Een afspraak afzeggen

Of het nu komt door een onverwachte vertraging, verkeersproblemen of een misverstand in de planning, een afspraak moeten afzeggen is soms onvermijdelijk. Het nieuws vertellen aan degene met wie je de afspraak gaat missen kan ontmoedigend zijn, maar als je eerlijk en beleefd bent en het hem of haar zo snel mogelijk laat weten, dan zal de persoon in kwestie het waarschijnlijk begrijpen. Maak een nieuwe afspraak op hetzelfde moment dat je afzegt of anders zo snel mogelijk, en bied aan om in de buurt van de persoon af te spreken, om het makkelijker voor hem of haar te maken.

Deel 1

Deel 1 van 2:

Je afspraak beleefd afzeggen

Pdf downloaden

Hoe langer je met daarmee wacht, hoe lastiger je het voor hem of haar maakt. Door ruim van tevoren af te zeggen geef je aan dat je zijn of haar tijd respecteert.
Als het om minder dan een dag gaat, dan moet je de persoon met wie je hebt afgesproken rechtstreeks bellen. E-mailen, sms'en of een medewerker voor jou in de plaats laten bellen, kan als onachtzaam overkomen wanneer je hem of haar met een last-minute wijziging lastig valt.^[1]XBron
3
Bied een oprechte verontschuldiging aan. Zelfs als je lang van tevoren opzegt, laat hem of haar dan weten dat het je spijt dat je de afspraak moet afzeggen. Mogelijk heeft hij of zij andere plannen opgezegd om jou te ontmoeten en heb je hem of haar waarschijnlijk ongemak bezorgd door te annuleren.^[2]XBron
- Een korte en simpele verontschuldiging is genoeg, zoals: 'Sorry dat ik het deze keer niet red.'
- Gebruik geen vage taal en zeg niet dat je de afspraak 'misschien' niet kunt nakomen. Het is altijd beter om rechtdoorzee en eerlijk te zijn.
4
Leg in het kort uit waarom het je niet gaat lukken. Als je een goede reden hebt, zoals verkeersproblemen of een ziekte, laat hem of haar dan weten dat je daarom moest afzeggen. Als je een minder acceptabele reden hebt, bijvoorbeeld dat je de afspraak bent vergeten of per ongeluk een dubbele afspraak hebt gepland, geef dan een algemene uitleg, zoals: 'Er is iets tussengekomen waar ik niet onderuit kan.'^[3]XBron
- Het is niet nodig om uitvoerig in te gaan over de reden, zelfs wanneer je eerlijk bent. Door voort te borduren kan het lijken alsof je iets verzint.^[4]XBron
- Zeg nooit dat 'er iets belangrijkers tussen is gekomen' of iets dergelijks.
- Verzin geen excuses. Je loopt het risico dat de andere persoon erachter komt dat je niet eerlijk was, wat de situatie zou kunnen verergeren.
5
Laat de persoon weten dat je zijn of haar tijd waardeert. Zorg ervoor dat je benadrukt dat je het op prijs stelt dat hij of zij de afspraak verschuift en dat je het jammer vindt te moeten afzeggen. Maak duidelijk dat je erkent dat zijn of haar tijd niet onbeperkt is.
- Dit is vooral belangrijk als de andere persoon je als gunst zou ontmoeten, zoals een professional in je vakgebied met meer ervaring.^[5]XBron
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 2:

Opnieuw een afspraak maken

Pdf downloaden

Dit bespaart je niet alleen het gedoe om later opnieuw in te plannen, maar het zal bovendien aantonen dat je nog steeds geïnteresseerd bent in de afspraak. Wanneer je belt of e-mailt om te annuleren, dan moet je eindigen met te zeggen dat je een nieuwe afspraak wilt maken wanneer het hem o haar het beste uitkomt.^[6]XBron
2
Geef een paar tijdstippen waarin je beschikbaar bent om af te spreken. Je moet je best doen om aan de agenda van de ander te voldoen, maar het is handig om hem of haar een paar opties te geven waaruit te kunnen kiezen. Zoek drie of vier keer uit dat je beschikbaar bent en vraag of die tijden hem of haar goed uitkomen.^{[7]XBetrouwbare bronHarvard Business ReviewGa naar de bron}
- Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: 'Ik ben vrij op vrijdag na 14.00 uur en altijd op maandag of dinsdag tussen 13.00 uur en 17.00 uur. Komen die tijden je goed uit, of heb je liever een ander tijdstip?'
3
Bied aan om dicht bij hem of haar in de buurt af te spreken. Om te compenseren voor het afzeggen van de eerste vergadering, is het een goed idee om te proberen de opnieuw geplande afspraak voor hem of haar makkelijker te maken. Bied aan om de persoon te ontmoeten op zijn of haar kantoor of ergens dichtbij waar hij of zij zich op dat moment zal bevinden.^[8]XBron
- Je kunt ook een ontmoeting via Skype of Google Hangouts voorstellen als de persoon met wie je een nieuwe afspraak probeert te maken het erg druk heeft of ver weg is.^[9]XBron
4
Kies een moment uit waarop je weet dat je het kunt halen. Na één keer annuleren, kan het nog irriterender of ongemakkelijker zijn om opnieuw te moeten afzeggen, en je kunt je reputatie schaden bij de persoon met wie je een afspraak hebt. Kijk je agenda goed door en verzeker je ervan dat de nieuwe afgesproken tijdstip je goed uitkomt en dat er in die tijd geen grote kans bestaat op iets onverwachts.
- Als je bijvoorbeeld in december geen afspraken hebt, maar je weet uit ervaring dat je agenda rond de feestdagen vol zal raken, dan kun je je afspraak beter niet naar die dagen verzetten.
Zodra je een tijdstip hebt gekozen om je afspraak opnieuw in te plannen, zet je het in je agenda. Je kunt ook een fysieke notitie maken en deze ergens plaatsen waar je hem zult zien om jezelf eraan te herinneren.^{[10]XBetrouwbare bronHarvard Business ReviewGa naar de bron}
Begin je afspraak met de persoon of de mensen met wie je hebt afgesproken te bedanken voor het verschuiven van de afspraak. Je hoeft je niet nogmaals te verontschuldigen, maar als je laat zien dat je hem of haar waardeert voor het aanpassen van je agenda, geeft dat aan dat je zijn of haar tijd waardeert.^[11]XBron
Advertentie

Tips

Je moet het afzeggen van afspraken zo veel mogelijk voorkomen, omdat dit slecht voor je kan zijn en je relaties kan schaden.^[12]XBron
Als je met iemand hebt afgesproken voor wiens diensten je betaalt, zoals een consultant, controleer dan of hij of zij annuleringsvoorwaarden heeft.

Advertentie