Comment classer dans l'ordre alphabétique

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Classer dans l’ordre alphabétique

Gérer les cas particuliers

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Que ce soit dans le cadre de votre vie privée ou dans le cadre de votre vie professionnelle, il est important de classer ses documents dans l’ordre alphabétique. Cela permet en effet aux autres comme à vous-même de trouver facilement ce dont vous avez besoin et de ranger les dossiers plus rapidement après usage. Ainsi, les documents ne risquent pas de se perdre et sont disponibles immédiatement. Il existe de nombreuses règles concernant le classement alphabétique que vous devez préalablement connaitre.

Étapes

Partie 1

Partie 1 sur 2:

Classer dans l’ordre alphabétique

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   Établissez un plan de classement. Même si le classement alphabétique est a priori un ordre figé, il existe tout de même plusieurs variantes de celui-ci . Vous devez en choisir une et la respecter scrupuleusement.

   • Vous pouvez classer en utilisant la succession des lettres, en tenant compte de chaque lettre dans chaque mot en suivant leur ordre d’apparition et choisir d’ignorer tous les espaces entre les mots.
   • Il est possible de classer en se servant plutôt de la succession des mots, en triant les dossiers en se basant sur la première lettre de chaque mot dans l’ordre de leur apparition.
   • Vous pouvez aussi vous appuyer sur tous les caractères, en tenant compte non seulement des mots, mais aussi des abréviations et des initiales. C’est l’option qui est généralement conseillée.
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   Regroupez des éléments. Une fois que vous avez devant vous tous les dossiers que vous devez classer, choisissez la manière de les regrouper. Vous pouvez les présenter comme dans un dictionnaire, en les mettant tous dans un seul et même ordre alphabétique, quels que soient leurs contenus. Vous pouvez aussi procéder comme dans une encyclopédie, en regroupant certains éléments par sujet ou par type, puis établir un classement alphabétique au sein de chaque groupe .

   • Si vous avez un grand nombre de types de documents différents (par exemple des reçus, des factures, des lettres, etc.), il est conseillé d’opter pour le mode encyclopédique. Commencez par regrouper vos documents par type, puis classez chaque groupe de A à Z. Les groupes de documents différents doivent être clairement séparés par des intercalaires ou être mis dans des dossiers selon un code couleur spécifique.
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   Indexez les dossiers. L’indexation est une technique qui consiste à répertorier chaque partie d’un titre correctement dans l’unité qui lui correspond . Pour indexer un document avant de le classer, vous devez séparer chacun des éléments de son titre et les utiliser pour forger un titre normé propre à apparaitre dans l’ordre alphabétique et qui diffèrera parfois du titre d’usage.

   • Par exemple, imaginez que vous ayez à classer et à indexer un document sur l’oryctérope dont le titre serait le suivant : « Manger la nuit : le cas de l’alimentation nocturne de l’oryctérope du Cap », une biographie de la spécialiste de cette espèce, Jeanne Robert, accompagnée de la brochure de promotion d’un parc zoologique qui organise une exposition sur cet animal.
   • La biographie de Jeanne Robert sera indexée sous « Robert Jeanne », car les noms de famille doivent toujours être placés avant les prénoms. Le document sera donc classé à la lettre D.
   • Si vous classez vos documents comme dans un dictionnaire, l’article « Manger la nuit : le cas de l’alimentation nocturne de l’oryctérope du Cap » peut être indexé tel quel. Il sera donc dans le dossier M (comme « manger »).
   • Par contre, si vous choisissez la méthode encyclopédique, vous pouvez l’indexer sous les termes « oryctérope du Cap (alimentation nocturne) » et le ranger dans le dossier O. Ce choix n’aura de sens que si l’intégralité de vos documents ne porte pas sur l’oryctérope du Cap.
   • La brochure publicitaire pourra quant à elle être indexée sous le terme « oryctérope du Cap, exposition (zoo de Détroit) ». Cette méthode de classement sera parfaitement logique si vous prévoyez de recevoir plusieurs publications sur des expositions autour des oryctéropes du Cap, par exemple si un autre document est indexé sous le terme « oryctérope du Cap, exposition (zoo de Tolède) ».
   • Vous pouvez aussi indexer ce dépliant sous le terme « zoo de Détroit (exposition sur les oryctéropes du Cap) », ce qui sera plus pertinent si vous pensez avoir dans le futur plusieurs documents se rapportant au zoo de Détroit ou si vous choisissez de regrouper les éléments par emplacement géographique, comme dans une encyclopédie.
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   Classez alphabétiquement. Basez-vous sur les termes d’indexation choisis pour trier les documents de A à Z. Vous aurez peut-être besoin de vous appuyer sur des informations plus spécifiques pour que chaque élément soit à sa juste place . Voyons ce que cela donne avec notre exemple.

