Cara Menjadwalkan Kegiatan Sehari hari

Menjadwalkan kegiatan sehari-hari akan membantu Anda lebih efisien dalam mengatur waktu. Anda bisa menyelesaikan lebih banyak hal, lebih jarang melupakan tugas atau tergoda mengerjakan hal yang tidak terlalu penting. Walaupun pada awalnya Anda merasa bisa menyelesaikan tugas yang diberikan, Anda mungkin akhirnya akan merasa kewalahan, bingung, dan melupakan segala sesuatunya. Membuat dan menaati jadwal perlu dibiasakan, namun dalam waktu singkat Anda akan bersyukur karenanya. Jadwal akan membantu mengurangi stres sekaligus membuat Anda merasa lebih mampu mengendalikan hidup. Menjadwalkan kegiatan sehari-hari juga memungkinkan Anda mengatur dan memantau perilaku diri dengan mencatat apa saja yang harus dikerjakan dan telah Anda selesaikan. ^{[1]XTeliti sumber}

Bagian 1

Bagian 1 dari 2:

Membuat Jadwal

Unduh PDF

1
Belilah kalender atau agenda. Pastikan ada ruang dalam kalender yang dapat diisi dengan daftar tugas-tugas Anda. Beberapa kalender dilengkapi dengan agenda mingguan, harian, atau bahkan per jam. Buku catatan juga bisa Anda gunakan. Pilihlah salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan dan keinginan Anda.^{[2]XTeliti sumber} Apa pun yang Anda pilih, gunakan sebaik mungkin. Jangan gunakan 1 buku agenda untuk pekerjaan, 1 untuk kegiatan sekolah, dll. Catat semua kegiatan Anda dalam di satu tempat. ^{[3]XTeliti sumber}
- Kalender digital juga tersedia untuk digunakan di laptop atau ponsel. Kalender ini juga dapat diselaraskan dengan semua perangkat elektronik yang Anda punya sehingga kalender kegiatan Anda dapat diakses dari mana saja. Ada juga sejumlah aplikasi yang dapat membantu Anda menjadwalkan kegiatan yang dilengkapi dengan pengingat dan pengatur waktu^{[4]XTeliti sumber}
- Kalender kertas atau kalender digital yang memungkinkan Anda memuat catatan ke dalam jadwal mungkin akan lebih bagus lagi. Kalender seperti ini tidak hanya dapat memantau apa yang sudah Anda selesaikan, namun juga cara Anda menyelesaikannya dan/atau perasaan Anda. Misalnya, mungkin selain mencentang jadwal "pergi ke pusat kebugaran" dalam kalender, di bawahnya Anda juga bisa menambahkan catatan "berlari 1,5 km lebih jauh hari ini dan rasanya menyenangkan!" sehingga perilaku Anda dapat dipantau dengan lebih baik. ^{[5]XTeliti sumber}
- Jika Anda beralih dari kalender kertas ke kalender digital, 1 atau 2 hari pertama mungkin akan terasa sedikit sibuk selama Anda masih membiasakan diri dengan sistem yang baru. Bawalah kedua kalender itu selama beberapa hari pertama dan periksalah untuk memastikan tidak ada jadwal kegiatan yang terlewat atau justru dituliskan berulang.
2
Atur tugas-tugas Anda. Kalender elektronik memungkinkan Anda untuk menandai tugas yang berbeda dengan warna yang berbeda juga. Misalnya, Anda bisa menandai pekerjaan kantor dengan warna merah, tugas sekolah dengan warna biru, tugas rumah dengan warna hijau, liburan dengan warna jingga, dan olahraga dengan warna merah muda. Anda juga dapat melakukan hal ini dengan mudah menggunakan kalender kertas ataupun buku agenda, cukup gunakan pulpen warna-warni atau stabilo untuk menandainya. Setelah menandai beragam tugas dengan warna berbeda, Anda bisa menentukan urutan prioritasnya.
- Mengatur dan menandai tugas-tugas dengan warna berbeda juga akan membantu Anda memvisualisasikan dan memahami pemanfaatan sebagian besar waktu Anda. Misalnya, Anda mungkin akan melihat ada banyak warna merah (pekerjaan kantor) dan hijau (tugas rumah), namun hanya ada sedikit warna merah muda (olahraga) dalam jadwal. Menyadari kurangnya olahraga mungkin dapat membantu memotivasi Anda menambah jadwal waktu berolahraga.
3
