كيفية تنظيم مكتبك

تنزيل المقال

تنزيل المقال

هناك مقولة تقول "تدل فوضى المكتب على فوضى العقل". يمكن أن يؤثر الحفاظ على نظافة مساحة عملك وتنظيمها تأثيرًا هائلًا على إنتاجيتك وتركيزك وقدرتك على إيجاد كل ما تحتاج إليه، وقد تتفاجأ من مدى الكفاءة التي ستتمكن من العمل بها بعد تنظيف مكتبك الفوضوي. كل ما تحتاج إليه هو القليل من الوقت والالتزام برمي ما لا تحتاج إليه من أغراض ونظامٌ للتأكد من أن كل شيء في مكانه الصحيح.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

إخلاء مكتبك

تنزيل المقال

1. 
   1
   ابدأ من الصفر. ستكون إعادة تنظيم مكتبك أسهل إذا بدأت بمكتب خال. أبعد كل شيء عن سطحه وأفرغ الأدراج من محتواها (إن وجدت). اجمع كل شيء على طاولة منفصلة أو على الأرض حتى يسعك العودة له لاحقًا. ستتمكن من تقييم ما تريد رؤيته على المكتب بدقة حين تبعد كل الركام المبدئي.

   • سيستغرق تفقد أغراض مكتبك واحدًا واحدًا بحثًا عما سترميه وقتًا أطول بكثير في الغالب.
2. 
   2
   نظف مكتبك من الداخل والخارج. استغل إفراغ المكتب وانتهز الفرصة لتنظفه جيدًا. نفض المكتب وامسحه بمنظف للأسطح المتعددة وعالج البقع الباقية ثم اصقل أي خدوش في المكاتب الخشبية، وسيبدو مكتبك جديدًا مرة أخرى حين تنتهي.

   • احرص على إبعاد كل شيء عن المكتب حين تبدأ التنظيف وإلا فستضطر للتنظيف حول الأشياء المتراكمة.
3. 
   3
   ارم الأغراض القديمة وغير الضرورية. خذ ما أبعدته عن المكتب وقسمه إلى كومتين: واحدة لما سيرمى والثانية لما تنوي الاحتفاظ به. كن صارمًا في خياراتك وتخلص من أكبر قدر من الأشياء غير المهمة حتى تقصر أغراضك على الضروريات اللازمة؛ سيسهل هذا عليك متابعة كل شيء.

   • عادة ما يصنع الناس ملحقات لأشياء لا يستخدمونها ولا تفيدهم. يمكن أن يمنحك التخلص من ممتلكاتك غير المستخدمة بعض السلام النفسي الضروري عند الانتهاء.
   • لا تنس التخلص من القمامة التي تجدها أثناء إخلاء مكتبك. يمكن أن يشمل هذا جزءًا كبيرًا من الفوضى.
   نصيحة الخبراء

   

   Christel Ferguson

   خبيرة تنظيم وإدارة

   كريستيل فيرجسون مالكة شركة تقديم خدمات تقليل الفوضى والتنظيم، ومستمرة في هذا العمل لأكثر من 5 أعوام. حلت على شهادة "فينج شوي" (فلسفة صينية في فن التناغم مع الفضاء المحيط)، وعضوة في الرابطة الوطنية لمحترفي الإنتاجية والتنظيم.

   

   Christel Ferguson
   خبيرة تنظيم وإدارة

   رتب الأشياء التي تحملها من على مكتبك وحدد ما يستحق الاحتفاظ به. بمجرد أن تجمع جميع الأقلام والمقصات مع بعضها قد تكتشف أن لديك خمسة مقصات بينما أنت لا تحتاج إلا إلى مقصين. يمكنك أيضًا معرفة نوع التخزين الذي تحتاج إليه لما تبقى، مثل علبة كبيرة للأقلام أو علبة أصغر للمدونات.
4. 
   4
   حدث مساحتك. ألق نظرة على مكتبك بحثًا عن أي شيء لم يعد صالحًا. يمكن أن يشمل هذا التقويم القديم والبريد المجاب عنه وغير المجاب وحتى الصور القديمة. جد بدائل جديدة لهذه الأغراض. تخلص من أي أغراض قديمة أو احفظها بعيدًا. يجب أن يكون كل ما على مكتبك جديدًا وجاهزًا للاستخدام المستقبلي.

   • لا بأس بالاحتفاظ بالأشياء ذات القيمة العاطفية، فإذا كان لديك صورة قديمة أو هدية او تذكارٌ تود الاحتفاظ به فاحفظه بعيدًا في مكان آمن وأخل مكتبك لاستخداماته.

