Comment organiser un atelier

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Se préparer pour un atelier

Préparer l'atelier

Conduire l'atelier

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Références

Savoir comment conduire un atelier est très important pour les éducateurs, les chefs d'entreprise, les scientifiques et les professionnels en général. Un atelier bien préparé permet aux participants d'acquérir de nouvelles compétences, informations et un sentiment d'accomplissement personnel. L'atelier idéal donne également aux participants l'opportunité d'interagir entre eux et d'apprendre de façon active.

Étapes

Partie 1

Partie 1 sur 4:

Se préparer pour un atelier

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   Définissez l'objectif de votre atelier. Que vous appreniez une nouvelle compétence, délivriez des informations ou permettiez une prise de conscience, il est important que vous connaissiez les objectifs de votre atelier. Que souhaitez-vous transmettre à ses participants ? Cette analyse peut vous permettre d'identifier plusieurs compétences particulières, un sujet concret que vous allez couvrir durant votre atelier ou simplement un sentiment que vous cherchez à inspirer chez eux. Pensez précisément à ce que vous souhaitez accomplir et pourquoi vous pensez que cet objectif est important . Voici quelques exemples.

   • Apprendre à écrire une lettre de motivation persuasive.
   • Apprendre à annoncer une mauvaise nouvelle à ses patients.
   • Apprendre 5 techniques pour convaincre un étudiant réticent à suivre un cours.
   • Apprendre à créer une présentation PowerPoint efficace.
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   Identifiez votre audience. Les participants de votre atelier se connaitront-ils ou seront-ils des étrangers ? Auront-ils déjà des connaissances sur le sujet de votre atelier ou seront-ils totalement novices en la matière ? Ont-ils choisi de suivre votre atelier ou fait-il partie d'une formation professionnelle obligatoire ? Répondez à ces questions afin de pouvoir mieux préparer votre atelier .

   • Par exemple, si les participants se connaissent déjà, vous pourrez mettre en place vos activités en groupe beaucoup plus rapidement. S'ils ne se connaissent pas du tout au contraire, vous devrez commencer par briser la glace et les encourager à se présenter au reste du groupe.
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   Planifiez votre atelier. Prévoyez de préférence de le tenir le matin ou en début d'après-midi. Ces périodes de la journée sont en effet celles où vos participants seront plus éveillés et alertes . Vous souhaitez en effet que vos participants soient actifs et participent à vos activités. Si vous le pouvez, évitez de prévoir votre atelier en fin de journée, car vos participants risquent d'être fatigués et impatients de finir leur journée.
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   Gagnez en visibilité. Distribuez des flyers ou accrochez des affiches, vous pouvez également contacter les entreprises et commerces dans votre branche afin de gagner en visibilité et attirer plus de participants. Avoir un titre accrocheur aide, mais prévoyez également une brève présentation du sujet de votre atelier et de la raison pour laquelle il est important et nécessaire . Prévoyez un mélange d'images et de textes afin d'attirer l'attention de vos potentiels participants.
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   Recrutez des participants. Votre atelier doit être suivi par 8 à 15 personnes en moyenne. Il ne s'agit pas d'une conférence. Et vous devez donc prévoir un groupe suffisamment petit pour que chacun puisse poser ses questions, tester ses compétences et travailler avec les autres participants. Votre atelier doit réunir cependant suffisamment de participants pour être efficace. C'est pourquoi un groupe de 8 à 15 personnes est idéal .

   • Parfois, vous ne pourrez pas choisir la taille de votre groupe de participants. Si vous avez de nombreux participants, trouvez des astuces créatives pour ne pas être dépassé. Par exemple, un groupe de 40 personnes peut être divisé en 5 plus petits groupes de 8 participants chacun. Vous pouvez également prévoir l'aide d'animateurs qui faciliteront la gestion d'un groupe plus important.
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   Préparez vos participants. Certains ateliers nécessiteront une certaine préparation de la part des participants. Ils devront par exemple lire des articles de presse, préparer une nouvelle ou relire le travail d'un autre participant. Si ces derniers ont des devoirs à réaliser avant la tenue de votre atelier, n'oubliez pas de le préciser et de leur donner des instructions les plus claires possible.

