Cómo dirigir un taller

Saber dirigir un taller es muy importante para los educadores, líderes empresariales, científicos y profesionales en general. Un taller bien preparado les permite a los participantes adquirir nuevas habilidades, información y un sentido de logro personal. El taller ideal también es una oportunidad para que puedan interactuar entre sí y aprender de manera activa.

Parte 1

Parte 1 de 4:

Prepararte para el taller

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Define el objetivo del taller. Ya sea que quieras enseñar una habilidad, transmitir cierta información o crear consciencia, es importante que conozcas los objetivos del taller. ¿Qué es lo que quieres que los participantes aprendan? Este análisis podría ayudarte a crear una lista de habilidades específicas a enseñar, temas concretos a desarrollar o simplemente a identificar la sensación que quieres despertar en los participantes. Piensa exactamente qué es lo que quieres lograr y por qué crees que es importante. Estos son algunos ejemplos de objetivos de talleres:
- aprender a escribir una carta de presentación persuasiva
- aprender a darles malas noticias a los pacientes
- aprender cinco técnicas para que un estudiante reacio hable en clases
- aprender a crear una presentación efectiva en PowerPoint
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Identifica a tu audiencia. ¿Los participantes del taller se conocen entre sí o son extraños? ¿Tendrán un conocimiento del tema a abordar en el taller o será algo totalmente nuevo para ellos? ¿Han elegido asistir al taller o es parte de una capacitación profesional obligatoria? Responde estas preguntas para saber cómo organizar el taller.^{[1]XFuente confiableKansas University Center for Community Health and DevelopmentIr a la fuente}
- Por ejemplo, si los participantes ya se conocen, podrás coordinar las actividades en grupo mucho más rápido. De lo contrario, tendrás que empezar por romper el hielo y animarlos a que se presenten.
Estos son los momentos del día en que los participantes estarán más despiertos y alerta.^{[2]XFuente confiableScience DirectIr a la fuente} Lo importante es que estén activos y participen en las actividades. En caso de ser posible, evita planificar talleres por la noche, dado que los participantes estarán cansados e impacientes por terminar el día.
Distribuye folletos, cuelga carteles o comunícate con empresas relacionadas para atraer a más participantes. Una buena idea es crear un título llamativo, pero también debes proporcionar una breve introducción al tema del taller y su importancia y necesidad. Asegúrate de incluir imágenes y textos para captar la atención de los posibles participantes.
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Recluta entre 8 y 15 participantes para tu taller. Un taller no es lo mismo que una conferencia, por lo que es importante que el grupo sea lo suficientemente pequeño para que todos puedan hacer preguntas, practicar sus habilidades y trabajar juntos. También es importante que sea lo suficientemente grande como para que sea interesante. Lo ideal es contar con un grupo de 8 a 15 participantes.^{[3]XFuente confiableKansas University Center for Community Health and DevelopmentIr a la fuente}
- En ocasiones, no podrás elegir el tamaño del grupo de participantes. En el caso de haber muchas personas, encuentra una forma creativa para no sentirte abrumado. Por ejemplo, puedes dividir un grupo de 40 personas en cinco grupos más pequeños de ocho participantes cada uno. También puedes contar con facilitadores y presentadores que te ayuden a manejar un grupo más numeroso de lo que sería lo ideal.
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Prepara a los participantes. Algunos talleres requieren cierta preparación por parte de los participantes. Quizás tengan que estudiar artículos de revistas, escribir un cuento corto o leer el trabajo de un compañero. Si los participantes tienen que completar ciertas tareas antes de asistir al taller, asegúrate de establecer las expectativas claramente desde el principio.
- Establece plazos estrictos si los estudiantes deben presentar un trabajo al grupo con anticipación. Sé claro con respecto a cómo y dónde deben presentar las tareas. ¿Quieres copias a mano o prefieres que se envíen por correo electrónico?
La mayoría de los talleres tienen una duración limitada que puede ser tan breve como 30 minutos o tan extensa como tres días. De cualquier modo, solo tendrás un breve período para impartirles tu conocimiento a los participantes.^{[4]XFuente confiableKansas University Center for Community Health and DevelopmentIr a la fuente} En vez de intentar cubrir todo el material en un breve lapso, piensa cuáles son las habilidades, técnicas e información más importantes que quieres que los participantes adquieran. Luego, crea un plan de lecciones adecuado a estos aspectos.
Los adultos aprenden de distintas formas: visual, oral, manual o una combinación de las anteriores. Recuerda que es posible que no conozcas el estilo de aprendizaje de los participantes con anticipación, por lo que deberás preparar una variedad de materiales. Dependiendo del tema y el objetivo del taller, puedes preparar folletos, ayudas audiovisuales, lecciones informáticas y actividades de juegos de roles.
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Prepara el material impreso. Las lecturas, los estudios de caso, las listas de términos clave y los cuestionarios son materiales didácticos que puedes preparar. Lo mejor es hacerlo con anticipación para detectar errores de ortografía o gramaticales. Asegúrate de escoger una fuente grande y legible. Escribe un título claro en cada documento junto con la fecha para que los participantes puedan usarlos en el futuro.
