Comment présider une réunion

Dans le monde des affaires, une certaine souplesse est nécessaire pour faire avancer les choses. Par exemple, les décisions importantes sont prises généralement par une équipe et la réalisation des travaux importants demande l'intervention de plusieurs experts. Des réunions structurées et organisées permettent de collaborer très étroitement, mais une réunion risque d'être inefficiente et interminable, si elle n'a pas d'objet précis ou si elle ne se déroule pas suivant un certain ordre. La programmation, la préparation et la conduite de la réunion de travail que vous présiderez peuvent vous aider à éviter les pertes de temps et à faire de votre réunion un véritable succès.

Partie 1

Partie 1 sur 3:

Se préparer pour la réunion

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Concertez-vous avec les participants au sujet de la réunion que vous avez programmée. En apprenant que vous présiderez une réunion de travail, pensez d'abord à parler avec les participants, en particulier ceux qui occupent des positions hiérarchiques élevées ou les personnes importantes. Demandez-leur s'ils désirent inscrire certains points à l'ordre du jour. Notez leurs réponses et tenez-en compte lorsque vous fixerez l'ordre du jour.
- Il est adroit de demander aux participants s'ils n'ont pas de points particuliers qu'ils voudraient discuter pendant la réunion, parce que non seulement cela vous facilite l'élaboration de votre ordre du jour, mais aussi parce que vous mettez les participants à contribution bien avant le commencement de la réunion. Les gens seront plus désireux de participer, s'ils savent que les points qui les intéressent seront examinés pendant la réunion.
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Élaborez et diffusez un ordre du jour. Cet ordre du jour sera très utile, non pas au président de la réunion uniquement, mais aussi aux participants, car il contient des informations importantes, comme la date, le lieu de la réunion et la liste des participants. De plus, l'ordre du jour permet à chacun de se préparer, car il énonce les points qui seront discutés pendant la réunion. Envoyez l'ordre du jour le plus tôt possible. Plus la réunion est importante, plus tôt vous devrez le diffuser.
- Votre ordre du jour doit obligatoirement mentionner le temps de discussion qui sera alloué à chaque point qu'il contient. En établissant un horaire à l'avance, vous pourrez surveiller le déroulement de votre réunion. Le temps de discussion de certains points peut durer plus ou moins longtemps que prévu, cependant un horaire vous permet de mieux suivre la discussion de ces points et d'ajuster votre temps en conséquence.
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Faites une recherche concernant l'objet de la réunion et les réunions précédentes. Quelques participants peuvent ne pas connaitre les points qui seront discutés, d'autres n'ont peut-être pas assisté aux réunions précédentes, tandis que certains peuvent tout simplement avoir oublié. Sachez que vous tiendrez mieux votre rôle de président si vous connaissez la teneur des réunions précédentes. Essayez de parler avec les personnes qui ont déjà participé à ces réunions pour préciser les points en suspens que vous devez reprendre lors de la réunion. Dans le but de faciliter la programmation de la réunion, pensez à demander au rapporteur de vous fournir les comptes rendus des réunions précédentes.
- Ces comptes rendus peuvent vous être extrêmement utiles. Ils résument les débats et les décisions des réunions précédentes et vous permettent donc de tout arranger rapidement. Vous pourrez même diffuser les comptes rendus importants en même temps que l'ordre du jour.
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Assurez-vous que le lieu de la réunion sera prêt suffisamment à l'avance. Le jour de la réunion, vérifiez que la salle est propre, présentable et prête à recevoir les participants. Vérifiez aussi le bon fonctionnement du matériel, comme la visionneuse de diapositives, l'appareil de projection, etc. Sachez que les cafouillages techniques peuvent faire capoter votre réunion.
- Si vous faites un exposé avec un support numérique, comme PowerPoint, prenez le temps de vous familiariser avec la télécommande que vous utiliserez pour faire défiler vos diapositives. Ceci vous permettra de gagner du temps pour faire avancer les débats.
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Partie 2

Partie 2 sur 3:

Présider une réunion

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Déclarez la séance ouverte. À l'ouverture de la réunion, et quand tous les participants, ou au moins les plus importants d'entre eux sont installés, efforcez-vous de retenir l'attention de toute l'assistance. Présentez-vous et annoncez l'objet de la réunion. Ensuite, parlez de la durée de la réunion et de l'heure à laquelle vous comptez lever la séance. Vous pouvez finir avant ou après l'heure annoncée, mais vous aurez au moins un repère pour surveiller le bon déroulement de la réunion. Si les participants ne se connaissent pas, prenez le temps de présenter les plus importants d'entre eux.
- Sachez que certaines organisations et entreprises ont des procédures strictes en matière d'ouverture et de conduite des réunions. Par exemple, l'association américaine « The American Federation of State, County, and Municipal Employees (AFSCME) » emploie un système dénommé les « règles de procédure Robert (Robert's Rules of Order) » qui prévoit que le président ouvre la séance en frappant un coup de marteau sur la table. De plus, ces règles sont très précises en matière de présentation et d'adoption des résolutions ^{[1]XSource de recherche}.
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Récapitulez les points importants qui avaient été traités lors des réunions précédentes. Dans le cas des réunions qui sont consacrées à des projets importants, tâchez de retenir l'attention de l'auditoire dès l'ouverture de la séance, en résumant rapidement les décisions et les évènements saillants qui ont marqué les réunions précédentes. Tous les participants ne connaissent probablement pas la question aussi bien que vous, donc pensez à informer tout le monde pour faciliter le déroulement de votre réunion.
- Au lieu de résumer le contenu des réunions précédentes vous-même, vous pouvez charger le rapporteur de lire ces comptes rendus à votre place.
- Vous pouvez aussi envisager de lire les principales correspondances que vous avez reçues depuis la réunion précédente.
- Il est également possible de distribuer aux personnes présentes des copies des correspondances et des comptes rendus, car généralement il n'est pas requis de lire ces documents à haute voix ^{[2]XSource de recherche}.
Ensuite, donnez aux experts l'occasion d'informer l'assemblée sur les nouveautés qui ont eu lieu depuis la réunion précédente. Il peut s'agir de n'importe quoi, par exemple des problèmes que votre entreprise ou votre organisation doit résoudre, un changement dans le personnel, les développements de vos projets ou un changement de stratégie. Les participants pourraient aussi demander des informations sur les résultats de certaines actions qui ont été menées à la suite de décisions prises lors de la réunion précédente.
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Traitez les questions en suspens. Avant de passer à de nouvelles questions, traitez les problèmes qui n'ont pas été résolus ou les décisions qui n'ont pas été prises pendant la réunion précédente. Aucun participant ne voudrait prendre une responsabilité concernant des problèmes anciens. Par conséquent, essayez de résoudre les questions en suspens pendant votre réunion. D'habitude, les travaux qui n'ont pas été terminés lors de la réunion précédente sont inscrits sous la rubrique des « questions en suspens » ou des « questions à examiner ultérieurement ».
- En fonction de la culture de l'entreprise et de ses règles de travail, la prise de décision peut faire l'objet d'une procédure précise, par exemple il sera nécessaire d'atteindre un accord majoritaire ou de charger un groupe de personnes ayant des positions hiérarchiques élevées, de prendre toutes les décisions.
- Notez que certaines questions sont simplement très lourdes à résoudre dans l'intervalle de temps qui sépare les réunions. Vous n'avez pas besoin de vous attarder sur les progrès des projets à long terme qui sont encore en cours d'exécution. Cependant, vous « devez » atteindre des décisions concernant des projets qui demandent une action immédiate.
Ensuite, parlez des nouveaux problèmes, des nouvelles préoccupations et des questions qui doivent être débattues pendant la réunion. Ce sont généralement des points qui résultent des développements enregistrés depuis les réunions précédentes. Tâchez de faire adopter des décisions définitives et claires, car les points qui ne sont pas traités pendant la réunion seront reportés pour la réunion suivante.
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Récapitulez les conclusions de la réunion. Lorsque vous aurez terminé avec les affaires en cours, passez à la récapitulation des conclusions prises par les participants. Détaillez les résultats des décisions et s'il le faut, décrivez les actions précises que chaque participant doit réaliser avant la prochaine réunion.
- Cette étape est importante, car il s'agit de votre dernière chance pour vous assurer que chacun quittera la salle en ayant une idée claire sur le degré d'avancement des différents projets et en sachant parfaitement ce qu'il devra faire.
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Terminez en introduisant l'objet de la prochaine réunion. Finalement, informez tout le monde sur l'objet de la prochaine réunion et si vous avez déjà commencé à la programmer, fixez le lieu et la date. Ceci permettra d'entretenir une certaine continuité entre les projets ou les décisions et donnera aux participants une idée sur les échéances pour leur permettre de s'organiser, afin de réaliser les travaux dont ils ont été chargés.
- Sachez que vous n'êtes pas astreint à programmer une autre réunion si vous avez épuisé l'ordre du jour de la réunion en cours. Toutefois, il est bon de le faire, s'il reste suffisamment de points à traiter ou si vous avez besoin d'attendre pour voir comment certains projets évolueront.
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Partie 3

