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미팅을 요청하기 위한 커뮤니케이션을 할 때 매우 정확하게 관련된 정보를 모두 전달해야 한다. 미팅의 시간과 장소, 주제를 상대방에게 알리고, 미팅에 필요한 사전 자료나 준비물이 있는 경우 이를 알리는 것도 도움이 될 수 있다. 미팅을 요청할 때 이메일을 혹은 아웃룩과 같은 애플리케이션을 사용할 때 미팅 요청을 받는 참가자들이 관련된 모든 정보와 미팅에서 기대해야 할 점들을 충분히 숙지할 수 있도록 하자.
단계
미팅의 날짜와 주제가 담긴 짧은 제목 작성하기. 이런 정보를 포함하면 미팅 요청을 받는 수신자들이 메일을 열어보지 않아도 미팅의 날짜와 제목을 확인할 수 있다. 예를 들어, “12/8 미팅: 새로운 보고 가이드라인 논의”라고 작성해보자.[1]경고: 미팅의 주제를 포함하지 않으면, 해당 미팅이 자신의 부서와 관련이 되었는지 혹은 강제적으로 참석해야 하는지 등과 관련된 질문 메일을 받을 수 있으므로, 주제를 꼭 명시하도록 하자!
제목에 참석 여부 답변을 요청하기. 미팅의 참석 여부를 알아야 할 경우, 제목에 참석 확인 답변을 요청해보자. 이렇게 하면 수신자들이 이메일을 열기 전에 빠르게 답변 여부를 파악할 수 있다. 예를 들어, “10/6 금요일 HR 미팅, 참석 여부 답변 바람”으로 제목을 작성해보자.[2]- “RSVP 요청: HR 미팅 10/6”이라고 간략하게 작성해도 좋다.
제목에 긴급 미팅임을 알리기. 긴급하게 다루어져야 하는 사안과 관련된 미팅일 경우, 제목에 긴급함을 알리도록 하자. 예를 들어, “3/31 월요일 긴급 미팅: 사이버 보안”으로 제목을 작성해보자.[3]- 수신자들이 미팅의 사안을 파악할 수 있도록 미팅의 주제를 언급하는 것이 중요하다.
참석 여부가 필수인지 언급하기. 규모가 큰 회사에 근무할 경우, 모든 직원들의 미팅 참석이 요구되지 않을 수 있다. 제목에 관련된 부서를 언급하거나 필수 참석해야 하는 미팅인지 표기하자. 예를 들어, “10월 6일 마케팅 부서 필수 미팅”이라고 작성해보자.[4]- 필수 미팅이 아닌 경우, “효율적인 리서치 전략을 위한 10월 6일 미팅 참석 요청” 등으로 작성 가능하다.
혼란의 여지가 없도록 개념을 풀어쓰기. 약자가 효율적이기는 하지만, 혼란의 여지가 없도록 풀어서 쓰는 것이 좋다. 예를 들어, 사용하는 부서 언어에 따라 “SAP”가 “시스템 및 프로세싱(systems and processing)” 혹은 “샘플링과 분석 계획(sampling and analysis plan)”가 의미할 수 있다.[5]- 하지만, “RSVP,” “HR,” 등의 약자는 흔히 사용되므로 활용해도 무관하다”
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짧고 친근한 소개문 적기. 규모가 큰 회사이거나 회사의 모든 직원들을 알지 못할 때 자신을 소개하는 과정이 필요하다. 또한 소개문에 미팅 참석 시 준비되어야 하는 문서나 준비물을 명시하는 것도 중요하다.[6]- 친근하면서도 업무와 관련된 소개 글을 작성한다. “팀원 여러분 안녕하세요. 다음 주에 새로운 프로그램 실행이 기대가 됩니다!” 등으로 시작해보자.
팁: 미팅 일자까지 완료해야 하는 작업이나 준비물이 있다면 수신자들에게 이런 점도 언급하는 것이 좋다. 예를 들어, “거래처 연락처 복사본을 4장씩 꼭 준비 바랍니다” 등으로 작성해보자.
더 쉽게 확인할 수 있도록 미팅 날짜와 시간을 동일한 줄에 작성하기. 미팅에 참석하는 사람들이 명확하게 다른 내용에서 미팅의 시간과 날짜를 구분할 수 있도록 이렇게 적는 것이 좋다. 일자와 시간을 표기하는 줄의 위와 아래에 공백을 두고, 중요한 정보는 굵게 표기한다.[7]- 예: “10월 6일 오전 10:30 - 11:45”
- 온라인 미팅인 경우, 다른 시간대에 거주하는 참석자들이 커뮤니케이션 오해로 미팅을 놓치는 일이 발생하지 않도록 시간대를 기입하도록 하자. 예를 들어, “10월 6일, 오전 10:30 - 11:45(PST)”으로 명시한다.
일자와 시간 뒤에 장소를 언급하기. 특히 새로운 곳에서 미팅이 진행되거나, 찾기 어려운 곳, 참석자들이 익숙하지 않은 장소일 경우, 일자와 시간만큼 장소도 쉽게 알아볼 수 있어야 한다. 온라인 미팅이라면(영상 콘퍼런스 혹은 라이브 포럼), 쉽게 클릭할 수 있는 포럼 및 영상 콘퍼런스 링크를 제공한다.[8]- 방향을 제시할 때 최대한 자세하게 작성한다. 예를 들어, “본관(주소)에 있는 592호실로 오시면 됩니다. 592호는 본관의 별관 쪽에 위치하고 있기 때문에 1층에서 엘리베이터를 타고 12번 출구로 오신 후, 본관의 남문에 있는 엘리베이터를 타고 59층으로 오시는 방법이 있습니다.”
