Comment consolider des données avec Excel

Vous pouvez utiliser Microsoft Excel pour réaliser différents traitements et suivis de données. Ensuite, vous avez la possibilité de les présenter sous forme de tableaux ou de graphiques. La fonctionnalité consolider est très utile dans ce tableur pour regrouper des données de plusieurs feuilles sur une seule. Il est possible de réaliser cette opération de plusieurs façons, comme en utilisant la fonction pour consolider par catégorie ou par position, mais aussi par la création d'un tableau croisé dynamique ou en utilisant la formule SOMME.

Méthode 1

Méthode 1 sur 4:

Réaliser une consolidation par position

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Contrôlez l'emplacement des données. Vérifiez que toutes vos données sont positionnées au même endroit dans chacune des feuilles de calcul avec les mêmes titres. Vos données seront ainsi rangées en forme de liste. Pensez aussi à supprimer toutes les lignes et colonnes vides.
- Préparez votre feuille de calcul qui vous servira à consolider vos données réparties sur plusieurs feuilles. Créez exactement le même format pour la feuille, mais sans reprendre les données.
- Nommez chaque plage de données. Sélectionnez la plage de données, puis cliquez sur l'onglet Formule. Ensuite, appuyez sur Définir un nom dans la rubrique Noms définis. Enfin, inscrivez un nom pour la plage de données que vous avez sélectionné.
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Organisez la consolidation des données. Sélectionnez la cellule qui se trouve en haut à gauche, à l'endroit où vous avez prévu de faire apparaitre vos données consolidées dans la feuille qui est prévue à cet effet.
- Cliquez sur l'onglet Données de votre feuille de synthèse de vos données, puis appuyez sur Consolider qui se trouve dans la rubrique Outils de données.
- Dans la boite de dialogue, sélectionnez Somme dans la liste déroulante du champ nommé Fonction. Cela va vous permettre de réaliser la consolidation de vos données.
Dans le champ Référence, écrivez le nom d'une des plages que vous voulez consolider, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Répétez l'opération pour toutes les plages à consolider.
Dans la boite de dialogue, cochez la case Lier aux données sources, si vous souhaitez que la mise à jour se fasse automatiquement. Si au contraire vous préférez la faire manuellement, ne cochez pas la case Lier aux données sources.
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Méthode 2

Méthode 2 sur 4:

Faire une consolidation par catégorie

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Pour réaliser une consolidation par catégorie, exécutez la même procédure que pour celle par position. Rangez vos données en forme de liste. Ensuite, sélectionnez, dans la feuille de calcul prévue pour la consolidation, la cellule supérieure gauche où vous voulez faire apparaitre la consolidation de vos données.
Cliquez sur l'onglet Données, puis dans la rubrique Outils de données sélectionnez Consolider. Dans la boite de dialogue qui s'est ouverte, choisissez Somme dans le champ Fonction. Ensuite, inscrivez le nom des plages de données dans le champ Référence et appuyez sur le bouton Ajouter. Enfin, automatisez la mise à jour des données, si vous le voulez. Notez que la différence avec la méthode précédente se trouve juste dans le fait qu'ici les plages de données ne sont pas positionnées aux mêmes endroits dans toutes les feuilles de données et que la consolidation se fait donc par catégorie de données.
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Méthode 3

Méthode 3 sur 4:

Employer la formule SOMME pour consolider des données

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Dans la feuille de calcul qui présentera la consolidation des données des autres feuilles Excel, inscrivez les différents entêtes de colonnes et de lignes que vous voulez faire apparaitre dans la présentation de votre consolidation.
Dans chacune des feuilles contenant des données, effectuez la somme de ces dernières qui seront, ensuite, consolidées dans la feuille prévue à cet effet. Vous pouvez écrire, par exemple =SOMME(vente) dans la cellule A1 de la feuille région1, si vous avez nommé une plage de données vente. Enfin, dans la feuille qui présente la consolidation, écrivez une formule avec SOMME, comme =SOMME('région1'!vente;'région2'!vente;'région3'!vente) pour consolider les ventes des différentes régions.
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Méthode 4

Méthode 4 sur 4:

Créer un tableau croisé dynamique

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Faites un tableau croisé dynamique. Utilisez un tableau croisé dynamique pour consolider les données des différentes plages de données. Notez que ces dernières peuvent être déplacées, selon votre besoin.
- Démarrez la création du tableau. À partir de la version 2007 d'Excel, appuyez sur les touches ALT + S + UA pour lancer la procédure de création. Sélectionnez les plages de données que vous avez prévu de consolider, puis cliquez sur OK.
- Dans la fenêtre qui se trouve à droite, cochez les cases devant les titres des plages de données que vous avez sélectionnés précédemment.
- Vous pouvez modifier les paramètres d'exploitation de vos données en ajustant ces dernières dans le volet qui se trouve à droite de votre feuille de calcul. Une fois que vous avez terminé, cliquez dans une partie vierge de votre feuille pour faire disparaitre le panneau de droite.
- Placez les éléments qui présentent la consolidation de vos données en sélectionnant dans l'onglet Outils de tableau croisé dynamique l'onglet Analyse, puis cliquez sur le menu déroulant Actions, dans le menu déroulant qui s'affiche choisissez Déplacer le tableau croisé dynamique. Ensuite, suivez la procédure.

Conseils

En utilisant les fonctionnalités de Tableau croisé dynamique, vous pouvez consolider des données dont les sources peuvent provenir de plusieurs feuilles de calcul. Pour cela, il vous faudra ajouter l'assistant tableau croisé dynamique.