De Wizard afwezigheid aan of uitzetten in Outlook

Als je even niet op kantoor bent of op vakantie gaat, dan wil je bepaalde mensen die jou een mail sturen misschien laten weten dat je er niet bent. Heb je een Exchange-account, dan heeft Outlook deze functionaliteit ingebouwd. Heb je geen Exchange-account, dan kun je nog steeds automatisch reageren op e-mail door het creëren van een aantal regels. Volg de onderstaande gids voor het installeren van je geautomatiseerde reacties, of je nu beschikt over een Exchange-account of niet.

Methode 1

Methode 1 van 4:

Outlook 2010/2013

Pdf downloaden

Selecteer een Exchange-map. Selecteer de map uit het berichtenarchief. Het is nodig om een Exchange-map te selecteren om de optie Automatische antwoorden te kunnen zien. Open het menu Automatische antwoorden (Niet aanwezig). Je vindt deze door te klikken op het tabblad Bestand en daarna op Info.
In het menu Automatisch antwoorden vink je het vakje naast Automatische antwoorden verzenden, aan. Je kunt de tijd dat de assistent actief is aangeven door het aanvinken van vakje en het instellen van de tijd en de periode.
Gebruik voor e-mails die je binnen de Exchange-server verstuurt het tabblad Binnen mijn organisatie. Voor antwoorden op e-mails die je van anderen krijgt, gebruik je het tabblad Buiten mijn organisatie. Ben je tevreden over je antwoorden, klik dan op OK.
Heb je een gegevensbereik ingesteld voor je automatische antwoorden, dan zal de assistent automatisch stoppen aan het eind van het bereik. Heb je geen gegevensbereik aangegeven, dan zal hij door blijven gaan tot je het menu Automatische antwoorden opent en “Geen automatische antwoorden verzenden” selecteert.
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 4:

Outlook 2007

Pdf downloaden

Klik op het tabblad Extra. In het menu Extra selecteer je de Wizard Afwezigheid. Vink het vakje naast “Automatisch afwezigheidsmeldingen verzenden” aan. Je kunt de tijd aangeven dat de assistent actief moet zijn door het aanvinken van vakje en het instellen van de tijd en de periode.
Gebruik voor e-mails die je binnen de Exchange-server verstuurt, het tabblad Binnen mijn organisatie. Voor antwoorden op e-mails die je van anderen krijgt, gebruik je het tabblad Buiten mijn organisatie. Ben je tevreden over je antwoorden, klik dan op OK.
Heb je een gegevensbereik ingesteld voor je automatische antwoorden, dan zal de assistent automatisch stoppen aan het eind van het bereik. Heb je geen gegevensbereik aangegeven, dan zal hij door blijven gaan tot je het menu Automatische antwoorden opent en “Geen automatische afwezigheidsmeldingen verzenden” selecteert.
Advertentie

Methode 3

Methode 3 van 4:

Outlook 2003

Pdf downloaden

In het menu Extra, selecteer je de Wizard Afwezigheid. Vink het vakje naast “Ik ben afwezig” aan.
In het vakje “Eén keer aan elke afzender automatisch een antwoord verzenden met de volgende tekst::” typ je het de tekst waarmee je wilt antwoorden.
Je kunt regels toevoegen aan je Assistent, zoals het doorsturen van berichten van bepaalde afzenders naar een andere ontvanger. Klik op de knop Regel toevoegen… om een aangepaste regel in te stellen. Je kunt bijvoorbeeld een regel creëren waarmee je een e-mail van een specifieke klant doorstuurt naar je collega, zodat je geen belangrijke e-mails mist tijdens je afwezigheid.
De Wizard afwezigheid zal actief blijven tot je het menu Automatisch antwoorden opent en “Geen automatische afwezigheidsmeldingen verzenden” selecteert.
Advertentie

Methode 4

Methode 4 van 4:

