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La rédaction d’un rapport sur l’état d’avancement de travaux pourrait vous sembler très difficile. Cependant, cet exercice vous donne une excellente occasion pour communiquer avec votre hiérarchie. Inscrivez les informations les plus importantes au début du rapport. Il faudra aussi fournir des précisions concernant le budget de votre projet et sa chronologie, ensuite décrire les accomplissements et les défis à relever. Soyez bref et précis dans votre rédaction. Certainement, votre directeur appréciera un rapport bien structuré et concis, mais instructif.
Étapes
Collectez les données relatives au budget et à la planification. Dans la plupart des projets, un rapport sur l’état d’avancement des travaux traite 2 questions importantes, à savoir le budget et le programme. Votre directeur veut que le projet soit accompli dans les délais et si possible en respectant le budget alloué [1].- Les informations seront probablement exhaustives. Vous devrez déterminer et inclure les détails qui permettront l’accomplissement du projet. Par exemple, si l’objectif consiste à produire 1 000 t-shirts et si le budget est de 500 €, il faudra identifier les matériaux nécessaires pour la production, et préciser s’ils sont déjà sous la main ou s’ils doivent être commandés.
Décomposez les objectifs principaux en étapes plus petites. Cette démarche, qui consiste à réduire des tâches importantes en travaux plus petits, vous aidera à évaluer plus facilement les progrès accomplis pour concrétiser ces objectifs. Commencez par indiquer les délais qui ont été déjà fixés, puis essayez de définir une chronologie adaptée à l’accomplissement des buts proposés [2].- Par exemple, si vous devez produire 1 000 t-shirts au cours d’une période de 4 mois, vous pouvez diviser ce travail afin de produire 250 t-shirts mensuellement. Si votre équipe a produit 300 t-shirts pendant le premier mois, vous pourrez écrire que vous êtes en avance sur les prévisions.
Dressez la liste des réalisations. Le but d’un rapport sur l’état d’avancement des travaux est de permettre à la direction de connaitre rapidement les éléments qui ont bien fonctionné, et ceux qui ont stagné. Placez les réalisations au début, et concentrez-vous sur les étapes importantes. Inclurez le maximum de détails [3].- Si vous travaillez en équipe, parlez de vos collègues à propos des points positifs du projet. Indiquez dans votre rapport autant de noms que possible.
- Ne vous contentez pas de généralités. Soyez précis et incluez des chiffres aux endroits appropriés.
Trouvez des solutions pour résoudre les problèmes. Si vous identifiez des difficultés, n’essayez pas de les dissimuler. Soyez franc avec votre patron. Posez les problèmes et proposez des solutions. Faites l’effort de suggérer de nombreuses options pour lui permettre de choisir celle qui lui convient le mieux [4].- Supposez que votre projet devance les prévisions, mais que le budget a été dépassé, vous pouvez proposer d’accélérer la production, d’embaucher un autre employé ou d’accroitre le budget.
Identifiez les étapes importantes. Pendant la réalisation du projet, les étapes secondaires représentent des repères importants et doivent être réalisées pour garder le projet sur la voie. En prenant en compte la situation actuelle, vous devrez prévoir la réalisation de la prochaine étape importante [5].- Par exemple, supposez que votre production a été de 250 chemises en 28 jours. Vous pourrez prévoir que les 250 prochaines chemises seront accomplies pendant le même nombre de jours, à compter de la date du rapport sur l’état d’avancement des travaux.
Ajoutez toutes les données importantes du projet. Incluez une dimension humaine à votre rapport, en présentant les membres de l’équipe qui ont accompli un travail exceptionnel ou ont eu un impact positif sur l’avancement du projet [6].- Par exemple, vous pouvez écrire que « le projet est en avance sur les prévisions, en grande partie grâce aux efforts de Sally Martin, qui a fait des heures supplémentaires pendant 3 jours la semaine dernière ».
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Suivez un modèle si votre entreprise l’exige. N’oubliez pas de poser la question, car de nombreuses sociétés demandent à leurs employés de rédiger les rapports sur l’état d’avancement des travaux en respectant un modèle préétabli. Si votre entreprise applique cette formule, le modèle vous aidera à organiser votre rapport et à y inclure les informations demandées [7].- S’il n’y a pas de modèle, il se peut que votre système de traitement de texte en contienne un. Vous pouvez également trouver des modèles en ligne en tapant les mots-clés suivants : « modèle rapport état d’avancement des travaux ». Vérifiez que le modèle que vous téléchargerez correspond bien à vos besoins. Vous pouvez le montrer d’abord à votre chef avant de l’utiliser.
Choisissez un titre clair. Il est important d’y inclure le nom du projet et la date couverte par le rapport. Si vous devez rédiger plusieurs rapports, ils devraient tous être intitulés de la même façon.- Par exemple, votre titre pourrait être « situation de la commande Parker au mois d’aout 2018 ». Le rapport du mois suivant aura pour titre « situation de la commande Parker au mois de septembre 2018 ».
- Avant de choisir votre titre, vérifiez que votre entreprise n’a pas d’instruction particulière relative aux titres de rapport sur l’état d’avancement des travaux.