جزء 2

جزء 2 من 3:

إعادة ترتيب مكتبك

تنزيل المقال

1. 
   1
   غير هيئة مكتبك. الآن قد حان وقت إعادة الأشياء إلى المكتب، فلا تعد كل شيء حيث كان فحسب، بل فكر في طرق جديدة يمكنك بها أن تعيد ترتيب مكتبك لتستغل المساحة المتاحة لديك. يمكنك عمل "مرآة" لمكتبك بإعادة الأشياء للجانب المقابل أو اختر مواقع جديدة لكل قطعة على حدة؛ ابتكر مخططًا جديدًا يساعدك في أن تظل مهتمًا أثناء عملك.

   • تعتبر إعادة تنظيم الأغراض الموجودة على مكتبك حيلة بسيطًة ستساعد بلا شك في كسر رتابة رؤية نفس الأشياء في نفس الأماكن عند جلوسك للعمل.
   • هناك فنٌ كاملٌ في الصين مكرسٌ لتغيير مواقع الأغراض اليومية يعرف بفن "فينجشوي" وقد أثبتت قوته في المعالجة النفسية.
2. 
   2
   اجمع اللوازم الجديدة. هل نفد منك الورق أو أقلام الحبر أو الدبابيس؟ زر متجرًا للوازم المكتبية واختر بعض المواد لتجديد مكتبك. خذ معك قائمة حتى لا تنسى الأساسيات، وركز على الأشياء التي تستخدمها بكثرة وتميل للنفاد بسرعة؛ ستتوافر لديك كل الضروريات حين يحين وقت العمل.

   • يمكن للاحتفاظ بالقليل من أشيائك الخاصة (مثل نوعك المفضل من أقلام الحبر) أن يشعرك بقدر أكبر من الراحة، حتى لو كان مكان عملك يوفر لوازم المكتب.
3. 
   3
   رتب الأغراض بشكل معقول. رتب ممتلكاتك بطريقة تزيد إنتاجيتك لأقصى درجة مع تقليل الفوضى المحتملة حين يصبح لديك تصورٌ عن الكيفية التي تريد أن يبدو مكتبك بها. احجز منتصف المكتب لحاسوبك مثلًا مع إبقاء المستندات والأدوات المهمة في متناول يدك. لا يسهل هذا العمل فحسب ولكنه يقيك أيضًا من البحث عن الأشياء لأنها ستكون في أكثر بقعة منطقية دومًا.

   • ستكون بديهتك أفضل مرشد لك غالبًا في تحديد أماكن الأشياء. أفضل مكان لوضع شيء ما هو مكان بحثك الغريزي عنه.
   نصيحة الخبراء

   

   Christel Ferguson

   خبيرة تنظيم وإدارة

   كريستيل فيرجسون مالكة شركة تقديم خدمات تقليل الفوضى والتنظيم، ومستمرة في هذا العمل لأكثر من 5 أعوام. حلت على شهادة "فينج شوي" (فلسفة صينية في فن التناغم مع الفضاء المحيط)، وعضوة في الرابطة الوطنية لمحترفي الإنتاجية والتنظيم.

   

   Christel Ferguson
   خبيرة تنظيم وإدارة

   تأكد أن كل شيء له مكان محدد. رتب سطح المكتب وحدد لكل شيء مكان الأدراج أو أي مكان آخر؛ وإذا كانت لديك أوراق كثيرة فرتبها في فئات ثم نظمها في مجلدات في خزانة ملفات خارج المكتب.
4. 
   4
   أضف بعض الذوق. الهدف هو الحصول على مكتب منظم نظيف لكن هذا لا يعني أن يكون باهتًا. أضف القليل من اللمسات الزخرفية إلى مكتبك لمنحه طابعًا شخصيًا قليلًا. يمكن لوضع صورتين في إطارات أو تمثال صغير أو كوب قهوة مضحك أن يضفي الحياة على مساحتك ويشعرك بأنها كالبيت.

   • اجلب القليل من الأغراض من البيت لتلافي تأثير الجو الرتيب لمكان العمل إذا كنت تعمل في مكتب أو حجرة صغيرة.
   • ضع رسائل وصورًا ملهمة لتظل متحفزًا للعمل الجاد.

