Cara Menjadi Manajer yang Baik

Dalam setiap organisasi yang besar, ada hirarki manajemen yang menjaga seluruh proses agar berjalan dengan baik. Manajer yang baik bertindak sebagai fasilitator saat berada di lingkungannya, menyesuaikan hal-hal kecil di sana sini untuk menghasilkan efek yang luar biasa. Menjadi manajer yang baik berarti memimpin dengan kepala dingin dan memberikan contoh. Ini adalah salah satu pekerjaan paling sulit dan juga salah satu yang paling jarang diterima, karena di satu sisi Anda harus mengatur ego dan ekspektasi Anda. Meskipun begitu, ada beberapa trik yang akan membantu Anda agar berhasil mengatur semua tanggung jawab dengan semangat.

Bagian 1

Bagian 1 dari 4:

Memotivasi Karyawan

Unduh PDF

1
Mengapa karyawan ada di perusahaan ini? Apa yang membuat mereka tetap bersama organisasi Anda dan apa yang membuat mereka tidak beralih ke perusahaan lain? Apa yang membuat hari-hari yang baik menjadi baik? Apa yang membuat mereka tetap bersama perusahaan setelah mengalami hari yang buruk atau minggu yang buruk? Jangan berasumsi kalau alasannya adalah uang. Tak semua orang berpikir sepicik itu.
- Ingatlah, nilai-nilai kita adalah yang membuat kita “bergerak”. Jika Anda mengatur organisasi dengan menghargai nilai-nilai yang ada dalam tim Anda, maka mereka akan memberikan usaha yang terbaik.
- Tanyakan secara teratur pada karyawan bagaimana mereka menyukai pekerjaannya. Doronglah mereka untuk jujur pada Anda. Lalu, ambil tindakan berdasarkan apa yang mereka utarakan pada Anda.
- Tawarkan bonus yang akan membuat karyawan menghargainya. Jika kesehatan adalah hal yang penting untuk mereka, berikan mereka waktu untuk pergi ke gym dan berolahraga. Jika keluarga adalah sesuatu yang penting, hargailah waktu yang mereka butuhkan untuk mengantar anak ke sekolah di pagi hari atau menjemput di sore hari.
KIAT PAKAR
Chloe Carmichael, PhD
Pakar Psikologi Klinis Berlisensi
Chloe Carmichael, PhD adalah pakar psikologi klinis berlisensi yang menjalankan praktik swasta yang terbilang sukses di New York City, dengan fokus pada masalah hubungan, manajemen stres, dan pelatihan karier. Dia mendapatkan gelar PhD dalam psikologi klinis dari Long Island University dan merupakan penulis buku laris versi Amazon Dr. Chloe’s 10 Commandments of Dating.
Chloe Carmichael, PhD
Pakar Psikologi Klinis Berlisensi
Anda mungkin perlu menyesuaikan diri untuk mengembangkan pola pikir manajerial. Dr. Chloe Carmichael, psikolog klinis berlisensi mengatakan: "Hal-hal yang bisa membantu Anda sukses dalam jenjang awal karier tidak sama dengan hal yang bisa membantu Anda sukses menjadi manajer. Sebagai anggota junior dalam suatu tim, Anda bisa mendapat banyak perhatian jika berbeda dengan atasan. Namun, saat Anda menjadi manajer, Anda harus belajar mendelegasikan tanggung jawab, mengulas kinerja, dan menerapkan batasan dengan bawahan."
2
n. Manajer yang berhasil sangat pandai mengidentifikasi kekuatan karyawannya dan sesekali memberi aplaus karyawannya. Hal ini karena manajer yang baik tahu bahwa orang yang bahagia akan menjadi orang yang produktif. Cobalah untuk memuji kelebihan karyawan baik di depan umum atau secara pribadi.
- Dalam sebuah rapat bersama atasan Anda misalnya, utarakan sesuatu yang dilakukan dengan baik oleh salah satu karyawan. Jika atasan Anda kebetulan menyampaikan pada karyawan tersebut bahwa Anda mengatakan hal yang baik dan berusaha memberi dukungan padanya, maka ia akan merasa kalau Anda menghargainya. Pujian semacam itu akan diperhatikan.
- Pujilah suatu hal baik yang dilakukan karyawan secara pribadi. Utarakan pujian ini ketika waktunya tepat. Jelaskan secara mendetail. Pembicaraan yang pribadi dan singkat dapat memberikan dampak positif terhadap semangat kerja sehingga memberikan motivasi yang lebih besar pada diri karyawan.
Ajaklah mereka keluar dan utarakan hal itu. Ajaklah mereka untuk minum kopi dan sampaikan hal apa yang membuat Anda menghargai mereka: Misalnya bahwa mereka adalah pekerja keras, mereka dapat memotivasi orang lain secara efektif; mereka mudah dilatih; mereka disiplin, atau berusaha sangat keras; mereka selalu membuat Anda ceria, dan lain sebagainya. Jangan berbelit-belit, katakan saja terus terang. Seorang karyawan yang tahu kalau ia dihargai, akan bekerja lebih keras, lebih menikmati apa yang dilakukannya, dan membagikan kebahagiaan ini kepada karyawan lain.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 4:

