Comment rédiger un excellent rapport

Un rapport est un genre de document que l’on rédige pour débattre d’un sujet ou analyser un problème. À des moments donnés, il est probable qu’on vous demande d’en écrire un, soit dans le cadre académique ou professionnel. Ce genre de document nécessite parfois des exigences spécifiques et d’autres fois vous pouvez être innovant dans ce que vous y mettez. En dépit des exigences spécifiques, tout rapport bien rédigé doit être précis, concis, clair et se doit d’être bien structuré.

Partie 1

Partie 1 sur 4:

Se préparer à rédiger un rapport

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Revoyez les exigences de votre rapport. Si vous en écrivez dans le cadre académique, vous devrez chercher à connaitre auprès de votre professeur les directives particulières qu’il souhaiterait que vous suiviez pour le travail. Si vous écrivez un rapport professionnel, discutez avec votre patron de ces attentes vis-à-vis du document. Déterminer d’abord quel message précis vous voulez donner à votre compte rendu est une première étape importante dans ce processus. Assurez-vous de suivre toutes les normes préalablement établies ^{[1]XSource de recherche}.
- Vous demanderez probablement à votre professeur ou à votre patron le nombre de mots (ou de pages) exigé pour votre travail, si vous devez y mettre des tableaux, des figures ou des illustrations et même discuter des aspects comme la police et la taille à utiliser pour le document.
- La plupart des rapports comprennent la page de garde, le résumé, le chapitre introductif, le chapitre de la méthodologie (si possible), le chapitre des résultats (si possible), le chapitre de la discussion et la conclusion ^{[2]XSource de recherche}.
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Choisissez un sujet. Il vous sera parfois exigé de rédiger un compte rendu sur un sujet spécifique, mais vous pourrez quelquefois choisir vous-même votre thème. Si possible, choisissez un sujet qui suscite en vous un intérêt, particulièrement si vous travaillez sur un projet à long terme. Ou choisissez un sujet qui vous est relativement peu familier. Cela vous donnera l’occasion d’apprendre de nouvelles choses.
- Avant de commencer à rédiger votre compte rendu, vous devrez comprendre le sujet et vous assurer que vous connaissez la finalité du document.
- Vous aurez à rédiger fréquemment des comptes rendus si vous suivez une formation en sciences et en ingénierie. Parfois, il peut vous être demandé d’écrire un rapport de lecture ou d’autres types de document pour les sciences humaines ^{[3]XSource de recherche}.
- Si vous avez des difficultés à choisir un thème, essayez de lire des journaux, un magazine ou des informations en ligne pour avoir de l’inspiration. Vous pouvez vous intéresser à un sujet d’actualité (tel qu’un évènement politique, un évènement sportif ou une situation économique), étant donné que la plupart des gens choisissent des informations qui traitent des sujets relatifs à la culture pop.
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Familiarisez-vous avec votre sujet. Commencez à vous documenter sur le sujet. Vous devrez utiliser des livres disponibles dans les universités ou dans les bibliothèques publiques ou faire des recherches sur Internet. Pour écrire un excellent compte rendu, vous devrez devenir un expert du sujet sur lequel porte votre travail. Il est important que vous utilisiez les informations les plus récentes qui soient disponibles. De plus, disposer de tas de recherches est nécessaire avant la rédaction de votre rapport.
- En premier lieu, faites un examen « élargi » de votre sujet (en opposition au terme « approfondi »). Cela signifie que vous devrez lire en peu de temps beaucoup de sources traitant du sujet, au lieu de passer beaucoup de temps à vous concentrer sur un petit nombre d’articles.
- Si vous écrivez sur un thème qui a plus d’une facette (par exemple, un thème que vous pouvez argumenter, comme l’application de la peine de mort aux États-Unis), vous devez vous familiariser avec les deux possibilités du sujet et être capable de discuter à la fois des aspects positifs et négatifs.
- Vous pouvez demander à un bibliothécaire documentaliste de vous assister dans la recherche de ressources fiables qui vous aideront à rédiger votre document. Un bibliothécaire de référence vous aidera à identifier les sources crédibles que vous pouvez utiliser pour collecter les informations à propos du sujet. En plus, bon nombre parmi eux vous accompagneront également dans le processus de la conduite des recherches et peuvent vous aider à utiliser efficacement les bases de données en ligne ^{[4]XSource de recherche}.
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Utilisez des sources crédibles. Pendant qu’il y aura probablement un nombre important de sources qui traitent de votre sujet, vous devrez assurer de trouver les sources les plus crédibles et les plus fiables qui soient. Une source fiable devrait avoir un auteur et sera la plupart du temps associée à une institution de bonne réputation (comme une université, un média fiable ou un programme gouvernemental ou ministériel ^{[5]XSource de recherche}).
- Si vous doutez à propos d’une source, discutez-en avec votre professeur, votre patron ou le bibliothécaire documentaliste. Il arrive parfois que des articles mal rédigés ou ayant de mauvaises sources soient publiés dans des revues académiques de renom et vous ne devriez pas vous fier à ces articles.
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Ciblez votre audience. Rédigez-vous ce rapport pour un groupe d’experts sur le sujet en question ou pour quelqu’un qui n’a aucune connaissance de base sur le sujet traité ? Vous devriez penser à écrire dans la mesure du possible à votre public cible ^{[6]XSource de recherche}.
- Si vous rédigez votre rapport à l’endroit de quelqu’un qui n’est pas familier avec le sujet, assurez-vous d’avoir introduit les éléments de base, notamment les informations élémentaires, les informations connexes et la terminologie nécessaire. Ne vous précipitez pas dans une description complexe sans situer de prime abord le contexte.
  - Dans l’optique de situer le contexte, vérifiez que ce que vous écrivez répond aux questions comme « pourquoi le sujet est-il important ? », « qui sont ceux qui effectuent actuellement des travaux sur cette question, quel travail en particulier sont-ils en train de réaliser et pour quelle raison ? » et « quels seront d’un point de vue global la portée et les conséquences d’un tel sujet ? »
- Si vous écrivez pour des experts, n’hésitez pas à utiliser des langages plus complexes et un jargon spécifique au thème abordé. Toutefois, si vous écrivez pour des novices ou des gens ne connaissant pas votre sujet, vous ne devrez pas utiliser un langage confus et si vous utilisez un jargon en particulier, faites l’effort d’y inclure aussi des définitions.
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Partie 2