   • Vos consignes doivent être strictes si vous souhaitez que vos participants s'investissent dans votre atelier avant sa tenue. Précisez où et quand ils devront vous rendre leur devoir. Doivent-ils vous rendre une copie en main propre ou simplement vous faire parvenir leur travail par courriel ?
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   Priorisez vos objectifs. La majorité des ateliers sont limités dans le temps. Ils peuvent durer moins de 30 minutes ou s'étaler sur plusieurs jours. Peu importe la durée de votre atelier, vous aurez une période donnée pour transmettre vos connaissances à ses participants . Plutôt que de chercher à vous montrer exhaustif sur une courte période, pensez aux connaissances et compétences essentielles que vous souhaitez transmettre à votre audience. Ces dernières doivent former le noyau de votre atelier.
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   Préparez plusieurs techniques d'apprentissage. Les adultes apprennent de différentes façons : visuellement, oralement, par la pratique ou une variété de ces méthodes . N'oubliez pas que vous ne connaitrez pas forcément les préférences de vos participants et que vous devez donc prévoir différents matériels d'apprentissage. En fonction du sujet et des objectifs de votre atelier, prévoyez des polycopiés, des supports audiovisuels, des leçons informatiques et des jeux de rôles .
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   Préparez des fiches à distribuer. Des lectures pertinentes, études de cas, listes de termes clés et questionnaires peuvent être distribués à vos participants. Il est préférable de les préparer en amont. Vous pourrez ainsi éviter les fautes d'orthographe ou les erreurs d'inattention. N'oubliez pas d'utiliser une police lisible. Donnez à chaque document un titre et une date afin que vos participants puissent les classer et les réutiliser plus facilement à l'avenir.

   • Si vous avez de nombreuses lectures à partager avec vos participants, vous pouvez les distribuer avant la tenue de votre atelier afin qu'ils puissent se préparer .
   • Si vous comptez distribuer plusieurs documents, vous pouvez également fournir à vos participants un classeur ou une chemise afin qu'ils puissent les ranger plus facilement. Si ce n'est pas la première fois que vous tenez cet atelier, vous pouvez également les compiler dans un livret que vous distribuerez à votre audience.
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    Organisez vos supports audiovisuels. Si vous souhaitez projeter une présentation PowerPoint, un clip vidéo ou audio, vous devez les préparer en avance. Testez-les chez vous afin de vous assurer qu'ils fonctionnent correctement. Assurez-vous également que leur format soit lisible sur le matériel que vous allez utiliser durant votre atelier.

    • Vous pouvez également vous entretenir avec le technicien responsable de la salle dans laquelle se tiendra votre atelier afin de vérifier que le matériel fonctionne correctement. Tous les projecteurs ne sont pas compatibles avec les ordinateurs Macintosh par exemple. Certaines salles n'auront pas d'enceinte, etc. Vérifiez donc bien que le matériel mis à votre disposition soit compatible avec la technologie que vous allez utiliser.
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    Organisez vos supports informatiques. Si vos participants doivent répondre à un questionnaire sur leur ordinateur ou participer à un forum en ligne, vous devez préparer ces supports avant la tenue de votre atelier . Prévoyez également si vos participants devront apporter leur propre ordinateur et dans ce cas, n'oubliez pas de les en notifier.

    • Si vos participants doivent suivre certaines activités sur Internet, n'oubliez pas de demander au technicien si cela est possible. Vous devez vous assurer que la salle soit bien équipée d'une connexion Internet sans fil et n'oubliez pas de lui demander le mot de passe.
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    Recrutez du personnel. Vous aurez par exemple besoin d'experts, d'orateurs ou d'assistants, en fonction du sujet et de la taille de l'atelier que vous souhaitez organiser. Un expert peut ainsi présenter une nouvelle technique médicale, un orateur sera à même de partager des anecdotes pertinentes sur le sujet de votre atelier et un assistant vous aidera à accompagner un large groupe de participants. Si vous avez besoin d'aide pour conduire votre atelier, pensez à la recruter en avance. Plus vous serez préparé, meilleure sera la qualité de votre atelier.
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    Planifiez vos activités de groupe. Les interactions au sein d'un groupe de participants permettent de faire toute la différence entre un atelier rondement mené ou non. Vous pouvez ainsi planifier les activités collectives qui seront appropriées pour les objectifs de votre atelier. N'oubliez pas de préciser si ces activités seront menées par deux, en petits groupes ou avec l'ensemble des participants. Incluez suffisamment d'opportunités pour que chaque personne puisse participer activement. Voici quelques exemples d'activités de groupe.

