چگونه نامه درخواست استخدام بنویسیم

در این ویکی‌هاو یاد می‌گیری که چگونه یک نامه‌ی درخواست استخدام بنویسی. مراحل:آماده‌سازی نامه، متن نامه، و پایان نامه.

مراحل

بخش 1

بخش 1 از 3:

آماده‌سازی نامه

1. 
   1
   یک برگ کاغذ بردار و دو ستون روی آن بکش. ستون سمت راست را "نیازمندی‌های شغل" و ستون سمت چپ را "توانایی‌های من" نامگذاری کن. آگهی استخدام را به دقت بخوان تا با نیازمندی‌های آن شغل آشنا بشوی. بعدا آن‌ها را با توانایی‌ها و تجارب فردی خودت در رزومه مقایسه کن.

   • در ستون سمت راست نیازمندی‌ها و مهارت‌های درخواستی آن شغل را بنویس.
   • در ستون سمت چپ مواردی از رزومه‌ات را بنویس که با آن شغل همخوانی دارد.
   • نوشتن نکات قابل‌توجه و مرتبط با آن شغل به تو کمک می‌کند تا اطلاعات مهمتر را سریعتر و مؤثرتر در نامه مطرح کنی.
2. 
   2
   نامه‌ را با نوشتن اطلاعات تماس خودت شروع کن. از یک فرمت، قالب و فونت خوانا استفاده کن، چون می‌خواهی پیدا کردن این اطلاعات برای کارفرمای بالقوه‌ات تا حد ممکن آسان باشد. پیش از آن که نامه‌ را شروع کنی، مطمئن شو که سربرگت مناسب است.

   • مطمئن شو که نامه‌ات راست‌چین شده‌است.
   • تاریخ را بنویس و بعد با یک سطر فاصله، اطلاعات تماس را اضافه کن:
     • نام
     • نشانی
     • شماره تلفن
     • نشانی ایمیل
     • وبسایت شخصی (اگر داری)
     • لینک صفحه‌ی لینکدین (اگر داری)
3. 
   3
   اطلاعات شرکت را اضافه کن. پس از آن که اطلاعات خودت را نوشتی، نام و عنوان کارفرمایی که درخواست را برایش می‌فرستی و نام و نشانی شرکت را نیز به نامه اضافه کن.

   • با اضافه کردن اطلاعات تماس شرکت، نشان می‌دهی که برای نوشتن نامه‌ وقت گذاشته‌ای و برای یافتن مدیر گزینش جستجو کرده‌ای.
   • این کارها تو را از اکثریت درخواست‌کنندگان که از نامه‌های آماده و کپی استفاده می‌کنند متمایز می‌کند و نشان می‌دهد که تو با دیگران فرق داری!
   • اگر نام مدیر گزینش را نمی‌دانی، در وبسایت شرکت جستجو کن، شاید آن را پیدا کنی. لینکدین و توییتر را هم بگرد. اگر نام فرد مورد نظر را نیافتی، می‌توانی نام سرپرست واحدی را که برایش درخواست می‌فرستی نیز جستجو کنی. اگر همه‌ی این موارد را بررسی کردی و نتوانستی نام فرد مورد نظر را پیدا کنی، مشکلی نیست و می‌توانی نامه‌ را با عنوان مدیر گزینش شروع کنی: "مدیر محترم واحد گزینش"
4. 
   4
   شخصی که نامه را برایش می‌نویسی مخاطب قرار بده. شروع نامه باید رسمی باشد و از واژگان مناسب استفاده شود. هیچوقت نامه‌ات را بدون مخاطب آغاز نکن، چون هم غیررسمی و عمومی است و هم این تصور را در ذهن خواننده ایجاد می‌کند که درباره‌ی شرکت مطالعه نکرده‌ای.

   • اگر نام مدیر گزینش را نداری، کافی است بنویسی "مدیر محترم گزینش".

بخش 2

بخش 2 از 3:

متن نامه

1. 
   1
   پاراگراف اول را بادقت و تاثیرگذار بنویس. کارفرماها نامه‌های درخواست استخدام زیادی دریافت می‌کنند. بیشتر وقت‌ها مدیر استخدام نامه‌ را مرور می‌کند تا سریع تصمیم بگیرد روی آن اقدام کند یا در زباله‌دان بیاندازدش. از این نامه سَرسَری نگذر و روی آن مثل یک مقاله‌ کار کن.

