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Il faut parfois annuler un rendez-vous pour diverses raisons, notamment une confusion d'horaire, un retard imprévu ou des problèmes de déplacement. Cela peut paraitre intimidant de l'annoncer à la personne que vous devez rencontrer, mais si vous êtes poli et honnête et que vous l'en informez le plus tôt possible, il y a de fortes chances qu'elle vous comprenne. Au moment où vous annulez un rendez-vous, prenez-en un autre en même temps ou le plus tôt possible et proposez à la personne de la rencontrer à un endroit proche d'elle afin que cela lui convienne mieux.
Étapes
Contactez la personne le plus tôt possible. Plus vous tardez à annuler la rencontre, plus vous l'incommodez. Vous ferez montre de respect à l'égard de la personne que vous deviez rencontrer et de son temps en l'informant assez tôt.
Appelez-la pour annuler la rencontre si c'est à la dernière minute. Appelez directement l'individu si vous voulez annuler votre programme à moins de 24 h. Cela peut paraitre inconsidéré de votre part d'envoyer un message texte, un email ou d'annoncer la nouvelle par l'entremise d'un employé lorsque vous l'embarrassez avec un changement au dernier moment [1].
Présentez des excuses sincères. Vous devez lui exprimer votre regret d'annuler votre rendez-vous, même si vous l'en informez assez tôt. Le fait d'annuler cette rencontre peut lui causer un désagrément parce qu'il est possible que votre invité ait donné priorité à votre rendez-vous au détriment d'autres projets [2].- Vous pouvez vous contenter d'excuses simples et brèves comme : « je suis désolé que ça ne puisse pas tenir cette fois. »
- N'employez pas un langage vague ou ne dites pas que vous « pourriez » ne pas aller au rendez-vous. C'est mieux d'être franc et honnête.
Donnez une brève explication de vos raisons. Si c'est pour une bonne raison telle qu'une maladie ou des problèmes de déplacement, expliquez-la-lui simplement. Si votre motif est acceptable tel qu'un simple oubli ou si vous avez fortuitement prévu deux rencontres à la même heure, donnez une explication générale comme « une situation s'est présentée et je ne peux m'y soustraire [3]. »- Vous n'avez pas besoin d'expliquer en détail les raisons pour lesquelles vous annulez un programme, bien que vous soyez honnête. La personne peut avoir l'impression que vous inventez quelque chose si vous entrez dans les détails [4].
- Vous ne devez jamais dire « qu'une chose plus importante est arrivée » ou toute chose ayant le même effet.
- N'inventez pas d'excuses. Cela risque de dévoiler votre manque de franchise à l'autre personne, ce qui peut empirer la situation.
Faites-lui savoir que vous donnez de l'importance à son temps. Exprimez vos regrets de devoir annuler votre entrevue en précisant que vous lui êtes reconnaissant d'avoir ait accepté de vous rencontrer. Faites bien comprendre à votre invité que vous êtes conscient que son temps est limité.- Ceci est tout particulièrement important lorsque la personne que vous deviez rencontrer devrait vous aider pour quelque chose, par exemple si c'est un professionnel plus expérimenté dans votre domaine [5].
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Proposez de reporter la rencontre. Non seulement vous n'aurez plus à la reprogrammer ultérieurement, mais cela témoignera aussi de l'intérêt que vous continuez de porter au rendez-vous. À la fin de votre appel ou de votre email, faites-lui part de votre intention de reprogrammer une autre rencontre à sa convenance [6].
Énumérez-lui quelques créneaux horaires. Faites votre possible pour vous accommoder au programme de l'autre personne, même s'il est aussi bien de lui faire des propositions pour qu'elle choisisse. Trouvez 3 ou 4 possibilités et demandez-lui si elles lui conviennent [7].- Par exemple, vous pouvez dire : « je serai libre après 14 h le vendredi, à n'importe quel moment de la journée le lundi ou entre 13 et 17 h le mardi. Une de ces heures vous arrange-t-elle ou bien un autre moment vous conviendrait-il ? »
Assurez-vous que le lieu soit plus proche d'elle. Il est de bon ton de compenser l'annulation du premier rendez-vous en essayant de fixer celui que vous avez reprogrammé à un endroit plus commode pour elle. Proposez de la rencontrer à son bureau ou à un endroit proche de sa position actuelle [8].- Si vous devez reporter un rendez-vous avec une personne très occupée ou qui vit loin, vous pouvez aussi suggérer une discussion par Google Hangouts ou par Skype [9].
Choisissez une heure à laquelle vous êtes sûr d'y aller. Lorsque vous avez déjà annulé un rendez-vous une fois, cela peut être plus incommode ou irritant de le faire une deuxième fois et votre réputation peut en souffrir. Vérifiez attentivement votre agenda pour vous assurer que l'heure de votre rendez-vous vous conviendra et qu'il y ait peu de chances que vous soyez surpris par un imprévu à ce moment.- Par exemple, si dans votre agenda, rien n'est prévu pour le mois de décembre alors que vous savez qu'il se remplit généralement pendant les fêtes de fin d'année, il vaut mieux éviter de reporter votre rencontre à cette période.
Notez l'heure à laquelle vous avez fixé le rendez-vous. Marquez-la dans votre agenda une fois que vous l'aurez décidée. Notez-la également à un endroit visible pour que vous puissiez vous en souvenir facilement [10].
Remerciez la personne pour sa patience. Entamez les discussions par des remerciements pour avoir accepté de reporter votre rendez-vous. De nouvelles excuses ne sont pas nécessaires, mais vous prouverez que vous accordez de la valeur à son temps si vous montrez que vous l'appréciez pour avoir accepté de travailler selon votre disponibilité [11].Publicité
Conseils
- Évitez autant que possible d'annuler des rendez-vous, car cela peut porter préjudice à vos relations ainsi qu'à vous-même [12].
- Si vous devez rencontrer une personne dont vous louez les services, tel qu'un consultant, vérifiez si elle a des conditions d'annulation.
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Références
- ↑ https://www.theguardian.com/media-network/2015/jul/28/survive-modern-office-workplace-etiquette
- ↑ https://englishlive.ef.com/blog/english-in-the-real-world/4-simple-steps-cancel-plans-english/
- ↑ https://www.brit.co/how-to-gracefully-cancel-plans/
- ↑ https://www.realsimple.com/work-life/work-life-etiquette/canceling-plans-etiquette
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-cancel-a-meeting-without-pissing-anyone-off-2010-5
- ↑ https://www.theglobeandmail.com/report-on-business/small-business/how-to-politely-cancel-a-meeting/article4319984/
- ↑ https://hbr.org/2011/03/scheduling-a-meeting-the-right
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-cancel-a-meeting-without-pissing-anyone-off-2010-5
- ↑ https://www.fastcompany.com/3027631/meeting-etiquette-101-fist-bumps-going-topless-and-picking-up-tabs
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