    • Les débats. Divisez vos participants en deux groupes, chacun ayant pour mission de défendre une position.
    • Penser-comparer-partager. Posez une question à vos participants. Laissez-les y réfléchir individuellement, puis échanger avec un partenaire et finalement partager leurs conclusions avec le reste du groupe.
    • Les sessions de questions et réponses. Si vous devez présenter une importante quantité d'informations, faites participer les personnes présentes en leur donnant la possibilité de vous poser des questions. Vous pouvez y répondre vous-même ou proposer aux autres participants de donner leurs réponses.
    • Les jeux de rôles. Donnez à chacun des participants un rôle à jouer afin de mettre en pratique les nouvelles compétences qu'ils viennent d'acquérir.
    • Les sessions de réflexion. Proposez à vos participants de lancer des idées. Écrivez-les sur un tableau ou une grande feuille blanche puis proposez aux personnes présentes d'évaluer leurs résultats.
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    N'oubliez pas les pauses. Nous sommes généralement plus concentrés sur les tâches que nous devons accomplir lorsque nous avons la possibilité de faire de courtes pauses . Vos participants pourront également mémoriser plus facilement leurs nouvelles connaissances. Prévoyez donc au minimum une courte pause de 5 minutes par heure. Vous aurez certes moins de temps avec vos participants, mais celui qu'il vous restera sera bien plus productif.
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    Évitez le bachotage. Les activités que vous avez prévu risquent de prendre de 10 à 20 % plus de temps que ce que vous avez initialement estimé . Par exemple, si vous avez prévu de passer 10 minutes sur les questions et réponses, cette session risque de durer en réalité 12 minutes. Prévoyez donc suffisamment de temps pour chaque activité importante ou sujet essentiel que vous souhaitez couvrir. Évitez de trop presser les choses, car vous risquez de perdre ou frustrer vos participants.

    • Si vous craignez que votre atelier ne finisse trop tôt, vous pouvez prévoir quelques activités supplémentaires qui viendront renforcer l'expérience de vos participants. Si vous avez le temps de les conduire, parfait ! Sinon, cela ne sera pas un drame.
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    Pensez au ravitaillement. Les ateliers demandent beaucoup d'énergie et de travail. Afin de vous assurer que vos participants soient en pleine forme, vous pouvez prévoir des boissons et des collations saines. Idéalement, le cout de ces collations sera compris dans la somme reversée par les participants ou par l'organisation vous ayant mandaté pour conduire l'atelier. Ne payez pas pour ces derniers avec vos propres deniers.

    • Essayez d'éviter les aliments trop gras ou trop sucrés. Ces derniers donnent de courts pics d'énergie, qui retombera cependant très rapidement. Vos participants risquent ainsi de se sentir fatigués ou distraits. Prévoyez plutôt des encas équilibrés comme des fruits, des crudités, du houmous ou du pain complet .
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Partie 2

Partie 2 sur 4:

Préparer l'atelier

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   Arrivez en avance. Prévoyez suffisamment de temps pour préparer la salle et vous y sentir à l'aise. Vous devrez parfois vous entretenir avec le technicien, le traiteur ou les membres de votre équipe avant que l'atelier ne commence. Prévoyez donc avec un peu d'avance pour pouvoir gérer les imprévus et les problèmes de dernière minute .
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   Préparez vos équipements. Vous devez faire cela avant que les participants n'arrivent. Les ordinateurs, les projecteurs et les enceintes doivent être installés en avance afin que le temps dédié à votre atelier soit le plus productif possible. Vous ne souhaitez pas passer tout votre temps à régler de petits problèmes techniques. Si vous le pouvez, demandez à l'assistant technique en charge de la salle de vous aider à tout installer, car vous ne serez pas nécessairement familier avec les équipements sur place et tout simplement parce qu'un expert en la matière sera toujours plus efficace qu'un novice.
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   Disposez les chaises en avance. La façon dont vous allez disposer les chaises dépendra du nombre de participants, de la taille de la salle et des activités que vous avez prévu. Idéalement, votre groupe sera suffisamment petit pour vous permettre de vous assoir en cercle ou en demi cercle : une disposition qui facilite la communication. Si vous devez regarder une vidéo ou une présentation PowerPoint, un demi-cercle ou des rangées de chaises seront certainement plus appropriés.
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   Distribuez vos supports. Si vous avez prévu des feuillets ou d'autres supports pour votre atelier, placez-les sur les tables ou les chaises en avance afin de gagner du temps. Assurez-vous qu'ils soient bien rangés dans l'ordre et que chacun ait une légende. Voici les autres éléments que vous devrez disposer en avance dans la salle.

