如何创建到期备忘档案（备忘录）

如果你觉得你掌控不好自己每天必须要做的事情，并且也没有时间来把事情安排妥当，那么备忘录可以帮你整理好一切。一本记事本可以把你要完成的任务和文书工作，划分为每日，每周，或者是每月可完成的量。记事本文件是很有用的工具，可用来管理个人账单和文书工作，还可以安排客户会议、个人或是商业电话以及电子邮件。请看下面步骤1，来学习下如何创建传统的有形备忘录，或者是用数字设备创建一个电子备忘录。

方法 1

方法 1 的 3:

创建一个纸质备忘录

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收集材料。你需要准备一个文件柜或者吊架，以及43个文件夹。这样你就可以每个月用一个文件夹，还有31个文件夹可以放这个月里每天的文件。^{[1]X研究来源}
- 创建备忘录的方法有很多种，但这种是被广泛接受和采用的。
你将需要给12个文件夹做好标签，每月一个。然后剩下的文件夹就用数字从1标到31。
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整理文件。把文件按当月月份放好，从今天的日期开始算。比如。今天是6月15日，那就把六月份文件夹里的文件按15-31的日期排好，然后七月的文件夹内按1-14放。
- 注意：虽然六月只有30天，但还是要把“31”号文件夹放在这个月文件夹的月尾，这样你就可以很容易地把它移到下个月，还不会打乱次序。
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填充文件夹。现在文件夹已经整理好了，是时候开始填充它们了。在合适的文件夹里写下你需要记住的事情。你可以在那天的文件夹里，粘上提醒便条、账单、信件或者是其他一些便条，用来提醒你自己需要注意的事项。
- 把往后的所有信息都放到正确的月份文件夹里。等到了这个月，你就可以把这些事项整理好，放入合适的每日文件夹。
- 如果你的“必须做”清单上的事情需要几天才可以完成，记得把它放到你需要开始行动的那天的文件夹内，而不是截止日期那天的文件夹。
你的备忘录只有在它方便拿到的时候才能发挥作用。它应该放在你工作区内触手可及的地方。这样你不用起身就可以拿到，否则你继续使用就会不方便。^{[2]X研究来源}
在每一天的开始，从每日文件内取出你需要完成的事项，然后贴在你的桌子上，留心查看。当你每完成一个事项后，你可以把它收起来也可以扔掉。把每日文件移到下一个月的备忘录最后一列。
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方法 2

方法 2 的 3:

使用谷歌日历

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你可以结合G邮件和谷歌日历一起来创建一个数字备忘录，可以用来提醒你每日检查。要这样做的话，你需要注册一个免费的谷歌账户。
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创建一个新日历。如果你希望你的备忘录事项和常规日历更容易区分，那就创建一个新的日历，它可以让增添的事项更容易打开和切换。它还允许你设置不同的提醒。
- 在左菜单栏中点击“我的日历”旁边的箭头图标。
- 选择“创建一个新日历”。
- 给日记标上标题。比如“备忘录”。你如果你愿意的话，你可以给它加个简单的描述。
- 创建完成后单击按键“创建日历”。
- 当你在填写备忘录事件时，禁用主日历，这样会比较容易保证事件以正确日期收尾。你可以点击左菜单颜色框下面的日历名字来切换它。
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创建全天事件。给每一天的备忘录都创建一个新的全天事件。要这样做，你需要切换到每周视图，并且在日历顶部的找到日期下面的细长条。
- 单击空白栏创建一个新事件弹出窗口。单击“编辑事件”链接，打开事件细节编辑器。
- 把备忘事项的所有细节都编辑好。编辑标题、任何相关地址，更细节的描述包括邮箱地址或者是你需要的网站。你甚至可以复制粘贴任何你需要的文件。
- 如果你希望从视觉上更好管理，可以增加一个颜色代码。
- 如果这里有一个提醒，记得把它移除，因为你需要建立一个不同的提醒系统。
- 跟有形的备忘录一样，你需要确保你把事项放入了你需要开始行动的那天里。
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接收每日议程。一旦你把你所有的任务都加入到你的日历之后，你就可以设置谷歌日历，让它每天给你发一封提醒邮件，总结你一天发生的所有事。要做到这一点，单击右上角的设置图标选择设置就好。
- 单击日历选项卡，然后单击备忘录上“提醒和通知”的链接。
- 检查“每日议程"。谷歌日历每天早上五点会给你发送一封邮件，上面把你这天的备忘录事项全部都给你列好了。当你的一天开始时，阅读这个清单。^{[3]X研究来源}
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继续把每一天的日程填满。当你有了更多的备忘录事项时，确保它们被填写在正确的日期里。尽量每月抽出一两天，来确保每件事都记录得正确。
- 如果你发现自己需要重复的事项太多了，你可以把它们设置成自动重复，这样你就不用一直添加它们了。
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方法 3

方法 3 的 3:

使用印象笔记（Evernote）

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创建12个笔记本。Evernote是一个免费的管理服务，它允许你创建笔记并且把它们整理到笔记本中。你用Evernote的虚拟文件系统来创建的备忘录，跟用文件创建的备忘录非常相似。开始前，先创建12个笔记本，用每个月份的数字给它们做好标签。在每一个单位月份数前加一个”0“，好保证它们能被正确排序。
- 比如，”01一月、02二月、03三月......09九月、10十月，等等。”
- 要创建新的笔记本，单击左菜单上“笔记本”标题旁边的下拉按钮，选择“新的笔记本..."
在你创建完笔记本之后，开始把它们叠起来。把“02二月”笔记本拖到“01一月”笔记本上面。你要给这些叠起来的笔记本命名，例如“备忘录”，这样才可以确保备忘录里含有的笔记本会一直在笔记本清单的最上面。
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给一个月内的每一天都创建一个笔记。点击当月笔记本，然后单击“+新笔记”按钮。给这月的第一天命名“01”。重复这个操作，直到这个月的每一天都有笔记为止。
- 当你把每个笔记都创建完后，单击菜单底部的“视图选定”，然后选择“标题（升序）”。这样可以把清单上的笔记整理好，让它们保持正确的顺序。
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填写你的笔记。现在结构已经做好了，你可以开始把你需要的信息填写在笔记里了。像有形备忘录一样，确保你把事项是填在你需要开始行动的那天，而不是截止日期内。
- 添加标签，来帮助你搜索和整理你的备忘录信息。
运用笔记顶部的闹钟来设置邮件提醒。一旦你开始工作，你的备忘录就会被编入你的早上例程中，你就再也不需要提醒了。^{[4]X研究来源}
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