   • با یک جمله‌ی قوی و تاثیرگذار شروع کن تا به خواننده نشان بدهی برای کسب آن فرصت شغلی و استخدام در شرکت مشتاق هستی.
   • خیلی کوتاه و واضح بنویس برای چه به این کار علاقمند شده‌ای، بسته به موقعیت شرکت شاید بتوانی کمی هم دوستانه بنویسی.
   • نامه را به سبک و روش خود شرکت بنویس تا به مدیر استخدام نشان بدهی نه تنها با فعالیت‌های شرکت آشنایی، بلکه گزینه‌ای شایسته‌ برای آن شرکت هستی.
   • برای مثال: اگر برای یک موسسه‌ی خبری درخواست می‌نویسی، سعی کن لحنی مشابه لحن مقالات خودشان داشته باشی. ببین متن‌هایشان جدی است یا طنز‌آلود؟ اگر آن شرکت خیلی رسمی، مثلا یک شرکت بازاریابی یا مؤسسه‌ی مالی است، بهتر است لحنت جدی باشد، به هر حال سعی کن همیشه مؤدب باشی.
2. 
   2
   توضیح بده از کجا متوجه‌ی وجود این فرصت شغلی شده‌ای. قبل از ارسال درخواست، کمی جستجو کن و ببین کسی را در آن شرکت می‌شناسی. بد نیست همیشه یک معرف داشته باشی و اگر از آن شخص اجازه داری، نام او را هم ذکر کن.

   • اگر رابطی در آن شرکت نداری، باز هم اشاره کن که چطور از وجود آن شغل مطلع شده‌ای. مثلا از طریق سایت کاریابی، وبسایت شرکت، روزنامه یا غیره.
3. 
   3
   توضیح بده که استخدام تو چه منافعی برای کارفرما دارد. اصولا لزومی ندارد به آن‌ها بگویی که استخدامت چه منافعی برای خود تو دارد. این که آن موقعیت شغلی الان آزاد است، علتی دارد و حتما مشکلی هست که باید حل شود و تو آنجا هستی تا آن را حل کنی.

   • دستاوردها و تجربیاتت را مرور کن و یکی دو نمونه پیدا کن که بتوانی درباره‌اشان صحبت کنی و توضیح دهی چرا برای این سمت مناسب هستی.
   • برای مثال، اگر می‌بینی برای آن سمت به کسی نیاز است که بتواند سرپرستی یک تیم را به عهده بگیرد و همزمان چند پروژه را هم مدیریت کند، به پیشینه‌ی کاری‌ات نگاه کن و ببین تجربه‌ای مناسب با آن داشته‌ای یا نه. اگر در گذشته تجربه‌ی سرپرستی اعضای یک تیم را داشته‌ای خیلی کوتاه درباره‌ی موفقیت‌هایت، مثلا این که چطور با مهارت‌های مدیریتی‌ات توانسته‌ای بهره‌وری پروژه‌ها را افزایش دهی، صحبت کن.
   • هر جا می‌توانی آمار و ارقام بده. زمانی که درباره‌ی دلایل سودمند بودن استخدامت به کارفرما توضیح می‌دهی، سعی کن از آمار استفاده کنی و عدد بدهی. مثلا در مورد درصد افزایش درآمدها یا کاهش هزینه‌ها در زمان مدیریتت بنویس.
4. 
   4
   خیلی خلاصه توانایی‌ها، تحصیلات و تجربیات خودت را شرح بده. در پاراگراف دوم، دو سه مورد از توانایی‌ها و تجربیاتی که صلاحیت‌ شغلی‌ و مناسب بودنت برای این سمت را نشان می‌دهد، بیاور.

   • بعد از آوردن یک پیش‌زمینه‌ی کوتاه، توضیح بیشتر در مورد صلاحیت‌ها و مهارت‌هایت را به رزومه‌ ارجاع بده.
   • در سوابقت دنبال موارد کوچکی بگرد که توانایی تو در حل مشکلات را برجسته می‌کند. ممکن است شرکتی که برایش درخواست می‌فرستی به این توانایی‌ها نیاز داشته باشد.
   • موارد مرتبط را در سوابقت مطرح کن. با این که خوب است تجربیات اخیر را در ابتدای درخواست بیاوری، اما ممکن است کاری را در گذشته انجام داده باشی که به طور کامل با نیازهای شرکت منطبق باشد. پس از این که بیشتر توضیح بدهی نترس.
5. 
   5
   تصویری را از خودت ترسیم کن که در رزومه‌ دیده نمی‌شود. مدیر استخدام می‌تواند رزومه‌ات را بخواند و ببیند در شغل‌های قبلی‌ چه کارهایی انجام داده‌ای. اما تو می‌خواهی به او نشان دهی چه کسی پشت این تجربیات هست.

   • در یک یا دو جمله بیان کن که کار در آن شرکت چطور می‌تواند بر زندگی شخصی تو اثر بگذارد. اگر برای شغل رویایی‌ات درخواست می‌فرستی، امکان دارد کار در این شرکت زندگی‌ات را متحول کند.
   • خیلی هیجان به خرج نده و کوتاه بنویس. اما با تعریف یک ماجرا و نشان دادن بعد انسانی خودت، ثابت کن که تو بیشتر از مطالب روی کاغذ هستی.

بخش 3

بخش 3 از 3:

پایان نامه

1. 
   1
   در یک جمله و کوتاه بنویس که چرا گزینه‌ی کاملا مناسبی برای این شغل هستی. پایان درخواست استخدام، بخش بسیار مهمی از نامه است و ذکر نکات درست می‌تواند کمک کند تا به مصاحبه دعوت شوی.