   • Les collations et les boissons.
   • Les noms des participants et leur marqueur.
   • Les crayons et les stylos.
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   Accueillez les participants. Arriver en avance vous permet d'installer la salle, de vous détendre et d'apprendre à connaitre les personnes présentes avant que ne débute votre atelier. Cela vous permet de créer un lien unique avec chaque participant.
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Partie 3

Partie 3 sur 4:

Conduire l'atelier

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   Présentez-vous et votre atelier. Une fois que tout le monde sera assis, commencez la présentation de votre atelier. N'oubliez pas de préciser votre nom et la façon dont peuvent vous appeler les participants. Présentez également la raison pour laquelle vous êtes considéré comme un expert sur le sujet et quels sont les objectifs de votre atelier. Il est également conseillé de donner un bref résumé de la façon dont se déroulera l'atelier afin que chacun puisse s'y préparer. Cette présentation ne doit cependant pas durer plus de quelques minutes.

   • Même si le sujet de votre atelier est sérieux, vous pouvez toujours faire preuve d'un peu d'humour afin de détendre l'atmosphère et mettre les participants à l'aise.
   • Présentez également les supports pédagogiques que vous avez mis à leur disposition. Par exemple, vous pouvez demander aux personnes présentes d'écrire leur nom sur un badge, de se servir une tasse de café et de vérifier qu'elles ont bien chacune leur livret. Si vous préférez que les participants n'allument pas immédiatement leur ordinateur ou ne commencent pas tout de suite à lire vos supports pédagogiques, précisez-leur quand ils auront besoin de ces derniers.
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   Commencez par briser la glace. Demandez à chaque participant de se présenter. Limitez ces présentations à quelques phrases en demandant à chacun de répondre à deux ou trois questions comme leur nom et ce qu'ils espèrent tirer de cet atelier. Les activités destinées à briser la glace doivent être les plus courtes possible, mais elles sont essentielles pour détendre les participants et les inciter à interagir librement.

   • Vous pouvez également proposer à vos participants de répondre à des questions plus légères comme « Quel est votre film préféré » ou « La chanson que vous aimez secrètement » ?
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   Suivez votre plan. C'est maintenant que votre préparation va se révéler la plus utile. Gardez le résumé de votre atelier à portée de main et essayez de le suivre autant que possible. N'hésitez pas à expliquer directement à vos participants ce que vous allez faire et pourquoi. Votre plan pédagogique ne doit pas être une surprise pour eux et ils apprécieront de savoir pourquoi vous avez décidé d'organiser l'atelier de cette façon. Vous pouvez par exemple leur dire ceci.

