Eine Abwesenheitsnotiz in Outlook an oder abschalten

Wenn du eine Weile nicht im Büro bist oder in Urlaub gehen willst, dann möchtest du vielleicht den Leuten, die dir eine E-Mail geschickt haben, sagen, dass du nicht im Büro bist. Wenn du ein Exchange-Konto hast, dann hat Outlook diese Funktionalität automatisch. Wenn nicht, kannst du trotzdem automatisch auf E-Mails antworten indem du ein paar Regeln erstellst. Folge dieser Anleitung um deine automatischen Antworten zu erstellen, mit oder ohne Exchange-Konto.

Methode 1

Methode 1 von 4:

Outlook 2010/2013

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Wähle einen Exchange-Ordner. Wähle den Ordner aus deinem Nachrichten-Speicher. Du musst einen Exchange-Ordner ausgewählt haben um die Option "Automatische Antworten" zu sehen. Öffne das Menü "Automatische Antworten". Du findest es indem du zuerst auf "Datei" klickst.
Setze ein Häkchen bei "Automatische Antworten senden". Du kannst die Zeit einstellen in der die Abwesenheitsnotiz verschickt wird indem du ein Häkchen in dem entsprechenden Kästchen setzt und den Zeitraum angibst.
Für E-Mails, die dir von innerhalb deines Exchange-Servers geschickt werden, benutze den Tab "Innerhalb meiner Organisation". Für andere E-Mails benutze den Tab "Außerhalb meiner Organisation". Wenn du fertig bist mit deinen Antworten, klicke auf "OK".
Wenn du einen Zeitraum für die automatischen Antworten angegeben hast, dann wird nach Ende des Zeitraumes keine Abwesenheitsnotiz mehr verschickt. Wenn du keinen Zeitraum angegeben hast, wird solange eine Abwesenheitsnotiz verschickt bis du das Menü "Automatische Antworten" wieder öffnest und ein Häkchen setzt bei “Keine automatischen Antworten senden”.
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Methode 2

Methode 2 von 4:

Outlook 2007

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Klicke dazu im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent. Setze ein Häkchen bei “Abwesenheitsnotizen senden”. Du kannst die Zeit einstellen in der die Abwesenheitsnotiz verschickt wird indem du ein Häkchen in dem entsprechenden Kästchen setzt und den Zeitraum angibst.
Für E-Mails, die dir von innerhalb deines Exchange-Servers geschickt werden benutze den Tab "Innerhalb meiner Organisation". Für andere E-Mails benutze den Tab "Außerhalb meiner Organisation". Wenn du fertig bist mit deinen Antworten, klicke auf "OK".
Wenn du einen Zeitraum für die automatischen Antworten angegeben hast, dann wird nach Ende des Zeitraumes keine Abwesenheitsnotiz mehr verschickt. Wenn du keinen Zeitraum angegeben hast, wird solange eine Abwesenheitsnotiz verschickt bis du das Menü "Automatische Antworten" wieder öffnest und ein Häkchen setzt bei “Keine automatischen Antworten senden”.
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Methode 3

Methode 3 von 4:

Outlook 2003

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Klicke dazu im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent. Setze ein Häkchen bei “Ich bin zurzeit nicht im Hause”.
Gib deine Abwesenheitsnachricht in das Feld “Folgende Antwort wird automatisch einmal an jeden Absender gesendet” ein.
Du kannst bestimmte Regeln erstellen, wie zum Beispiel, dass E-Mails von bestimmten Absendern an einen anderen Empfänger weiter geleitet werden. Klicke auf "Regel hinzufügen" um selber eine Regel zu erstellen. Du kannst zum Beispiel eine Regel erstellen, dass E-Mails von bestimmten Kunden an deinen Kollegen weiter geleitet werden, so dass nichts verpasst wird während deiner Abwesenheit.
Das Verschicken der Abwesenheitsnotiz geht solange weiter bis du den Abwesenheits-Assistenten wieder öffnest und ein Häkchen setzt bei “Ich bin zurzeit im Hause”
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Methode 4

Methode 4 von 4:

Eine Abwesenheitsnotiz ohne Exchange-Server-Konto verschicken

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1
Erstelle deine Vorlage. Ohne Exchange-Konto steht die Option "Automatische Antworten" nicht zur Verfügung. Aber es ist trotzdem möglich automatische Antworten zu schicken mit Hilfe einer Vorlage und ein paar Regeln. Fange damit an die Nachricht als E-Mail zu schreiben. Das wird dann die Vorlage für deine automatischen Antworten.
- Wähle einen aussagekräftigen Betreff, zum Beispiel “Ich bin nicht im Büro bis zum <Datum>”. Du kannst auch die Worte “automatische Antwort” im Betreff verwenden, damit der Empfänger sofort weiß, dass es eine automatische Antwort ist.
- Schreibe eine kurze Nachricht. Schreibe als E-Mail-Text eine allgemeine Nachricht die für jeden passt, der sie bekommt. Sage dem Empfänger wie er dich erreichen kann oder wen er sonst kontaktieren soll.
Wenn du zufrieden bist mit der Nachricht, klicke auf "Speichern unter..." Wähle Outlook-Vorlage in dem Dropdown-Menü "Dateityp". Das speichert diese Datei als Vorlage, die in Outlook geladen werden kann.
3
Erstelle die Regeln. Damit die automatischen Antworten richtig funktionieren, musst du ein paar Regeln erstellen um den Prozess zu automatisieren. In Office 2003/2007 klicke auf "Extras" und dann "Regeln und Benachrichtigungen". Klicke auf den Tab "Datei" in Office 2010/2013, wähle "Regeln" und dann "Regeln und Benachrichtigungen verwalten". Das öffnet das Menü "E-Mail-Regeln".
- Klicke auf "Neue Regel". Du wirst dann aufgefordert eine Vorlage zu wählen. Im Abschnitt "Regel ohne Vorlage erstellen" wähle "Nachrichten bei Ankunft prüfen" und klicke auf "Weiter".
- Bestimme welche E-Mails die automatische Antwort erhalten sollen. Wenn du sie für alle eingehenden E-Mails verschicken willst, setze ein Häkchen bei “die an mich geschickt wurden”. Du kannst die Auswahl einschränken durch das Angeben spezieller Absender oder mit speziellen Wörtern im Betreff oder in der Nachricht. Klicke auf "Weiter", wenn du mit deiner Auswahl fertig bist.
- Lade deine Vorlage. Setze ein Häkchen bei “diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten” im nächsten Fenster um die Nachricht, die du vorher erstellt hast zu laden. Klicke auf den Link in der Beschriftung “eine bestimmte Vorlage”. Das öffnet ein Dialog-Fenster indem du “Benutzer-Vorlagen im Dateisystem” auswählen kannst. Öffne die Nachricht, die du vorher erstellt hast.
- Definiere Ausnahmen. Wenn die Vorlage geladen ist, kannst du Situationen bestimmen, wann die Nachricht nicht geschickt werden soll, zum Beispiel zu einem speziellen Empfänger oder bei bestimmten Arten von Nachrichten. Klicke auf "Weiter", wenn du fertig bist mit der Auswahl.
- Gib deiner Regel einen Namen. Bevor du fertig bist, musst du der Regel noch einen Namen geben. Nimm etwas, was du dir leicht merken kannst, damit du die Regel schnell außer Kraft setzen kannst in der Zukunft. Setze ein Häkchen bei “diese Regel aktivieren” um sie anzuschalten und klicke dann auf "Fertig stellen".
Wenn du wieder im Büro bist, kannst du die Regel abschalten indem du wieder das Menü "Regeln und Benachrichtigungen verwalten" öffnest. Wähle die Regel aus, die du erstellt hast und klicke auf löschen.
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Tipps

"Organisation" ist normalerweise deine Firma und auch Leute, die ein Konto auf auf deinem Exchange-Server haben.
Das Menü "Extras" befindet dich im Hauptfenster von Outlook. Das Hauptfenster ist das Fenster, das erscheint, wenn du Outlook startest und enthält die Menüs "Datei", "Editieren", "Ansicht", "Gehen", "Extras", "Aktionen" und "Hilfe". In den Fenstern in denen du Objekte (E-Mails, Kontakte, Aufgaben) ansiehst oder erstellst, gibt es keinen Menüpunkt "Extras".
Wenn das Häkchen bei den automatischen Antworten an Leute außerhalb meiner Organisation gesetzt ist, dann siehst du "(An)" neben dem Tab-Namen "Außerhalb meiner Organisation".
Der Kontakt muss in deinem Exchange-Server-Kontakte-Ordner sein. Wenn der Kontakt nur in einem deiner persönlichen Ordner (.pst) existiert, dann wird die automatische Antwort nicht geschickt, wenn du "Innerhalb meiner Organisation" gewählt hast.

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