วิธีการ เขียนจดหมายสมัครงาน

ดาวน์โหลดบทความ

ดาวน์โหลดบทความ

ภายในบทความนี้:

เตรียมจดหมายของคุณ

เขียนจดหมายของคุณ

ปิดท้ายจดหมายของคุณ

บทความที่เกี่ยวข้อง

ข้ออ้างอิง

How.com.vn ตอนนี้จะสอนคุณวิธีการเขียนจดหมายสมัครงาน เริ่มตั้งแต่ การเตรียมการ ไป การเขียน ไปจนถึง การปิดท้าย

ขั้นตอน

ส่วน 1

ส่วน 1 ของ 3:

เตรียมจดหมายของคุณ

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   หากระดาษมาแผ่นหนึ่ง และแบ่งกระดาษเป็นสองฝั่ง. ฝั่งซ้ายให้เขียน “สิ่งที่ต้องการในการสมัครงาน” และฝั่งขวาเขียน “ทักษะของฉัน” อ่านใบรับสมัครงานให้ละเอียด จนกระทั่งเริ่มคุ้นเคยกับสิ่งที่ต้องการสำหรับงานนี้ จากนั้นให้เปรียบเทียบคุณสมบัติเหล่านั้นกับทักษะและประสบการณ์ของคุณในใบประวัติ (รีซูเม่) ของคุณ

   • ในฝั่งซ้ายเขียนคุณสมบัติ และทักษะที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงานนี้
   • ในฝั่งขวาเขียนสิ่งที่ตรงกับคุณสมบัตินั้นที่มีอยู่ในรีซูเม่ของคุณ
   • การมีสิ่งที่ต้องการตรงกันในงานที่สมัครจะช่วยให้คุณเขียนข้อมูลที่สำคัญสำหรับการเขียนจดหมายสมัครงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
2. 
   2
   เริ่มเขียนจดหมายโดยเริ่มจากเขียนข้อมูลสำหรับติดต่อที่ด้านบนสุดก่อน. คุณควรจะทำให้นายจ้างสามารถหาและติดต่อคุณได้ง่ายที่สุด และเขาสามารถรู้ได้ว่าคุณคือใคร ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมาย ตรวจให้ดีว่าคุณมีหัวจดหมายที่เหมาะสมดีแล้ว

   • ตรวจให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณวางในแนวเดียวกันทางด้านซ้าย
   • เขียนวันที่ในปัจจุบัน จากนั้นเว้นวรรคเล็กน้อยและเขียนข้อมูลติดต่อส่วนตัว:
     • ชื่อ
     • ที่อยู่
     • เบอร์โทรศัพท์
     • อีเมล
     • เว็บไซต์ส่วนตัว (ถ้ามี)
     • ประวัติ LinkedIn
3. 
   3
   เขียนข้อมูลของบริษัท. หลังจากที่คุณเขียนข้อมูลของตัวเองแล้ว คุณจะต้องเขียนชื่อของนายจ้างที่คุณต้องการจะสมัครงานด้วย ตำแหน่งของเขา ชื่อบริษัท และที่อยู่

   • การเขียนข้อมูลติดต่อของบริษัทที่คุณสมัครแสดงให้เห็นว่าคุณใช้เวลาในการเขียนจดหมายสมัครงานนี้กับบริษัทนี้ และได้ทำการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับผู้จัดการการว่าจ้างสำหรับตำแหน่งนี้แล้ว
   • การทำการบ้านมาก่อนจะทำให้คุณนำผู้สมัครคนอื่นๆ ที่เพียงแค่ตัดแปะข้อความลงมาเท่านั้น และยังแสดงให้เห็นว่าคุณมีความตั้งใจจริงด้วย
   • ถ้าหากคุณไม่สามารถหาชื่อของผู้จัดการการว่าจ้างงานได้ ให้ลองหาจากเว็บไซต์บริษัทดูว่าจะหาชื่อของเขาเจอไหม หาจากเว็บ LinkedIn หรือแม้แต่ Twitter ถ้าหากคุณไม่สามารถจำกัดชื่อลงมาจนเจอได้ ให้ลองหาชื่อของหัวหน้าฝ่ายที่คุณสมัครงานด้วยแทน แต่ถ้าคุณหาไม่ได้เลยจริงๆ ก็ไม่เป็นไร ให้จ่าจดหมายถึงผู้จัดการการว่าจ้างของฝ่ายนั้นๆ แทน เช่น “ผู้จัดการการว่าจ้าง (แผนก)”
4. 
   4
   จ่าหน้าจดหมายถึงบุคคลที่คุณเขียนถึง. เพื่อเริ่มเขียนจดหมายของคุณ คุณจะต้องเขียนให้สุภาพเป็นทางการ เริ่มต้นด้วยการเขียนที่อยู่ติดต่อที่ถูกต้อง อย่าเพียงแต่เขียนว่า “เรียน บุคคลที่เกี่ยวข้อง” เพราะโดยทั่วไปแล้ว นี่ถือว่าไม่เป็นทางการ และให้ความรู้สึกว่าคุณไม่ได้ทำการค้นหาข้อมูลอะไรเกี่ยวกับบริษัทเลย

