วิธีการ แปลงไฟล์ Word เป็น Excel

ดาวน์โหลดบทความ

ดาวน์โหลดบทความ

ภายในบทความนี้:

แปลงรายการ

แปลงตาราง

บทความที่เกี่ยวข้อง

ข้ออ้างอิง

ถ้าต้องย้ายรายการหรือตารางข้อมูลจาก Word ไปเป็น Excel ก็ไม่ต้องมานั่ง copy แล้ว paste ข้อมูลทีละส่วน ใส่ทีละเซลล์ใน spreadsheet เพราะคุณสามารถแปลงไฟล์ Word เป็น Excel ได้เลย เพื่อให้ import (นำเข้า) ทั้งเอกสารเป็น Excel ได้ง่ายๆ ในการคลิกไม่กี่ครั้ง

ขั้นตอน

วิธีการ 1

วิธีการ 1 ของ 2:

แปลงรายการ

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   รู้จักขั้นตอนการแปลงไฟล์. เวลา import เอกสารเป็น Excel บางอักขระจะใช้กำหนดว่าข้อมูลไหนต้องไปอยู่ในเซลล์ไหนของ Excel spreadsheet ถ้าปรับฟอร์แมต 2 - 3 ขั้นตอนก่อน import เอกสาร ก็จะคงหน้าตา spreadsheet ไว้ได้ และลดจุดที่ต้องมานั่งปรับฟอร์แมตเอง เหมาะมากสำหรับคนที่จะ import รายการยาวๆ จากเอกสาร Word เป็น Excel

   • วิธีการนี้เหมาะกับเอกสารที่มีรายการหลายๆ entries ในฟอร์แมตเดียวกัน (รายการที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล และอื่นๆ)
2. 
   2
   ตรวจทานเอกสารหาจุดผิด. ก่อนจะเริ่มขั้นตอนการแปลงไฟล์ ต้องเช็คให้แน่ใจก่อน ว่าฟอร์แมตของแต่ละ entry นั้นเหมือนกัน โดยแก้ไขวรรคตอนที่ผิด หรือเรียง entries ต่างๆ ซะใหม่ให้ตรงกัน จะได้แน่ใจว่าถ่ายโอนข้อมูลถูกต้อง
3. 
   3
   แสดงอักขระกำหนดฟอร์แมตในเอกสาร Word. ให้เลือกแสดงอักขระกำหนดฟอร์แมตเอกสาร ที่ปกติจะถูกซ่อนไว้ จะได้รู้ว่าต้องแบ่ง entries ต่างๆ ยังไง คุณเลิกซ่อนอักขระที่ว่า ได้โดยคลิกปุ่ม "Show / Hide Paragraph Marks" ใน tab Home หรือโดยกด Ctrl+⇧ Shift+*

   • รายการส่วนใหญ่จะมีสัญลักษณ์บอกย่อหน้าแค่ 1 อัน ท้ายแต่ละบรรทัด หรือ 1 อันที่ท้ายบรรทัด และอีก 1 อันที่บรรทัดว่างระหว่าง entries ต่างๆ คุณใช้ paragraph mark นี้ใส่อักขระที่ Excel ใช้ เพื่อให้แต่ละเซลล์ต่างกัน
4. 
   4
   เปลี่ยน paragraph marks ระหว่างแต่ละ entry เพื่อไม่ให้มีที่ว่างส่วนเกิน. Excel จะใช้ที่ว่างระหว่าง entries กำหนดแถว แต่ตอนนี้ต้องลบทิ้งก่อน เพื่อให้แปลงไฟล์ได้ ไม่ต้องกลัวจะหายไป เพราะเดี๋ยวเราต้องใส่กลับเข้ามา วิธีนี้เหมาะกับกรณีที่มี paragraph mark ท้าย entry และอีกจุดที่บรรทัดว่างระหว่าง entries (2 จุดติดกัน)

