メッセージで休暇を申請する方法

休みが必要ですか？急用でも遠くに旅行に行く場合でも、休暇を申請するのは意外に簡単です。最近では、職場の状況によってはメッセージで休暇を申請できることもあります。ここでは、メッセージで休暇を申請する際のアドバイスとメッセージの例を紹介します。

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メッセージを書く

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誤字、脱字に注意して要点をはっきりさせましょう。休暇申請のメッセージを書く際は、慌てて雑に書いたように見えない文章にまとめる必要があります。真剣に丁寧に書くほど、上司や仕事への敬意が伝わります。^{[1]X出典文献} 社会人として適切なメッセージを書くには、次のように文章を組み立てましょう。
- 初めに挨拶の言葉を入れて、要点を明確にしましょう。たとえば、「おはようございます。1月31日は休暇をいただきます」などと書きます。
- 急に休む場合は、心苦しく思う気持ちを表現しながらもはっきりと伝えます。たとえば、「急な話で恐縮ですが、本日は休みをいただきます」などと書きましょう。
- 有給休暇を取得するかどうかをはっきりさせましょう。たとえば、「有給休暇として申請します」「欠勤扱いで休みます」などと書き加えます。
- 最後に、依頼の言葉を添えましょう。たとえば、「ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます」などと結びます。
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2

率直に伝える

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休暇の取得は労働者の権利なので、気兼ねせずに申請しましょう。一般的に休暇を申請する際は、「お願いする」よりも「伝える」ほうが良いでしょう。申請が許可されるかどうか不安な気持ちが伝わると、却下される可能性が高くなります。会社の就業規則に従った申請であれば、上司も拒否できません。^{[2]X出典文献}
- たとえば、「おはようございます。急で申し訳ありませんが、体調不良により本日は休みます」「お疲れ様です。3月3日に有給休暇を取得したく、承認お願いいたします」などと書きましょう。
- 他の人が同じ日に休暇を申請している場合や最近休暇を取りすぎている場合は、却下される可能性もあります。

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簡潔にまとめる

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休暇の理由を詳しく書く必要はありません。大方の予想とは裏腹に、理由を詳しく書くほど疑われる可能性が高くなります。また、社員にはある程度のプライバシーが認められています。できるだけシンプルにまとめましょう。^{[3]X出典文献}
- 別の街で開かれるコンサートへ行くために前もって休暇を申請する場合は、「私用」と書きましょう。
- 体調不要で急に休む場合でも詳しく説明する必要はありません。「体調不良」や「風邪」と伝えましょう。
- ただし、体調不良で数日間休む可能性があれば、そのことも伝える必要があります。
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不測の事態で休みが必要な場合は正直に伝える

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誰にでも不測の事態に対処する権利があります。自分や大切な人に何かが起こったために休む必要があれば、そのことを率直に伝えましょう。同様に、精神的、肉体的、感情的な危機に対処するために休む場合も、嘘をつかずに正直に伝えます。休暇取得の必要性を訴えれば、ほとんどの場合は理解してもらえるでしょう。^{[4]X出典文献}
- たとえば、「突然申し訳ありませんが、家族の体調不良のため、本日はお休みします」「急な話で恐縮ですが、精神的不調のため本日は休暇をいただきます」などと書きましょう。
- 本当に働けないような状態なら休暇を申請できますが、特に有給休暇や病気休暇を使わない場合は体調不良と偽って休むのはやめましょう。

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特に理由がない場合は嘘をつかない

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特に理由がない場合は「私用」と伝えます。正当な理由がなく休暇を申請する場合は、体調不良や急用を口実にするのはやめましょう。作り話をするとバレる可能性があるので、休むことだけを簡単に伝えます。^{[5]X出典文献}
- たとえば、海水浴に行くために休みが必要なら、「インフルエンザにかかった」と書くのはやめましょう。職場がパニックになるかもしれません。
- たとえば、「急な話で恐縮ですが、本日私用で休みます。明日は出勤いたします」などと書きましょう。
- 精神的不調で休みが必要でも上司に理解してもらえそうになければ、「私用」と書きましょう。
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6