Rédigez un résumé à la première page. Généralement, les directeurs sont occupés et le vôtre n’aura probablement pas le temps de lire tout votre rapport. Donc, un résumé lui fournira les informations les plus importantes et lui permettra d’avoir une idée précise sur le contenu de votre rapport et sur l’état d’avancement du projet [8].- Voici un exemple de résumé pour un rapport relatif à la « situation de la commande Parker au mois d’aout 2018 » : « la commande Parker est en avance sur les prévisions. Cependant, nous avons employé 50 % du budget alloué pour ne couvrir que 30 % de la totalité de la commande. L’accélération de la production peut aider à diminuer les couts ».
Divisez votre rapport en sections. La lecture de longs paragraphes est souvent assez difficile et demande du temps. Par conséquent, pour une meilleure clarté, il est préférable d’utiliser de courts paragraphes et des listes à puces. Ainsi, votre hiérarchie pourra lire le rapport facilement [9].- Par exemple, votre rapport peut comprendre une section pour les réalisations, une autre pour les défis à relever et une troisième pour les solutions proposées.
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Commencez votre rédaction suffisamment à l’avance. Déterminez la date à laquelle vous devrez remettre votre rapport. Ensuite, définissez votre charge de travail afin d’avoir le temps de le rédiger. Ainsi, vous ne serez pas obligé d’agir dans la précipitation et de l’écrire à la dernière minute [10].- Si vous travaillez sur un projet de longue haleine, il est préférable de créer un « modèle » pour vos rapports sur l’état d’avancement des travaux. Cette formule aidera aussi votre directeur, car il saura où trouver exactement les informations dont il a besoin dans chaque rapport.
- S’il y a des chiffres à mettre à jour avant la remise du rapport, affichez des rappels pour ne pas oublier de le faire.
Répondez aux attentes de votre directeur. Il suffit d’adapter votre rapport afin de mettre en avant les points importants à ses yeux. Si vous êtes incertain au sujet du modèle et des préférences de votre directeur, demandez à voir des rapports sur l’état d’avancement des travaux précédents qu’il a validés précédemment [11].- Par exemple, si votre directeur préfère une présentation chronologique, pensez à commencer votre rapport par une section intitulée : « les progrès de cette semaine », suivis d’une autre relative aux « actions à entreprendre ».
Optimisez votre rapport. Pour ce faire, vous devrez prendre en compte le support sur lequel il sera transmis. Si vous soumettez un dossier numérique, vous pouvez inclure des liens à des sites Internet ou même des images animées et des vidéos, si nécessaire. Mais si le rapport est sous format papier, vous n’aurez pas à joindre ce genre d’éléments [12].- Il faudra aussi prendre en compte les moyens de lecture. Par exemple, si vous envoyez un dossier numérique par courriel, vérifiez que tous les éléments peuvent être lus sur un appareil mobile.
Corrigez et modifiez votre rapport. Ne vous fiez pas uniquement au vérificateur d’orthographe et de grammaire de votre logiciel de traitement de texte. Rédigez des phrases courtes et évitez les redondances inutiles [13].- Efforcez-vous d’être concis et direct. Évitez d’employer du jargon pour ne pas avoir l’air de chercher à dissimuler certaines choses ou de ne pas maitriser la question correctement.
- Lisez votre rapport à haute voix. Si vous trébuchez sur une phrase, cela veut dire que votre rédaction manque de clarté.
Créez des illustrations, si nécessaire. Certains directeurs préfèrent en avoir pour connaitre rapidement les performances réalisées dans l’exécution d’un projet. Toutefois, n’incluez des illustrations que si vous avez été invité à le faire, ou si vous pensez qu’elles améliorent la qualité du rapport [14].- Par exemple, pour montrer que les couts ont été bien maitrisés, vous pourrez mettre un feu vert pour le budget. Par contre, si vous êtes en retard sur le programme de réalisation, vous pouvez mettre un feu jaune à la section correspondante.
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Conseils
- Après l’envoi de votre rapport, prenez vos dispositions pour suivre la progression du courrier. Si, au bout de quelques jours, votre directeur ou d’autres destinataires ne réagissent pas, demandez un retour d’information. Efforcez-vous plutôt de rencontrer les intéressés au lieu de les relancer par courriel.
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Références
- ↑ http://4pm.com/2016/02/16/how-to-write-a-weekly-status-report/
- ↑ http://4pm.com/2016/02/16/how-to-write-a-weekly-status-report/
- ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php
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- ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php
- ↑ http://eleganthack.com/the-dreaded-weekly-status-email/
- ↑ https://www.innovation.ca/sites/default/files/essential_documents/ppr-template-en-apr2016.pdf
- ↑ https://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-write-better-status-reports--cms-23479
- ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php
- ↑ http://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-write-an-interesting-progress-report-for-projects/
- ↑ http://4pm.com/2016/02/16/how-to-write-a-weekly-status-report/
- ↑ https://thedigitalprojectmanager.com/project-status-report-guide/
- ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php
- ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php
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