Menentukan Tujuan

Unduh PDF

1
(Tidak memberikan harapan muluk namun menunjukkan hasil yang luar biasa). Cara ini bisa diterapkan di berbagai bidang kehidupan yang berbeda, namun ini adalah resep manajerial yang luar biasa. Apakah Anda ingin menjadi orang yang memiliki tujuan yang sangat tinggi namun tidak tercapai atau apakah Anda ingin menjadi orang yang menentukan tujuan yang terukur dan mendapatkan keberhasilan yang melampaui harapan? Ini semua berhubungan dengan citra diri, dan citra diri itu sangat penting.
- Jangan menjadi orang yang tidak pernah memiliki tujuan yang besar. Dengan memiliki tujuan yang terukur, bukan berarti Anda harus selalu melakukannya dengan cara konservatif dan tidak pernah memiliki tujuan yang tinggi. Seorang manajer yang tidak pernah berusaha sangat keras bisa dianggap memiliki ambisi yang kurang. Bahkan pemain kartu poker yang konservatif tahu bahwa sekali-sekali mereka perlu bermain ‘all-in’ (memainkan semua kartu, dalam artikel ini berarti berusaha secara total).
Memiliki tujuan yang kongkrit akan memberi wewenang pada karyawan dan membuat mereka fokus bekerja. Uraikan secara jelas apa yang Anda targetkan, kapan tenggat waktunya, dan apa yang akan Anda lakukan dengan hasilnya.
3
Memberikan masukan yang cepat pada karyawan yang terfokus pada usaha mereka dapat membantu mendorong ke arah kemajuan. Lakukan pertemuan dalam skala tim kecil atau secara perorangan dan utarakan pendapat Anda secara mendetail.
- Aturlah sebuah jadwal pertemuan untuk memberikan masukan. Lakukan jadwal tersebut secara berkala sehingga karyawan tahu kapan bisa mengetahuinya dan bisa meluangkan waktu di sela-sela jadwal kerja mereka.
Kita semua tahu ada tipe manajer yang terus-menerus berteriak atau mengeluh secara kasar ketika terjadi kesalahan namun bersikap “maklum” ketika gagal. Jangan menjadi manajer seperti ini. Idealnya, bersikaplah lebih keras terhadap diri sendiri daripada kepada karyawan. Cara ini bisa menimbulkan efek yang menular: Karyawan melihat tujuan dan standar yang Anda tentukan untuk diri sendiri dan mereka akan meniru Anda karena mereka mengagumi Anda.
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 4:

Mendelegasikan Tanggung Jawab

Unduh PDF

1
Anda berperan sebagai manajer karena Anda ahli dalam bidang yang Anda kerjakan, namun bukan berarti Anda harus mengerjakan segalanya sendiri. Pekerjaan Anda sebagai manajer adalah mengajarkan orang lain bagaimana caranya melakukan pekerjaan yang baik.
- Mulailah dari hal kecil. Berikan tugas yang bisa diperbaiki karyawan jika keliru. Ambil peluang untuk mengajarkan dan memberdayakan karyawan. Lalu secara bertahap berikan mereka tugas-tugas dengan tanggung jawab yang lebih besar saat Anda mulai memahami kekuatan dan kelemahan mereka.
- Pelajari cara mengantisipasi masalah yang mungkin timbul sehingga Anda dapat melatih mereka dengan benar sebelum mereka mulai bekerja.
. Ketika karyawan mulai mengambil tanggung jawab lebih dan menunjukkan bahwa mereka mampu, berikan mereka tugas yang akan meningkatkan kemampuan dan membantu mereka mendapatkan rasa memiliki yang lebih besar terhadap pekerjaannya. Tak hanya sekadar mengetahui kemampuan karyawan menangani pekerjaannya, namun Anda juga sedang menjadikan mereka lebih berharga untuk perusahaan.
3
Ketika salah satu bawahan Anda membuat kesalahan, jangan bersikap seolah-olah Anda berkuasa atas mereka. Ambil kesalahan itu sebagai kesalahan Anda, bahkan meskipun secara teknis bukan kesalahan Anda. Apa yang sedang Anda lakukan adalah menciptakan sebuah budaya di mana karyawan merasa nyaman saat melakukan kesalahan. ^{[1]XTeliti sumber}Ini adalah konsep yang sangat penting:
- Melakukan hal ini akan memungkinkan karyawan untuk berinovasi dan pada akhirnya belajar untuk berkembang. Pekerja yang belajar dari kesalahannya akan tumbuh menjadi pekerja yang lebih baik; sedangkan mereka yang tidak membuat kesalahan di tahap awal biasanya akan bermain terlalu aman, tidak pernah berani masuk ke dalam hal yang lebih menantang.
4
Biarkan mereka yang menerima penghargaan atas prestasinya. Hal ini akan memotivasi mereka untuk terus mengejar keberhasilan. Manajer yang berhasil seperti seorang konduktor. Ia mengaransemen musik sehingga tiap elemen terdengar sebaik mungkin dan ia terhubung dengan grupnya secara keseluruhan. Konduktor hebat akan memimpin dengan memberi contoh, menyatu dengan lingkungannya.
- Apa yang terjadi jika Anda adalah tipe manajer yang “mencuri” ide seseorang dan berpura-pura menganggap ide itu adalah milik Anda? Anda menciptakan kesan kalau Anda hanya peduli dengan reputasi Anda dan cukup kejam untuk mengorbankan orang lain agar bisa maju. Ini bukanlah reputasi yang hebat dan tentu saja tidak memotivasi orang lain di bawah Anda untuk bekerja lebih keras.
- Anda mungkin berpikir-ambil tanggung jawab kesalahan orang lain dan jangan terima pujian atas apa yang karyawan Anda lakukan; lalu, nanti bagaimana? Jika Anda melakukan pekerjaan dengan baik dan Anda adalah seorang manajer yang efektif, Anda tidak perlu khawatir untuk memikirkan masalah prestasi Anda. Orang akan mengetahui pekerjaan yang Anda lakukan. Lebih penting lagi, mereka akan terkesan karena Anda memotivasi karyawan, tahu caranya untuk rendah hati, dan memberi peluang pada karyawan agar leluasa bekerja. Jika Anda bekerja keras, Anda akan mendapatkan imbalannya.
5
Saat sesuatu tidak seperti yang diharapkan, kenalilah apa yang telah Anda lakukan dengan cara yang berbeda dan ungkapkan kenyataan ini pada karyawan. Hal ini menunjukkan pada mereka kalau Anda juga melakukan kesalahan dan juga menunjukkan bagaimana mereka seharusnya menangani kesalahannya.
- Kapan saja Anda melakukan sesuatu dengan benar setelah sebelumnya keliru melakukannya, biarkan siapa pun mengetahuinya. Misalnya: “Alasan yang saya tahu untuk menekan tombol ini adalah karena hal ini pernah terjadi pada saya ketika pertama kali memulainya, dan saya membuat kesalahan dengan menekan tombol biru, sambil berpikir ‘ini akan menghentikan sistem dan seharusnya bisa menjadi jalan keluar’. Namun, saya akhirnya tahu hal ini malah membuat keadaan bertambah buruk!”
Iklan

Bagian 4

Bagian 4 dari 4:

Berkomunikasi secara Efektif

Unduh PDF

1
Ingatkan selalu karyawan Anda jika mereka memiliki pertanyaan atau masalah, Anda siap dan bersedia untuk mendengarkan. Memelihara komunikasi yang terbuka akan membuat Anda mengetahui masalah dengan cepat, sehingga Anda bisa memperbaikinya sesegera mungkin.
- Jangan menjadi manajer yang secara tidak sengaja membuat karyawan merasa ia sedang menganggu Anda ketika ia mengutarakan pertanyaan atau masalah. Daripada memandang hal tersebut sebagai sebuah krisis yang harus ditangani, pandanglah hal tersebut sebagai peluang untuk menunjukkan pada karyawan betapa besar keinginan Anda untuk menjadikan organisasi ini menjadi tempat yang sesuai untuk bekerja.
- Jangan meminimalisir atau membiarkan masalah karyawan dan pastikan selalu Anda menjawab pertanyaan mereka sepenuhnya.
2
Jangan membuat setiap interaksi dengan karyawan benar-benar murni urusan pekerjaan. Tanyakan tentang kesehatan mereka, berbicaralah tentang diri Anda pada mereka, dan bangunlah sebuah hubungan yang pribadi.
- Menyesuaikan diri dengan kehidupan karyawan di luar kantor kemungkinan besar bisa membuat Anda memperhatikan kapan saatnya mereka memerlukan perhatian ekstra dari Anda, misalnya ketika ia memerlukan waktu mendadak untuk pemakaman keluarga. Jika Anda bisa membantu mengatasi kegundahan dalam kehidupan pribadi karyawan Anda, maka mereka akan merasa senang hati bersikap loyal pada Anda.
- Ketahuilah batasan Anda. Jangan terlibat terlalu jauh dan menanyakan hal-hal yang terlalu pribadi pada karyawan, seperti agama, politik, atau hubungan pribadi. Anda dapat memelihara hubungan yang bersahabat tanpa harus terlibat terlalu dalam.
3
Misalnya Anda memberikan masukan pada karyawan saat menilai hasil kerjanya. Anda mengatakan betapa luar biasa pekerjaannya dan menyebutkan satu atau dua hal yang mahir mereka kerjakan. Lalu Anda merinci kekurangan-kekurangan mereka seperti “penjualan menurun pada kuartal ini”, pendapatan merosot”, dan lain sebagainya. Menurut Anda, mana yang paling menonjol yang didengar karyawan, hal positif atau negatif?
- Ketika Anda mencampuradukkan masukan positif dengan negatif, maka akan berakibat buruk. Masukan positif menjadi tersisih karena masukan negatif dan masukan negatif tidak membawa kekuatan pengaruh secara penuh. Tentu saja, mungkin ada situasi-situasi di mana Anda ingin mengkomunikasikan masukan negatif ini, namun secara keseluruhan tindakan ini membuat komunikasi menjadi kurang efektif.
- Ketika Anda memisahkan masukan positif dan megatif, maka masukan positif semakin menonjol dan masukan negatif menjadi lebih vital.
4
Dengarkan apa yang harus dikatakan oleh karyawan dan mitra kerja. Anda tidak harus selalu menjadi penggerak pertemuan, menghalangi yang lain dengan mendominasi pertemuan. Usahakan selalu untuk mendengarkan dengan tulus, namun jadilah pengawas saat berada dalam situasi-situasi berikut:^{[2]XTeliti sumber}:
- Ketika karyawan aktif mengutarakan ide. Jangan menyela pembicaraan. Hal ini dapat membuat proses penyampaian ide menjadi terhambat. Bicaralah hanya untuk memastikan suara Anda menjadi bagian dari situasi itu.
- Ketika emosi bergolak. Biarkan karyawan menyuarakan emosinya dalam situasi yang aman dan terkendali. Emosi yang tertahan bisa berubah menjadi kemarahan dan dapat menghancurkan hubungan kerja. Emosi yang tidak dapat ditangani dengan tepat dapat mengganggu diskusi yang rasional, yang seharusnya bisa menjadi hal utama dalam lingkungan kerja Anda.
- Ketika tim Anda sedang membangun kesepakatan atau berdiskusi. Tawarkan kesediaan untuk mendengar ketika mereka sedang membangun kesepakatan dan menjadi kreatif.
5
Manajer yang baik tidak hanya berusaha agar dirinya menjadi lebih paham, namun juga berusaha mengerti apa yang dikatakan orang-orang di sekitarnya. Anda dapat melakukan hal ini dengan mengulang-ulang apa yang telah dikatakan orang lain sebagai bagian dari percakapan Anda. Gunakan teknik ini ketika Anda tidak yakin dengan apa yang dikatakan orang lain.
- Daripada bertanya pada mitra kerja Anda seperti ini“Maaf, bisa tidak kamu mengulang perkataanmu? Sepertinya saya tidak mengerti”, lebih baik katakan “Jadi, menurut kamu, kita bisa meningkatkan produktivitas dengan menawarkan insentif yang lebih pantas. Realisasinya kira-kira seperti apa?”
Pertanyaan yang cerdas menunjukkan kalau Anda dapat mengikuti alur percakapan dan memperjelasnya ketika diperlukan. Jangan takut bertanya karena Anda khawatir terlihat “bodoh”. Manajer yang efektfif peduli untuk memahami apa yang memang penting. Ia tidak akan peduli bagaimana ia mencapainya. Ketahuilah juga bahwa orang lain mungkin memiliki pertanyaan dan mungkin tidak mau bertanya. Jika Anda menanyakan pertanyaan mereka, Anda dapat bertindak sebagai fasilitator dan membangun komitmen tim. Inilah nilai sejati dari seorang manajer.
Iklan