   • อีกครั้ง ถ้าคุณไม่รู้ชื่อของผู้จัดการฝ่ายว่าจ้างเลย ให้เขียนเป็นตำแหน่งแทน “เรียน ผู้จัดการการว่าจ้าง (แผนก)”
   โฆษณา

ส่วน 2

ส่วน 2 ของ 3:

เขียนจดหมายของคุณ

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   เขียนย่อหน้าแรกให้น่าสนใจ. นายจ้างได้รับจดหมายสมัครงานเป็นจำนวนมาก และส่วนใหญ่แล้วผู้จัดการการว่าจ้างงานจะอ่านเพียงคร่าวๆ และตัดสินใจอย่างรวดเร็วว่าจดหมายนี้จะไปอยู่ในกองขยะ หรือกอง “พิจารณา” อย่าซ่อนส่วนที่นำเรื่องไว้ ให้เขียนจดหมายสมัครงานของคุณเหมือนกับเขียนบทความข่าว

   • เปิดด้วยข้อความที่แสดงถึงเจตนา ความตั้งใจที่บอกให้ผู้อ่านทราบถึงความตื่นเต้น สนใจของคุณในการสมัครงานสำหรับ[ตำแหน่ง] ที่ [บริษัท]
   • เขียนให้สั้นและเข้าใจง่ายว่าอะไรที่ทำให้คุณสนใจในงานนี้ และอะไรที่คุณชอบเกี่ยวกับบริษัท ยกตัวอย่าง และอย่ากลัวที่จะทำให้มันเป็นเสมือนบทสนทนาเล็กๆ ขึ้นอยู่กับว่าบริษัทนี้มีความเป็นทางการมากแค่ไหน
   • แสดงให้ผู้จัดการเห็นว่าคุณไม่ได้เพียงแค่คุ้นเคยกับงานของบริษัทเท่านั้น แต่คุณยังเป็นคนที่เหมาะสมกับตำแหน่งนี้โดยการเขียนไปในทำนองเดียวกันกับบริษัท
   • เช่น: ถ้าคุณเขียนสมัครงานที่บริษัทเขียนบทความข่าว ให้พยายามเขียนไปในทางที่คล้ายกับการเขียนบทความเหล่านั้น บริษัทมีความจริงจังมากแค่ไหน หรือสามารถที่จะใส่อารมณ์ขันลงไปได้บ้าง ถ้าหากเป็นบริษัทที่ใหญ่ๆ เช่นบริษัทการตลาดยักษ์ใหญ่ หรือสถาบันการเงินแล้วละก็ คุณจะต้องเขียนอย่างเป็นทางการ ให้น่าเชื่อถือ แต่คงความสุภาพไว้ตลอดเวลา
2. 
   2
   บอกถึงที่ที่คุณทราบเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่คุณสมัคร. ก่อนที่จะสมัคร ให้ทำการค้นข้อมูลก่อน และดูว่าคุณรู้จักใครที่บริษัทหรือไม่ มันจะเป็นการดีกว่าหากคุณมีคนที่รู้จักข้างในและสามารถอ้างอิงได้ และถ้าหากเขาอนุญาต ก็ให้ใส่ชื่อของเขาลงไปด้วย

