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이 글은 공동 작성자 Small Giants. Small Giants는 놀라운 비즈니스 사례를 나누고 새로운 경영방식과 시스템을 배워 자신의 회사에 도입한다는 사명을 가진 목표지향적 경영 지도자들을 위한 비즈니스 커뮤니티이다. 포브스는 매년 Small Giants Community와 협력해 미국 내 25개 최고의 중소기업을 선정한다.
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원격으로 직원을 고용하는 것은 회사에 큰 도움이 될 수 있지만, 트레이닝에 어려움이 따른다. 멀리 거주하는 직원일 있을수록, 지속적으로 안정적인 커뮤니케이션 수단을 마련해야만 한다. 잘 구성된 트레이닝 자료를 직원에게 보내서, 직원이 스스로 업무를 파악할 수 있도록 하고, 지속적으로 관리하고 피드백을 보내면, 직원이 더 빠르고 효과적으로 업무를 보는데 도움을 줄 수 있다.
단계
1가능하면 회사에 와서 트레이닝을 받을 수 있을지 묻기. 원격으로 근무하는 직원이더라도, 트레이닝을 받을 때는 출근을 할 수 있도록 해보자. 회사 사무실이나 지점 근처에 거주하는 원격 근무 직원이라면, 직접 사무실에서 트레이닝을 받는 것이 가장 빠르고 효과적이다. 하지만 멀리 거주하는 직원이라면, 직접 회사 방문이 어려울 수 있다.[1]
2컨퍼런스 콜을 설정해서 개별적인 트레이닝을 하기. 전화를 걸거나 비디오 컨퍼런스를 통해 직원에게 개별적으로 업무의 중요한 점을 명확하게 설명해보자. 직원에게 융통성 있게 업무를 처리할 수 있게 하되, 일주일마다 채팅을 통해 직원의 성과를 관찰한다.[2]- 컨퍼런스 콜은 회사의 전략 혹은 마케팅과 관련이 있는 원격 근무 직원과 자유롭게 계획과 생각들을 나눌 수 있는 좋은 방법이다.
- 다른 시간대에 근무하는 직원이라면, 두 사람 모두에게 편안한 시간을 선정한다.
- 스카이프, 줌(Zoom), 혹은 슬랙(Slack)과 같은 소프트웨어를 사용해보자.
3메신저 서비스를 사용해서 빠르게 답변하기. 직원들과의 잦은 커뮤니케이션을 요하거나 콜라보레이션 업무인 경우, 메신저 서비스를 사용하는 것이 가장 편리하다. 직원들과 실시간으로 대화를 나눠보자.[3]- 원격 근무 직원이 트레이닝 도중 발생하는 질문의 답변을 지정한 커뮤니케이션 수단을 통해서 빠르게 얻을 수 있도록 해보자. 메신저 서비스도 업무 도중 메시지를 보내고 빠른 피드백을 받는데 유용하게 사용될 수 있다.
- 스카이프, 구글+ 행아웃 등의 무료 서비스들을 사용해보자.
- 메시지는 다른 팀보다도 다른 시간대에 근무하는 직원과 사용하는 것이 가장 좋다.
4직원이 근무 시간을 자유롭게 설정한다면, 이메일을 보내기. 이메일은 다른 시간대에 근무하는 직원이 자유롭게 근무 시간을 설정할 때 활용하면 좋은 수단이다. 노트, 트레이닝 자료, 링크, 첨부 파일을 쉽게 이메일로 전송해보자.[4]- 직원들이 이메일에 언제까지 답변해야 할지 명시한다.
