Comment préparer un entretien d'évaluation (professionnel)

Passer un entretien d'évaluation peut être un moment stressant, voire effrayant. Il peut même devenir redoutable si vous apprenez que votre employeur n'est pas satisfait de vos performances. Pire encore que l'entretien lui-même, les jours qui le suivent peuvent s'avérer difficiles selon ce qui s'est dit lors de ce rendez-vous avec votre responsable. Heureusement, vous pouvez préparer efficacement un entretien d'évaluation, quel qu'en soit le résultat. En adoptant les bonnes méthodes, vous pourrez vous remettre rapidement du pire des entretiens ou, au contraire, tirer le meilleur d'une bonne évaluation.

Partie 1

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Adopter le bon comportement pendant l'entretien

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Préparez une liste des points que vous souhaitez aborder. Qu'il vous encense ou vous critique, votre responsable veut s'assurer que vous prenez votre évaluation au sérieux. Pour cela, préparez en amont une brève liste de points de discussion que vous pouvez noter sur une feuille ou mémoriser. Peu importe que les performances soient mauvaises, un responsable sera toujours sensible aux efforts que fait un collaborateur pour rendre son entretien constructif.
- Il y a deux points cruciaux qui doivent être abordés et discutés au cours de votre entretien : vos résultats les plus significatifs et vos plus grands défis à venir. Vous vous valoriserez ainsi auprès de votre responsable et pourrez aussi obtenir de précieux conseils pour la suite.
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Soyez attentif, positif et ouvert à la discussion. La plupart du temps, un entretien d'évaluation est un échange entre le responsable et le collaborateur. Il ne s'agit pas d'un discours à sens unique, dans lequel vous n'auriez qu'un rôle passif ou effacé. On attend donc de vous que vous parliez de votre ressenti sur votre poste, vos conditions de travail, vos réussites, vos appréhensions, vos relations avec vos collègues... Soyez réactif et disposé à discuter de votre vie professionnelle. Restez concentré et attentif pendant votre entretien et ne vous laissez pas distraire. En effet, il s'agit d'un moment important de votre carrière, voire de votre avenir professionnel.
- Pour les personnes stressées avant un entretien ou nerveuses de nature, il ne sera pas difficile de donner l'impression d'être réactif et concentré. Néanmoins, sachez vous contrôler afin de ne pas paraitre trop nerveux. Pour cela, suivez ces quelques conseils, valables pour tous : éviter le café (ou toute autre substance excitante), respirer profondément et calmement, faire autant que possible des exercices de relaxation la veille de l'entretien. Pensez aussi à bien vous reposer pour être frais et dispos le jour J.
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Soyez totalement ouvert. Un entretien d'évaluation est l'occasion de vous exprimer de manière claire et honnête sur votre travail, que vos remarques soient bonnes ou négatives. Tout en restant poli et courtois, vous pouvez donner votre opinion sur votre salaire, vos conditions de travail, vos collègues et même vos responsables. Cependant, il est fréquent que les employés restent réservés et taisent leurs remarques. Mais gardez à l'esprit que votre responsable saisira cette occasion pour être totalement franc avec vous. Ne laissez donc pas passer cette chance de faire le point sur votre situation professionnelle présente et future.