   • ถ้าคุณไม่มีคนรู้จักที่บริษัทนั้น อย่างไรก็ตามอย่าลืมแจ้งว่าคุณพบประกาศงานที่ไหนด้วย เช่นผ่านเว็บไซต์หางาน หรือที่เว็บไซต์ของบริษัท ในหนังสือพิมพ์ ฯลฯ
3. 
   3
   อธิบายว่าการจ้างคุณจะส่งผลดีต่อบริษัทอย่างไร. คุณไม่จำเป็นต้องบอกว่าการที่พวกเขาจ้างคุณจะเป็นประโยชน์ต่อคุณอย่างไร มันมีเหตุผลที่ตำแหน่งนี้เปิดรับคน และมันมีปัญหาที่ต้องการแก้ไข ซึ่งคุณมาเพื่อแก้ไขมัน

   • ดูรายการสิ่งที่คุณทำสำเร็จ และประสบการณ์ของคุณ หาตัวอย่างสักหนึ่งหรือสองอย่างที่คุณสามารถพูดถึงได้ นี่จะช่วยเน้นว่าทำไมคุณจึงเหมาะกับตำแหน่งนี้อย่างยิ่ง
   • ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเห็นตำแหน่งที่ต้องการคนมาเป็นผู้นำทีมและจัดการโปรเจคหลายๆ อย่างพร้อมกัน ให้ดูสิ่งที่คุณเคยทำมา และดูว่าคุณมีประสบการณ์ที่จะช่วยแก้ไขปัญหานั้นได้ไหม ถ้าหากคุณเคยนำทีมมาก่อน ให้เล่าคร่าวๆ เกี่ยวกับทักษะความเป็นผู้นำของคุณที่เพิ่มขึ้นระหว่างการทำโปรเจคต่างๆ
   • ถ้าหากคุณสามารถที่จะให้ตัวเลข สถิติต่างๆได้ ให้ใส่ไปด้วย ในการอธิบายว่าการจ้างคุณจะมีประโยชน์กับบริษัทอย่างไรให้พยายามใช้ตัวเลขทางสถิติเข้าช่วย เช่นการเพิ่มยอดรายได้ หรือตัดลดต้นทุนภายใต้การนำของคุณ
4. 
   4
   สรุปคร่าวๆ เกี่ยวกับจุดแข็ง คุณสมบัติ และประสบการณ์ของคุณ. ในส่วนย่อหน้าที่สองนี้ คุณจะต้องสะท้อนเล่าความสามารถที่คุณมีออกมาว่ามันเหมือนกับคุณสมบัติที่งานนี้ต้องการอย่างไร สักสองสามอย่าง รวมถึงประสบการณ์ที่จะแสดงให้เห็นว่าทำไมคุณถึงเหมาะสมกับตำแหน่งงานนี้

   • อ้างอิงกับ CV หรือรีซูเม่ของคุณ และทักษะที่คุณเขียนไว้สำหรับคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับทักษะและคุณสมบัติของคุณ
   • ลองหาสิ่งที่คุณเคยทำที่สามารถแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่บริษัทที่คุณกำลังสมัครงานอาจจะกำลังตามหาอยู่
   • ใส่ลักษณะสำคัญที่เกี่ยวข้องที่สุดลงไปในประวัติการทำงานของคุณ แม้ว่าสิ่งที่คุณทำในปัจจุบันหรือกับงานล่าสุดของคุณจะเป็นการเริ่มต้นที่ดีที่พูดถึง แต่คุณอาจจะเคยทำอะไรมาก่อนหน้านี้ที่มันเหมาะกับความต้องการของบริษัทมากกว่า; อย่ากลัวที่จะไปขุดเรื่องราวเก่าๆ มาใช้ให้เป็นประโยชน์
5. 
   5
   วาดภาพของคุณที่ไม่ได้อยู่บนใบรีซูเม่นั้น. ผู้จัดการการจ้างงานนี้สามารถอ่านประวัติการทำงานของคุณ หรือรีซูเม่ของคุณได้ เพื่อดูว่าคุณได้ทำอะไรมาบ้างในงานก่อนหน้านี้ คุณจะต้องแสดงให้ผู้จัดการการจ้างงานเห็นว่าใครที่เป็นผู้อยู่เบื้องหลังความสำเร็จต่างๆ นี้