- Si tienes muchas lecturas para compartir con los participantes, puedes distribuir el material antes del taller para que puedan prepararse con anticipación.
- Si planeas distribuir varios documentos, considera proporcionarles a los participantes una carpeta o archivador para que puedan guardar los papeles de manera prolija y organizada. Además, si quieres brindar este taller con cierta frecuencia, puedes compilar el proyecto en un libro encuadernado para distribuirles a los participantes.
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Organiza el material audiovisual. Si quieres proyectar una presentación en diapositivas o un archivo de audio o video, prepáralos con anticipación. Pruébalos en casa para asegurarte de que funcionen correctamente y verifica que puedas reproducir el formato durante el taller.
- Una buena idea es hablar con el técnico responsable de la sala donde se realizará el taller para verificar que puedas presentar el material correctamente. Por ejemplo, no todos los proyectores son compatibles con las computadoras Macintosh y algunas salas no cuentan con proyección de sonido. Asegúrate de que el lugar cuente con el equipo tecnológico necesario que quieras usar.
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Organiza el material informático. Si los participantes tienen que responder un cuestionario en una computadora o participar en un foro en línea, es importante que prepares los materiales con anticipación. Determina si deberán llevar sus propias computadoras y, en este caso, no olvides informarles.
- Si los participantes deben completar actividades en internet, habla antes con el técnico de la sala donde realizarás el taller. Tendrás que asegurarte de que el espacio esté bien equipado con conexión inalámbrica a internet y solicitar la contraseña de la red.
Dependiendo del tema y la magnitud del taller, quizás puedas invitar a un miembro del equipo para facilitar la enseñanza. Un experto proporcionará una demostración en vivo de una técnica médica nueva, un orador invitado podría contar una anécdota relevante que explique por qué el tema del taller es importante y un asistente podría ayudarte a lidiar con un grupo grande de personas. Si necesitas ayuda, asegúrate de buscarla con mucha anticipación. Cuando más preparado estés, mejor será la calidad del taller.
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Determina las actividades grupales. La interacción entre los participantes del grupo distingue a los talleres de otros tipos de enseñanza. Piensa en distintas ideas de actividades educativas grupales que se adecúen a los objetivos del taller. Ten en cuenta que las tareas se pueden realizar en pareja, en grupos pequeños o con todos los participantes como un solo grupo. Asegúrate de incluir muchas oportunidades para que todos puedan contribuir significativamente. Estos son algunos ejemplos de actividades grupales:
- Debates. Divide a los participantes en dos grupos para que cada uno defienda su posición.
- Piensa, comparte y actúa. Hazles una pregunta de debate a los participantes para que piensen por cuenta propia, debatan sus pensamientos con su compañero y luego compartan las conclusiones con todo el grupo.
- Sesiones de preguntas y respuestas. Si tienes que presentar un gran volumen de información, incluye a los participantes en el debate al permitirles que hagan preguntas relacionadas con el material. Puedes responderlas tú mismo o sugerir que lo hagan otros miembros del grupo.
- Actividades de juegos de roles. Asígnales a los participantes un rol para practicar las técnicas nuevas que quieres enseñarles.
- Sesiones de lluvia de ideas. Pídeles a los participantes que compartan todas las ideas que se les ocurran. Escríbelas todas en una pizarra o pizarrón. Luego, diles que evalúen los resultados.
Por lo general, las personas se concentran más en las tareas cuando pueden tomarse un breve descanso.^{[5]XFuente de investigación} Además, pueden memorizar los conocimientos más fácilmente. Por lo tanto, programa al menos un descanso de cinco minutos por hora. Si bien tendrás menos tiempo con los participantes, será más valioso y productivo.
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Distribuye bien el tiempo. Las actividades que has planeado pueden tomar entre un 10 y un 20 % más de tiempo de lo que crees. Por ejemplo, si planeas hacer una sesión de 10 minutos de preguntas y respuestas, podría extenderse a 12 minutos o más. Reserva el tiempo suficiente para cada actividad principal o tema importante que quieras cubrir. Evita la necesidad de apresurarte y dar más de lo que el tiempo permite. De lo contrario, los participantes se sentirán cansados y apresurados.
- Si te preocupa que el taller termine antes de tiempo, siempre puedes preparar algunas actividades adicionales para reforzar el aprendizaje. Si tienes tiempo para presentarlas, ¡genial! De lo contrario, no será un problema.
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Piensa en la comida. Los talleres requieren mucha energía y trabajo. Para asegurarte de que tus participantes cuenten con las energías necesarias para enfocarse en el estudio, proporciónales bebidas y alimentos saludables. Lo ideal es que puedas cubrir su costo a través de las tasas de inscripción o la organización que te haya invitado a dar el taller. No debes afrontar estos costos con tu propio dinero.
- Evita la comida chatarra. Los alimentos poco saludables pueden proporcionar un breve pico de energía que disminuye drástica y rápidamente. Esto hará que los participantes se sientan cansados o aburridos. Por lo tanto, procura que obtengan energía a través de alimentos saludables como frutas, vegetales, humus y pan integral.^{[6]XFuente de investigación}
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Parte 2