Atur prioritas. Menentukan tugas yang paling penting dan harus dilakukan terlebih dahulu serta tugas mana yang bisa ditunda adalah hal yang sangat penting. Berikut ini adalah salah satu contoh untuk membantu Anda memahami pengaturan prioritas. Katakanlah ada 2 ujian, 1 laporan praktikum, dan 1 tugas esai serta presentasi yang harus diselesaikan dalam 1 minggu. Aduh!
- Tanyakan pada diri sendiri untuk menentukan apa yang harus diselesaikan terlebih dahulu dan lama waktu penyelesaiannya: tugas mana yang harus dikumpulkan terlebih dahulu? tugas mana yang paling penting, secara relatif terhadap nilai Anda? Misalnya, seberapa besar pengaruh ujian, laporan praktikum, esai, dan presentasi terhadap nilai akhir Anda? Tugas mana yang paling sulit diselesaikan?
- Pada akhirnya, Andalah yang harus menentukan batas waktu penyelesaian, waktu yang Anda butuhkan, ataupun nilai relatif tugas yang dijadwalkan dalam prioritas Anda. Untuk itu, Anda harus mengenali diri sendiri dan kemampuan terbaik Anda. Buatlah sistem prioritas yang sesuai dengan diri sendiri.^{[6]XTeliti sumber}
Setelah menentukan cara memprioritaskan tugas, tandai dalam jadwal. Anda bisa membuka jadwal harian dan menuliskan huruf "A" di sebelah tugas yang penting dan harus diselesaikan terlebih dahulu, huruf "B" di sebelah tugas yang harus diselesaikan sebelum esok hari, dan huruf "C" di sebelah tugas yang harus diselesaikan sebelum hari Jumat, dan seterusnya.
5
Jadwalkan waktu untuk setiap tugas. Tuliskan seberapa lama waktu yang Anda rencanakan untuk menyelesaikan setiap tugas. Misalnya, Anda mungkin menjadwalkan waktu dalam sehari untuk belajar (2 jam), berolahraga (1 jam), menuliskan 2 buah email (30 menit), dan mengajak anjing Anda berjalan-jalan (30 menit). Inilah langkah utama dalam membagi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Anda akan merasa stres jika membuat jadwal yang terlalu padat dan tidak membagi waktu secara realistis.
- Ingatlah untuk menyertakan waktu perjalanan dalam jadwal. Misalnya, apakah Anda harus berkendara dari perpustakaan tempat Anda belajar ke pusat kebugaran?
6
Berikan waktu ekstra dalam jadwal. Sebagian besar orang umumnya meremehkan lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Memperhitungkan seluruh waktu yang dibutuhkan untuk mempersiapkan tugas tertentu juga bersantai sejenak setelahnya akan membantu Anda menjadwalkan kegiatan harian dengan lebih akurat.
- Selalu usahakan untuk melebihkan lama waktu penyelesaian tugas beberapa menit. Cobalah tambahkan 25% waktu yang Anda jadwalkan untuk menyelesaikan suatu tugas. Misalnya, jadwalkan suatu tugas yang secara teknis dapat diselesaikan dalam waktu 4 menit selama 5 menit, dan jadwalkan tugas yang secara teknis dapat diselesaikan dalam waktu 8 menit selama 10 menit, dan seterusnya. Kelebihan beberapa menit ini akan terakumulasi dan memberikan waktu ekstra bagi Anda untuk menghindari keterlambatan ataupun ketertinggalan.
- Tanyakan pada diri sendiri apakah ada tugas-tugas kecil dalam tugas besar yang harus dipertimbangkan dalam pembuatan jadwal? Misalnya, apakah Anda harus mandi setelah berolahraga? Apakah Anda sering bercakap-cakap dengan teman selama 15 menit di ruang ganti? Sebagian besar orang mengalami bahwa jadwal berolahraga 1 jam pada akhirnya akan dihabiskan selama 2 jam.
Berikan jeda waktu bebas di akhir jadwal untuk tugas berprioritas rendah. Jika Anda punya waktu hari ini atau pada hari apa pun sepanjang minggu, Anda bisa mulai mengerjakan tugas-tugas ini dan memulainya lebih awal. Tugas-tugas tambahan ini misalnya menata lemari atau mengarsip bukti pembayaran pajak di rumah. Tugas-tugas berprioritas rendah ini pada akhirnya akan Anda selesaikan walaupun tidak mendesak maupun terikat batas waktu tertentu.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 2:

Menaati Jadwal

Unduh PDF

1
Periksa kalender/agenda Anda. Biasakan memeriksa kalender Anda setiap pagi dan malam untuk menyiapkan hari esok. Anda juga harus menjadwalkan beberapa menit setiap hari, mungkin setelah minum kopi pagi atau selama perjalanan menuju kantor untuk menelaah apa yang harus diselesaikan dalam satu hari dan menambahkan tugas-tugas baru ataupun mencoret tugas-tugas lama.
- Memeriksa dan menelaah jadwal selama beberapa menit sebelum melakukan apa pun bisa menjadi cara yang ampuh untuk mengawali hari dengan bersemangat!^{[7]XTeliti sumber}
- Gunakan alarm di ponsel atau komputer sebagai pengingat tugas-tugas atau janji tertentu. Misalnya, banyak jadwal dokter dan dokter gigi yang dibuat jauh sebelumnya. Jadi, menggunakan pengingat yang menyala sekitar seminggu sebelumnya mungkin akan membantu. Dengan demikian, rencana Anda dapat disesuaikan.
Setelah memberikan urutan prioritas dalam jadwal, patuhi urutan tersebut.
3
Sesuaikan jadwal dengan kebutuhan. Walaupun Anda harus berusaha menaati jadwal sebisa mungkin, terkadang ada hal yang terjadi dan memaksa Anda menyesuaikannya. Geser tugas yang lebih fleksibel atau tugas yang belum terlalu mendesak ke esok hari jika ada hal darurat, masalah, ataupun gangguan tertentu.
- Hanya saja, hindari menumpuk tugas dan melimpahkannya terlalu sering ke hari berikutnya. Jika Anda mengalami hal ini terlalu sering, usahakan untuk memberikan waktu lebih lama bagi setiap tugas yang Anda harus selesaikan pada satu hari, daripada harus mengubah jadwal beberapa hari ke depan.
Kegiatan ini sangat melegakan bagi banyak orang! Ingatlah untuk memindahkan tugas yang belum terselesaikan hari ini ke jadwal esok hari.
Memberikan dorongan positif kepada diri sendiri setelah menyelesaikan tugas dan menaati jadwal adalah hal yang penting. Setelah menyelesaikan kewajiban dalam sehari, hadiahi diri sendiri dengan berendam di bak mandi, menonton acara TV kesukaan, ataupun menikmati camilan manis. Anda akan merasa berhasil dan patut mendapatkan hadiah yang Anda usahakan. ^{[8]XTeliti sumber}
6
Periksa dan sesuaikan jadwal dengan kebutuhan. Anda harus memeriksa jadwal sesekali dan memastikan manfaat jadwal bagi kegiatan Anda. Salah satu cara melakukannya adalah melihat agenda sekaligus memantau perasaan dan suasana hati Anda. Apakah Anda melihat sebagian besar jadwal telah dicoret serta merasa positif dan produktif? Jika jawabannya "ya", kemungkinan jadwal Anda bermanfaat.
- Namun, jika Anda merasa terlalu banyak jadwal yang digeser ke hari selanjutnya (dan hari selanjutnya lagi, dan seterusnya) dan Anda justru kehilangan semangat, Anda sebaiknya membuat beberapa penyesuaian dalam jadwal.
- Identifikasi masalah dengan memeriksa agenda dan mencari apa yang tertinggal. Anda mungkin perlu mengevaluasi dan menata ulang prioritas Anda jika hal yang tertinggal itu ternyata penting bagi Anda (misalnya berolahraga). Anda juga mungkin perlu mengubah waktu yang dialokasikan bagi setiap tugas. Misalnya, kurangi waktu bersiap-siap di pagi hari dari 2 jam menjadi 1 jam 3 hari dalam seminggu, dan jadwalkan untuk joging selama 30 menit menggunakan waktu yang tersisa.
- Ketahuilah bahwa mengatur ulang jadwal lazim dilakukan dan merupakan hal yang normal. Hingga terbiasa dengan jadwal yang paling cocok, tentu dibutuhkan waktu.
Iklan

Tips

Waktu Anda sangat berharga. Membuat jadwal akan membantu Anda memanfaatkannya sebaik mungkin.
Menaati jadwal dapat membuat Anda menyadari pola yang sebelumnya tidak terdeteksi. Misalnya, mungkin Anda terus-menerus merasa kelelahan saat terbangun setiap hari Kamis karena Anda menghabiskan waktu di kafe selepas kerja setiap hari Rabu malam. Dengan begitu, hal ini bisa diubah setelah Anda menyadarinya. Mungkin, sebagai pengganti menghabiskan waktu di kafe seminggu sekali, Anda bisa mengurangi frekuensinya menjadi 2 minggu sekali. Jadi, Anda bisa tetap bersenang-senang bersama rekan kerja namun tidak harus merasa kelelahan setiap hari Kamis.^{[9]XTeliti sumber}
Membuat dan menaati jadwal dapat membantu Anda beraktivitas dengan lebih efisien dan produktif karena Anda mengalokasikan waktu pada setiap tugas. Hal ini berarti Anda bisa menghindari alasan "waktunya tidak cukup!"^{[10]XTeliti sumber}