   • « Nous allons commencer par survoler les études de cas afin de bien en comprendre toutes les nuances. Après cela, vous serez séparés en plusieurs groupes afin de dégager des solutions à ce problème. »
   • « Nous allons commencer par nous concentrer sur les termes clés qui vous permettront de mieux maitriser ce nouveau logiciel informatique. Puis je vous expliquerais ces termes et nous répondrons à un questionnaire afin de valider vos nouvelles connaissances. Pour finir, nous débattrons de ce que nous venons d'apprendre dans le cadre de cet atelier. »
   • « Présentez-vous à la personne assise en face de vous. Dans quelques minutes, nous débuterons un jeu de rôles qui consistera à vous mettre dans la peau d'un conseiller pédagogique et d'un étudiant avec ce partenaire désigné. »
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   Soyez flexible. Il est bien sûr important de bien préparer votre atelier, mais ce dernier risque d'évoluer selon les réactions et les expériences des participants. Prévoyez donc une marge de manoeuvre afin de pouvoir adapter votre atelier aux questions, inquiétudes et centres d'intérêt des personnes présentes . Vous pouvez leur proposer de choisir parmi plusieurs activités soumises au vote. Cela vous permettra de vous concentrer sur ce qui intéresse réellement les personnes présentes et supprimer le contenu redondant ou inutile.
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   Misez sur les activités interactives. Pour faciliter la compréhension et l'apprentissage de nouvelles connaissances, faites-les suivre d'activités de groupe permettant de les mettre en pratique. Les activités interactives sont particulièrement efficaces pour enseigner de nouvelles techniques de résolution de problèmes . Un atelier est différent d'une conférence et vous devez donc chercher à faire participer les personnes présentes. Donnez-leur la possibilité de vous apprendre de nouvelles choses, de la même façon que vous instillez chez elles de nouvelles connaissances.

   • Délivrez vos informations petit à petit puis laissez les participants vous poser leurs questions.
   • Divisez les participants en plusieurs groupes afin qu'ils accomplissent une tâche et demandez-leur de faire un rapport à l'ensemble du groupe.
   • Passez un clip vidéo et demandez à chaque participant de se mettre en groupe de deux afin de partager leurs réactions.
   • Donnez des conseils sur la façon de gérer une situation difficile puis demandez à chaque petit groupe de participants de faire un jeu de rôles en lien avec cette dernière.
   • Demandez à un expert de présenter une technique puis proposez aux participants de répondre à un questionnaire sur ce thème.
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   Ne parlez pas trop. Vous ne devez pas chercher à contrôler chacune des étapes de votre atelier. Les participants risquent dans ce cas de s'ennuyer ou d'être frustrés . N'oubliez jamais qu'un atelier et une conférence sont deux choses différentes : ce format mise sur l'interaction, les activités collectives et le travail d'équipe .
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   N'oubliez pas les pauses. Les pauses permettent aux participants de mieux assimiler et analyser les nouvelles informations. Précisez aux personnes présentes quand elles pourront faire une pause et sa durée. Cela leur permettra de mieux s'organiser pour aller aux toilettes, passer un appel ou autre besoin personnel. Ne supprimez pas ces pauses, même si vous manquez de temps pour le reste de vos activités.
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   Changez d'activité toutes les 20 à 30 minutes. Le manque d'attention se produit généralement après 20 minutes de la même activité. Cette donnée doit être pour vous l'opportunité de vous montrer plus créatif. Changez le déroulé de vos activités, demandez aux participants de réorganiser les chaises ou prévoyez une petite pause toutes les 20 à 30 minutes afin que chacun reste attentif et motivé .
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   Détendez l'ambiance. Même si vous traitez d'un sujet sérieux, l'humour est un excellent outil pour mettre en lumière une information et garder votre audience concentrée . Pensez à différentes façons d'introduire une touche d'humour de façon responsable et éthique, à la fois dans votre présentation, dans vos échanges avec les participants et les activités prévues. Cela encouragera les personnes présentes à être plus détendues, alertes et à l'aise.
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    Maintenez une ambiance respectueuse. Assurez-vous que tous les participants de votre atelier soient traités de la même manière et aussi respectueusement que possible . Cela signifie que les rôles les plus importants (comme celui de chef de groupe) doivent être distribués de façon équitable. Encouragez les participants les plus discrets ou timides. Votre but doit être que chacun se sente écouté et respecté. De plus, évitez de mettre en avant un participant (ou même votre propre personne) afin que personne ne monopolise la discussion.
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    Préparez-vous à l'imprévisible. La majorité des ateliers se dérouleront en douceur. Après tout, les participants souhaitent être présents et apprendre de nouvelles connaissances. Cependant, il existe certains scénarios où une personne présente ne sera pas disposée à participer ou peut se montrer insultante envers un autre participant. Soyez professionnel quoiqu'il arrive et encouragez un comportement respectueux en sachant montrer l'exemple  Soyez clair dans ce que vous attendez de vos participants. Si l'un de vos participants est turbulent ou tente d'intimider une autre personne, parlez-en avec lui en personne. Insistez sur l'importance de ce que vous souhaitez lui enseigner et dites-lui que vous attendez qu'il se comporte comme un adulte, c'est-à-dire qu'il adopte un comportement professionnel.
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    Concluez votre atelier. Votre conclusion doit présenter un résumé des nouvelles connaissances que vous avez inculqué à ses participants. Expliquez l'objectif poursuivi par votre atelier . Cela vous permettra de mettre l'accent sur les nouvelles compétences apprises par les personnes présentes. Faites explicitement référence aux objectifs que vous avez présentés en introduisant votre atelier et expliquez pourquoi vous pensez que ses participants ont atteint ces objectifs. Félicitez-les pour leur travail et leurs nouvelles connaissances.
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Partie 4