Partie 2 sur 4:

Organiser son rapport

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Commencez avec le sommaire. Cette partie décrit brièvement le contenu de votre travail et répond aux questions suivantes : « de quoi parle le document ? », « pour quelles raisons avez-vous choisi ce sujet en particulier ? », « quels ont été vos conclusions ? ». Cela ne devrait pas dépasser une demi-page ^{[7]XSource de recherche}.
- Vous devez trouver cela facile décrire le sommaire après que vous ayez terminé le corps de votre rapport. Toutefois, le résumé doit être positionné avant le corps principal du document final ^{[8]XSource de recherche}.
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Rédigez l’introduction. Cette section doit fournir des informations élémentaires à propos du sujet qui fait l’objet de votre travail. Si vous avez besoin de mentionner une revue littéraire, vous pouvez le faire précisément ici ^{[9]XSource de recherche}^{[10]XSource de recherche}.
- Dans l’introduction, décrivez le problème ou le sujet dont traite votre recherche. Cela peut être une question scientifique, comme le taux de croissance des vers de farine ou un sujet sur les affaires courantes, comme le renforcement de la sécurité dans les aéroports.
- Résumez les recherches utiles, mais ne faites pas en sorte qu’elles dépassent l’introduction. L’essentiel de votre rapport doit être votre travail, pas les analyses d’autrui.
- Si vous faites une expérimentation et rédigez votre compte rendu par rapport à cela, décrivez votre recherche dans l’introduction.
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Présentez votre méthodologie ou la cible de votre analyse. Pour des travaux scientifiques, ces informations font partie généralement d’un chapitre intitulé « Méthodologie ^{[11]XSource de recherche} ». Dans ce chapitre, expliquez les procédures, les matériels et d’autres outils que vous avez utilisés.
- Vous pouvez organiser votre méthodologie de façon chronologique, en commençant avec ce que vous aviez fait en premier. Alternativement, vous pouvez les regrouper par type, ce qui est d’ailleurs recommandé pour les recherches en sciences humaines.
- Employez le passé pour décrire les actions que vous aviez faites.
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Présentez vos résultats. Dans ce chapitre, vous présentez vos observations ou les résultats de votre méthodologie. Vous aurez besoin de décrire brièvement vos expériences ou vos procédures (donnez moins de détails que vous en aviez fait dans le chapitre précédent) et reportez les résultats principaux.
- Vous pouvez présenter les résultats de plusieurs manières différentes. Vous pouvez les organiser du plus important au moins important, du simple au plus complexe ou par type.
- N’interprétez pas vos résultats ici. Vous ferez cela dans le chapitre suivant.
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Discutez de vos données. C’est le cœur de votre thèse. C’est l’endroit où vous analysez vos résultats et dites au lecteur ce que cela signifie ^{[12]XSource de recherche}. Résumez les découvertes les plus importantes au début de la discussion. Vous pouvez aller dans de plus amples détails dans les paragraphes qui suivent.
- Expliquez la corrélation entre vos résultats et la revue littéraire faite précédemment dans votre travail.
- Notez quelles recherches complémentaires vous aideraient à combler les insuffisances de votre étude ou résoudre n’importe quelle problématique.
- Expliquez l’importance de vos résultats. Cela revient à répondre à la question « et alors ? ». Qu’apportent vos découvertes à la communauté scientifique ? Pourquoi sont-elles utiles et importantes ?
- Dans certains comptes rendus, on pourrait vous demander de terminer par des conclusions partielles qui rappellent les points importants au lecteur. Cependant, pour bon nombre de rapports, vous pouvez conclure vos recherches à la fin du chapitre de discussion ^{[13]XSource de recherche}.
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Partie 3