- Si vous êtes de nature timide ou êtes réticent à donner vos opinions, parlez au préalable de toutes ces questions hors du cadre professionnel. Vous préparer auprès d'un collègue avec lequel vous entretenez une bonne relation ou avec un ami proche pourra vous aider à gérer votre entretien. Essayez les techniques qui permettent d'augmenter la confiance en soi (comme celles basées sur le langage corporel) : maintenir une posture correcte, parler lentement, regarder votre interlocuteur dans les yeux ^{[1]XSource de recherche}... Ces quelques conseils, même s'ils vous paraissent évidents, vous permettront de mieux contrôler les situations stressantes, quel qu'en soit le contexte.
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Projetez-vous au-delà de votre poste. La plupart des responsables sont particulièrement attentifs à la manière dont le collaborateur se situe dans l'entreprise. Souvent, ils apprécient que celui-ci ait une vision élargie de sa place et de son travail. Toutes les entreprises ont vocation à faire du profit. Pour cela, elles cherchent à réduire leurs dépenses tout en maximisant leurs investissements courants. Ainsi, présenter votre travail comme une contribution au succès de l'entreprise vous permettra d'être vu comme un élément essentiel, voire indispensable, et ce même si votre poste n'est pas le plus important.
- Cela peut être réellement utile si vous êtes durement critiqué. En effet, comprendre le fonctionnement de l'entreprise et montrer que vous vous impliquez dans son succès jouera en votre faveur. Même si votre performance est mauvaise, le responsable considèrera néanmoins que vous prenez votre travail au sérieux.
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Soyez honnête sur ce qui vous contrarie. Il est souvent difficile d'évoquer avec son responsable les points négatifs, notamment s'ils concernent les méthodes de gestion. Cependant, un entretien d'évaluation est l'un des seuls moments où vous serez directement interrogé sur ces aspects. Ne laissez pas passer cette occasion. Un responsable sensé saura apprécier des remarques constructives, formulées avec diplomatie. Gardez à l'esprit qu'il est lui-même soumis à une hiérarchie à laquelle il doit rendre des comptes et qu'il doit prouver que ses collaborateurs sont épanouis et productifs ^{[2]XSource de recherche}.
- Profitez de votre évaluation, surtout si elle positive, pour signaler à votre responsable ce qui, selon vous, entrave votre travail. Si vous êtes considéré comme un collaborateur compétent et important, votre responsable sera plus à l'écoute de vos problèmes que si vos performances sont médiocres.
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Répondez aux critiques sans pour autant vous énerver ou vous effondrer. Il est très probable que vous soyez critiqué pendant votre entretien. Même les meilleurs peuvent toujours perfectionner tel ou tel aspect de leur travail. Ne soyez donc pas indigné ou effrayé de perdre votre poste si l'on vous donne quelques conseils pour progresser. Gardez votre calme, même si vous estimez que les reproches de votre responsable ne sont pas justifiés. Acceptez la critique et ne la prenez pas trop à cœur. Cependant, ne restez pas passif. Sans vous épancher, argumentez sur les raisons qui, selon vous, expliquent vos contreperformances. Explicitez aussi vos initiatives passées, présentes et futures pour résoudre le problème.
- Cependant, certains commentaires peuvent être totalement déplacés. En effet, votre responsable peut vous insulter, émettre des remarques inappropriées sur vous, votre famille ou votre vie privée ou exprimer un avis dépassant le cadre professionnel. Dans ces cas extrêmes, ne réagissez pas tout de suite avec violence. Gardez votre sang-froid pendant l'entretien. Contactez ensuite le service des ressources humaines pour lui signaler l'incident et discuter de vos options.
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Partie 2