미팅의 목적을 공개하기. 미팅에서 이뤄내고자 하는 목적을 수신자들에게 알린다. 미팅의 안건을 짧게 소개하면 미팅 참여자들이 미팅 전에 어떤 작업들을 마쳐야 하는지 구분할 수 있도록 도움을 줄 수 있다. 간략하게 주제(예: “사이버 보안 업데이트”)를 명시하거나 타임라인을 제시하는 방법이 있다:[9]- 10:30 - 10:45 프로젝트의 상태 업데이트 공유
- 10:45 - 11:10 활용 가능한 옵션을 비교한 후 선택
- 11:10 - 11:30 브레인스토밍 및 실행을 위한 목표 세우기
문법 및 사실 전달의 오류가 없는지 검토하기. 미팅의 일자와 시간, 장소에 오류가 없는지 검토하는 것이 가장 중요하다! 또한 소개글과 미팅의 안건, 다른 내용들에 기본적인 내용들을 모두 포함하고 있는지 읽어보자.[10]- 이메일을 크게 읽으면서 내용이 명확하고 간략한지 확인한 후 전송하도록 하자.
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아웃룩의 홈 탭에서 “새 모임” 클릭하기. 회사에서 아웃룩 등의 통합 캘린더가 있는 커뮤니케이션 데이터베이스를 사용한다면, 함께 근무하는 사람들이 선호하는 연락 방법이기도 한 이런 프로그램을 활용해서 미팅을 설정해보자.[11]- 회사에서 아웃룩 등의 프로그램을 사용하지 않는다면, 회사 이메일을 사용해서 미팅 초대 이메일을 전송한다.
“일정 관리” 창에서 시간과 날짜를 선택하기. 새로운 모임을 생성하면 달력 창이 나타난다. “일정 관리”를 클릭하고 모임에 해당되는 시간과 일자를 강조 처리한다.[12]- 나와 수신자들이 참석할 수 있는 시간으로 설정한다. 회사에서 사용하는 애플리케이션에 따라 모든 사람들의 스케줄을 확인할 수 있도록 보기 설정을 변경해야 할 수 있다.
이름을 입력하거나 주소록을 사용해서 참석자를 추가하기. 텍스트 바를 클릭해서 이름을 수동으로 입력하거나, 주소록에서 이름을 선택한다. “일정 관리” 기능을 사용하면 다른 사람들의 스케줄도 확인할 수 있다.[13]- 참석 예정자들의 일정이 불가능한 경우, 참석자들의 이름이 하이라이트 처리가 이루어지지 않는다. 일정 관리 기능을 사용하면 참석 예정자들의 스케줄을 기반으로 권장되는 미팅 시간이 나타나기도 한다.
미팅의 시작과 종료 시간을 설정하기. 미팅 시간이 앞선 과정에서 선택한 동일한 일자에 해당되는지 확인하고, 필요할 경우 캘린더 버튼을 클릭해서 세부 사항을 변경한다. 미팅 시간 오른쪽에 있는 드롭다운 화살표를 사용하면 올바른 시작과 종료 시간을 선택할 수 있다.[14]- 종료 시간을 추가하면 참석 예정자들이 미팅 소요 시간을 예측하고 이를 기반으로 업무 계획을 세울 수 있기 때문에, 종료 시간을 제공하는 것이 바람직하다.
화면 상단의 “모임” 탭 아래에 있는 “약속”을 클릭하기. 이 버튼을 클릭하면 일반 약속 화면으로 돌아가며, 설정한 미팅 일정을 확인할 수 있다. 이제 미팅의 제목, 장소, 메모 등을 수정 가능하다.[15]- 약속 화면에 일정이 나타나지 않으면, 일정이 보일 때까지 뒤로 돌아가서 이 과정을 반복한다.
제목, 장소, 메모는 자세하게 기입하기. 미팅과 관련된 간략한 정보(예: “다가오는 프로젝트 테스트”)를 작성한다. 일반적인 미팅 장소가 아니거나 찾아오기 힘든 위치일 경우, 방향을 제공하자. 미팅과 관련된 추가 자료(준비해야 하는 작업 등)을 추가하는 것도 좋은 방법이다.[16]- 전달받는 사람들이 이미 알 것이라고 생각하더라도 미팅 장소의 주소를 안내한다.
- 완료한 후 “전송”을 클릭한다.
팁: 미팅의 목적에 대한 많은 정보를 제공하지 않는 “브레인스토밍” 등 광범위한 주제는 피하도록 하자. 대신 “새로운 제품을 위한 거래처 브레인스토밍” 등으로 표기하는 것이 좋다.
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팁
- 이메일 혹은 초대 이메일을 검토할 때, 내용이 간단하고 직설적으로 작성되었는지 확인한다.
- 친근하면서도 프로다운 어조를 사용한다.
- 미팅에 초대되어야 하는 사람들이 모두 포함되었는지 수신자 목록을 다시 한번 확인한다.
- 다른 수신자들이 확인하지 않았으면 하는 이메일 주소가 있다면, “bcc(숨은 참조)”에 이메일 주소를 입력한다.
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경고
- 미팅 일자, 시간, 장소 없이 이메일을 보내지 않는다. 수신자들이 혼란스러워할 뿐 아니라, 오히려 정보를 요청하는 다량의 이메일을 받을 수 있다.
- 영문으로 작성할 경우 대문자로만 글을 적으면 소리치거나 프로답지 않게 들릴 수 있으니, 이런 실수를 주의하자.
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출처
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
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- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
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