Cara Mengaktifkan atau Menonaktifkan Office Assistant di Microsoft Outlook

Jika Anda harus meninggalkan kantor sebentar, atau Anda berencana akan pergi berlibur, Anda mungkin ingin memberitahu orang-orang yang mengirim email kepada Anda bahwa Anda sedang pergi. Jika Anda memiliki akun Exchange, Outlook dilengkapi dengan fungsi bawaannya. Jika Anda tidak memiliki akun Exchange, Anda masih bisa menjawab email secara otomatis dengan membuat beberapa aturan. Ikuti panduan ini untuk mengatur balasan otomatis Anda, tidak peduli Anda memiliki akun Exchange atau tidak.

Metode 1

Metode 1 dari 4:

Outlook 2010/2013

Unduh PDF

Pilih sebuah folder Exchange. Pilih foldernya dari penyimpanan pesan Anda. Anda harus memilih sebuah folder Exchange agar bisa melihat opsi Automatic Replies. Buka menu Automatic Replies (Out of Office). Anda bisa menemukan menu ini dengan mengeklik tab File kemudian memilih tab Info.
Di menu Automatic Replies, centang kotak yang bertuliskan Send Automatic Replies. Anda bisa mengatur waktu aktif untuk assistant tersebut dengan mencentang kotaknya dan mengatur rentang waktu dan tanggal.
Untuk email yang dikirim dari dalam server exchange Anda, gunakan tab Inside My Organization. Untuk menjawab email yang diterima dari orang lain, gunakan tab Outside My Organization. Setelah Anda puas dengan balasan Anda, klik OK.
Jika Anda menetapkan sebuah rentang tanggal untuk balasan otomatis Anda, assistant tersebut akan berakhir secara otomatis ketika rentang tanggalnya sudah berakhir. Jika Anda tidak menetapkan rentang tanggal, itu akan terus berlanjut sampai Anda membuka menu Automatic Replies dan memilih “Do not send automatic replies.”
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 4:

Outlook 2007

Unduh PDF

Klik tab Tools. Di menu Tools, pilih Out of Office Assistant. Centang kotak yang bertuliskan “Send Out of Office auto-replies.” Anda bisa mengatur waktu aktif untuk assistant tersebut dengan mencentang kotaknya dan mengatur rentang waktu dan tanggalnya.
Untuk email yang dikirim dari dalam server exchange Anda, gunakan tab Inside My Organization. Untuk menjawab email yang diterima dari orang lain, gunakan tab Outside My Organization. Setelah Anda puas dengan balasan Anda, klik OK.
Jika Anda menetapkan sebuah rentang tanggal untuk balasan otomatis Anda, assistant tersebut akan berakhir secara otomatis ketika rentang tanggalnya sudah berakhir. Jika Anda tidak menetapkan rentang tanggal, itu akan terus berlanjut sampai Anda membuka menu Automatic Replies dan memilih “Do not send automatic replies.”
Iklan

Metode 3

Metode 3 dari 4:

Outlook 2003

Unduh PDF

Di menu Tools, pilih Out of Office Assistant. Centang kotak yang bertuliskan “I am currently Out of the Office.”
Di kotak yang berlabel “AutoReply only once to each sender with the following text:” masukkan jawaban yang ingin Anda gunakan sebagai balasan email.
Anda bisa menambahkan aturan pada Assistant Anda, seperti meneruskan pesan dari pengirim tertentu ke penerima lain. Klik tombol Add Rule... untuk mengonfigurasi aturan yang Anda tetapkan. Misalnya, Anda bisa membuat aturan yang akan meneruskan email dari klien khusus ke rekan Anda sehingga email penting tersebut tidak terlewatkan ketika Anda pergi.
Out of Office Assistant akan terus berlanjut sampai Anda membuka menu Automatic Replies dan memilih “Do not send Out of Office auto-replies.”
Iklan

Metode 4

Metode 4 dari 4:

Mengirim Jawaban Otomatis Tanpa Akun Exchange

Unduh PDF

1
Buatlah template. Tanpa akun Exchange, opsi Automatic Reply tidak tersedia. Tetapi masih memungkinkan untuk mengatur jawaban otomatis menggunakan sebuah template dan beberapa aturan. Mulailah dengan membuat sebuah email baru. Ini akan menjadi template untuk jawaban otomatis Anda.
- Pilih Subject yang menjelaskan situasinya secara ringkas. Misalnya “Keluar kantor hingga <tanggal>”. Anda juga bisa menulis kata-kata "auto-reply" di Subject agar penerimanya segera tahu bahwa yang mereka terima adalah jawaban otomatis.
- Tulislah pesan secara singkat. Di bodi email, tulislah pesan umum yang bisa diterapkan pada siapa saja yang menerimanya. Beritahu si penerima bagaimana cara menghubungi Anda, atau orang lain yang dapat mereka hubungi.
Setelah Anda puas dengan pesan tersebut, klik Save As... Di menu dropdown "Save as type", pilih Outlook Template. Ini akan menyimpan berkas tersebut sebagai template yang dimuat ke dalam Outlook.
3
Buatlah aturan. Agar balasan otomatis tersebut bisa berfungsi dengan benar, Anda harus menentukan beberapa aturan untuk mengotomatisasi prosesnya. Di Office 2003/2007, klik menu Tools dan pilih Rules and Alerts. Di Office 2010/2013, klik tab File, pilih Info, lalu klik Rules and Alerts. Ini akan membuka menu E-Mail Rules.
- Klik tombol New Rule. Anda akan diminta untuk memilih sebuah template. Dari bagian “Start from a blank rule”, pilih “Check messages when they arrive.” Klik Next.
- Tentukan pesan mana yang akan dibalas. Jika Anda ingin membalas setiap pesan yang Anda terima di kotak masuk Anda, centang kotak “where my name is in the To box”. Anda bisa mempersempitnya dengan menunjuk pengiriman atau email tertentu dengan kata-kata tertentu di dalam subjek atau bodi email. Klik Next setelah Anda membuat pilihan.
- Muat template Anda. Pilih kotak “reply using a specific template” di jendela berikutnya untuk memuat pesan yang Anda buat sebelumnya. Klik tautan yang ada di dalam deskripsi kotak untuk "a spesific template". Ini akan membuka sebuah dialog yang menanyakan lokasi tempat Anda menyimpan template. Pilih "User Template in File System". Buka pesan yang Anda buat sebelumnya.
- Atur pengecualian Anda. Setelah template dimuat, Anda dapat menentukan contoh jika Anda tidak ingin balasan tersebut dikirim, seperti untuk penerima tertentu, atau untuk jenis pesan tertentu. Klik Next setelah Anda membuat pilihan.
- Berilah nama pada aturan Anda. Sebelum Anda bisa menyelesaikannya, Anda harus menetapkan nama untuk aturan Anda. Gunakan sesuatu yang mudah diingat sehingga Anda bisa menonaktifkan aturan tersebut dengan cepat di masa datang. Centang kotak “Turn on this rule” untuk mengaktifkan aturan tersebut, kemudian klik Finish.
Jika Anda telah kembali ke kantor, Anda dapat menonaktifkan aturan tersebut dengan membuka kembali menu Rules and Alerts. Pilih aturan Out of Office yang Anda buat dari daftar aturan aktif Anda, kemudian klik tombol Delete.
Iklan

Tips

Organisasi biasanya ditetapkan sebagai perusahaan Anda dan berisi orang-orang yang memiliki akun Exchange Server di sistem e-mail Anda.
Menu Tools muncul di jendela utama Outlook. Jendela utama tersebut merupakan jendela yang sama yang muncul ketika Anda menjalankan Outlook dan berisi menu-menu File, Edit, View, Go, Tools, Actions, dan Help. Tidak ada menu Tools di jendela yang Anda gunakan untuk membuat atau melihat item-item seperti pesan e-mail, kontak, atau tugas-tugas.
Jika Anda mencentang kotak Auto-replay to people outside my organization, maka tab Outside My Organization akan ditampilkan (On) di sebelah nama tab.
Kontaknya harus ada di folder Exchange Server Contacts Anda. Jika kontaknya hanya ada di folder yang merupakan bagian dari berkas folder pribadi (.pst), pesan balasan otomatis tersebut tidak akan dikirim.