Partie 3 sur 4:

Améliorer ses techniques de rédaction

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Une bonne manière de rédiger un rapport est de le considérer comme un médium par lequel vous dites au lecteur « voici ce que j’ai fait et voici ce que j’ai trouvé » ou « voici ce que je connais à ce sujet particulier ». N’écrivez pas pour impressionner vos lecteurs, mais communiquez avec eux. De cette manière, vous allez les impressionner sans même essayer de le faire.
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Utilisez un langage professionnel. Évitez d’utiliser des termes « argotiques ». Par exemple, au lieu de dire « les résultats étaient cools », dites « les résultats étaient importants et significatifs ». Évitez au maximum le langage parlé (informel et usuel dans le parler). Cela veut dire que votre texte ne doit pas forcément avoir un ton amical, mais professionnel.
- Clarifiez avec votre professeur (ou à qui de droit) s’il est approprié d’utiliser la première personne du singulier (s’agissant des phrases dans lesquelles vous utilisez le mot « je » comme sujet). Dans bon nombre de cas, la première personne n’est pas appropriée pour la rédaction de documents académiques ou de rapports. Toutefois, il y a des moments où l’utilisation de la première personne est efficace et convaincante ^{[14]XSource de recherche}. Plutôt que d’essayer de deviner si son utilisation est appropriée ou pas, vous devrez vous adresser simplement à votre professeur.
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Écrivez clairement et de façon concise. Les phrases ne doivent pas être trop complexes ou interminables. Essayez d’utiliser au mieux de courtes phrases avec des structures syntaxiques claires. Si possible, évitez l’utilisation excessive des virgules, des points-virgules et des deux points. L’usage de phrases courtes et explicites est une caractéristique importante d’un excellent rapport ^{[15]XSource de recherche}.
- Faites des affirmations directes et actives. La structure de vos phrases doit véhiculer le message suivant : « J’ai fait des recherches sur ce sujet, trouvé et démontré ce résultat. » Si possible, essayez d’éviter l’utilisation de la voix passive, car cela pourrait être plus difficile à comprendre pour le lecteur.
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Incluez des chapitres et des entêtes ^{[16]XSource de recherche}. Cela facilitera la compréhension des informations de votre document et le rendra plus attractif au lecteur et aux critiques.
- Vous devrez distinguer vos intitulés de façon à les séparer du reste du texte en les mettant en gras, en italique ou en utilisant une taille de police plus grande. Si vous suivez un guide de style spécifique, assurez-vous de suivre les recommandations relatives à ces entêtes.
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Utilisez une large gamme de sources fiables. L’utilisation d’une gamme variée de sources vous aidera à élargir vos connaissances à propos d’un sujet en particulier, vous fournir plus d’information pour étoffer votre rapport et réduire la probabilité d’un plagiat accidentel.
- Utilisez des livres et des documents de cours, des journaux, des journaux scientifiques, des rapports gouvernementaux et d’autres documents légaux comme sources fiables ^{[17]XSource de recherche}. Bon nombre de ces documents peuvent être disponibles en ligne ou avoir une version imprimée.
- Si vous avez des difficultés pour trouver des informations sur le sujet, parlez-en à votre bibliothécaire ! Les bibliothécaires sont formés pour vous aider dans ce genre de situation.
- Vous devrez faire l’effort d’éviter les documents qui ne se fondent que sur des opinions ^{[18]XSource de recherche}. En d’autres termes, recherchez des documents qui dérivent des faits et qui contiennent si possible des renseignements très utiles pour vérifier n’importe quelles assertions.
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Préparez-vous bien à l’avance. Rédiger un rapport prend du temps. Rédiger un excellent rapport prend même plus de temps. Donnez-vous le temps adéquat pour préparer, rédiger et relire votre travail. Cela signifie que vous devrez probablement commencer plusieurs mois avant le délai fixé, en fonction de la vitesse à laquelle vous travaillez, de la longueur et d’autres exigences du rapport.
- Réservez un temps pour effectuer uniquement les recherches nécessaires pour votre sujet. Donnez-vous le temps de devenir un expert sur votre sujet en vous familiarisant avec autant de documents que possible. Lorsque vous serez prêt à passer à la phase de rédaction, vous aurez une solide base de connaissances que vous allez transmettre dans votre étude.
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Partie 4