   • กด Ctrl+H เพื่อเปิดหน้าต่าง Find and Replace
   • พิมพ์ ^p^p ในช่อง Find นี่คือโค้ดแทน 2 paragraph marks ติดกัน ถ้าแต่ละ entry มีบรรทัดเดียว ไม่มีบรรทัดว่างคั่น ให้ใช้ ^p อันเดียวแทน
   • ใส่อักขระคั่น (delimiting character) ในช่อง Replace เช็คว่าไม่ใช่อักขระที่โผล่มาตรงในไหนเอกสาร เช่น ~
   • คลิก Replace All จะเห็นว่าแต่ละ entries ควบรวมกัน แต่ยังไม่ต้องกังวล ขอแค่ delimiting character อยู่ถูกตำแหน่งก็พอ (คั่นแต่ละ entry)
5. 
   5
   แบ่งแต่ละ entry เป็นช่องๆ ไป. พอแยก entries ต่างๆ ออกจากกันเป็นแถวต่อเนื่องกันแล้ว เราต้องมากำหนดว่าข้อมูลไหนจะโผล่มาในแต่ละช่อง เช่น ถ้าแต่ละ entry เป็นชื่อในบรรทัดแรก ที่อยู่ในบรรทัดที่ 2 และจังหวัดกับรหัสไปรษณีย์ในบรรทัดที่ 3 ให้

   • กด Ctrl+H เพื่อเปิดหน้าต่าง Find and Replace
   • ลบหนึ่งในสัญลักษณ์ ^p ในช่อง Find
   • เปลี่ยนอักขระในช่อง Replace เป็นลูกน้ำ ,
   • คลิก Replace All เพื่อเปลี่ยนสัญลักษณ์ย่อหน้าที่เหลือเป็นตัวคั่น comma separator ใช้แยกแต่ละบรรทัดออกเป็นแต่ละช่อง
6. 
   6
   เปลี่ยน delimiting character เพื่อจบขั้นตอนการจัดฟอร์แมต. พอทำ 2 ขั้นตอน Find and Replace ด้านบนแล้ว รายการที่ได้จะดูไม่เป็นรายการอีกต่อไป ทุกอย่างจะอยู่ในบรรทัดเดียวกัน มีลูกน้ำคั่นแบ่งข้อมูลแต่ละส่วน ซึ่งขั้นตอน Find and Replace สุดท้าย จะเปลี่ยนข้อมูลกลับเป็นรายการ โดยที่คงลูกน้ำที่ใช้แบ่งช่องไว้

   • กด Ctrl+H เพื่อเปิดหน้าต่าง Find and Replace
   • พิมพ์ ~ (หรืออักขระที่เลือกไว้แต่แรก) ในช่อง Find
   • พิมพ์ ^p ในช่อง Replace
   • คลิก Replace All เพื่อแบ่ง entries กลับเป็นกลุ่มของใครของมัน แยกกันด้วยลูกน้ำ
7. 
   7
   เซฟไฟล์เป็น plain text. พอจัดฟอร์แมตแล้ว ก็เซฟเอกสารเป็นไฟล์ text ได้เลย Excel จะได้อ่านและ parse ข้อมูลไปตามช่องที่ถูกต้อง

   • คลิก tab File แล้วเลือก "Save As"
   • คลิกเมนู "Save as type" ให้ขยายลงมา แล้วเลือก "Plain Text"
   • ตั้งชื่อไฟล์ตามต้องการ แล้วคลิก Save
   • ถ้าหน้าต่าง File Conversion โผล่มา ก็แค่คลิก    OK   
8. 
   8
   เปิดไฟล์ใน Excel. พอเซฟไฟล์เป็น plain text แล้ว ก็เปิดใน Excel ได้เลย