   • อธิบายให้เห็นว่าบริษัทมีผลต่อคุณส่วนตัวอย่างไรภายในหนึ่งถึงสองประโยค ถ้าหากคุณกำลังสมัครงานที่คุณใฝ่ฝันอยู่ มันอาจจะเป็นโอกาสที่บริษัทนี้จะมาเปลี่ยนรูปชีวิตคุณใหม่ให้เป็นรูปร่างขึ้นก็ได้
   • อย่าเขียนให้เวิ่นเว้อเกินไป เขียนให้สั้นกระชับ การแสดงให้เห็นถึงอีกด้านของคุณผ่านเรื่องราว คุณแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นมากกว่าแค่สิ่งที่เขียนอยู่ในกระดาษแผ่นหนึ่ง
   โฆษณา

ส่วน 3

ส่วน 3 ของ 3:

ปิดท้ายจดหมายของคุณ

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   เขียนสรุปสั้นๆ ว่าทำไมคุณจึงเป็นผู้สมัครที่เหมาะกับงานนี้อย่างดีสำหรับตำแหน่งงานภายในหนึ่งประโยค การปิดท้ายจดหมายสมัครงานของคุณด้วยประโยคหรือคำที่ใช่นั้นเป็นสิ่งที่สำคัญมากกับจดหมายของคุณ เพราะมันอาจจะช่วยให้คุณได้รับเรียกไปสัมภาษณ์ต่อได้

   • เมื่อคุณอธิบายถึงสิ่งที่คุณสามารถให้กับบริษัทไปแล้ว จำไว้ว่าคุณต้องนำตัวเองไปอยู่ในตำแหน่งของผู้จัดการการว่าจ้างนี้ เพราะนี่มันคือการอธิบายว่าสิ่งที่คุณทำมันจะช่วยบริษัทได้อย่างไร ไม่ใช่บริษัทจะช่วยคุณได้อย่างไร
   • ถามตัวเองว่าคุณจะมองหาอะไรในตัวผู้สมัครถ้าหากคุณเป็นผู้ที่ว่าจ้างงานเอง
2. 
   2
   เชิญให้ผู้จัดการการว่าจ้างติดต่อคุณ. บอกให้ผู้อ่านทราบว่าคุณอยากจะได้โอกาสในการไปพูดคุยกันเพิ่มเติมเกี่ยวกับตำแหน่งงานนี้และให้รายละเอียดการติดต่ออีกครั้ง

   • คุณอาจจะลงท้ายจดหมายของคุณด้วยการขอบคุณผู้จัดการการจ้างงานและจบด้วยประโยคประมาณว่า “ดิฉัน/ผมจะรอการตอบกลับจากคุณเร็วๆ นี้”
   • อย่าขอให้ผู้จัดการการว่าจ้างติดต่อคุณแค่เพียงถ้าเขาเห็นว่าคุณเหมาะสมกับตำแหน่งงานนี้ แต่ให้แสดงความมั่นใจ (โดยไม่ทำให้รู้สึกว่าคุณเป็นพวกหัวสูง) โดยการบอกเขาว่าคุณอยากจะได้ไปพูดคุยกันเพิ่มเติม
3. 
   3
   ลงท้ายปิด. การลงท้ายอาจจะดูเหมือนเป็นการพิจารณาในภายหลังอีกที หรือมันอาจจะสร้างความหงุดหงิดขึ้นได้ถ้าคุณไม่รู้ว่าควรจะลงท้ายอย่างไรจึงจะเหมาะสม ให้ใช้ “ด้วยความเคารพอย่างสูง” หรือ “ขอแสดงความนับถือ”

   • บางครั้งการทำตัวเป็นทางการมากเกินไปก็อาจส่งผลเสียกับคุณได้ถ้าหากคุณแสดงความไม่จริงใจออกมา หรือมันอาจจะไม่สอดคล้องกับส่วนอื่นๆ ของจดหมายของคุณ
   • การเขียนลงท้ายว่า “ขอแสดงความนับถือ” เป็นการแสดงความเคารพโดยไม่ทำให้ฟังดูเหมือนว่าคุณกำลังเขียนจดหมายรักอยู่ การลงท้ายด้วย “โชคดีนะ” อาจจะฟังดูกันเองเกินไป และอาจทำให้คุณดูเหมือนพวกอวดโอ้ได้
4. 
   4
   เขียนชื่อของคุณที่ด้านล่าง. หลังจากที่คุณลงท้ายจดหมายแล้ว อย่าลืมเขียนชื่อนามสกุลเต็มของคุณไปที่บรรทัดสุดท้าย และเซ็นชื่อไว้ด้วย

