Come Scrivere l'Introduzione a una Conferenza

Congratulazioni! Tenere una conferenza è un'opportunità fantastica. Sei saggio a lavorare sull'introduzione: solitamente, il pubblico presta maggiore attenzione all'inizio e alla fine di un discorso.^{[1]XFonte di ricercaMills, H.R. (1977) Techniques of Technical Training, 3rd Ed. Macmillan, London} Di conseguenza, passare del tempo aggiuntivo a perfezionare l'inizio della conferenza e la tua presentazione può davvero essere utile.

Parte 1

Parte 1 di 4:

Comprendere i Fondamentali

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Scegli la giusta durata. Deve durare quanto basta. Troppo, e sprechi il tempo del tuo pubblico. Troppo poco, e il pubblico è disorientato. In generale, l'introduzione dovrebbe durare meno di 30 secondi.
- Non è il caso di snocciolare tutto il tuo curriculum. O di aggiornare la gente sulle tue avventure romantiche.
- Ricorda sempre che hai un pubblico composto da persone impegnate. Si sono ritagliate del tempo per venire a sentirti parlare. Rispetta quel tempo non sprecandolo.
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Scegli come gestire le domande. Decidi in anticipo e dichiara nell'introduzione se ammetterai le interruzioni al tuo discorso, o se preferisci piuttosto che le domande siano posticipate al termine della conferenza. In ogni caso, accertati di ottimizzare il tuo tempo in modo che ci sia spazio per le domande. Tieni da parte circa il 10% del tempo a disposizione per questo scopo.
- Significa che per una conferenza di un'ora, dovresti lasciare 10 minuti per le domande e 45-50 minuti per la lezione.
- Per uno spazio di 15 minuti, dovresti lasciare 1-2 minuti per le domande e i restanti 13 minuti circa per parlare.
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Individua la finalità della tua conferenza. Ora, prima di poter esporre il resto della tua presentazione, devi individuare il tuo obiettivo. Sono 3 le categorie principali: 1) la conferenza professionale, 2) la conferenza educativa, 3) la conferenza persuasiva. Ognuna ha obiettivi molto diversi. Individua la categoria più adatta alla tua conferenza:
- Conferenza professionale. Si parla di lavoro. L'obiettivo è fare colpo, ed essere qualificato e professionale.
- Conferenza educativa. Principalmente rivolta all'insegnamento. Si pone l'obiettivo di ispirare, informare ed educare il pubblico.
- Conferenza persuasiva. Una “chiamata alle armi” o un “consiglio per gli acquisti”. Devi persuadere, motivare e farti degli amici.
- La tua conferenza potrebbe ricadere in più di una categoria, ma dovrebbe essercene una più adatta delle altre. Individua il genere e gli obiettivi. Analizzeremo ora come usare questi obiettivi per selezionare il materiale per la tua introduzione.
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Parte 2

Parte 2 di 4:

