1通のメールで2人に連絡する方法

2人への連絡を1通のメールで済ませたいことはありませんか？内容が何であれ、2人に宛ててメールを送るのはとても簡単で、情報も正確に伝えることができます。同僚に送る仕事関係のメールから、友達同士でやり取りするカジュアルなメールまで、必要な情報を網羅しました。2人宛てのメールでのあいさつ文の書き方や、簡単なメールのマナーも学んでいきましょう。

押さえるべきポイント

「太郎さん、花子さん、こんにちは」「佐藤さん、田中さん、お疲れ様です」のように、あいさつの際には、受信者2人の名前を書くようにしましょう。
2人のどちらにもきちんとチェックしてほしいメールの場合は、「To」欄に2人のメールアドレスを記載しましょう。とりあえず情報を共有したいだけの場合は、「Cc」欄に記載するようにします。
混乱を避けるために、それぞれの受信者に何をしてほしいのかを、メールの本文で具体的に説明しましょう。

方法 1

方法 1 の 4:

メールでの2人へのあいさつの仕方

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冒頭のあいさつ文には、両方の受信者の名前を記載する　フォーマルなメールの冒頭では、受信者の名前と共に、「お疲れ様です」「ご無沙汰しております」「お世話になっております」のような簡単なあいさつの一言を入れます。すでに知っている相手なら下の名前でも構いませんが、初めてメールを送る相手なら肩書きと名字で呼びましょう。もっとカジュアルなあいさつの場合は、「おはよう」や「元気？」などを使いましょう。^{[1]X出典文献}
- 例：今野様、後藤様、ご無沙汰しております。
- 例：太郎さん、花子さん、お疲れ様です。
- 例：次郎さん、よし子さん、おはよう。
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方法 2

方法 2 の 4:

グループ宛ての場合の宛名は？

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あいさつと共に、「皆さん」「チームのみんな」などの総称を記載する　メールに全員の名前を記載するよりも、グループ全体に向けてあいさつする形を取ることで、文字数と時間の節約になります。例は以下の通りです。^{[2]X出典文献}
- 皆さん、ご無沙汰しております。
- チームのみんな、お疲れ様です。
- 皆様へ

方法 3

方法 3 の 4:

メールの宛先を複数の受信者にする

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両方の受信者に、具体的に何かしてほしいことがある場合は、両方のメールアドレスをカンマで区切って記載しましょう。そうすることで、いずれの受信者にも、読まなくてはいけない重要な情報が含まれたメールだということが伝わります。^{[3]X出典文献}
「To」欄には、そのメールを送りたい受信者のアドレスを記載します。直接何かしてほしいわけではなく、メールの内容を確認しておいてほしい人がいる場合は、「Cc」欄にその人のメールアドレスを記載しましょう。この場合、受信者全員の名前とメールアドレスが、メールの上部に表示されます。^{[4]X出典文献}
3
受信者に見せたくないメールアドレスは「Bcc」欄に記載する　自分のメールアドレスを相手に知られたくないという人がいる場合は、その人のアドレスを「Bcc」欄に記入するようにしましょう。この場合、送信されたメールに表示されるのは、「To」欄と「Cc」欄に記載した受信者のメールアドレスだけです。^{[5]X出典文献}
- これは、互いに面識のない2人に宛ててメールを送る場合や、大人数宛てにメールを送る場合にぴったりの方法と言えます。
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方法 4

方法 4 の 4:

メールのマナー

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件名に行動を喚起するようなキーワードを入れる　受信者がメールを開いたときに、その内容が正確に予想できるよう、件名は明確かつ簡潔なものにします。具体的に何をすればよいのか、どれくらいの時間で完了するタスクなのかを、盛り込んでおいてもよいでしょう。件名に、受信者にしてほしいことをそのまま明記しても構いません。^{[6]X信頼性の高い出典文献Harvard Business Review出典を見る}
- 例：【5分】アンケートのフィードバックのお願い
- 例：田中部長と渡辺次長の承認をもらってください
2
本文には要点を端的に記載する　受信者が重要な情報を探してスクロールせずに済むように、すぐに要点を書くようにしましょう。受信者それぞれに特定の作業を頼む場合は、誰がどの作業をするかで混乱しないよう、誰に何を頼んでいるかがわかるように記載します。^{[7]X出典文献}
- 例：明日のプレゼンの準備についての連絡です。佐藤さんは、スライドの作成をお願いできますか？鈴木君は、チームのスプレッドシートからすべてのデータを抽出する作業をお願いします。
3
ビジネスメールのトーンを崩さないようにする　仕事関係のメールの場合、カジュアルになりすぎないよう、ネットスラングや俗語、絵文字の使用は避けましょう。冗談や皮肉など雑音になる表現は使わないようにし、本当に伝えたい重要な要件のみを記載するようにします。^{[8]X信頼性の高い出典文献University of North Carolina Writing Center出典を見る}
- 感嘆符はできるだけ使用しないようにしましょう。怒鳴っているような印象を与えてしまいます。日本では、ビジネスメールでは感嘆符は使用しないのが一般的です。
- 自分で作成したメールのトーンがよくわからない場合は、声に出して読んでみて、どのように聞こえるかで判断しましょう。あるいは友達に読み上げてもらい、あなたの書いたメールのトーンを彼らがどう解釈するか、確認してもよいでしょう。
4
メールの最後はシンプルに締めくくる　本文のあとは、感謝や尊敬が伝わる言葉で締めくくりましょう。最後には、手紙の結びと同じように自分のフルネームを入れます。フォーマルなビジネスメールの場合は、フルネーム、肩書き、会社名、連絡先を明記したメール用の署名を使用しましょう。以下に結びの一言の例を挙げます。^{[9]X出典文献}
- ありがとうございました。
- よろしくお願いします。
- 敬具
5
送信する前にメールの校正を行う　送信する前に少し時間をとって、メール全体に目を通し、誤字脱字がないかどうか確認しましょう。伝えたいことがきちんと伝わる内容になっているかを確認し、わかりにくいところは書き直します。全体に間違いがないことを確認したら、メールを送信しましょう。^{[10]X出典文献}
- メールにファイルを添付する場合は、ファイル名が適切かどうか確かめ、添付の際に正しいファイルを選択するようにしましょう。
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