Een informatieve e‐mail schrijven

Een informatieve e-mail is bedoeld om kennis te delen, vooral op het werk of in een andere professionele omgeving. Het delen van kennis is een geweldige manier om je collega's te laten zien dat je hen belangrijk vindt en wat je weet met hen wilt delen, in de hoop dat het hen in de toekomst kan helpen. Het kan ook helpen professionele relaties te versterken. Probeer je e-mails over kennisdeling zo duidelijk en verteerbaar mogelijk te maken. Dit zal het voor anderen gemakkelijker maken om ze te begrijpen en te verwerken.

Methode 1

Methode 1 van 2:

Je e-mail opstellen

Pdf downloaden

1
Geef het doel van je e-mail kort en bondig aan in de onderwerpsregel. Schrijf een onderwerpsregel die je publiek een duidelijk voorproefje geeft van wat ze kunnen verwachten wanneer ze je e-mail openen. Probeer de lengte van de onderwerpsregel op ongeveer zeven woorden te houden.^[1]XBron
- Als je bijvoorbeeld de kennis wilt delen die je hebt opgedaan tijdens een codeerconferentie, kun je de onderwerpsregel als volgt maken: 'Kernpunten van Miami Coders Conference 2020.'
- E-mails met vage of te lange onderwerpsregels zullen veel minder snel geopend worden. Houd je ook verre van korte onderwerpsregels van slechts 1-2 woorden die niet effectief aangeven waar de e-mail over gaat.
Tip: Als je wilt dat mensen je e-mail over kennisdeling binnen een bepaald tijdsbestek lezen, neem dan een datum op in de onderwerpsregel. Bijvoorbeeld: 'Ontwikkelingen in het vakgebied ter bespreking op 2 augustus.'
2
Begin de e-mail met een begroeting die gericht is aan je specifieke publiek. Denk na over het publiek aan wie je je e-mail over kennisdeling wilt sturen en kies een begroeting met een gepaste mate van formaliteit. Formuleer de begroeting voor iedereen die de e-mail zal ontvangen.^{[2]XBetrouwbare bronUniversity of North Carolina Writing CenterGa naar de bron}
- Als je de e-mail bijvoorbeeld stuurt naar een klein team van programmeurs met wie je nauw samenwerkt en die je goed kent, kun je de e-mail beginnen met iets heel gewoons en vriendelijks als: 'Goedemiddag, mijn mede codeer ninja's.'
- Als je een informatieve e-mail stuurt naar hoger geplaatsten of een soort groep die individuen bevat die je niet persoonlijk kent, zou je een meer formele begroeting kunnen kiezen in de trant van: 'Beste leden van de raad van bestuur', of 'Goedemorgen, marketingteam'.
- Als je kennis deelt met slechts 1-2 mensen, kun je ze bij naam aanspreken in de begroeting van je e-mail.
- Bij twijfel kun je gewoon iets algemeens gebruiken zoals: 'Hallo, iedereen', of 'Goedemiddag'.
3
Schrijf wat korte achtergrond of context aan het begin van de e-mail. Begin met een korte alinea, direct onder je begroeting, waarin je uitlegt wat je in je e-mail gaat delen. Dit geeft lezers meer context over wat ze op het punt staan te lezen dan alleen de onderwerpsregel.^[3]XBron
- Stel bijvoorbeeld dat je leerervaringen deelt van een codeerconferentie, dan kun je iets schrijven als: 'Vorige week had ik het geluk om de 2020-editie van de Miami Coders Conference bij te wonen. Ik wil graag een aantal van de belangrijkste lessen met jullie delen van de tweedaagse conferentie, waarin we leerden over kunstmatige intelligentie en coderingstrends voor 2022. Ik hoop dat deze kennis voor jullie net zo nuttig en interessant zal zijn als voor mij.'