   • คลิก tab File แล้วเลือก Open
   • คลิกเมนู "All Excel Files" ให้ขยายลงมา แล้วเลือก "Text Files"
   • คลิก Next > ในหน้าต่าง Text Import Wizard
   • เลือก "Comma" ใน Delimiter list จะมีตัวอย่างให้ดูที่ด้านล่าง ว่า entries ต่างๆ จะถูกแบ่งออกเป็นยังไง ให้คลิก Next >
   • เลือกฟอร์แมตข้อมูลของแต่ละคอลัมน์ แล้วคลิก Finish
   โฆษณา

วิธีการ 2

วิธีการ 2 ของ 2:

แปลงตาราง

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   สร้างตารางใน Word ด้วยข้อมูลที่มี. ถ้ามีรายการข้อมูลใน Word ก็แปลงเป็นตาราง แล้ว copy ตารางไปที่ Excel ได้รวดเร็วทันใจ ถ้าข้อมูลเป็นตารางอยู่แล้ว ก็ข้ามไปขั้นตอนถัดไปได้เลย

   • เลือกข้อมูลทั้งหมดที่จะแปลงเป็นตาราง
   • คลิก tab Insert แล้วคลิกปุ่ม Table
   • เลือก "Convert Text to Table"
   • ใส่จำนวนบรรทัดต่อบันทึกข้อมูล ในช่อง "Number of columns" ถ้ามีบรรทัดว่างคั่นแต่ละบันทึก ให้ใส่ว่า 1
   • คลิก    OK   
2. 
   2
   เช็คฟอร์แมตของตาราง. Word จะสร้างตารางตาม settings ที่คุณกำหนด ให้ตรวจทานดีๆ ว่าไม่มีอะไรผิดพลาด
3. 
   3
   คลิกปุ่ม "+" เล็กๆ ที่โผล่มามุมซ้ายบนของตาราง. จะโผล่มาตอนเลื่อนเมาส์ไปจ่อที่ตาราง คลิกแล้วเท่ากับเลือกข้อมูลทั้งหมดในตาราง
4. 
   4
   กด .Ctrl+C เพื่อ copy ข้อมูล. หรือคลิกปุ่ม "Copy" ใน tab Home
5. 
   5
   เปิด Excel. พอ copy ข้อมูลแล้ว ก็เปิด Excel ได้เลย ถ้าจะใส่ข้อมูลใน spreadsheet ที่มี ก็ต้องเปิดขึ้นมาก่อน จากนั้นคลิกเคอร์เซอร์ในเซลล์ที่อยากให้เซลล์ซ้ายบนของตารางโผล่มา
6. 
   6
   กด .Ctrl+V เพื่อ paste ข้อมูล. แต่ละเซลล์ที่ได้จากตาราง Word จะแยกเป็นเซลล์ต่างๆ ใน spreadsheet ของ Excel
7. 
   7
   แบ่งคอลัมน์ที่เหลือ. อันนี้แล้วแต่ประเภทข้อมูลที่จะ import บางทีก็ต้องปรับฟอร์แมตเพิ่มเติม เช่น ถ้าจะ import ที่อยู่ บางทีอำเภอ จังหวัด และรหัสไปรษณีย์ก็มากระจุกกันอยู่ในเซลล์เดียว ก็ให้ Excel แบ่งข้อมูลออกจากกันอัตโนมัติได้

   • คลิกชื่อ (heading) ของคอลัมน์ที่จะแบ่ง (split) เพื่อเลือกทั้งคอลัมน์
   • เลือก tab "Data" แล้วคลิกปุ่ม "Text to Columns"
   • คลิก Next > แล้วเลือก "Comma" ในช่อง Delimiters ถ้าเป็นตามตัวอย่างด้านบน ก็จะแบ่งอำเภอออกจากจังหวัดและรหัสไปรษณีย์
   • คลิก Finish เพื่อเซฟค่าใหม่
   • เลือกคอลัมน์ที่ยังต้อง split แล้วทำซ้ำตามขั้นตอน โดยเลือก delimiter เป็น "Space" แทน "Comma" เพื่อแบ่งจังหวัดออกจากรหัสไปรษณีย์
   โฆษณา