   • Suivant le système de classification pour lequel vous avez opté, l’ordre des documents sera : « Manger la nuit : le cas de l’alimentation nocturne de l’oryctérope du Cap », puis « Robert Jeanne », puis « zoo de Détroit (exposition sur les oryctéropes du Cap) » ou bien « oryctérope du Cap (alimentation nocturne) », puis « oryctérope du Cap, exposition (zoo de Détroit) », puis « Robert Jeanne ».
   • Un dossier sur le « wallaby » sera placé après celui sur « l’émeu », et celui sur le « kangourou » sera entre les deux. De même, le dossier sur « l’aigle » précèdera le « bison » et « l’émeu ». On obtient la séquence suivante : « aigle », « bison », « émeu », « kangourou » et « wallaby ».
   • Imaginons que vous ajoutiez un dossier « bonobo ». Il sera juste après « bison ». Ces mots commencent tous deux par la lettre B, vous devez donc tenir compte de la deuxième lettre (respectivement un O et un I) pour les mettre dans le bon ordre. La nouvelle séquence sera la suivante : « aigle », « bison », « bonobo », « émeu », « kangourou » et « wallaby ».
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   Nommez les dossiers. Pour repérer plus facilement la place de chaque document, étiquetez clairement les dossiers dans lesquels ils sont rangés en respectant les termes d’indexation choisis. Cela vous permettra aussi de classer les nouveaux dossiers dans le bon ordre bien plus facilement.

   • Déposez chaque document dans le dossier qui lui convient.
   • Pour vous faciliter la vie, vous pouvez employer un code couleur. Par exemple, si votre classification est de type encyclopédique, vous pouvez attribuer à chaque groupe thématique une couleur distincte. Vous n’aurez plus qu’à adjoindre à chaque dossier du groupe thématique la couleur qui lui correspond.
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   Explicitez votre classification. Quels que soient les systèmes d’indexation et de classement choisis, vous devez les respecter rigoureusement. Toutes les personnes qui se servent du répertoire de fichiers doivent également connaitre les règles qui en régissent l’organisation. Vous pouvez rédiger une fiche récapitulative que vous mettrez à disposition de tous pour que chacun puisse respecter celles-ci. C’est le meilleur moyen de conserver l’ordre établi dans la durée .
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   Classez correctement les nouveaux documents. Ils doivent être placés dans l’armoire dans l’ordre alphabétique, conformément à leurs termes d’indexation. Il arrivera parfois que vous deviez décaler des dossiers d’un rayon à l’autre pour que les nouveaux se retrouvent au bon endroit.
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Partie 2

Partie 2 sur 2:

Gérer les cas particuliers

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   Classez les documents sous un terme significatif. Parfois, il vaut mieux ranger un document sous un mot-clé sans tenir compte de son ordre d’apparition dans l’intitulé. Il sera ainsi indexé de façon plus pertinente et mis à un emplacement logique.

   • Par exemple, « les plus grandes banques de Paris » pourra être indexé sous le terme « Paris, les plus grandes banques ». Dans ce cas, le mot-clé est « Paris » et non « les plus grandes banques », à plus forte raison si vous avez des documents aux noms similaires, comme « les plus grandes banques de Lyon » ou bien « les banques et les entreprises de Paris ».
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   Classez par nom de famille. En général, on se sert du nom de famille pour trier les noms de personnes, car c’est un élément bien plus pertinent que le prénom.

   • Le dossier « Jeanne Robert » sera donc indexé et classé à « Robert Jeanne ».
   • Les titres honorifiques (Dr., Pr., etc.) seront mentionnés en dernier . « Dr. Jeanne Robert » sera indexé et classé sous « Robert Jeanne (Dr.) ».
   • Donnez-vous pour règle d’ordonner les noms propres lettre par lettre, tels qu’ils s’écrivent. Par exemple, « MacDonald » précèdera « McDonald ». Considérez également que les particules comme « D’ », « L’ », « Le » ou « De » font partie intégrante du nom propre . Vous aurez ainsi la séquence « Hésini », « Le Guin », « L’Englois » et « Vaurier » (et non « L’Englois », « Le Guin », « Hésini » et « Vaurier ».
   • Il existe cependant une exception à la règle en vigueur pour les noms propres. Lorsqu’ils font partie du nom officiel d’une entreprise ou d’une organisation, ils seront considérés comme une unité de sens indivisible. Par exemple, l’entreprise « Jeanne Robert menuiserie-ébénisterie » sera classée à la lettre J et non indexée sous les termes « Robert Jeanne, menuiserie-ébénisterie ».
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   Ignorez les mots non signifiants. Lorsque l’on indexe des fichiers, on ne tient pas compte de certains mots qui ne sont pas considérés comme porteurs de sens. Il s’agit des articles (« un », « une », « le », « la », « les »), des conjonctions (par exemple « et », « mais », « ou ») et des prépositions (« dans », « pour », « de »). Cette règle est valable même quand ils se trouvent au début du titre d’un document.