جزء 3

جزء 3 من 3:

تحسين الكفاءة

تنزيل المقال

1. 
   1
   أبق أغراضك الضرورية جدًا في متناول يدك. احرص أن تكون الأغراض التي تكثر البحث عنها في مكان يسهل الوصول إليه. فكر قليلًا في درجة محاولتك الوصول لأغراض معينة على مكتبك ورتبها حسب الأهمية. يمكنك تبسيط عملية إيجاد اللوازم المختلفة واستخدامها بهذه الطريقة.

   • يمكن إبقاء أدوات الكتابة وورق الطباعة والمفكرات وأجهزة التواصل والإكسسورات الرقمية جميعها في مكان مفتوح أو مكان آخر يمكنك الوصول إليه بسهولة.
   • افصل الأقلام الجافة والرصاص في كوب لتظل في مكان واحد وجاهزة للاستخدام دون أن تحتل مساحة كبيرة.
   • ضع مشابك الورق والدبابيس قرب الطابعة أو حيث تنجز عملك الورقي.
   • يمكنك توفير ساعة يوميًا بتقليل الوقت الذي تستغرقه في البحث عن الأشياء في مكتبك الفوضوي.
2. 
   2
   ضع الأشياء التي تستخدمها بكثرة في أدراج يسهل الوصول إليها. يمكن وضع الأغراض غير الضرورية التي تستخدم بكثرة في أدراج حتى تتمكن من إخراجها عند الحاجة. خصص الأدراج العلوية من المكتب للأغراض والأشياء الكبيرة التي تستخدمها بكثرة لكنك لا تحتاج لإبقائها على المكتب بالضرورة.

   • قد تجد مثلًا أنك تستخدم حاسوبك المحمول وجهازك اللوحي وغيرها من الأجهزة الإلكترونية أكثر من القلم والورق لإتمام عملك. يمكنك حفظ تلك المواد الثانوية في هذه الحالة في متناول يدك في أحد الأدراج مع إخلاء المكتب لأجهزتك الإلكترونية.
   • اشتر بعض صفوف تنظيم الأدراج إذا كان لديك الكثير من الأغراض الصغيرة. تدخل هذه الصفوف بشكل منسق في أدراج مكتبك وتتكون من أقسام مجزأة تمكنك من الحفاظ على تنظيم كل شيء ووضوحه في مكانه المناسب.
   • ضع قائمة أولويات في ذهنك تحدد أماكن وضع الأغراض في مساحة عملك. إذا كنت تستخدم أحد الأغراض بكثرة أو كان من المهم أن تحتفظ به فاتركه على مكتبك، أما إذا كنت تحتاج إليه بين الفينة والفينة فضعه في درج قريب منك. جد مكانًا آخر تبقيه به إذا كنت نادرًا ما تستخدمه أو لا ينتمي لمكتبك حقًا.
   نصيحة الخبراء

   

   Christel Ferguson

   خبيرة تنظيم وإدارة

   كريستيل فيرجسون مالكة شركة تقديم خدمات تقليل الفوضى والتنظيم، ومستمرة في هذا العمل لأكثر من 5 أعوام. حلت على شهادة "فينج شوي" (فلسفة صينية في فن التناغم مع الفضاء المحيط)، وعضوة في الرابطة الوطنية لمحترفي الإنتاجية والتنظيم.

   

   Christel Ferguson
   خبيرة تنظيم وإدارة

   أفرغ الأدراج وقسها. بعد ذلك حدد نوع منظمات الأدراج التي تريدها وحجمها بما يناسب أدراجك. احصل على حامل مخصص للدباسة مع مزيل للدبابيس ومقص وأقلام وأي شيء تحتاج إليه كثيرًا.
3. 
   3
   احفظ ما لا تستخدمه بعيدًا. يجب أن تضع كل ما تقرر الاحتفاظ به لكنك لا تحتاج إليه في مكان آخر قريب من المكتب حتى لا يتراكم ويتحول لفوضى. يشمل هذا الأغراض الشخصية والوجبات السريعة والمشروبات والأدوات التي تحتاج إليها في مناسبات نادرة. يجب وضع المستندات المكتوبة في مجلدات ثم في خزانة للملفات بينما توضع الأغراض الأخرى بعيدًا في درج سفلي أو خزانة إذا لم يكن من الوارد أن تستخدمها. أبعد أكبر قدر ممكن من الأشياء عن مكتبك باستثناء ما عليك استبقاؤه.