Parte 2 de 4:

Preparar el taller

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Reserva un tiempo suficiente para preparar la sala y sentirte cómodo. Es posible que tengas que hablar con el técnico, los proveedores de comida o los miembros del equipo antes de iniciar el taller. Procura contar con todo el tiempo necesario, en caso de que tengas que resolver algún problema o realizar un cambio de último momento en tu plan.
Las computadoras de escritorio y portátiles, los proyectores y los altavoces se deben instalar con anticipación. El objetivo es que puedas aprovechar la duración del taller para que sea lo más productivo posible. No querrás dedicarle todo el tiempo a resolver pequeños problemas técnicos. En caso de ser posible, pídele al asistente técnico a cargo de la sala que te ayude a instalar todo, dado que quizás no estés familiarizado con el equipo de la sala y, además, porque un experto podrá instalar todo de manera mucho más efectiva.
La forma en que organices las sillas dependerá de la cantidad de participantes, el tamaño de la sala y las actividades que hayas planificado. Lo ideal es que el grupo sea lo suficientemente pequeño para sentarse formando un círculo o semicírculo. De esta forma, podrás establecer una relación de comunicación y facilitar las conversaciones. Si quieres mostrar un video o una demostración en vivo, un semicírculo o filas de sillas brindarán una organización más apropiada.
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Distribuye el material. Si tienes hojas u otros materiales para entregarles a los participantes, colócalos en las mesas o las sillas con anticipación para ahorrar tiempo. Asegúrate de que estén ordenados y que todos tengan una leyenda clara. Estos son algunos de los aspectos de los que tendrás que encargarte con anticipación:
- aperitivos y bebidas
- marcador y etiquetas para los nombres
- lápices y bolígrafos
Llega con anticipación para preparar todo, relajarte y conocer a las personas antes del inicio del taller. Esto te ayudará a construir una relación con cada participante.
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Parte 3

Parte 3 de 4:

Dirigir el taller

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Preséntate a ti mismo y al taller. Una vez que todos estén sentados, tendrás que brindar una orientación del taller. Asegúrate de especificar tu nombre y la forma en que pueden llamarte. Explica brevemente por qué eres un experto en el tema y por qué te interesa. Informa el objetivo y su importancia. También es una buena idea proporcionar un breve resumen de cómo llevarás a cabo el taller para que todos estén preparados. Esta presentación no debe durar más de unos minutos.
- Por más que el tema sea serio, siempre puedes recurrir a un poco de humor para relajar el ambiente y hacer que todos se sientan más cómodos entre sí.
- Explícales a los participantes cuáles son los materiales didácticos proporcionados y las cosas que tienen que hacer con ellos. Por ejemplo, puedes pedirles que completen sus nombres en las etiquetas, tomen una taza de café y se aseguren de tener todos los papeles. Si prefieres que los participantes no enciendan su computadora de inmediato o comiencen a leer el material, puedes indicarles cuándo será momento de hacerlo.
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Rompe el hielo. Pídeles a los participantes que se presenten con unas pocas oraciones al hacerles dos o tres preguntas específicas, como sus nombres y sus expectativas con respecto al taller. Las actividades para romper el huelo no deben ser extensas, pero es importante que todos se sientan cómodos frente al grupo.
- También puedes romper el hielo al hacer preguntas más triviales como: "Cuál es su película favorita?" o "¿Cuál es la canción que amas en secreto?".
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Presenta el plan de clase. Este es el momento de poner en marcha y aplicar todo lo que has preparado cuidadosamente. Ten un resumen a mano y procura seguirlo siempre que sea posible. No dudes en explicarles directamente a los participantes qué es lo que estás haciendo y por qué. El plan de clase no tiene que ser una sorpresa, y los alumnos valorarán que les informes por qué has organizado el taller de esta manera. Por ejemplo, puedes decirles:
- "Comenzaremos repasando los estudios de caso para comprender todos los matices. Luego, la clase se dividirá en varios grupos para determinar la solución ideal para el problema".
- "En primer lugar, nos enfocaremos en conocer los términos clave que serán útiles para aprender a usar este programa nuevo de computación. Luego, los explicaré y responderemos un cuestionario para asegurarnos de que todos comprendamos los conceptos. Finalmente, debatiremos lo que hemos aprendido".
- "Preséntense con la persona sentada enfrente. En unos minutos, comenzarán un juego de roles que consistirá en realizar una interacción entre un asesor educativo y un estudiante".
Siempre es importante preparar bien el taller, pero puedes realizar algunos cambios según las reacciones y experiencias de los participantes. Por lo tanto, reserva un margen de tiempo en tu plan de clase para abordar sus preguntas, preocupaciones e intereses.^{[7]XFuente de investigación} Incluso puedes sugerirles que escojan entre distintas actividades a través de una votación. Esto te permitirá enfocarte en lo que realmente importa y evitar el contenido redundante o innecesario.
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Utiliza ejercicios interactivos para reforzar la información. Siempre debes seguir la transmisión de información con un refuerzo a través de algún tipo de actividad grupal. Las tareas interactivas son un método muy efectivo para enseñar nuevas técnicas de resolución de problemas.^{[8]XFuente de investigación} Un taller no es lo mismo que una conferencia, por lo que es importante que permitas que los participantes expresen sus pensamientos y opiniones. Permite que se enseñen entre sí al mismo tiempo que les proporcionas conocimientos. Ten en cuenta los siguientes consejos:
- Presenta los conceptos poco a poco para que los participantes puedan hacer preguntas.
- Divide a los participantes en varios grupos para completar una tarea y haz que cada uno le informe los resultados a todo el grupo.
- Muestra un video y haz que los participantes se agrupen en pares para debatir sus reacciones.
- Bríndales consejos para lidiar con situaciones difíciles y pídele a cada grupo pequeño de participantes que las representen e interpreten.
- Pídele a un experto que presente una técnica y luego haz que los estudiantes respondan un cuestionario del tema.
No trates de controlar cada mínima parte del taller. Esto solo hará que los participantes se aburran o frustren.^{[9]XFuente confiableKansas University Center for Community Health and DevelopmentIr a la fuente} No olvides que un taller es diferente a una conferencia o un encuentro típico: este formato se basa en la interacción, las actividades grupales y el trabajo en equipo.^{[10]XFuente confiablePLOS ONEIr a la fuente}
Los descansos permiten que los participantes puedan asimilar y analizar mejor la información nueva. Permite que sepan cada cuánto pueden tomarse una pausa y la duración de la misma. Esto les permitirá organizarse mejor para ir al baño, hacer una llamada o atender otra necesidad personal. No omitas las pausas, por más que tengas poco tiempo para cubrir el resto de las actividades.
La capacidad de atención comienza a disminuir después de 20 minutos de realizar la misma actividad. Aprovecha esta información como una oportunidad de creatividad, en vez de ser un problema. Cambia las actividades, pídeles a los participantes que reorganicen las sillas o planifiquen un breve descanso cada 20 o 30 minutos para que todos puedan conservar la atención y motivación.^{[11]XFuente confiableKansas University Center for Community Health and DevelopmentIr a la fuente}
El humor es una excelente herramienta para resaltar cierta información y mantener a los participantes enfocados, incluso al abordar temas serios.^{[12]XFuente confiableKansas University Center for Community Health and DevelopmentIr a la fuente} Piensa cómo puedes introducir un poco de humor de manera ética y responsable en tus presentaciones, debates y actividades. Esto animará a los participantes a estar más relajados, alertas y cómodos.
Asegúrate de que todos los participantes reciban el mismo trato y respeto.^{[13]XFuente de investigación} Esto significa que cualquier rol de líder (como líder del grupo de debate) se debe distribuir de manera justa a lo largo del taller. Anima a los participantes más discretos o tímidos a hablar. Es importante que todos se sientan escuchados y respetados. Además, no querrás que un solo participante o incluso tú mismo dominen el debate.
La mayoría de los talleres fluyen sin problemas. Después de todo, los participantes quieren estar presentes para aprender nuevos conocimientos. Sin embargo, existen ciertas situaciones en las que una persona quizás no esté dispuesta a participar o pueda insultar a otro colega. Siempre debes conservar una actitud profesional y fomentar un comportamiento respetuoso al liderar con el ejemplo.^{[14]XFuente de investigación} Sé claro con respecto a lo que esperas de los alumnos. Si uno de los participantes manifiesta un comportamiento incorrecto o intenta intimidar a otra persona, considera hablar en privado. Haz énfasis en la importancia de lo que quieres enseñar y dile que esperas que todos se comporten como adultos y de manera profesional.
La conclusión debe presentar un resumen de los nuevos conocimientos impartidos. Esto te permitirá hacer énfasis en las nuevas habilidades aprendidas y los resultados alcanzados. Haz una referencia explícita a los objetivos establecidos al inicio del taller y explica cómo crees que los participantes los han alcanzado. Felicítalos por su gran trabajo y sus nuevos conocimientos.
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Parte 4