Een automatisch antwoord sturen zonder een Exchange-account

Pdf downloaden

1
Maak een sjabloon. Zonder een Exchange-account, is het menu Automatisch antwoorden niet beschikbaar. Het is echter nog steeds mogelijk om automatisch te reageren op binnenkomende mails, door het maken van een sjabloon en enkele regels in te stellen. Begin met het maken van een nieuwe e-mail. Dit wordt het sjabloon van je automatische antwoord.
- Kies een Onderwerp waarmee je de situatie kort en bondig uitlegt. Bijvoorbeeld: “Afwezig tot <datum>”. Je kunt ook in de onderwerpregel iets schrijven als “Automatisch antwoord”, om de ontvanger direct te laten weten dat het gaat om een automatisch gegenereerd bericht.
- Schrijf een kort bericht. In het berichtvenster van de e-mail kun je een algemeen bericht schrijven dat van toepassing is op iedereen die het ontvangt. Laat de ontvanger weten hoe hij of zij je kan bereiken, of met wie er anders contact opgenomen kan worden.
Ben je tevreden met het bericht, klik dan op Opslaan als… In het drop-menu “Opslaan als” selecteer je Outlook-sjabloon. Hiermee bewaar je het bestand als een sjabloon dat je in Outlook kunt laden.
3
Creëer de regels. Om het automatisch antwoorden goed te laten werken zal je een paar regels moeten definiëren om het proces te automatiseren. In Office 2003/2007 klik je op het menu Extra en selecteer je Regels en waarschuwingen. In Office 2010/2013 klik je op Bestand > Info, waarna je op Regels en waarschuwingen klikt. Hiermee open je het menu E-mailregels.
- Klik op de knop Nieuwe regel. Je wordt gevraagd om een sjabloon te kiezen. In de sectie “Beginnen vanaf een lege regel” kies je “Berichten controleren wanneer ze arriveren.” Klik op Volgende.
- Geef aan op welke berichten moet worden gereageerd. Als je op elk bericht dat binnenkomt in je Postvak-in wilt reageren, vink dan het vakje naast “Mijn naam staat in het vak Aan” aan. Je kunt dit bereik wat kleiner maken door specifieke verstuurde berichten aan te geven of e-mails met specifieke woorden in het bericht. Klik op Volgende na het maken van een selectie.
- Laad je sjabloon. Selecteer het vakje “reageren met een specifieke sjabloon” in het volgende venster, om het bericht te laden dat je eerder hebt gemaakt. Klik op de koppeling in het vakje omschrijving van “een specifieke sjabloon”. Hiermee wordt een dialoogvenster geopend voor het zoeken naar sjablonen. Selecteer “Gebruikerssjablonen in bestandssysteem”. Open het bericht dat je eerder hebt gemaakt.
- Stel uitzonderingen in. Heb je het sjabloon geopend, dan kun je situaties aangeven waarbij je niet wilt dat het antwoord wordt gestuurd, zoals bij een specifieke ontvanger, of voor specifieke typen berichten. Klik op Volgende na het maken van je keuzes.
- Geef je regel een naam. Voor je af kunt ronden, zal je de regel een naam moeten geven. Gebruik hiervoor iets dat eenvoudig is om te onthouden, zodat je de regel in de toekomst snel weer uit kunt schakelen. Vink het vakje “Schakel deze regel in” om de regel te activeren, en klik op Voltooien.
Ben je weer terug op kantoor, dan kun je de regel uitschakelen door het wederom openen van het menu Regels en waarschuwingen. Selecteer de regel voor automatische afwezigheid die je hebt gecreëerd, uit de lijst met je actieve regels, en klik daarna op de knop Verwijderen.
Advertentie

Tips

Voor Organisatie kun je meestal je bedrijf invullen, en dit betreft alle mensen die beschikken over een Exchange Server-account op je e-mailsysteem.
Het Extra-menu vind je in het hoofdvenster van Outlook. Het hoofdvenster is hetzelfde venster dat verschijnt wanneer je Outlook start (met de menu-items Bestand, Bewerken, Beeld, Zoeken, Extra, Acties en Help). Er is geen Extra-menu in het venster waar je items zoals e-mailberichten, contacten of taken aantreft.
Wanneer het selectievakje van "Berichten van personen buiten mijn organisatie automatisch beantwoorden" is aangevinkt, dan verschijnt het tabblad Buiten mijn organisatie (Aan) naast de naam van het tabblad.
Het contact moet bestaan in de map van je Exchange Server Contacten. Als het contact alleen aanwezig is in de map welke onderdeel is van het bestand Persoonlijke mappen (.pst), dan zal het automatische antwoord niet worden verzonden.

Advertentie