   • حاول أن تعتاد إبعاد الأشياء بعد استخدامها وإلا سوف تتراكم على مكتبك أو تحشر في درج سرعان ما يمتلئ بالهراء.
4. 
   4
   استخدم علبة رسائل لمتابعة معاملاتك المكتبية. اشتر علبة رسائل لتسهيل تصنيف المستندات الورقية، وهي علب شبه مسطحة متعددة المستويات تمكنك من تخصيص كل مستوى للمستندات الورقية الصادرة والواردة وكذلك البريد المجاب عنه وغير المجاب. ستمنع الورق المفكوك من غمر مكتبك بإبقاء المواد المكتوبة في علبة الرسائل والمجلدات وخزانة الملفات.

   • يعد استخدام علبة الرسائل أو الصناديق المتعددة للأغراض المختلفة حيلة بسيطة تساعد في تقليل معظم الورق المتراكم على مكتبك.
   • جهز إحدى العلب للمعاملات المكتبية المنتهية/غير المنتهية وأخرى للبريد الوارد/الصادر إلخ.
5. 
   5
   أبق مساحة العمل المشتركة تحت السيطرة. قد يضطر البعض لاستخدام مكتب مشترك أو حجرة مقسمة عند وجودهم في العمل أو ربما يكون مكتبك قريبًا من الآخرين فحسب ما يترك لك مساحة محدودة. لا زال يمكنك اتخاذ خطوات لتنسيق المساحة المشتركة.

   • احرص أولًا أن تكون هناك حدودٌ واضحة في المكان لتمييز الملكيات ثم يمكنك البدء بتنظيم قسمك الخاص لرفع نسبة الترتيب والكفاءة.
   • ميز موادك الشخصية وأبقها قريبة من مكان جلوسك. حدد المعاملات المكتبية التي تخصك وصنفها في مجلدات منفصلة للملفات ثم ضعها بعد ذلك في أدراج أو علب ورق.
   • خصص مكانًا للأدوات المشتركة حتى لا تنسكب الفوضى الخارجية في مكانك.
   • احمل حقيبة ظهر أو حقيبة مستندات لتساعدك في أن تظل مطلعًا على أغراضك. قد لا تتمكن من الاحتفاظ بالكثير من الأدوات والممتلكات على مكتبك أو في الأدراج القريبة إذا كنت تعمل في مكان يجبرك على مشاركة المساحة وأماكن التخزين.
   • حافظ على التنظيف والترتيب المنتظمين لتمنع تحول مساحة العمل أو المكتب المشترك إلى فوضى. تركيز المزيد من الأشخاص في نفس المساحة المحكومة يعني مزيدًا من القمامة والأوراق الشاردة والفوضى العامة.

أفكار مفيدة

• احرص أن يدعم كرسي مكتبك ظهرك، إذ يمكن أن يؤثر عدم اتخاذ الوضعية الجيدة على صحتك ومزاجك.
• ضع نظامًا لترتيب الملفات حتى تعرف دومًا ما انتهى وما يجب إتمامه وما يمكن رميه. رتب أغراضك حسب مستوى الأهمية والإنجاز.
• قلل الأغراض الشخصية والزخارف الأخرى قدر الإمكان إذا كنت تنظم مكتبك في العمل. كلما زادت الأشياء الموجودة على مكتبك زادت فوضوية مجالك البصري.
• ضع سلة مهملات قرب مكتبك لتتخلص من القمامة على الفور، فقد تتراكم إذا أجلت التخلص منها.
• صنف الأدراج بحيث تعرف مكان كل شيء حتى لا تضطر إلى البحث في كل مرة تحتاج فيها إلى شيء ما.
• حاول صنع وسائل تنظيم المكتب الخاصة بك من مواد شخصية فريدة إذا كنت من النوع الذي يهوى الحرف.
• تخلص من أكبر قدر ممكن من مصادر التشتيت. سيساعد هذا في أن يظل ذهنك منظمًا أيضًا.
• استخدم الأضواء المثبتة بالمشابك إذا لم يكن هناك مساحة كافية لوضع مصباح على مكتبك.
• اشتر مغلفًا وثاقبة أوراق ومجموعة من الفواصل للحفاظ على تنظيم أوراق معينة.
• قد ترغب في تنظيم ملفاتك إذا كان هناك حاسوبٌ على مكتبك. كذلك ضع في اعتبارك تنظيف سطح المكتب والحاسوب المحمول.

تحذيرات

• احرص أن تتذكر مكان وضع كل شيء. دون ملحوظة تذكر فيها مكان كل شيء في مكتبك لتساعدك في أن تظل منظمًا إذا كان لديك الكثير من الأدوات والأغراض والملفات التي عليك متابعتها.
• يمكن أن تؤثر مساحة العمل المزدحمة على الإنتاجية، لذا حافظ على بساطتها وستعمل بكفاءة أكبر.