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1트레이닝 매뉴얼이나 안내 책자를 만들기. 질문이 있을 때 직원들이 참고할 수 있는 자료를 준비한다. 매뉴얼을 이메일로 보내거나, 공유된 클라우드 기반의 저장 공간에 업로드한다. 다음과 같은 자료들을 준비해보자:[5]- 주된 업무 사항
- 회사의 좋은 실적들
- 소프트웨어, 온라인 인터페이스, 다른 도구들을 활용해서 업무를 완료하는 방법
- 관리자에게 연락할 수 있는 방법
- 2회사의 조직문화에 대해 설명해주기. 원격 근무 직원들에게 회사의 경영 목적과 가치에 대해 설명해주어 그들이 사업에 대해 이해할 수 있도록 한다. 회사의 연혁과 더불어 어떻게 성장해왔는 지 알려주자. 직원들이 매일 하는 일은 회사의 비전과 목표에 도달할 수 있도록 돕는다는 점을 알려주자.[6]
- 3중심 인물에 대해 설명해주기. 원격으로 근무하는 직원들이 회사의 타 직원들에 대해 알지 못하면 먼저다가가기 어렵다. 원격 근무 직원들과 자주 일하게 될 직원들을 가능하다면 화상 회의를 통해 소개시켜주자. 또는 협업하는 직원들의 연락처를 전달하여 필요할 때 연락할 수 있도록 해주자.
4업무를 완료하는 방법을 세세하게 기술하기. 직원이 업무를 수행하는 도중 맞닥뜨일 수 있는 질문이나 문제점을 떠올려보고, 이와 관련된 사항들을 매뉴얼에 담을 수 있도록 해보자. 세세한 설명이 덧붙여져 있으면, 직원들이 더 빠르게 이해할 수 있다.[7]- 예를 들어, “완료되면 업무를 제출하세요”라고 하는 것보다, “업무를 끝낸 후 ‘제출’이라고 적힌 버튼을 눌러주면, 페이지가 메인 포탈 페이지로 새로고침 됩니다”라고 적어보자.
- 업무 시간을 어떻게 보고할지, 어디에 업무를 제출할지, 문제가 생기면 누구에게 연락할지 자세하게 기재한다.
5각 업무의 할당량과 업무 완료 양을 명확하게 하기. 직원에게 업무를 처리하는 방법 외에도, 기타 규칙과 할당량, 직원들이 준수해야 하는 가이드라인을 알려준다. 일주일에 완료해야 하는 업무의 양을 명확하게 기재하고, 얼마나 자주 상사와 연락을 취해야 하는지, 업무 제출 데드라인이 언제인지 기재한다.[8]- 예를 들어, “한 시간에 5건의 전화를 하세요”라거나, “오전 9시에서 오후 5시 사이에 적어도 한 번은 이메일 확인을 할 수 있어야 합니다”라고 적어보자.
6소프트웨어나 도구의 교육 비디오와 이미지를 덧붙여보기. 직원들이 사용해야 하는 특별한 프로그램이나 도구가 있다면, 프로그램 사용법을 적은 글과 더불어 시각 자료도 함께 제공해보자.[9]- 컴퓨터 플랫폼에서 작업을 해야 한다면, 각 과정을 완료하는 화면의 사진 혹은 비디오를 캡쳐해서 덧붙여보자.
- 특별한 도구나 소프트웨어를 설치해야 하는 직원이라면, 도표나 그래픽이 도움이 될 수 있다.
7큰 규모의 회사라면, 웹 기반의 트레이닝 프로그램에 투자하기. 원격 근무 직원들이 많은 회사라면, 온라인 트레이닝 모듈을 제작하는 회사와 함께 작업해서 트레이닝 과정을 자동화해보자. 모듈 제작 회사들이 각각의 회사에 맞는 개별적 비디오나 상호작용 도구 사용을 도와준다.[10]- 이런 회사들이 종종 트레이닝 혹은 리크루트 컨설턴트라고 광고되기도 한다.
- 비용이 많이 드는 옵션이기는 하지만, 이후에 직원들을 자주 트레이닝해야 할 때 많은 시간을 절약할 수 있다.
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1직원들이 도달할 수 있는 기준을 전달하기. 직원들이 업무를 완료해야 하는 시간과, 시간 안에 완료해야 하는 특정한 목표를 지정한다. 원격 근무 직원이 어떤 방향으로 작업을 해야 할지 파악할 수 있고, 더 빠르게 업무를 완료할 수 있도록 격려할 수 있다.[11]- 예를 들어, “첫째 주 말까지 전화 소프트웨어 사용법을 익혀야 하며, 첫달 말까지 1,000만원의 영업 실적을 올려야 합니다”라고 규정해보자.