Partie 3 sur 3:

Conduire une réunion efficacement

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Orientez les débats sans les dominer. L'un de vos rôles consiste à faire progresser les débats et à les maintenir en relation avec les objectifs de la réunion. Votre rôle n'est pas de proposer votre avis sur chaque question ou de faire correspondre le déroulement des débats avec l'horaire prévu. Soyez souple. Permettez aux participants de s'exprimer librement et laissez les nouvelles questions émerger même si elles ne font partie de l'ordre du jour. Vous pouvez estimer devoir clore ou modifier certaines questions pour éviter aux débats de s'éloigner de l'objet de la réunion, mais ne croyez pas que vous devez tout contrôler. Après tout, il s'agit d'une démarche collective.
- Surveillez l'ordre du jour au fur et à mesure de la progression de la réunion. Si vous avez pris de retard, pensez à éluder certaines questions ou à en reporter l'examen. N'hésitez pas à agir ainsi lorsque les questions débattues sont très importantes.
En tant que président, vous devez assurer l'efficacité et la transparence des débats. Encouragez la participation des personnes présentes qui hésitent à prendre la parole, bien qu'elles maitrisent bien les questions discutées. Vous n'avez pas à les défier ou à leur adresser la parole directement. Vous pouvez dire simplement quelque chose comme : « Je pense que l'expertise de monsieur Martin nous sera très utile. » C'est un moyen élégant pour encourager certains membres à participer plus activement.
Souvenez-vous que tous les participants n'ont pas la même connaissance ni la même expérience de l'objet de la réunion. Pour leur permettre de tirer profit de la réunion, pensez à simplifier les questions complexes au fur et à mesure qu'elles se posent. Les participants les moins expérimentés apprécieront certainement votre effort.
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Ne laissez pas de côté les questions difficiles ou embarrassantes. Si ces questions ne sont pas bien maitrisées par le président, la réunion risque de se transformer en un échec. Assurez-vous de traiter toutes les questions importantes qui se posent lors de la réunion et ne laissez pas les participants tenter de dégager leur responsabilité ou présenter de vagues excuses pour des questions qui n'ont pas été traitées. Essayez d'exiger et d'obtenir des réponses à des questions auxquelles personne ne veut trouver de solution. Ceci ne correspond pas nécessairement au souhait de chaque participant, cependant ces questions sont celles qui doivent être résolues, afin que la réunion remplisse ses objectifs.
- Assurez-vous que toutes les décisions principales ont été enregistrées. Chargez le rapporteur de la réunion ou le rédacteur du compte rendu de faire ce travail. Si vous êtes obligé d'introduire des questions compliquées, efforcez-vous d'obtenir des réponses bien justifiées à ces questions.
Plusieurs personnes n'aiment pas les réunions, car elles pensent qu'il s'agit d'une perte de temps. Pour éviter d'avoir une réunion interminable, usez de votre autorité de président pour faire avancer les débats à un bon rythme. Si la réunion risque de durer plus longtemps que prévu, n'hésitez pas à reporter l'examen de certaines questions peu sensibles. Soyez prêt à réviser votre programme sur le champ, pour éviter de perdre le temps des personnes présentes.
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