4
Deel de hoofdtekst van de e-mail op in secties. Verdeel de belangrijkste punten die je wilt delen in samenhangende secties, zodat het makkelijker te volgen en te verteren is. Zet kopjes aan het begin van elke sectie van informatie om duidelijk te maken waar de tekst eronder over gaat. Verdeel lange secties in meerdere kortere paragrafen om de informatie op te splitsen, in plaats van een heleboel informatie in één lang tekstblok te dumpen.^[4]XBron
- Zorg ervoor dat elk van je paragrafen gerelateerde punten bevat. Als je aan een nieuwe gedachte begint, begin dan met het schrijven van een nieuwe paragraaf.
- Als je bijvoorbeeld wilt delen wat je hebt geleerd over kunstmatige intelligentie en codetrends op een recente conferentie die je hebt bijgewoond, zou je je e-mail als volgt kunnen structureren: een koptekst met 'Artificial Intelligence Industry Updates', en schrijf vervolgens een paar alinea's over het onderwerp, gevolgd door een koptekst met 'Codetrends voor 2021', gevolgd door nog een paar alinea's.
5
Sluit de body van de e-mail af met een samenvattende alinea. Schrijf een korte alinea voor je aftekent waarin je de belangrijkste informatie uit je e-mail herhaalt. Laat je lezers weten wat je hoopt dat ze aan de gedeelde kennis hebben en vermeld er eventuele relevante actiepunten bij.^{[5]XBetrouwbare bronUniversity of North Carolina Writing CenterGa naar de bron}
- Je zou bijvoorbeeld iets kunnen zeggen als: 'Zoals je kunt zien, zijn er veel spannende nieuwe ontwikkelingen in AI als het gaat om marketing en zijn er een aantal interessante nieuwe programmeertrends om in de gaten te houden in 2021. Ik hoop dat jullie deze informatie zullen toepassen op onze ontwikkelingsprojecten en zullen nadenken over manieren waarop we onze producten het komende jaar kunnen verbeteren.'
- Een voorbeeld van een actie-item zou iets zijn als: 'Laten we plannen om onze gedachten over al deze informatie te delen tijdens de vergadering op vrijdag. Kom alsjeblieft voorbereid met op zijn minst één punt om te bespreken.'
6
Sluit je e-mail af met een groet gevolgd door je naam en titel. Kies een ondertekening die kort en vriendelijk is, met een passend niveau van formaliteit voor je publiek. Zet je naam en titel helemaal aan het eind, zodat mensen precies weten van wie de e-mail is die ze net hebben gelezen, wat vooral belangrijk is als je niet alle leden van je publiek persoonlijk kent.^{[6]XBetrouwbare bronUniversity of North Carolina Writing CenterGa naar de bron}
- Voorbeelden van informele ondertekeningen die geschikt zijn voor bijna elke e-mail, zijn: 'Dank je', 'Groeten' en 'Het beste'.
- Formelere ondertekeningen zijn: 'Hoogachtend' en 'Met vriendelijke groet'.
- Ideeën voor nog informelere ondertekeningen, die je zou kunnen gebruiken voor een e-mail aan mensen met wie je werkt of die je elke dag ziet, zijn: 'Tot morgen allemaal' en 'Groetjes'.
- Als je kennis deelt buiten je organisatie, vermeld dan de naam van je organisatie achter je naam en titel, zodat mensen weten waar het schrijven vandaan komt.
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 2:

Je e-mail lezersvriendelijker maken

Pdf downloaden

1
Houd je e-mail zo kort mogelijk. Probeer alle informatie die je wilt delen in zo weinig mogelijk woorden op te nemen. Hoe langer je e-mail is, hoe kleiner de kans dat de mensen met wie je je kennis wilt delen het geheel zullen lezen.^[7]XBron
- Als je over een bijzonder complex onderwerp schrijft, kun je altijd links naar externe bronnen of bijlagen opnemen, om meer gedetailleerde informatie te geven. Op die manier kunnen degenen die geïnteresseerd zijn in wat je deelt, dieper in het onderwerp duiken.
- Er is geen vaste regel voor hoe lang een e-mail over kennisdeling moet zijn, en dit hangt sterk af van het soort informatie dat je deelt en de complexiteit van het onderwerp. Een goede vuistregel is om een e-mail niet langer te schrijven dan je zelf zou willen lezen.
2
Markeer belangrijke informatie met opsommingstekens of genummerde lijsten. Herhaal belangrijke stukken informatie uit je alinea's in opsommingstekens of genummerde lijsten. Dit helpt om de kennis die je deelt te herhalen en geeft lezers iets om snel even naar te kijken, voor een overzicht van de belangrijkste punten van je e-mail.^[8]XBron
- Je zou bijvoorbeeld een lijst kunnen maken met een titel als 'Top 5 Marketing Trends voor 2021' en de trends van 1-5 uitschrijven in een genummerde lijst eronder. Lezers kunnen gemakkelijk zien wat de trends zijn, en vervolgens de tekst van je e-mail lezen als ze meer diepgaande informatie willen.
3
Gebruik zoveel mogelijk eenvoudige, begrijpelijke taal. Vermijd dure woorden en jargon om je punten uit te leggen, tenzij je dat absoluut nodig hebt. Dit maakt je e-mail veel gemakkelijker te lezen en te begrijpen door een breder publiek dat waarschijnlijk niet zo bekend is met het onderwerp waarover je schrijft als jij.^[9]XBron
- Houd ook rekening met je publiek bij het kiezen van de taal die je wilt gebruiken. Als je bijvoorbeeld aan een kleine groep programmeurs schrijft, kun je waarschijnlijk wegkomen met het gebruik van meer codeerjargon in je e-mail dan wanneer je naar een gevarieerd publiek schrijft.
Tip: Als je absoluut een woord moet gebruiken dat mensen misschien niet kennen om een punt uit te leggen, geef dan de eerste keer dat je het woord gebruikt in de hoofdtekst van je e-mail, een definitie van het begrip.
4
Schrijf op een professionele toon. Wees beleefd, gebruik de juiste grammatica en interpunctie, en kies je woorden zorgvuldig. Vermijd een informele toon en gebruik geen jargon of onprofessioneel taalgebruik. Zo kom je professioneel over, met verstand van zaken over het onderwerp waarover je informatie deelt.^[10]XBron
- Schrijf woorden bijvoorbeeld niet in hoofdletters en gebruik uitroeptekens spaarzaam, zodat het niet lijkt alsof je tegen je publiek schreeuwt.
- Gebruik geen straattaal of uitdrukkingen zoals 'yo', 'hoe gaat ie' of 'hoi pipeloi' om er een paar te noemen.
5
Hou je aan standaard lettertypes, tekens, en e-mail opmaak. Gebruik geen lettertypen of speciale tekens die sommige systemen niet hebben. Gebruik een standaard lettertype dat in je e-mailserver is ingebouwd, gebruik alleen tekens die op een standaard toetsenbord staan, en knoei niet met de standaard opmaak van je e-mail.^[11]XBron
- Dit zal ervoor zorgen dat vrijwel iedereen die je e-mail op een andere computer of via een andere e-mailserver ontvangt, precies zal zien wat jij zag toen je je e-mail schreef.
Advertentie

Tips

Houd altijd rekening met je publiek als je een informatieve e-mail schrijft. Dit zal je helpen bij het bepalen van de mate van formaliteit, toon en welke taal je moet gebruiken.
Zorg ervoor dat je een e-mail stuurt naar de mensen die er het meeste baat bij hebben. Een programmeur is bijvoorbeeld misschien niet geïnteresseerd in trends en ontwikkelingen in de marketingindustrie, maar iemand van de klantendienst misschien wel.
Voordat je een e-mail over kennisdeling opstelt, moet je je afvragen of dit de beste manier is om de informatie te delen. In sommige gevallen kun je besluiten dat een persoonlijke vergadering of een videoconferentie effectiever zou zijn.
Maak een overzicht van wat je wilt delen voordat je je e-mail schrijft. ^{[12]XBetrouwbare bronUniversity of North Carolina Writing CenterGa naar de bron} Als je bijvoorbeeld een aantal marketingtechnieken wilt delen die je hebt geleerd tijdens een webinar die je hebt bijgewoond, kun je hoofdpunten opschrijven als 'nieuwe SEO-technieken', 'e-mailmarketingstrategieën' en 'beste methoden voor contentmarketing'.

Advertentie

Waarschuwingen

Zorg ervoor dat de taal die je gebruikt in je e-mail begrijpelijk is voor iedereen in je publiek. Gebruik bijvoorbeeld geen programmeerjargon als je naar je hele bedrijf schrijft.
Lees en controleer altijd de spelling van je e-mails voordat je ze verstuurt. Als je e-mail fouten bevat, zal je niet overkomen als een betrouwbare bron van informatie.

Advertentie