Как включить или выключить функцию Office Assistant в Microsoft Outlook

Если вы планируете на какое-то время оставить родной офис - взять больничный или уйти, к примеру, в отпуск, то неплохо будет поставить об этом в известность всех тех, с кем вы общаетесь по электронной почте. Если у вас есть учетная запись Exchange, то в Outlook такой функционал уже встроен. Если же учетной записи Exchange у вас еще нет, то все равно можно можно настроить автоматический ответ на электронные письма - делов-то, что пару правил задать. Эта статья научит вас всему, что нужно знать по данному поводу.

Метод 1

Метод 1 из 4:

Outlook 2010/2013

Загрузить PDF

Выберите папку Exchange, затем выберите папку из своего раздела “Входящие”. Чтобы увидеть опцию “Automatic Replies”, у вас должна быть выбрана папка Exchange. Откройте меню “Automatic Replies (Out of Office)”. Ее можно найти, кликнув на вкладку File и выбрать вкладку Info.
В меню Automatic Replies кликните на поле Send Automatic Replies. Вы можете настроить время, когда включится ассистент, задав соответствующую дату и временной интервал.
Для электронных сообщений, проходящих через ваш сервер обмена, используйте вкладку “Inside My Organization”. Чтобы отвечать на сообщения, присланные от всех остальных, используйте вкладку “Outside My Organization”. Закончив формулировать ответы, нажмите OK.
Если вы задали временной интервал, то данная функция будет действовать, как говорится, от и до. В противном же случае, Outlook будет рассылать автоматические ответы до тех пор, пока вы не откроете меню Automatic Replies и не выберете пункт “Do not send automatic replies”.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 4:

Outlook 2007

Загрузить PDF

Выберите вкладку Tools, затем выберите “Out of Office Assistant”. Выберите опцию “Send Out of Office replies”. Вы можете настроить время, когда включится ассистент, задав соответствующую дату и временной интервал.
Для электронных сообщений, проходящих через ваш сервер обмена, используйте вкладку “Inside My Organization”. Чтобы отвечать на сообщения, присланные от всех остальных, используйте вкладку “Outside My Organization”. Закончив формулировать ответы, нажмите OK.
Если вы задали временной интервал, то данная опция будет действовать, как говорится, от и до. В противном же случае, Outlook будет рассылать автоматические ответы до тех пор, пока вы не откроете меню Automatic Replies и не выберете пункт “Do not send automatic replies”.
Реклама

Метод 3

Метод 3 из 4:

Outlook 2003

Загрузить PDF

Выберите вкладку Tools, затем выберите “Out of Office Assistant”. Выберите опцию “I’m currently Out of Office”.
В поле “AutoReply only once to each sender with the following text” напишите, собственно, тот самый текст, который должен быть в письме.
В Outlook можно использовать специальные правила, например, перенаправлять письма от одних отправителей другим получателям и т.д. Чтобы задать правило, нажмите на кнопку “Add Rule”. Например, вы можете задать такое правило, по которому письма от серьезного клиента будут перенаправляться сразу вашему помощнику.
Outlook будет рассылать автоматические ответы до тех пор, пока вы не откроете меню Automatic Replies и не выберете пункт “Do not send Out of Office replies”.
Реклама

Метод 4

Метод 4 из 4:

Рассылка автоматических ответов без учетной записи Exchange

Загрузить PDF

1
Создайте свой шаблон. Без учетной записи Exchange опция Automatic Reply недоступна. Тем не менее, настроить автоматические ответы все еще реально - для этого вам понадобится шаблон и правила. Начните с создания нового электронного письма, оно и будет шаблоном.
- Выберите тему, подходящую ситуации, например, “В отпуске до <дата>”. Можно написать в теме фразу “Это автоматический ответ”, чтобы не запутывать собеседника.
- Напишите небольшое сообщение, подходящее для всех его потенциальных получателей. Напишите, как еще можно будет связаться с вами (или с кем-то еще).
Как только закончите работу над письмом, сохраните его: кликните Save As и выберите Outlook Template в выпадающем меню Save as type. Это сохранит письмо как шаблон Outlook.
3
Создайте правила. Чтобы автоматические ответы рассылались как надо, придется поработать над правилами, упорядочивающими этот процесс. В Office 2003/2007 кликните на Tools - Rules and Alerts. В Office 2010/2013, соответственно, File - Info - Rules and Alerts. Так вы получите доступ в меню E-Mail Rules.
- Кликните на кнопку “New Rule”, система попросит вас создать шаблон. В разделе “Start from a blank rule” выберите “Check messages when they arrive”. Нажмите “Next”.
- Определите, на какие сообщения вы будете отвечать. Если вы хотите отвечать на все входящие, то отметьте опцию “where my name is in the To box”. Впрочем, критерии можно сузить, указав конкретных отправителей или письма с конкретными словами в теме. Закончите с этим, кликните “Next”.
- Загрузите свой шаблон. Выберите опцию “reply using a specific template” в следующем окне, чтобы загрузить ранее созданное сообщение. Кликните по ссылке в поле описания для задания “specific template”. Откроет окно проводника, выберите “User Templates in File System”. Откройте ранее созданное вами сообщение.
- Задайте исключения. Когда шаблон будет загружен, вы можете задать исключения из правил, с помощью которых вы не будете отвечать конкретным отправителям, на конкретные типы сообщений и т.д. Закончите с этим, кликните “Next”.
- Задайте имя для созданного правила. Это, в сущности, финальный этап. Имя должно быть таким, чтобы без проблем узнать и вспомнить правило в будущем. Отметьте галочкой пункт “Turn on this rule”, чтобы активировать правило, после чего нажмите Finish.
Вернувшись обратно в офис, вы можете отключить правила, снова открыв меню “Rules and Alerts”, выбрав там правило “Out of Office” из списка активных и удалив его.
Реклама

Советы

За словом “organization”, как правило, скрывается ваша компания и люди, имеющие учетные записи типа Exchange Server в вашей почтовой системе.
Меню Tools отображается в основном окне Outlook - там же, где находятся меню File, Edit, View, Go, Actions и Help. В окнах, где вы создаете письма, сохраняете контакты и задает задания, ссылки на это меню нет.
Когда активна опция “Auto-reply to people outside my organization”, соответствующая вкладка с пометкой “On” отображается рядом с названием вкладки.
Контакт должен существовать в вашей папке Exchange Server Contacts. Если контакт существует только в папке, являющейся частью файла личных папок (.pst), то автоматические ответы отправляться не будут.