Come Disdire un Appuntamento

A volte è inevitabile dover annullare i propri programmi, perché possono sopraggiungere ritardi inaspettati, imprevisti di viaggio o problemi organizzativi. Annunciare a una persona che non potrai essere presente a un appuntamento può essere increscioso, ma se sei onesto, gentile e lo informi tempestivamente, l'altro si mostrerà piuttosto comprensivo; riprogramma l'appuntamento nel momento stesso in cui lo annulli e proponi di incontrarvi in un posto vicino alla residenza dell'altro, in modo che il prossimo incontro risulti più comodo per quest'ultimo.

Parte 1

Parte 1 di 2:

Disdire un Appuntamento Educatamente

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Più aspetti per disdire, più indisporrai la persona con cui ti saresti incontrato; invece, informandola con largo anticipo mostrerai rispetto nei suoi confronti e per il suo tempo.
Se comunichi la tua assenza a meno di un giorno di distanza, è opportuno chiamare direttamente la persona con cui avevi l'appuntamento, perché e-mail, messaggi di testo o deleghe ad altri possono essere considerati gesti inopportuni quando si tratta di un cambiamento dell'ultimo minuto che mette in difficoltà l'altro.^{[1]XFonte di ricerca}
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Porgi le tue scuse sincere. Anche se fai presente la tua assenza con largo anticipo, di' alla persona interessata che ti dispiace aver dovuto annullare l'appuntamento: potrebbe aver rinunciato ad altri impegni per incontrarsi con te e, disdicendo, potresti causarle un inconveniente.^{[2]XFonte di ricerca}
- È sufficiente una frase di scuse breve e semplice come: "Mi dispiace molto non poter essere presente questa volta".
- Evita di usare un linguaggio vago o di dire che "potresti" non essere in grado di andare all'appuntamento: è meglio essere onesti e diretti.
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Spiega brevemente perché non riesci ad andare all'appuntamento. Se hai un motivo valido, come problemi di trasporto o di salute, informa la persona che è questo il motivo per cui hai dovuto disdire; se hai un motivo meno valido, come aver dimenticato l'appuntamento o averne sovrapposto un altro per sbaglio, fornisci una spiegazione generica come: "Ho avuto un imprevisto e non riesco a liberarmi".^{[3]XFonte di ricerca}
- Non occorre scendere nei dettagli sul motivo per cui hai disdetto un appuntamento, anche quando dici la verità, perché dilungarsi troppo nei particolari può dare l'impressione che tu stia inventando qualcosa.^{[4]XFonte di ricerca}
- Non dire mai che "è sopraggiunto qualcosa di più importante" o una cosa del genere.
- Non accampare scuse: correresti il rischio che l'altro lo scopra e peggioreresti solo la situazione.
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Digli che rispetti il suo tempo. Sottolinea quanto apprezzi il fatto che l'altro abbia preso un impegno con te e ti rincresce dover disdire, mettendo bene in chiaro che sei consapevole che il suo tempo non è infinito.
- Ciò è particolarmente importante nel caso in cui l'altra persona avesse preso un appuntamento con te per farti un favore, come nel caso di un professionista nel tuo campo con più esperienza.^{[5]XFonte di ricerca}
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Parte 2

Parte 2 di 2:

Riprogrammare per un'Altra Occasione

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Così facendo ti risparmierai il fastidio di doverlo fare in seguito e dimostrerai anche di essere ancora interessato all'incontro; quando telefoni o invii una e-mail per disdire, concludi dicendo che vorresti rimandare alla data più conveniente per l'altra persona.^{[6]XFonte di ricerca}
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Elenca i giorni e gli orari in cui sei disponibile. Cerca di fare del tuo meglio per venire incontro alle esigenze dell'altra persona, indicando anche una serie di opzioni tra cui scegliere: stabilisci tre o quattro giorni e orari in cui sei disponibile, quindi chiedi se vanno bene anche per lui o per lei.^{[7]XFonte attendibileHarvard Business ReviewVai alla fonte}
- Per esempio, potresti dire: “Sono libero venerdì a partire dalle 14:00, tutta la giornata di lunedì oppure martedì tra le 13:00 e le 17:00: va bene per te una di queste date o ne preferisci un'altra?”.
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Proponi di incontrarvi in un posto vicino alla sua residenza. Per rimediare al disagio dell'aver disdetto il primo incontro, è opportuno cercare di riprogrammarlo in un posto più semplice da raggiungere per l'altra persona, come presso il suo ufficio o in un luogo vicino al posto in cui si trova in quel momento.^{[8]XFonte di ricerca}
- Puoi anche proporre di discutere via Skype o Google Hangouts se la persona con cui cerchi di riprogrammare l'appuntamento è molto impegnata o lontana.^{[9]XFonte di ricerca}
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Scegli un orario che potrai rispettare. Dopo averlo fatto una volta, disdire nuovamente può risultare ancora più irritante o fastidioso e potresti compromettere l'idea che la persona interessata ha di te, quindi controlla bene la tua agenda: assicurati che l'orario concordato vada bene per te e che non ci siano possibilità elevate di incorrere in imprevisti in quel momento.
- Per esempio, se non hai niente in programma nel mese di dicembre, ma sai che la tua agenda tende a infoltirsi di impegni a ridosso delle festività natalizie, è preferibile evitare di rimandare l'appuntamento a quel periodo.
Quando stabilisci una data e un orario per il nuovo l'appuntamento, segnalo sul calendario oppure su un foglio di carta che posizionerai in un posto dove è sicuro che lo vedrai per ricordartene.^{[10]XFonte attendibileHarvard Business ReviewVai alla fonte}
Per prima cosa, è opportuno ringraziare la persona o le persone con cui ti stai incontrando per essere state disponibili a rimandare l'appuntamento; non c'è bisogno che ti scusi nuovamente, ma mostrando il tuo apprezzamento per il fatto che ti siano venuti incontro dimostrerai di avere a cuore il loro tempo.^{[11]XFonte di ricerca}
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Consigli

Evita di annullare gli appuntamenti ogni qualvolta è possibile, perché può dare un'impressione negativa di te e potrebbe danneggiare le tue relazioni con gli altri.^{[12]XFonte di ricerca}
Se hai un appuntamento con qualcuno che paghi per i suoi servizi, come un consulente, controlla se ha un disciplinare di cancellazione.