2처음 몇 개의 업무의 세세한 피드백을 전달하기. 첫 2-3주, 혹은 직원이 여러 업무를 마스터할 때까지 구체적인 피드백을 전달한다. 이런 피드백은 직원들이 가이드라인과 업무 기대치를 익히는데 도움이 된다.[12]- 예를 들어, “이 이미지의 디자인이 매우 좋기는 한데, 우리 회사의 브랜드에 더 맞게 1가지 색깔만 사용했으면 좋겠어요. 그리고 폰트 크기도 작았으면 하고요”라고 말해보자.
- 첫 업무는 빠른 시일 내에 완료할 수 있는 작은 업무여야 한다. 예를 들어, 첫날 말까지 짧은 기사나 스프레트시트 작업 완료를 요청한다. 이렇게 하면 직원들에게 더 빠른 피드백을 전달할 수 있다.
3직원에게 피드백이나 질문할 것이 있는지 물어보기. 직원들이 쉽게 접촉해서 질문을 할 수 있도록 장려한다. 트레이닝을 완료한 후, 트레이닝 과정에 대한 솔직한 피드백을 요청해보자. 앞으로 원격 직원 트레이닝 과정을 조정하는데 도움이 될 수 있다.[13]- 직원이 질문을 했다면, 최대한 답변을 해준다. 트레이닝 매뉴얼에서 답을 찾을 수 있는 질문이라면, 직원이 해당되는 매뉴얼 영역을 참고할 수 있도록 해보자.
- 새로운 직원이 질문을 전혀 하지 않는다면, "어떻게 진행되고 있는지 궁금해서 연락합니다. 트레이닝은 잘 진행하고 있나요? 궁금한 점이 있다면 언제든지 연락 주세요"라고 친근한 메시지를 보내보자.
- 원한다면, 진솔한 피드백이 전달될 수 있도록 직원들이 익명으로 피드백을 작성하게 하는 방법도 있다. 온라인 설문 웹사이트를 사용해서 피드백 포맷을 만들어보자.
4원격 근무 직원들과 자주 대화하기. 트레이닝 도중, 그리고 후에 직원들과 연락을 유지한다. 회사에 일어나는 뉴스나, 웨비나 혹은 주간 컨퍼런스 콜과 같은 사항들을 공유한다.[14]- 원격 근무 직원들은 회사의 중요한 결정이나 뉴스, 행사로부터 고립된 것 같은 느낌을 받을 수 있다. 팀이나 회사의 다른 직원들과 SNS 혹은 메신저, 비디오 채팅을 통해 연락을 취하거나 콜라보레이션을 할 수 있도록 장려해보자.
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출처
- ↑ https://www.themuse.com/advice/pros-in-different-area-codes-how-to-train-remote-employees
- ↑ https://www.inc.com/ric-edelman/how-to-provide-training-for-remote-workers.html
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- ↑ https://www.themuse.com/advice/pros-in-different-area-codes-how-to-train-remote-employees
- ↑ https://hbr.org/2013/05/what-is-organizational-culture
- ↑ https://www.themuse.com/advice/pros-in-different-area-codes-how-to-train-remote-employees
- ↑ https://www.entrepreneur.com/article/253535
- ↑ https://www.trainingzone.co.uk/community/blogs/alexk/how-to-train-remote-workers-effectively-0
- ↑ http://www.fao.org/docrep/015/i2516e/i2516e.pdf
- ↑ https://www.inc.com/ric-edelman/how-to-provide-training-for-remote-workers.html
- ↑ https://www.themuse.com/advice/pros-in-different-area-codes-how-to-train-remote-employees
- ↑ https://www.inc.com/ric-edelman/how-to-provide-training-for-remote-workers.html
- ↑ https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-magazine/1017/pages/how-to-use-technology-to-support-remote-teams.aspx
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