   • زمانی که توضیح می‌دهی چطور می‌توانی با آن شرکت همکاری کنی، خودت را جای مدیر استخدام بگذار. مسئله این است که همکاری تو قرار است به آن شرکت کمک کند، نه شرکت به تو.
   • از خودت بپرس اگر قرار بود تو کسی را استخدام کنی، در او دنبال چه چیزهایی می‌گشتی.
2. 
   2
   مدیر استخدام را ترغیب کن تا با تو تماس بگیرد. به خواننده‌ی رزومه بنویس که تمایل داری فرصتی برای گفتگوی بیشتر درباره‌ی این موقعیت شغلی داشته باشی و اطلاعات تماست را دوباره یادآوری کن.

   • می‌توانی نامه‌ را با تشکر از مدیر استخدام و جمله‌ای شبیه "پیشاپیش از توجه‌ و پاسخ حتی‌المقدور سریع شما سپاسگزارم" تمام کنی.
   • از مدیر استخدام نخواه که اگر فکر می‌کند تو گزینه‌ی مناسبی هستی با تو تماس بگیرد. بی‌آنکه خودخواه به نظر برسی با گفتن این که منتظر مذاکرات بعدی هستی، اعتماد به نفست را به او نشان بده.
3. 
   3
   نامه‌ات را تمام کن. تمام کردن نامه می‌تواند شبیه جمع‌بندی باشد و اگر ندانی چطور آن را بنویسی، ممکن است همه چیز را خراب کند. از عبارت‌هایی مثل "با احترام" یا "با تشکر" استفاده کن.

   • اگر خیلی رسمی باشی ممکن است به خاطر لحن غیرصمیمانه یا سبک و سیاقی که با باقی نامه‌ همخوانی ندارد به نوشته‌ات آسیب بزند.
   • با نوشتن عبارت‌هایی مثل "با احترام" یا "با تشکر" بی آن که نامه‌ات شبیه نامه‌های عاشقانه شود، احترام خود را به مخاطب نشان می‌دهی. بعلاوه عبارت‌هایی مثل "سلامت باشید" می‌تواند خیلی غیررسمی یا حتی گستاخانه باشد.
4. 
   4
   اسمت را زیر متن بنویس. پس از این که نامه را تمام کردی، اسمت را به طور کامل در آخر نامه بنویس و فراموش نکن که آن را امضا کنی.

   • اگر باید از امضای دیجیتال استفاده کنی، می‌توانی آن را زیر اسمت وارد کنی.
   • همچنین می‌توانی نامه‌ را پرینت کنی و با قلم آن را امضا کنی. اما با این روش مجبوری نامه را اسکن کنی و دوباره آن را در کامپیوتر ذخیره کنی.
   • البته همیشه هم نیاز نیست که نامه‌ات را امضا کنی.

نکات

• نامه‌ را واضح و صریح بنویس. اولین شناخت کارفرما از تو از راه همین متن خواهد بود.
• نامه را بررسی کن تا مطمئن شوی که همه‌ی جملات رسمی است و از زبان عامیانه و غیررسمی استفاده نکرده‌ای.
• نامه را حداکثر در سه پاراگراف و خلاصه بنویس، سعی کن بیشتر از یک صفحه نشود. مدیران استخدام معمولا نامه‌‌ها را فقط مرور می‌کنند تا اطلاعات مرتبط را ببینند و همه چیز را نمی‌خوانند.
• از فونت مناسب استفاده کن. فونت‌هایی مثل "نازنین" یا "یاقوت" مناسب‌تر هستند. از فونت‌های فانتزی، شبیه "دست‌نویس" استفاده نکن، چون غیرحرفه‌ای است و باعث می‌شواند نامه در همان نگاه اول از اعتبار بیفتد. برای بعضی از شغل‌ها ممکن است بتوانی از فونت‌های خاص استفاده کنی اما این خیلی به ندرت پیش می‌آید. همیشه احتیاط کن.
• شماره تلفن، نشانی ایمیل و اگر معرفی در شرکت داری نام او را اضافه کن.
• از یک دوست یا عضو خانواده بخواه که نامه را بخواند و اگر اشتباهی دارد، بگوید.
• همچنین می‌توانی از یک نفر بخواهی برایت یک معرفی‌نامه بنویسد و آن را با رزومه برای کارفرما بفرستی.
• نامه‌ی تایپی بهتر است چون رسمی‌تر و خواناتر است، بعلاوه نسبت به نامه‌ی دست‌نویس شانس بیشتری برای خوانده شدن دارد.

هشدارها

• نامه‌ی استخدام نباید تکرار رزومه‌ باشد.
• در نامه خودت را استخدام شده فرض نکن. از به کار بردن جمله‌هایی مثل "وقتی من را استخدام کردید، من این کارها را خواهم کرد." پرهیز کن، چون این تصور را ایجاد می‌کند که تو خودت را برای این فرصت شغلی واقعا انتخاب شده‌ می‌دانی.