Conferenza Professionale

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Usa l'introduzione alla tua conferenza professionale per fare colpo dimostrando di essere in forma (con l'accento sul "dimostrando", non "dicendo").
- Anche i colloqui di lavoro sono occasioni per valutare la tua personalità. E nessuno vuole lavorare con uno sbruffone presuntuoso. Perciò, la tua introduzione non è l'occasione per vantarti ed elencare tutti i tuoi successi.
- Le cose fantastiche che possono essere condivise sono quelle direttamente collegate alla tua conferenza. Ma anche con quelle, molte dovrebbero essere incluse con discrezione all'interno del discorso.
- Sarebbe tuttavia un buon momento per presentarti. Dovresti dire il tuo nome, la tua attuale occupazione/area di studi e il tuo attuale status formativo/educativo. In caso sia rilevante, parla anche di esperienze passate.
Dopotutto, durante una conferenza quasi tutti già sanno chi sei. Quello che il pubblico vuole sapere è cosa tu possa fare per loro, vogliono conoscere le tue doti. Perciò taglia corto e inizia a esporre.
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Leggi questo esempio:
- "Salve, il mio nome è Pietro Gibboni. Lavoro per la Initech. Sono stato formato da Guido Lombardi. Recentemente, ho guidato una squadra che ha progettato e perfezionato nuove componenti dell'azienda che hanno aumentato la produttività. Oggi vi parlerò del mio lavoro in questo nuovo ambito, dei miei metodi per monitorare l'adozione del nuovo sistema e degli esiti di questo nuovo metodo lavorativo."
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Nota questi elementi corretti all'interno dell'esempio:
- L'oratore ha brevemente illustrato le proprie generalità/credenziali: "Salve, il mio nome è Pietro Gibboni. Lavoro per la Initech. Sono stato formato da Guido Lombardi."
- L'oratore si è sottilmente vantato: "Recentemente, ho guidato una squadra che ha progettato e perfezionato…".
- L'oratore ha poi condiviso alcune competenze all'interno dell'introduzione: "Oggi vi parlerò del mio lavoro in questo nuovo ambito, dei miei metodi per monitorare l'adozione del nuovo sistema e degli esiti di questo nuovo metodo lavorativo." Questa frase sottintende che l'oratore sappia come sviluppare e perfezionare nuovi sistemi manageriali e monitorare la loro adozione. Abilità alle quali si presume che i suoi spettatori siano interessati.
Ora che hai deciso che la tua conferenza sarà professionale e hai individuato i tuoi obiettivi, è il momento di costruire la tua introduzione. Puoi usare l'esempio precedente come modello per la tua. Ovviamente dovrai personalizzarlo relativamente alla tua esperienza, le tue competenze e i tuoi obiettivi. Ricorda che l'introduzione è il momento ideale per illustrare le tue competenze e vantarti un pochino, ma senza esagerare.
Una volta scritta, prova la tua introduzione davanti ad amici o colleghi. Chiedi la loro opinione spassionata prima del grande giorno. Riscrivi e riprova l'introduzione quanto serve, basandoti sui riscontri che ottieni.
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Parte 3

Parte 3 di 4:

Conferenza Educativa

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Tieni a mente che il tuo obiettivo è informare e intrattenere. Vuoi apparire amichevole e rilevante. In questo caso, il fatto stesso che tu stia insegnando comporta che tu sia già riconosciuto come esperto. Non c'è bisogno d'impressionare il pubblico con le tue esperienze, a meno che non siano particolarmente interessanti o bizzarre.
- Le conferenze educative sono spesso più informali. Spesso si prestano alle battute o all'analisi dell'attualità. Se usi battute o aneddoti, fai in modo che siano pertinenti. Dovrebbero essere usate per attirare l'attenzione, non solo per intrattenere.
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Mantieni la tua introduzione breve e semplice. Passerai più tempo a introdurre il tuo argomento e la tua personalità. Non dimenticare il tuo entusiasmo. Dopotutto, vuoi che gli studenti VOGLIANO ascoltare. Funziona meglio se tu stesso VUOI parlarne, perciò almeno fingi di volerlo fare.
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Leggi questo esempio:
- "Mi chiamo Pietro Gibboni, sono un manager presso la Initech nel dipartimento informatico. È un onore essere qui oggi per parlarvi di quest'argomento. Facendo il manager, in questi anni mi sono spesso ritrovato a cercare di equilibrare la produttività col morale dei dipendenti, una sfida che sicuramente conoscete anche voi. Oggi vi parlerò di un nuovo sistema che abbiamo recentemente sviluppato alla Initech per aumentare la produttività, e dei risultati ottenuti anche sul morale dei dipendenti. Spero che possiate trovare questo discorso utile per lo sviluppo dei vostri schemi manageriali."
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Nota le parti corrette dell'esempio:
- L'oratore ha passato relativamente poco tempo a vantarsi e parlare di sé. Ha giusto detto chi è e da dove viene. "Mi chiamo Pietro Gibboni, sono un manager presso la Initech nel dipartimento informatico." Poi è subito passato all'argomento della conferenza.
- L'oratore ha palesato il proprio entusiasmo per l'argomento: "È un onore essere qui."
- L'oratore ha teso una mano al pubblico: "…una sfida che sicuramente conoscete anche voi".
- L'oratore ha aiutato il pubblico a orientarsi sull'obiettivo di questa esperienza educativa: "Spero che possiate trovare questo discorso utile per lo sviluppo dei vostri schemi manageriali."
Ora che hai deciso che la tua conferenza sarà educativa e hai individuato i tuoi obiettivi, è il momento di costruire la tua introduzione. Puoi usare l'esempio precedente come modello per la tua. Ovviamente dovrai personalizzarlo relativamente alla tua esperienza, le tue competenze e i tuoi obiettivi. Ricorda di esprimere il tuo entusiasmo per l'argomento in questione.
Una volta scritta, prova la tua introduzione davanti ad amici o colleghi. Chiedi la loro opinione spassionata prima del gran giorno. Riscrivi e riprova l'introduzione quanto serve, basandoti sui riscontri che ottieni.
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Parte 4

