen. Ein Nichtbefolgen könne dich in rechtliche Schwierigkeiten bringen und deine Berufszulassung aufs Spiel setzen.

   • Außerdem könnten Patienten- oder Kundenakten durch eine schriftliche Anfrage, eine gerichtliche Anordnung oder eine richterliche Anordnung angefordert werden. Wenn es notwendig ist, dann gib nur jene Informationen preis, die in der rechtlichen Forderung genannt werden. Wenn zum Beispiel durch eine gerichtliche Anordnung Informationen zu einer bestimmten Verletzung angefordert werden, dann eröffne keine Akten über eine Krankheit, die die Person in ihrer Kindheit hatte.
   • Behalte im Hinterkopf, dass das Anwaltsgeheimnis Vorrang hat vor rechtlichen Anfragen, wie die Anfrage nach einem Ausforschungsbeweis oder die Aufforderung einem Anwalt gegenüber, unter Eid auszusagen.
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Methode 3

Methode 3 von 3:

Elektronische Daten sichern

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   Installiere und aktualisiere Virenschutzsoftware und Anti-Malware-Software. Der erste Schritt, um elektronische Daten zu schützen, ist deine Virenschutzsoftware auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn sie nicht aktualisiert wird, bist du nicht vor den neuesten Gefahren im Internet geschützt.

   • Sorge außerdem dafür, dass du und alle, mit denen du zusammenarbeitest, das Internet auf sichere Weise nutzen. Klickt zum Beispiel nicht auf verdächtige Links oder öffnet E-Mail-Anhänge von unbekannten Absendern.
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   Richte Bildschirme so aus, dass sie persönliche Informationen strategisch verbergen. Es werden mehr Daten durch Blicke über die Schulter gefährdet als durch Computerviren, das ist aber ein häufig übersehener Aspekt der Cybersicherheit. Vergewissere dich, dass Monitore, Computerbildschirme und andere Geräte, die vertrauliche Informationen zeigen, nur für autorisiertes Personal einsehbar sind.

   • Wenn du zum Beispiel ein kleines Restaurant führst, lasse deinen Laptop mit deinen Finanzdaten nicht offen auf der Bar stehen. Wenn du ein Arzt bist, achte darauf, dass Patienten keine Bildschirme sehen können, die persönliche Daten aus dem Warte- oder Empfangsbereich zeigen.
   • Es ist auch ratsam, Bildschirmschoner und passwortgeschützte Sperrbildschirme zu verwenden.
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   Überprüfe die Daten des Empfängers, bevor du private Dokumente versendest. Gehe immer sicher, dass du eine E-Mail-Adresse oder Faxnummer richtig eingegeben hast, bevor du irgendwelche Dokumente schickst, die sensible Informationen enthalten. Wenn du glaubst, du könntest dich bei einem Buchstaben oder einer Zahl vertan haben, rufe den Empfänger an und bestätige die Kontaktdaten.

   • Sieh auch noch einmal im Ethikkodex deiner Branche und den geltenden Gesetzen nach, um dich zu vergewissern, dass es dir erlaubt ist, ein vertrauliches Dokument zu verschicken.
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   Verschlüsssele private elektronische Daten, wann immer es möglich ist. Auch wenn du rechtlich nicht dazu verpflichtet bist, elektronische Daten und Kommunikation zu verschlüsseln, solltest du es trotzdem in Betracht ziehen. Denke darüber nach, einen IT-Sicherheits-Experten einzustellen, der ein sicheres Portal entwickelt, über das du mit Patienten oder Kunden kommunizieren kannst.

   • Wenn du Mitglied einer Berufsvereinigung bist, könnte eine Partnerschaft mit einem Unternehmen bestehen, das sich auf eine sichere Kommunikation in dieser Branche spezialisiert. Die Dienste dieses Unternehmens könntest du zu einem vergünstigten Preis in Anspruch nehmen.
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