欠勤する場合は別の日に業務を補うことを申し出る

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仕事を大切に思っていることを示します。職種によっては、欠勤した分を残業などで補えるかもしれません。申し出が却下されたとしても、休暇を取って当然だと思っていないことが伝わるでしょう。^{[6]X出典文献}
- 職種によっては、シフトを追加して他の人の代わりに働いたり残業したりすることができるかもしれません。
- たとえば、「休暇を許可していただき、ありがとうございます。必要であれば、残業して遅れを取り戻します」などと書きましょう。
- または、休暇中にできる仕事があるか聞いても良いでしょう。たとえば、「休暇中にできることはありますか？」などと書きます。

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在宅勤務の場合は連絡が取れることを申し出る

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メールやメッセージで連絡が取れることを伝えましょう。病気で休んでも出勤扱いの場合は、家でできる仕事を少し行う必要があるかもしれません。緊急時や確認が必要な時に連絡が取れることを伝えましょう。このように対処すると、急に休んで迷惑をかけた職場への思いやりを示すことができ、休みを取る権利を悪用していないことが伝わるでしょう。^{[7]X出典文献}
- たとえば、「家で休んでいますが、何かありましたらメッセージやメールでご連絡ください」などと書きましょう。
- このような申し出をするのは、出勤扱いの場合に限ります。欠勤、または有給休暇であれば働く必要はありません。
- 休みを取りすぎていることが心配な場合は、このように申し出ると面目が保てるかもしれません。
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8

休む日数がわからない場合は数日間の休暇を申請する

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病気や不測の事態で休む場合は、必要な日数を予測して伝えましょう。病気になると、数日間働けないかもしれません。そのような場合は、いつ治るのかわからないことを伝える必要があります。同時に、大まかな日数と随時連絡することを伝えましょう。^{[8]X出典文献}
- 一般的に、今日病気になった場合は明日も休むことになるでしょう。
- たとえば、「風邪をひいてしまいました。安全のため、今日と明日は休みます。明日改めて連絡いたします」などと書きましょう。

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勤務時間内にメッセージを送る

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夜間や週末に上司に迷惑を掛けないようにします。休暇の申請は、仕事上の連絡と同じようにしましょう。つまり、上司が自分の時間を楽しんでいる可能性がある勤務時間外にメッセージを送ってはいけません。上司の機嫌を損ねないように、勤務時間中にメッセージを送りましょう。^{[9]X出典文献}
- ただし、朝起きて急に休みを取ることになった場合は、できるだけ早く連絡する必要があります。
- 前もって休暇を申請する場合など、許可を待つ時間がある場合は、勤務時間内にメッセージを送りましょう。
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10

できるだけ早く申請する

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できれば、数週間前から数か月前に休暇を申請しましょう。休暇を取る予定があれば、確定したらすぐに申請しましょう。早めに申請すれば業務を調整できるので、許可される可能性が高くなります。^{[10]X出典文献}
- 仕事を始めたばかりの頃や他の人も休暇を取る時期（連休や年末など）に休暇を申請する場合は、早く申請することが特に重要です。
- 体調不良で急に休む場合は、朝起きて休むことを決めたらすぐに連絡する必要があります。
- 休暇申請に関する規則があるか確認しましょう。休暇申請の方法や申請期限が決まっているかもしれません。

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申請が却下される場合もあることを覚悟する

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代替案を立てるか妥協点を見つける準備をしておきましょう。休暇の申請が却下される可能性もあります。繁忙期だから、または他の人がすでに休暇を申請しているから却下されたなら、交渉の余地があります。休暇日数が多すぎる場合は、妥協点を見つける必要があるかもしれません。^{[11]X信頼性の高い出典文献Harvard Business Review出典を見る}
- まだ飛行機のチケットを取っていないなど、予定を変更できる場合は、失礼のない態度で別の日に休みを取れるか聞きましょう。
- 休暇日数が多すぎると言われたら、日数を減らして申請しましょう。
- 代わりに業務を行ってくれる人がいれば休めるのなら、シフトを代わってくれる同僚を探しましょう。
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