Как преобразовать документ Word в таблицу Excel

Если вам нужно перенести список или таблицу с данными из документа Word в таблицу Excel, вам необязательно копировать и вставлять каждый отдельный фрагмент информации в соответствующую ячейку таблицы. Вы можете легко импортировать весь документ в формат Excel в несколько кликов, если сначала правильно отформатируете ваш документ Word.

Метод 1

Метод 1 из 2:

Преобразование списка

Загрузить PDF

1
Для начала, нужно понять, как приложение преобразует документ. Когда вы импортируете документ в Excel, программа определяет, какой фрагмент информации будет размещен в отдельной ячейке таблицы, используя для этого определенные символы в тексте. Посредством форматирования данных в документе перед импортированием вы сможете контролировать вид конечной таблицы и свести к минимуму необходимость форматировать документ вручную. Этот способ удобен, если вам нужно импортировать большой список из документа Word в таблицу Excel.
- Этот метод особенно эффективен, если вы импортируете список из нескольких элементов одинакового формата (список адресов, телефонных номеров, адресов электронной почты, и так далее).
Перед началом процесса преобразования удостоверьтесь в том, что все элементы списка имеют одинаковое форматирование. Если необходимо, исправьте возможные ошибки пунктуации или перестройте элементы, которые не соответствуют остальным. Это обеспечит правильную передачу данных.
3
Включите отображение знаков форматирования в документе Word. Отображение скрытых знаков форматирования поможет выбрать оптимальный способ разделения элементов списка. Чтобы отобразить знаки форматирования, нажмите кнопку "Отобразить все знаки" во вкладке Главная, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+⇧ Shift+*
- В большинстве списков будет стоять или один знак абзаца в конце каждой строки, или один в конце строки и один в пустой строке между элементами. Вы будете использовать эти знаки для вставки символов, которые приложение Excel использует для распределения данных по ячейкам таблицы.
4
Удалите знаки абзаца между элементами, чтобы избавиться от пустых строк. Приложение Excel использует пустые строки между элементами списка для идентификации отдельных строк с данными, но сейчас их нужно удалить, чтобы процесс форматирования прошел корректно. Не беспокойтесь, немного позже вы добавите их снова. Этот метод уместен в тех случаях, когда один знак абзаца стоит в конце пункта списка и один – в пустой строке между пунктами (два в строке).
- Нажмите Ctrl+H чтобы открыть окно Найти и заменить.
- Введите в поле поиска ^p^p. Это кодовое обозначение двух знаков абзаца в строке. Если каждый элемент списка состоит из одной сплошной строки, и между элементами нет пустых строк, используйте команду ^p.
- В поле Заменить введите знак разделения. Этот знак не должен повторяться больше нигде в этом документе. Например, можно использовать знак ~.
- Нажмите кнопку Заменить все. Вы заметите, что все элементы списка объединились между собой, но не стоит беспокоиться, поскольку в соответствующих местах расставлены разделители (после каждого элемента).
5
Выделите каждый элемент в отдельное поле. Теперь, когда элементы списка разделены так, что они отображаются в последовательных строках, нам нужно обозначить, какие данные будут отображаться в каждом поле. Например, если в первой строке каждого элемента указано имя, во второй – адрес, и в третьей – регион и почтовый индекс, вы можете
- Нажать Ctrl+H чтобы открыть окно Найти и заменить.
- Удалить один из знаков ^p в поле Найти.
- Изменить знак в поле Заменить на запятую ,.
- Нажать кнопку Заменить все. Оставшиеся знаки абзацев будут заменены запятыми, которые будут выделять каждую строку в отдельное поле.
6
Замените разделители, чтобы завершить процесс форматирования. Когда вы проделаете два вышеописанных шага по поиску и замене, ваш список больше не будет выглядеть как список. Вся информация будет представлена одной непрерывной строкой, а ее фрагменты будут разделены запятыми. Последняя операция поиска и замены вернет вашим данным вид списка, при этом отдельные фрагменты будут разделены запятыми.
- Нажмите Ctrl+H чтобы открыть окно Найти и заменить.
- В поле Найти введите символ ~ (или другой символ, который вы выбрали ранее).
- В поле Заменить введите ^p.
- Нажмите на кнопку Заменить все. Все элементы вашего списка будут разбиты на отдельные группы, разделенные запятыми.
7
Сохраните документ, как простой текстовый файл. Теперь, когда форматирование завершено, можно сохранить документ в виде текстового файла. Это позволит приложению Excel прочесть и проанализировать данные и разместить каждый фрагмент в соответствующем поле.
- Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт "Сохранить как".
- Откройте выпадающее меню "Тип файла" и выберите "Обычный текст".
- Введите имя вашего файла и нажмите кнопку Сохранить.
- Если появится окно Преобразование файла, просто нажмите OK .
8
Откройте файл с помощью приложения Excel. Теперь, когда вы сохранили файл в виде обычного текста, вы сможете открыть его с помощью приложения Excel.^{[1]XИсточник информацииsmallbusiness.chron.com/export-data-word-excel-54287.html}
- Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт Открыть.
- Откройте выпадающее меню "Все файлы Excel" и выберите "Текстовые файлы".
- В окне Мастер текстов (импорт) нажмите кнопку Далее >.
- В списке Разделители выберите "Запятая". В окошке предпросмотра вы увидите, как элементы вашего списка будут разделены в таблице. Нажмите Далее >.
- Выберите формат данных для каждой колонки и нажмите Готово.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 2:

Преобразование таблицы

Загрузить PDF

1
Создайте таблицу с данными в документе Word. Если у вас есть список данных в документе, вы можете преобразовать его в таблицу в приложении Word, а затем быстро скопировать эту таблицу в Excel. Если ваши данные уже оформлены в виде таблицы, переходите к следующему шагу.
- Выделите весь текст, который вы хотите оформить в виде таблицы.
- Перейдите во вкладку Вставка и нажмите кнопку Таблица.
- Выберите пункт "Преобразовать в таблицу".
- В поле "Число столбцов" укажите количество строк в записи. Если записи разделены пустыми строками, добавьте одну строку к общему количеству.
- Нажмите OK .
Приложение Word создаст таблицу на основе ваших настроек. Внимательно проверьте, чтобы все данные были на своих местах.
Нажмите маленькую кнопку "+" которая появится в верхнем левом углу таблицы. Она появляется, когда вы наводите мышь на таблицу. Нажав на эту кнопку, вы выделите все данные в таблице.
Ctrl+C чтобы скопировать выделенные данные. Это также можно сделать, нажав кнопку "Копировать" во вкладке Главная.
Скопировав выделенные данные, вы можете открыть приложение Excel. Если вы хотите вставить данные в уже готовую таблицу Excel, откройте ее. Наведите курсор на ячейку, в которую вы хотите вставить левую верхнюю ячейку скопированной таблицы.
Ctrl+V чтобы вставить скопированные данные. Отдельные ячейки таблицы из документа Word разместятся в соответствующих ячейках таблицы Excel.
7
Разделите оставшиеся столбцы. В зависимости от вида импортируемых данных, возможно, вам придется дополнительно откорректировать форматирование. Например, если вы импортируете адреса, тогда название города, области и почтовый индекс могут попасть в одну ячейку. Можно сделать так, чтобы приложение Excel разделило их автоматически.^{[2]XИсточник информации}
- Выделите весь столбец, который хотите разделить, нажав на его заголовок
- Перейдите во вкладку Данные и нажмите кнопку "Текст по столбцам".
- Нажмите кнопку Далее > и в меню Символы-разделители выберите "Запятая". В случае с нашим примером, название города будет отделено от аббревиатуры области и почтового индекса.
- Чтобы сохранить изменения, нажмите Готово.
- Выделите столбец, который также нужно разделить, и повторите те же действия, указав "Пробел" вместо запятой в качестве разделителя. Так вы отделите аббревиатуру области от почтового индекса.
Реклама