Comment vous présenter par mail

Le mail est l'une des formes de communication les plus courantes dans le monde moderne et savoir comment se présenter à quelqu'un par mail peut faire des miracles pour votre carrière et votre réseau. En écrivant un mail de présentation succinct et clair, vous augmenterez la probabilité que votre destinataire prenne le temps de vous lire et de vous contacter. Évitez les erreurs les plus courantes afin de vous démarquer des autres.

Partie 1

Partie 1 sur 3:

Commencer en fanfare

Télécharger l'article

1
Faites en sorte que l'objet du mail soit clair. Votre destinataire devrait connaitre à peu près le sujet du mail avant même de l'ouvrir. Faites aussi en sorte qu'il soit court : un objet long peut faire lourd. Pour un mail d'introduction, il est généralement parfaitement acceptable d'écrire « Introduction - Votre nom ».
- Assurez-vous d'écrire d'abord l'objet ! Une erreur courante est de garder l'objet du mail pour la fin, ce qui peut mener à oublier complètement de le rédiger.
- Les portables ne montrent généralement que 25 à 30 caractères de l'objet, donc rédigez-en un court.
2
Commencez par un salut formel. Ne commencez pas par « Salut » ou « Hé ». Vous pouvez utiliser ces formes de salutation lorsque vous connaissez la personne. Commencez par une formule de politesse bien connue. Évitez d'utiliser le prénom du destinataire lorsque vous le saluez.
- « Cher(ère) Madame/Monsieur/Mademoiselle » - Si vous n'êtes pas sure de la situation de famille de la femme à qui vous écrivez, vous devriez toujours utiliser « Madame », qui fait moins présomptueux.
- « Madame, Monsieur, » - Vous devriez seulement utiliser cela si vous n'êtes pas sûr de qui recevra le message.
3
Présentez-vous. Votre première phrase devrait vous présenter à votre destinataire. Cela lui permet d'associer un nom au reste du message.
- « Je m'appelle... »
- Donnez votre titre, au besoin. Si vous avez plusieurs titres, ne les listez pas tous, seulement le plus important ou le plus pertinent ^{[1]XSource de recherche}.
Publicité

Partie 2

Partie 2 sur 3:

Rester concis

Télécharger l'article

1
Expliquez comment vous avez obtenu l'adresse mail du destinataire. Faites savoir au destinataire comment vous avez trouvé les informations pour le contacter. Cela prouve que vous êtes passé par les bons canaux pour le contacter.
- « Votre responsable administratif m'a communiqué cette adresse mail »
- « J'ai trouvé cette adresse mail sur votre site »
- « Untel et untel m'ont dit de vous contacter »
2
Parlez de la dernière fois que vous vous êtes vus (si c'est le cas). En rafraichissant la mémoire de la personne, vous pouvez l'amener à s'impliquer plus.
- « On s'est brièvement parlé à la conférence de la semaine dernière »
- « On s'est parlé au téléphone hier »
- « J'ai vu votre présentation concernant... »
3
Ayez un intérêt en commun. Cela peut vous aider à vous identifier à votre destinataire et rend vos mails professionnels moins froids. Afin de trouver des intérêts communs, vous pourriez avoir besoin de faire quelques recherches sur le destinataire. Les lieux de recherche possibles comprennent Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Assurez-vous de faire savoir à la personne où vous avez trouvé cet intérêt commun : vous passeriez autrement pour un harceleur.
- Si possible, essayez de faire en sorte que votre intérêt commun soit relié aux affaires : par exemple, quelque chose dans votre domaine ou une passion professionnelle que vous partagez tous les deux.
4
Donnez la raison qui vous a poussé à entrer en contact. N'attendez pas trop pour en venir aux faits. Personne ne va lire un mail de plusieurs paragraphes avant d'y lire quelque chose de pertinent. Expliquez clairement et directement ce que vous voulez et pourquoi vous contactez cette personne à ce sujet. Si vous demandez des conseils ou toute autre chose, assurez-vous que cela soit raisonnable, surtout si c'est votre premier contact.
- « Je serais intéressé pour en savoir plus concernant... »
- « J'aimerais vous rencontrer pour discuter... »
- « J'aimerais avoir votre avis concernant... »
Un mail qui va dans tous les sens peut inciter votre destinataire à s'en désintéresser ou même à oublier pourquoi vous lui envoyez un mail. Faites en sorte que votre mail de présentation soit simple et ne demande qu'une seule chose à votre destinataire.
Publicité

Partie 3

Partie 3 sur 3:

Terminer le mail

Télécharger l'article

1
Remerciez le destinataire du temps qu'il a pris. Personne n'aime lire tous ses mails, assurez-vous donc de remercier le destinataire d'avoir pris le temps de lire le vôtre. Ce simple geste de politesse améliorera grandement l'humeur de votre destinataire et augmentera vos chances d'obtenir une réponse.
- « J'apprécie que vous ayez pris le temps de lire ce mail. »
- « Merci d'avoir pris de votre temps pour lire ceci. »
2
Suggérez à votre lecteur de vous contacter. Demandez au destinataire de vous répondre, d'appeler, de réfléchir à votre offre ou toute autre chose qui le force à s'impliquer. Poser une question est un autre bon moyen d'impliquer la personne ^{[2]XSource de recherche}.
- « Appelez-moi quand vous avez du temps libre »
- « Déjeunons ensemble dans les prochains jours »
- « Que pensez-vous de... ? »
- « J'attends votre réponse avec impatience »
3
Terminez votre mail. Lorsque vous terminez un mail professionnel, assurez-vous d'être reconnaissant, mais concis. En saluant simplement un mail pour y mettre fin, vous resterez professionnel tout en exprimant tout de même votre reconnaissance.
- « Sincèrement, »
- « Merci, »
- « Cordialement, Bien cordialement, »
- « Sincères salutations, »
- Évitez « Bien à vous, », « Sincèrement vôtre, », « Merci ! », « À+ », « Merci pour votre attention ».
4
Ajoutez votre signature. Si vous n'avez pas configuré votre boite mail afin d'inclure votre signature, assurez-vous de terminer en ajoutant votre nom, votre titre et les informations pour vous contacter. Ne surchargez pas cette partie de cinq numéros de téléphone, deux adresses mail et trois sites web. Faites les choses simplement pour que le destinataire connaisse la meilleure façon de vous recontacter. Évitez d'inclure des citations dans votre signature ^{[3]XSource de recherche}.
- : : Jean Dupont
- : :
- : : [email protected]
- : : 06 46 60 87 83
- : :
- : : www.sitewebjeandupont.fr
Avant de cliquer sur « Envoyer », prenez le temps de relire deux trois fois votre mail, en corrigeant les erreurs que vous rencontrez. Puisqu'il est probable que ce mail soit votre premier contact avec le destinataire, vous devez lui faire la meilleure impression possible. Les fautes d'orthographe et de grammaire rendront vite votre mail beaucoup moins professionnel.
Publicité