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Faire suite à un entretien d'évaluation

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Réagir à un entretien négatif

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Étudiez votre critique de manière objective. Il est normal de se sentir personnellement touché par une critique, même d'ordre professionnel. Cependant, à moins d'avoir été victime d'une insulte directe, vous n'avez aucune raison d'être offensé ou froissé. L'entretien d'évaluation est conçu pour vous permettre d'améliorer votre travail et augmenter vos performances. Il ne sert pas à vous dévaloriser ou à détruire votre estime de vous-même. Seul votre travail étant jugé, l'entretien doit être constructif et vous aider à avancer dans votre vie professionnelle.
- Si vous avez des difficultés à gérer les suites d'un entretien particulièrement pénible, essayez une technique dérivée de la « Pleine conscience ». D'inspiration bouddhiste, cette thérapie consiste à analyser à un instant précis ses sentiments (colère, tristesse, déprime...), ses sensations (faim...) ou encore ses pensées (« thoughts awareness » en anglais). Posez-vous la question de savoir pourquoi vous réagissez comme vous le faites. Soyez aussi objectif que possible et essayez d'identifier la cause de vos états d'âme pour mieux les canaliser ^{[3]XSource de recherche}. En analysant ainsi vos réactions, vous vous donnez la possibilité d'agir de manière rationnelle, indépendamment de vos sentiments.
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Fixez-vous des objectifs raisonnables pour vous améliorer. Prenez du recul et faites votre autoanalyse à travers les critiques que vous avez reçues. Fixez-vous quelques objectifs, à la fois stimulants et réalisables. Il est important que vos objectifs puissent avoir des effets sur le long terme. Si vous n'atteignez l'objectif qu'une seule fois sans pouvoir recommencer, vous risquez de vous dévaloriser et de faire mauvaise impression.
- Un objectif est acceptable s'il est défini, quantifiable et qu'il repose sur des bases concrètes. Si votre objectif est juste de vous dire : « Je ferai de mon mieux pour m'améliorer. », il est vague et inutile. Par exemple, si l'on vous reproche d'arriver toujours en retard, ne vous dites pas : « J'essaierai d'être à l'heure la prochaine fois ». Prévoyez plutôt de vous coucher et de vous lever plus tôt pour être ponctuel.
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Si nécessaire, suivez une formation complémentaire. Parfois, votre travail peut être significativement amélioré par l'acquisition de nouvelles compétences que vous n'avez pas encore développées. L'entretien d'évaluation est un moment privilégié pour évoquer les besoins en formation. Si votre responsable ne vous propose pas cette solution, contactez le service des ressources humaines pour vous renseigner sur la question. En effet, il existe un certain nombre de dispositifs qui permettent au salarié de se former dans le cadre de son travail.
- Si votre entreprise vous propose une formation, ne prenez pas cette option comme une critique négative. Vous devriez même la voir comme un compliment déguisé. En effet, une formation est généralement couteuse. Si l'entreprise accepte de la prendre en charge, même partiellement, cela signifie que l'on vous associe à son expansion. Vous pouvez donc y voir un signe positif pour votre avenir dans l'entreprise.
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Saisissez les occasions de montrer vos progrès. Si votre responsable a été sévère pendant l'entretien, il s'attend à ce que vous lui prouviez votre valeur. Faites de votre mieux pour vous dépasser. Ne laissez pas un travail acharné dans l'ombre : accumulez et conservez les preuves de votre progression pour l'entretien suivant ou la prochaine rencontre avec votre responsable. Par exemple, vos rapports d'activité intermédiaires, vos comptes-rendus de projets peuvent constituer de telles preuves.
- Évoquez vos progrès malgré la critique. Si vous avez des faits prouvant votre amélioration, faites-les valoir au moment de faire votre bilan. Par exemple, si votre responsable avait pointé une baisse de vos résultats sur les projets dont vous étiez chargé, informez-le lorsqu'un projet est mené avec rapidité et efficacité. Gardez néanmoins une certaine distance avec votre responsable et ne cherchez pas son approbation en permanence. Cela donnerait l'impression que vous manquez de confiance en vous et que vous n'êtes pas autonome.
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Votre entretien doit rester confidentiel. En général, il est préférable de garder pour soi ce qui s'est dit pendant l'entrevue. Comme votre salaire, vos performances peuvent créer de la jalousie ou, au contraire, blesser vos collègues si vous en parlez trop. L'idéal est de ne rien dire durant une conversation banale. Confiez-vous plutôt aux membres de votre famille, à vos amis hors du cadre professionnel ou aux collègues en qui vous avez une grande confiance.
- Si, pour quelque raison que ce soit, vous devez évoquer votre entretien, soyez humble et diplomate. Ne vous vantez pas et ne faites pas de blagues douteuses sur votre travail. En effet, vous ne maitrisez ni les conséquences ni l'effet produit par vos paroles sur votre entourage professionnel.
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Dépassez-vous et allez de l'avant. Vous ne pouvez pas revenir en arrière, alors ne perdez pas de temps à vous morfondre. Si vous continuez à fulminer ou à vous apitoyer sur votre sort, vous risquez de ne plus avoir assez de volonté et d'énergie pour progresser. Au contraire, acceptez ce qui a été dit (au besoin, faites-vous aider ou entamez une formation) et soyez positif. Regardez vers l'avenir et cherchez toutes les façons d'améliorer votre travail et vos performances.
- Ce peut être difficile, mais gardez un esprit positif, même après des critiques très sévères. Si vous paraissez triste ou maussade, cela peut se refléter sur votre travail. Vous risquez de donner une mauvaise impression de vous auprès de vos collègues et de vos supérieurs, même si vous faites de réels efforts pour remédier à la situation. De plus, vous risquez d'attirer inutilement l'attention sur vous et d'être exposé aux questions de vos collègues qui s'inquièteront de votre soudain changement d'humeur. Sachez enfin que les responsables considèrent que les performances de leurs collaborateurs peuvent être affectées par leur moral. Ressaisissez-vous pour ne pas aggraver la situation.
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Réagir à un entretien d'évaluation positif