Partie 4 sur 4:

Évaluer l'atelier

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   Collectez les commentaires. Faites-le immédiatement après avoir organisé votre atelier. Vous pouvez par exemple rédiger un formulaire d'évaluation que vos participants pourront remplir en quelques minutes à la fin de l'atelier. Donnez-leur cependant suffisamment de temps pour pouvoir réfléchir à vos questions et y répondre précisément . Les commentaires immédiats vous permettront d'améliorer le contenu de votre atelier, mais également de renforcer le procédé d'apprentissage entrepris par vos participants . Voici quelques exemples de questions que vous pouvez leur poser.

   • Quels étaient les objectifs de cet atelier ? Pensez-vous que l'atelier a rempli ces objectifs ?
   • Quelles activités vous ont permis d'engendrer le plus de connaissances ? À l'inverse, lesquelles étaient moins pédagogiques ?
   • La durée de l'atelier était-elle appropriée ?
   • Quel support pédagogique (polycopié, lecture, questionnaire, etc.) était le plus utile ? Lequel était le moins utile ?
   • Qu'avez-vous appris grâce à cet atelier ?
   • À votre avis, qu'ont appris les autres participants de cet atelier ?
   • Comment changeriez-vous cet atelier à l'avenir ? Avez-vous des suggestions pour l'améliorer ?
   • Sur quels autres sujets aimeriez-vous suivre un atelier ?
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   Revenez vers eux quelques jours plus tard. Demandez aux participants de votre atelier si vous pouvez les contacter à l'avenir afin de leur demander leurs commentaires. Certaines personnes ont en effet besoin de temps pour analyser votre atelier. Leur demander des retours quelques jours ou semaines après ce dernier vous permettra d'avoir un regard neuf sur votre travail. Vous pouvez y ajouter de nouvelles questions comme les suivantes.

   • Avez-vous facilement retenu les informations que vous avez apprises lors de l'atelier ?
   • Pensez-vous encore au sujet de cet atelier ?
   • Comment cet atelier vous a-t-il aidé dans votre travail quotidien ? Aurait-il pu vous aider davantage ?
   • Quels supports ont été les plus utiles depuis l'atelier ? Quels supports avez-vous jetés ou oubliés ?
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   Organisez un atelier complémentaire si nécessaire. Si un certain nombre de participants est intéressé pour suivre une version plus poussée de votre atelier, vous pouvez organiser un atelier supplémentaire. Dans ce dernier, vous pourrez répondre à leurs questions, rentrer dans les détails du sujet ou évoquer des versions plus avancées de la technique que vous leur avez apprise dans la première partie de votre atelier. Assurez-vous que cet atelier complémentaire ne soit pas trop répétitif afin qu'il reste intéressant pour les participants ayant suivi la première partie.
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Conseils

• Planifiez avec précaution, mais n'oubliez pas de rester suffisamment flexible pour changer vos plans si nécessaire.
• Analysez la réaction de vos participants à chaque étape de l'atelier. Si vous n'êtes pas sûr de la façon dont ils jugent vos activités, n'hésitez pas à leur demander de partager leurs impressions et commentaires.
• Soyez très clair quant aux objectifs de votre atelier et la manière dont les activités que vous allez mettre en place servent ces objectifs.
• Les outils technologiques sont très pratiques, mais assurez-vous bien d'être à l'aise dans leur utilisation. Si vous n'êtes pas très doué avec les présentations PowerPoint, demandez à un expert de vous aider ou tournez-vous vers un autre format.

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