Partie 4 sur 4:

Revoir son rapport

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Budgétisez le temps nécessaire à la relecture ou la réécriture de votre compte rendu. Votre première ébauche ne devrait qu’être une version préliminaire. Vous devrez vous attendre à relire et réécrire votre compte rendu plusieurs fois avant de le déposer auprès de votre professeur pour la note ou de votre patron pour l’évaluation. Si vous voulez écrire un rapport particulièrement important, vous devez absolument prévoir suffisamment de temps pour faire les corrections appropriées et nécessaires ainsi que les modifications.
Vérifiez l’orthographe et la grammaire. Vous devrez faire une relecture minutieuse de votre travail aussi bien par rapport à la grammaire que par rapport à l’orthographe. Souvenez-vous que le correcteur de votre ordinateur ne va pas détecter toutes les erreurs. Par exemple, vous pourriez mal utiliser le mot « leur » à la place de « leurre ». Le correcteur de l’ordinateur ne pourra pas détecter cela et vous ne devez donc pas dépendre uniquement de cette fonction. Faire attention aux petits détails, comme l’orthographe et la grammaire, améliorera la qualité générale du document.
Assurez-vous que vous avez respecté toutes les exigences spécifiques dans votre rapport ou présentation de projet. Vous aurez besoin de faire une page de garde, d’utiliser un certain type de police ou une taille de police de caractère ou des marges d’une taille particulière ^{[19]XSource de recherche}.
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Examinez avec un regard critique votre travail. Cette étape du processus peut être plus qu’une simple relecture. Au contraire, il devrait s’agir d’une analyse critique de votre rapport. Au bout du compte, vous devrez rechercher les fautes et les erreurs qui entachent la qualité globale de votre travail, et cela implique le fait de supprimer ou réécrire toute une section de votre document.
- Posez-vous la question suivante : « mon document remplit-il son objectif ? » Sinon, vous devrez penser à une profonde relecture.
Si possible, chargez un ami de confiance, un pair ou un collègue de relire votre compte rendu. En plus de rechercher de possibles fautes d’orthographe ou de grammaire, la personne pourrait vous faire quelques commentaires constructifs qui vous aideront à améliorer la qualité de votre étude.
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Avertissements

Lorsque vous utilisez une information d’une source dont vous n’êtes pas l’auteur, vous devez créditer l’auteur original de cette source pour cette information spécifique. Prendre les phrases d’une autre personne et les utiliser comme la vôtre est un plagiat, et cela peut vous engendrer de sérieux ennuis aussi bien sur le plan académique que sur le plan professionnel.