Parte 4 di 4:

Conferenza Persuasiva

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Tieni a mente che l'obiettivo di questa conferenza è "convincere" o "vendere". Tuttavia, rispetto ai colloqui di lavoro, non stai vendendo te stesso (a meno che tu non sia un politico), ma un prodotto o un servizio. Evita quindi di passare troppo tempo a parlare delle tue esperienze o competenze. Concentrati invece sull'attirare l'attenzione del tuo pubblico illustrando quali problemi puoi risolvere per loro grazie al tuo prodotto/servizio.
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Leggi questo esempio:
- "Salve, mi chiamo Pietro Gibboni, sono un manager presso la Initech nel dipartimento informatico. Sono lieto d'essere qui oggi per parlarvi del nostro nuovo rivoluzionario sistema. Ho scoperto, facendo il manager per molti anni, che sono sempre in cerca di un modo per bilanciare la produttività e il morale dei dipendenti. Un obiettivo che, sono certo, voi condividete. Oggi vi parlerò di un nuovo sistema in grado sia di aumentare la produttività che di migliorare morale della vostra compagnia."
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Nota le parti corrette dell'esempio:
- L'oratore ha passato relativamente poco tempo a vantarsi e parlare di sé. Ha giusto detto chi è e da dove viene. "Mi chiamo Pietro Gibboni, sono un manager presso la Initech nel dipartimento informatico." Poi è subito passato all'argomento della conferenza. È simile allo stile della sezione educativa.
- L'oratore ha teso una mano al pubblico: "Un obiettivo che, sono certo, voi condividete". Anche questo è simile allo stile educativo.
- L'oratore ha rivelato rapidamente il motivo per cui vale la pena seguire la conferenza. È stato fatto presentando un problema comune da risolvere ("in cerca di un modo per bilanciare la produttività e il morale dei dipendenti") e promettendo una soluzione col proprio prodotto: "Oggi vi parlerò di un nuovo sistema in grado sia di aumentare la produttività che di migliorare morale della vostra compagnia." L'introduzione di un problema che si promette di risolvere è un metodo esclusivo di questo stile.
Ora che hai deciso che la tua conferenza sarà persuasiva e hai individuato i tuoi obiettivi, è il momento di costruire la tua introduzione. Puoi usare l'esempio precedente come modello per la tua. Ovviamente dovrai personalizzarlo relativamente alla tua esperienza, le tue competenze e i tuoi obiettivi. Ricorda di enfatizzare le esperienze condivise e di accertarti di rivelare quali problemi sei in grado di aiutare a risolvere.
Una volta scritta, prova la tua introduzione davanti ad amici o colleghi. Chiedi la loro opinione spassionata prima del gran giorno. Riscrivi e riprova l'introduzione quanto serve, basandoti sui riscontri che ottieni.
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Consigli

Sorridi. Se non sei lieto di essere lì, perché dovrebbe esserlo il tuo pubblico? Perciò sii felice, o almeno fingi: sorridi.
Sii te stesso. Sii più normale possibile. Tenere una conferenza è come avere una conversazione molto asimmetrica. Gesticola, muoviti, sorridi, ridi da solo se le cose si mettono male.
Sii professionale. Vestiti in modo adatto. Mantieni battute e aneddoti puliti e inoffensivi. Se non ci riesci, evita di usarli.
Divertiti. Una conferenza costituisce una fantastica occasione per fare una buona impressione. Goditi l'opportunità.