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Soyez fier de votre performance. Félicitations ! Un entretien positif est le signe que votre responsable est satisfait de votre travail et que votre avenir dans l'entreprise est assuré à court, voire à moyen terme. Une bonne évaluation est souvent le résultat d'un travail de longue haleine. Vous pouvez donc être fier de vous.
- Si vous le voulez, vous pouvez faire une petite fête avec votre famille et vos amis. Ce sera l'occasion de célébrer votre réussite, surtout si vous deviez faire vos preuves. Cependant, ne soyez pas trop démonstratif. Sinon, vous risqueriez de blesser vos collègues qui ont été plus durement critiqués et de créer une mauvaise ambiance sur votre lieu de travail.
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Soyez à l'affut de toute occasion de vous perfectionner. Cherchez en permanence des occasions de progresser. Actualisez vos connaissances, formez-vous, cherchez à acquérir de nouvelles compétences... Prouvez votre motivation sur le long terme en essayant de parfaire votre travail, même si votre responsable est déjà satisfait de vous. Un entretien réussi ne signifie pas qu'il faille relâcher vos efforts. Au contraire, cela montre que votre responsable est content de votre travail et qu'il en attend plus.
- Gardez à l'esprit que, la plupart du temps, il y a de réelles récompenses à faire des efforts pour progresser. Par exemple, si un responsable doit accorder une promotion parmi trois candidats, il choisira celui qui cherche à se dépasser plutôt que celui qui se contente d'avoir de bonnes évaluations.
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Ne négligez pas la critique, si mineure soit-elle. Personne n'est parfait ! Même si l'on est très satisfait de vous, il est probable que vous receviez quelques remarques plus dures. Prenez en compte ces observations comme si l'entretien avait été globalement négatif. Les responsables apprécient les collaborateurs qui ne se satisfont pas d'un bilan moyen ou même bon. Essayez d'être excellent ! Mettez en œuvre les moyens pour que votre prochain entretien soit totalement positif.
- De plus, le responsable s'appuie généralement sur ses notes d'un entretien à l'autre. Il est donc très probable qu'il cherche à savoir si ses critiques précédentes ont été prises en compte. Vous risquez donc d'être très embarrassé si vous devez lui expliquer que vous n'avez rien fait de concret pour vous améliorer. Évitez de vous mettre dans une telle position, surtout si votre entretien est globalement positif.
Ne faites pas l'erreur de rester sur vos acquis après un entretien, même très bon. Vous donnerez l'impression que votre travail ne dépend que de la récompense potentielle et non de votre engagement personnel. Sur le moyen et le long terme, un salarié qui ne cherche pas activement à avancer dans son travail et se repose sur ses acquis peut être en tête de liste en cas de plan social. Fixez-vous en permanence des objectifs motivants et faites votre possible pour les atteindre.
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Conseils

Une fois votre entretien passé, préparez-vous au suivant. Servez-vous de votre plus récent rendez-vous comme d'une ligne directrice pour les mois suivants. Informez votre responsable de vos initiatives pour prendre en compte ses recommandations. N'hésitez pas à lui faire part de vos problèmes et réclamations en temps utile, sans attendre la prochaine échéance.
Soyez proactif et cherchez à avoir des avis positifs. Si vous avez l'impression que l'on se concentre seulement sur les aspects négatifs de votre travail, demandez à avoir des commentaires spécifiques sur les côtés positifs.
Si vous avez une trace écrite de votre entretien, ne la laissez pas à la vue de tous. Rangez-la dans vos documents confidentiels.
Votre entretien est aussi l'occasion de faire une analyse de votre poste ! Répond-il exactement à vos attentes (salaire, niveau de responsabilité, conditions de travail...) ? Êtes-vous heureux et épanoui au travail ? Si vous avez un besoin professionnel quelconque, servez-vous d'une évaluation encourageante pour faire valoir vos réclamations. Au besoin et selon les circonstances, n'hésitez pas à négocier pour obtenir plus de responsabilités, de moyens... Présentez votre demande comme une conséquence normale de votre travail fructueux.

Avertissements

Gardez votre sang-froid en toutes circonstances. Si vous sentez que l'on est cruel, insultant ou que les remarques sont déplacées, informez-en au plus vite le service des ressources humaines au lieu de répondre avec colère. Cela vous permettra d'avoir une défense et une protection si des actions sont menées par la suite.
L'évaluation des performances ne doit se baser que sur des comportements concrets et professionnels. Cela exclut catégoriquement ce qui relève de la vie privée. Par exemple, dire que « Jeanne a été en retard 4 fois en janvier » est une critique acceptable. En revanche, dire que « Jeanne vient d'avoir un enfant, ce qui a causé plusieurs retards en janvier » est déplacé, voire discriminatoire. La décision d'avoir un enfant est totalement indépendante du cadre professionnel et n'a pas à influer sur l'évaluation de la collaboratrice.