   • L’article « une enquête sur l’alimentation de l’émeu » sera par exemple classé sous la lettre E et indexé à « émeu », puisqu’il s’agit du terme le plus significatif du titre.
   • « Robert et Vaurier menuiserie-ébénisterie » sera placé juste après « Robert Jeanne ». En effet, dans les deux cas, le premier terme d’indexation sera « Robert ». Vous devez donc vous appuyer sur le second terme porteur de sens (respectivement « Vaurier » et « Jeanne ») pour les trier. Le mot « et » sera ignoré.
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   Faites comme si les abréviations n’en étaient pas . Vous verrez peut-être des abréviations comme « inc. » (pour « incorporated ») ou « & co. » (pour « et compagnie »). Lors de l’indexation, traitez-les comme si le mot était écrit en entier.

   • « Jeanne Robert & co. » sera par exemple rangé avant « Jeanne Robert inc. ».
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   Classez les numéros dans l’ordre. Les titres de vos documents peuvent comporter des chiffres. Si c’est le cas, tenez compte de l’ordre des nombres et non de l’orthographe des mots qui les désignent. Il est d’usage de placer les numéros avant la lettre A.

   • Par exemple, le dossier « 3M » sera avant « 100 grandes idées pour l’entreprise ». En effet, le chiffre 3 est inférieur au nombre 100.
   • « Grandes idées pour l’entreprise » et « grands dirigeants d’entreprise » seront classés après « 100 grandes idées pour l’entreprise », puisque les nombres sont toujours placés avant le début de l’alphabet.
   • Les nombres qui sont écrits en toutes lettres doivent par contre être traités en tant que mots et non en tant que numéros. La séquence de classement sera donc « 100 grands dirigeants d’entreprise », puis « grandes idées pour l’entreprise », puis « trois cents grandes idées pour l’entreprise ».
   • Sachez cependant que si c’est plus pratique pour vous, vous pouvez forger votre propre règle et décider que les nombres seront toujours classés conformément à la façon dont ils s’épèlent lorsqu’ils sont écrits en toutes lettres.
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   Apprenez à gérer les caractères spéciaux. Les caractères d’imprimerie qui ne sont ni des chiffres ni des lettres doivent eux aussi être pris en compte. La place que vous leur accorderez dépendra de leur type.

   • Pour classer ou indexer, on ignore généralement tous les signes de ponctuation (les points, les virgules ou les apostrophes par exemple) . Vous mettrez ainsi « McDonald Stéphane » après « McDonald’s Brest ».
   • Une lettre accentuée est au même niveau que la lettre non accentuée correspondante . Classez donc « Éclair » comme « Eclair » et « Über » comme « Uber ». Attention, si votre classement est dans une langue étrangère, vous devez respecter l’ordre alphabétique en vigueur dans cette langue. En espagnol par exemple, la lettre « ñ » est après la lettre « n ».
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   Respectez la règle « rien avant quelque chose ». D’une façon générale, on ne tient pas compte lors du classement des espaces et des éléments non signifiants. Cependant, si vous avez des documents qui débutent de la même façon, c’est l’espace qui déterminera ce que vous devez ranger en premier, conformément à la règle du « rien avant quelque chose ».

   • Vous aurez donc dans l’ordre « banque du Sud Ouest », puis « banque du Sud-Ouest » puis « banque du Sud-Ouest et entreprises ».
   • De même, le dossier « Robert Jeanne » sera avant « Robert Jeanne (Dr.) ».
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   Différenciez les dossiers avec des informations supplémentaires . Dans certains cas, l’alphabet ne suffit pas à déterminer l’ordre dans lequel il faut classer deux documents. Il est alors nécessaire d’indiquer d’autres informations pour les distinguer l’un de l’autre.

   • Si vous avez dans votre fichier deux individus portant le nom de Jeanne Robert, vous pouvez les ranger par date de naissance. « Robert Jeanne (née en 1853) » précèdera alors « Robert Jeanne (née en 1967) ».
   • Pour distinguer deux éléments, vous pouvez aussi employer des indications géographiques. Si vous avez par exemple trois dossiers consacrés à trois chambres de commerce portant le nom de « chambre de commerce », vous pouvez les trier par département : « chambre de commerce (Ile de France) », puis « chambre de commerce (Lorraine) », puis « chambre de commerce (Rhône) ».
   • De la même manière, si vous avez des articles concernant différents types d’ours, vous pouvez les classer par espèce. Vous aurez alors « ours (brun) », puis « ours (grizzli) » ou bien « ours (Amérique du Nord) » puis « ours (Europe) ».
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   Spécifiez les règles particulières et les exceptions . Veuillez à ce que toutes les personnes qui sont amenées à se servir de votre fichier connaissent les exceptions aux règles générales. Tout le monde pourra ainsi ranger les documents de façon pertinente et efficace.
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Conseils

• Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations au sujet des normes de classement et d’indexation en vigueur, vous pouvez vous renseigner auprès de l’IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions) ou de la BNF (Bibliothèque nationale de France) .

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