   • ถ้าหากคุณตั้งลายเซ็นของคุณไว้แล้วในโปรแกรม Word คุณสามารถที่จะใส่มันไว้ที่ด้านล่างชื่อของคุณได้เลย
   • อีกหนึ่งวิธี คุณสามารถที่จะพิมพ์จดหมายของคุณออกมาและเซ็นชื่อของคุณด้วยมือตัวเองก็ได้ แม้ว่าการทำเช่นนี้จะทำให้คุณต้องสแกนจดหมายกลับไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณอีกทีหนึ่ง
   • ลายเซ็นไม่ได้เป็นสิ่งที่จำเป็นเสมอไป
   โฆษณา

เคล็ดลับ

• จดหมายของคุณควรจะดูสะอาดเรียบร้อย และตรงเป้าหมาย ความประทับใจแรกของนายจ้างจะเกิดจากเอกสารเหล่านี้
• พยายามเขียนให้อยู่ใน 3 ย่อหน้า และอย่าให้ยาวเกินหนึ่งหน้า ผู้จัดการการจ้างงานส่วนใหญ่จะเพียงแค่อ่านจดหมายของคุณเพียงคร่าวๆ สำหรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะอ่านทั้งหมด
• ตรวจสอบเพื่อความมั่นใจว่าจดหมายเขียนอย่างเป็นทางการและไม่ได้มีการใช้คำศัพท์แสลงหรือภาษาที่เป็นกันเองอยู่
• ตรวจอีกครั้งเพื่อดูว่าคุณสะกดคำหรือเขียนถูกต้องตามหลักภาษาทั้งหมด เขียนแบ่งเป็นย่อหน้า และมีการใช้เครื่องหมายวรรคตอนอย่างดี
• ให้เพื่อนหรือคนในครอบครัวของคุณช่วยอ่านจดหมายเพื่อดูว่ายังมีจุดผิดพลาดอะไรอีกหรือเปล่า
• ใช้ฟอนต์ตัวอักษรที่ใช้ทั่วไป พยายามใช้ฟอนต์ Arial Unicode MS หรือ Angsana New และหลีกเลี่ยงการใช้ตัวอักษรน่ารักๆ ดูการ์ตูน เช่น Comic Sans เพราะฟอนต์เหล่านี้จะลดความน่าเชื่อถือของจดหมายทันที แสดงให้เห็นถึงการขาดความเป็นมืออาชีพ มันอาจมีงานบางอย่างที่ยอมรับฟอนต์ที่มีความแปลกใหม่ แต่ก็น้อยมาก ให้ระวังไว้ก่อนจะดีกว่า
• ให้พิมพ์จดหมายดีกว่าเขียน เพราะมันจะดูเป็นทางการมากกว่าลายมือเขียน และยังอ่านได้ง่ายกว่าด้วย ทำให้มีโอกาสที่จดหมายของคุณจะได้รับการอ่านมากกว่า
• ใส่เบอร์โทรศัพท์ อีเมล และชื่อของบุคคลอ้างอิงถ้าคุณมี
• คุณอาจจะของให้ใครช่วยเขียนจดหมายอ้างอิงให้กับคุณและใส่รวมกับ CV หรือ รีซูเม่ส่งให้กับนายจ้างก็ได้

โฆษณา

คำเตือน

• อย่าเขียนสรุปว่าคุณจะได้งานในจดหมายของคุณ ให้หลีกเลี่ยงการใช้คำที่บอกเป็นนัยว่าคุณได้ทำงานให้กับบริษัทแล้ว เช่น “ถ้าคุณจ้างชั้น ชั้นจะทำสิ่งเหล่านี้”
• จดหมายสมัครงานของคุณไม่ควรจะซ้ำซ้อนกับใบประวัติการทำงาน หรือรีซูเม่ของคุณ

โฆษณา