Parte 4 de 4:

Hacer un seguimiento después del taller

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Pídeles a los participantes que te brinden su opinión inmediatamente después de la sesión. Diseña un formulario de evaluación para que los estudiantes puedan completar en unos pocos minutos. Asegúrate de que cuenten con el tiempo necesario para comentar y evaluar las preguntas detenidamente. Los comentarios inmediatos te permitirán mejorar la calidad de tus talleres y reforzar el proceso de aprendizaje de los participantes.^{[15]XFuente confiablePLOS ONEIr a la fuente} Estos algunos ejemplos de preguntas que puedes hacerles:
- ¿Cuáles han sido los objetivos establecidos de este taller? ¿Crees que se han cumplido?
- ¿Cuáles han sido las actividades que más te han permitido adquirir el mayor conocimiento? ¿Cuáles han sido las actividades que consideras que han sido menos educativas?
- ¿Consideras que la duración del taller ha sido apropiada?
- ¿Cuál sido el material didáctico (folletos, lecturas, cuestionarios, etc.) más útil? ¿Cuáles han sido los menos útiles?
- ¿Has podido aprender y ampliar tus conocimientos a través del taller?
- ¿Crees que tus compañeros han aprendido y ampliado sus conocimientos?
- ¿Qué cambios realizarías en este taller en el futuro? ¿Tienes alguna sugerencia para mejorarlo?
- ¿Qué otros temas te gustaría aprender en un taller?
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Haz un seguimiento de los participantes algunos días o semanas después. Pregúntales a los participantes si puedes contactarlos en el futuro para que te brinden comentarios y sugerencias. Algunas personas necesitan tiempo para analizar la experiencia vivida en los talleres. Realizar un seguimiento algunos días o semanas más tarde te proporcionará perspectivas nuevas. Puedes hacer preguntas adicionales como, por ejemplo:
- ¿Has podido recordar y retener la información aprendida en el taller?
- ¿Aún piensas en el taller?
- ¿Cómo te ha ayudado el taller en tu trabajo? ¿Podría haberte ayudado más de alguna forma?
- ¿Cuáles han sido los materiales más útiles desde el taller? ¿Cuáles has descartado u olvidado?
Si cierta cantidad de participantes están interesados en recibir una versión más avanzada del taller, puedes organizar una segunda parte. En esta oportunidad, puedes responder más preguntas, ahondar en los temas o enseñar versiones más avanzadas de las técnicas enseñadas en la primera parte. Asegúrate de que este segundo encuentro no sea demasiado repetitivo y que sea adecuado para los participantes más avanzados.
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Consejos

Planifica todo cuidadosamente, pero recuerda ser flexible para cambiar los planes sobre la marcha, en caso de ser necesario.
Evalúa la reacción de los participantes en cada etapa del taller. Si tienes dudas con respecto a cómo responden a las actividades, no dudes en preguntarles y pedirles su opinión.
Sé claro con respecto a los objetivos del taller y explica cómo las actividades responderán a los mismos.
Las herramientas tecnológicas son muy prácticas, pero asegúrate de sentirte cómodo al usarlas. Si no eres muy bueno con las presentaciones en computadora, busca la ayuda de un experto o utiliza otro formato.

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