Tips

Rayakan keberhasilan dengan tim Anda, misalnya dengan memberikan tepukan di bahunya, mengajak mereka makan siang, atau memberikan waktu istirahat di sore hari.
Bersikap baiklah pada tim Anda. Tanpa mereka, Anda tidak akan berhasil.
Sebelum mengambil langkah drastis seperti pemecatan, pertimbangkan untuk memindahkan karyawan ke bagian lain. Ia mungkin bisa berkembang dalam lingkungan yang berbeda.
Jangan memarahi seluruh departemen hanya karena satu orang melakukan kesalahan. Misalnya, Anda memerhatikan salah seorang karyawan sering datang terlambat. Daripada mengirimkan email ke seluruh karyawan dan memperingatkan mereka untuk datang tepat waktu, lebih baik tangani karyawan tersebut secara pribadi.
Jangan biarkan karyawan tetap berada di kantor setelah jam kerja normal. Hargai waktu dan komitmen pribadi mereka. Mereka akan membalasnya dengan memberikan hasil yang luar biasa untuk manajer dan organisasinya.
Bila ada konflik di antara karyawan, segera tangani. Jangan mengabaikan masalah atau menyarankan mereka untuk mencari jalan keluarnya sendiri. Seorang karyawan dalam situasi ini seringkali merasa terjebak dan tidak berdaya, apalagi jika karyawan lain memiliki posisi lebih tinggi atau senioritas dalam perusahaan. Atur jadwal untuk berunding dengan masing-masing karyawan, lalu pertemukan mereka semua dalam satu pertemuan. Panggil mediator perusahaan jika perlu. Bicarakan masalah yang spesifik, bukan keluhan secara umum. Contoh masalah yang spesifik adalah “ Ketika Bob kewalahan, saya membantunya. Saya tersinggung karena ia tidak pernah melakukan hal yang sama untuk saya”. Contoh keluhan yang umum adalah “Saya tidak menyukai sikap Bob”.
Jika pemecatan benar-benar diperlukan, jangan otomatis memberikan referensi yang buruk otomatis pada bawahan. Pekerjaannya mungkin buruk. Namun, tekankan pada kekuatan dan kemampuan bawahan tersebut.
Menjadi manajer yang baik bukan berarti harus menyenangkan orang lain. Jika seorang bawahan melakukan pelanggaran atau gagal memenuhi harapan, gunakan teknik feedback sandwich (memberikan satu masukan negatif dan dua masukan positif) atau komunikasi tanpa kekerasan untuk memperbaiki situasi. Jika gagal, pertimbangkan untuk memecatnya.
Di negara-negara yang mengalami musim salju, masalah akan muncul pada karyawan yang memiliki anak. Tempat penitipan anak atau sekolah mungkin ditutup. Apakah sebaiknya manajer mengizinkan bawahan membawa anak-anaknya ke kantor saat musim salju? Hal ini harus dikoordinasikan dengan departemen sumber daya manusia karena mungkin ada masalah yang berhubungan dengan keamanan atau asuransi. Menghargai waktu dan kehidupan pribadi bawahan adalah sesuatu yang sangat penting.
Jangan memberi peringatan pada karyawan di depan umum, meskipun ia memang berhak menerimanya.